Tiedostojen ja mallien käyttö

Voit parantaa suorituskykyä ja estää monia ongelmia luomalla Adobe InDesignin yhteyteen hyvän työnkulun.

Puhtaan tietokonejärjestelmän ylläpitäminen

Ajan kuluessa ohjelmistoissa ja laitteistoissa esiintyy muutoksia, jotka voivat heikentää suorituskykyä ja aiheuttaa järjestelmäongelmia. Kiintolevyn eheyttäminen, vanhojen ohjelmistoversioiden poistaminen, laiteohjainten päivittäminen, muistin optimointi, virustorjuntaohjelmien käyttäminen ja muiden vastaavien ylläpitotehtävien suorittaminen voi estää sovelluksia ja tiedostoja vahingoittumasta. Näiden tehtävien säännöllinen suorittaminen auttaa varmistamaan, että InDesign avaa, näyttää ja tulostaa julkaisut odotetusti.

Projektikansion luominen

Määritä ennen projektin aloittamista, mitä tiedostoja tarvitset ja kuinka tallennat ne. Jos rikkinäiset linkit aiheuttavat ongelmia, sinun kannattaa ehkä tallentaa linkitetyt tiedostot samaan kansioon julkaisun kanssa. InDesign säilyttää linkit tiedostoihin, jotka sijoitat julkaisuun. Jos linkki katkeaa, InDesign etsii tiedostoa julkaisun kansiosta. Kun julkaisu ja sen linkitetyt tiedostot tallennetaan samaan kansioon, niiden siirtäminen tietokoneesta toiseen on helppoa. Tiedostojen tallentaminen samaan kansioon varmistaa myös sen, että InDesign löytää alkuperäisen grafiikan julkaisua tulostettaessa. Jos InDesign ei löydä linkitettyä grafiikkaa, se ei näytä alkuperäiseen grafiikkaan tekemiäsi muutoksia ja grafiikka voi tulostua heikkotasoisesti tai jäädä kokonaan tulostumatta.

Jos projekti koostuu useista julkaisuista (kuten kirjan luvuista), kannattaa ehkä luoda projektikansio, joka sisältää kansion jokaiselle julkaisulle ja niiden linkitetyille tiedostoille.

Mallien käyttäminen

Käytä mallia, jos luot säännöllisesti samantyyppisiä projekteja. Mallien avulla voit luoda yhdenmukaisia julkaisuja nopeammin ja samalla suojata alkuperäistä tiedostoa. Jos esimerkiksi teet kuukausittaista uutiskirjettä, malli voi sisältää viivainlinjat, sivunumerot, nimipalkin ja tyylit, joita haluat käyttää jokaisessa kirjeessä. (Lisätietoja: Julkaisumallien käyttäminen.)

Julkaisujen avaaminen paikallisesti

Ennen kuin avaat verkkoasemaan tai siirrettävälle tallennusvälineelle tallennetun julkaisun, kopioi julkaisu ja linkitetty grafiikka paikalliselle kiintolevylle. Verkkoaseman tai siirrettävän tallennusvälineen hitaampi käyttöyhteys ja tiedonsiirtonopeus voivat aiheuttaa tietojen häviämistä tai vioittumista ja vahingoittaa siten julkaisua. Muista kuitenkin varmistaa, ettet korvaa toisten tekemiä muokkauksia, jos kopioit paikalliset tiedostot takaisin verkkopalvelimeen.

Ongelmien ratkaiseminen ennen tiedoston muuntamista

Vahingoittuneet Adobe PageMaker- ja QuarkXPress®-tiedostot ovat yleensä viallisia myös InDesignissa. Jos muunnetussa tiedostossa esiintyy virhe tai muuta odottamatonta toimintaa, avaa alkuperäinen tiedosto lähdesovelluksessa ja määritä vika.

Jos muunnetussa tiedostossa on ongelmia, vie se IDML-muodossa, avaa sitten IDML-tiedosto ja tallenna se InDesign-julkaisuna.

Julkaisujen tallentaminen

Tallenna julkaisut usein ja luo tärkeistä tiedostoista varmuuskopioita. Voit poistaa tarpeettomat tiedot julkaisusta käyttämällä Tallenna nimellä -komentoa. Kun käytät Tallenna-komentoa, InDesign liittää uudet tiedot julkaisuun mutta ei poista vanhentuneita tietoja, kuten poistettuun grafiikkaan liittyviä tietoja. Kun sen sijaan käytät Tallenna nimellä -komentoa, InDesign kirjoittaa julkaisun uudelleen ja sisällyttää siihen vain julkaisussa parhaillaan olevien objektien ja sivujen tiedot. Julkaisu, joka sisältää vain tarpeelliset tiedot, käyttää vähemmän kiintolevytilaa ja päivittyy ja tulostuu nopeammin.

Hyvien suunnittelutapojen harjoittelu

• Luo julkaisuun tyylejä. Jos luot tyylejä, kun julkaisuja ei ole avoimina, uutta julkaisua luotaessa näkyviin voi tulla monistuneita tyylejä. Jos haluat jakaa tyylejä julkaisuissa, tallenna tyylit ja lataa ne.

• Käytä sopivia kirjasimia. Kun valitset julkaisuun kirjasimia, mieti, kuinka aiot muotoilla ja tulostaa tekstin. InDesign toimii hyvin OpenType®-, Type 1- (PostScript) ja TrueType-kirjasinten kanssa. Vahingoittuneet tai huonosti muodostetut kirjasimet voivat vahingoittaa InDesign-julkaisua tai saada aikaan odottamattomia tulostustuloksia. Käytä vakiintuneiden kirjasintoimittajien luomia luotettavia kirjasimia. Jos työskentelet palvelukeskuksessa, ota selvää sen kirjasinvaatimuksista.

• Vältä liian monien tekstikehysten käyttöä. Käytä mahdollisimman vähän tekstikehyksiä, jotta julkaisutiedoston koko pysyy pienempänä ja sivuasettelua on helpompi käsitellä.

Järkevä taiteen käyttö

• Käytä sopivaa grafiikkatiedostomuotoa. Kun luot projektia varten grafiikkaa, mieti, kuinka aiot tulostaa julkaisun. Jos aiot tulostaa julkaisun palvelukeskuksessa, kysy keskukselta, mitkä grafiikkamuodot toimivat sen käyttämässä tulostuslaitteessa parhaiten. Palvelukeskus voi myös antaa sinulle ohjeita kuvien optimaalisesta resoluutiosta.

• Tallenna grafiikka ulkoisesti. Kun tuot grafiikkatiedoston, InDesign luo oletusarvoisesti grafiikkaan linkin. Linkittäminen pienentää julkaisun tiedostokokoa ja parantaa InDesignin suorituskykyä. Kun tulostat julkaisun, alkuperäisen grafiikkatiedoston täytyy olla käytettävissä ja linkitettynä. Jos InDesign ei löydä alkuperäistä tiedostoa, grafiikka voi tulostua matalaresoluutioisena esikatselukuvana tai harmaana laatikkona.

Linkkien ja kirjasinten vahvistaminen ennen tulostamista

Jotta julkaisu tulostuisi oikein, varmista, että kaikki linkit ovat ehjiä ja kaikki kirjasimet käytettävissä. Linkki katkeaa, jos poistat, siirrät tai uudelleennimeät alkuperäisen grafiikan. Käytä esitarkastus- ja keräilytoimintoja ennen kuin toimitat tiedostot palvelukeskukselle.

InDesign-julkaisujen avaaminen

Yleensä julkaisut ja mallitiedostot avataan samalla tavoin kuin muissa ohjelmissa. InDesign-malli avautuu oletusarvoisesti uutena ja nimettömänä julkaisuna. Julkaisutiedostojen tunniste on .indd, mallitiedostojen .indt, katkelmatiedostojen .idms, kirjastotiedostojen .indl, Interchange-tiedostojen .inx, Markup-tiedostojen .idml ja kirjatiedostojen .indb.

Voit myös avata aiemmilla versioilla luotuja InDesign-, InDesign Interchange (.inx)- ja InDesign Markup (.idml) -tiedostoja, Adobe PageMaker 6.0 (ja aiemmat versiot) -tiedostoja, QuarkXPress 3.3- ja 4.1-tiedostoja sekä QuarkXPress Passport 4.1 -tiedostoja valitsemalla Tiedosto > Avaa. Lisäksi muut ohjelmistovalmistajat saattavat kehittää laajennusohjelmistoja, joilla voidaan avata muita tiedostomuotoja.

Avaa-komennon käyttäminen

Kun avaat InDesign-julkaisun, saatat kohdata jonkin seuraavista viesteistä:

Viesti, jossa ilmoitetaan InDesignin uudemmasta versiosta

InDesign CS6:ssa ja CC:ssä voit lähettää julkaisuja InDesignin vanhemman version käyttäjille ilman ylimääräisiä vaiheita, kuten julkaisujen manuaalista vientiä IDML-muotoon. Sisäänrakennettu yhteensopivuus takaa, että julkaisut avautuvat aina odottamallasi tavalla.

Jos avaat InDesignin uudemmalla versiolla luodun julkaisun, näyttöön tulee toisesta versiosta ilmoittava viesti. Voit muuntaa julkaisun InDesignin nykyiseen versioon seuraavasti:

Viesti, jossa ilmoitetaan, että julkaisun väriasetukset eivät vastaa sovelluksen väriasetuksia

Jos näyttöön tulevassa varoituksessa ilmoitetaan, että julkaisun väriasetukset eivät vastaa sovelluksen väriasetuksia, valitse sopiva asetus ja valitse OK.

Viesti, jossa ilmoitetaan puuttuvista tai muuttuneista linkeistä

Jos näyttöön tulevassa varoituksessa ilmoitetaan puuttuvista tai muokatuista linkeistä, korjaa linkit Linkit-paneelin avulla. Lisätietoja: Linkkien päivittäminen, palauttaminen ja korvaaminen.

Viesti, jossa ilmoitetaan puuttuvista kirjasimista

Jos näyttöön tulevassa varoituksessa ilmoitetaan julkaisusta puuttuvista kirjasimista, tee jokin seuraavista:

• Valitse OK. InDesign muotoilee tekstin automaattisesti korvaavalla kirjasimella.

• Voit etsiä ja luetella julkaisussa käytetyt kirjasimet valitsemalla Etsi kirjasin.

  Lisätietoja puuttuvien kirjasinten etsimisestä: Kirjasimien etsiminen ja muuttaminen.

Äskettäin käytetyn julkaisun avaaminen

Jos haluat määrittää, kuinka monta äskettäistä julkaisua näytetään, valitse Muokkaa > Asetukset > Tiedoston käsittely (Windows) tai InDesign > Asetukset > Tiedoston käsittely ja määritä sitten Näytettävien viimeksi käytettyjen kohteiden määrä -kohtaan jokin numero. Enimmäismäärä on 30.

Sanaluetteloiden valitseminen julkaisuja avattaessa

Kun julkaisu avataan, näkyviin voi tulla ilmoitus, jossa kysytään, haluatko käyttää julkaisussa olevaa sanaluetteloa vai sanastossa olevaa poikkeussanaluetteloa. Poikkeussanaluettelo sisältää sanoja, jotka on lisätty käyttäjän sanastoon julkaisua käsiteltäessä. Jos tiedät, kumpaa luetteloa haluat käyttää, napsauta sen painiketta. Jos et ole varma, napsauta jompaakumpaa painiketta, valitse Muokkaa > Oikoluku > Sanasto ja tutustu sanaluetteloihin. Valitse sitten tarvittaessa Muokkaa > Asetukset > Sanasto (Windows) tai InDesign > Asetukset > Sanasto (Mac OS). Tämä valinta palauttaa koostamiseen käytetyn sanaluettelon. Lisätietoja: Tavutus ja oikolukusanastot.

Adobe Bridgen käyttö InDesignissa

Adobe Bridge on eri ympäristöissä toimiva sovellus, joka sisältyy Adobe Creative Cloud -sovelluksiin ja jonka avulla voit etsiä, järjestää ja selata paino-, Web-, video- ja äänisisällön luonnissa tarvittavia resursseja. Voit käynnistää Adobe Bridgen mistä tahansa Creative Cloud -sovelluksesta (lukuun ottamatta Adobe Acrobat® -sovellusta) ja käyttää sen avulla sekä Adoben että muiden kuin Adoben resurssityyppejä.

Adobe Bridgessä voit tehdä seuraavia toimia:

• Voit hallita kuvia, videoaineistoa ja äänitiedostoja: voit esikatsella, etsiä, lajitella ja käsitellä tiedostoja Adobe Bridgessä joutumatta avaamaan yksittäisiä sovelluksia. Voit muokata tiedostojen metatietoja ja sijoittaa tiedostoja dokumentteihin, projekteihin ja sommitelmiin Adobe Bridgen avulla.

• Näytä InDesign-julkaisun linkit miniatyyreinä Adobe Bridgessä ilman, että sinun täytyy avata InDesign-julkaisua InDesignissa.

• Voit luoda katkelmia vetämällä resursseja Adobe Bridgestä InDesign-julkaisuikkunaan tai vetämällä resursseja julkaisuikkunasta Adobe Bridgeen. Lisätietoja: Tekstikatkelmien käyttäminen.

• Voit suorittaa automatisoituja tehtäviä, kuten eräkäsittelykomentoja.

• Voit synkronoida väriasetuksia kaikissa värinhallintaa tukevissa Creative Suite -sovelluksissa.

• Voit käynnistää reaaliaikaisen Web-neuvottelun työpöydän jakamista ja tiedostojen tarkistamista varten.

Julkaisumallien käyttäminen

Mallit ovat hyviä apuvälineitä vakiojulkaisujen luomiseen, koska niihin voi määrittää valmiiksi sivuasettelun, grafiikkaa ja tekstiä. Jos vaikkapa valmistat kerran kuussa ilmestyvää lehteä, voit luoda mallin, joka sisältää toistuvien kohteiden asettelun, kuten viivainlinjat, ruudukot, sivupohjat, mukautetut tyylit ja värimallit, paikkamerkkien kehykset, tasot sekä vakiografiikan ja -tekstin. Sinun ei tarvitse kuin avata malli kerran kuukaudessa ja tuoda uusi sisältö.

Malli luodaan tavallisen julkaisun tavoin, mutta se tallennetaan eri tavalla. Kun valmistat mallin toisten käytettäväksi, voit lisätä tason, joka sisältää ohjeita mallista. Kätke tai poista taso ennen julkaisun tulostamista. Lisätietoja: Tasot.

Julkaisun tallentaminen mallina

Uuden julkaisun käynnistäminen mallista

Olemassa olevan mallin muokkaaminen

InDesign-julkaisujen tarkistus

Adobe tarjoaa useita tapoja katselmoida InDesign-julkaisuja.

Muokkausmuutosten jäljittäminen

Kun sinä tai joku toinen henkilö muokkaa tekstiä, InDesign korostaa lisätyn tekstin ja yliviivaa poistetun tekstin, kun Jäljitä muutokset on käytössä. Voit katsella muutoksia juttueditorissa. Julkaisun omistaja voi katsella muokkauksia ja hyväksyä tai hylätä muutokset. Lisätietoja on kohdassa Muutosten jäljittäminen ja tarkasteleminen.

PDF-tiedoston katselmointi Acrobatissa

Voit viedä InDesign-julkaisun PDF-muotoon ja järjestää Adobe Acrobatilla sähköpostikatselmoinnin tai jaetun katselmoinnin Acrobat.comissa tai jossain toisessa palvelimessa. Katselmoijat voivat lisätä kommentteja Kiinteä huomautus -työkalulla ja muilla merkkaustavoilla. Julkaisun omistaja voi sitten käydä läpi PDF-katselmointikommentit ja muokata alkuperäistä InDesign-julkaisua. Lisätietoja on Acrobatin Ohjeessa.

CS Review'n käyttäminen

CS Review on online-tilauspalvelu, jolla voit jakaa töitäsi Internetissä siten, että muut voivat antaa niistä välitöntä palautetta. Kun luot katselmoinnin CS Review -paneelista, lataat yhden tai useita tiedoston tilannekuvia Acrobat.com -työtilaan. Katselmoijat voivat sitten lisätä kommenttejaan.

Kun luot katselmoinnin, voit jakaa katselmoinnin osiin, joilla voit erotella katselmoijille kommentoitavat alueet. Katselmointi voi koostua eri tiedostoista ja sovelluksista peräisin olevista osista. Katselmoinnin edetessä voit lisätä ja poistaa katselmoinnin osia osana dynaamista katselmointiprosessia.

Kalenterien ja käyntikorttien luonti malleista

Eräs tapa luoda kalentereita, käyntikortteja, ansioluetteloita ja muita erikoisjulkaisuja on käyttää malleja. Adobe tarjoaa useita malleja, jotka helpottavat niiden luontia.