La funzione Firmo solo io viene sostituita da un'interfaccia più precisa chiamata Compila e firma. Tutti i livelli di servizio hanno accesso al flusso di lavoro Compila e firma.

Descrizione della funzione

La funzione Compila e firma è progettata come metodo rapido e semplice per consentire a un utente di caricare un documento, di compilare il contenuto, ed eventualmente di applicare la firma. 

Il testo viene immesso mediante una semplice interfaccia di tipo “clic e digita” che elimina la necessità di inserire campi elaborati.

Per le caselle di controllo e i pulsanti di scelta sono disponibili segni di spunta e punti pieni.

I campi Firma e Iniziali sono entrambi disponibili come richiesto.

Dopo aver immesso in tutto il contenuto, l'utente ha la possibilità di inviare una copia del documento firmato a uno o più destinatari.

Tutto il contenuto immesso viene catturato e può essere estratto mediante Rapporti e l'intera transazione è registrata in un report di audit come qualsiasi altro accordo.

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Come utilizzare questa funzione

Nella pagina Dashboard in Adobe Sign, fai clic sul collegamento Compila e firma nella sezione Funzioni aggiuntive (angolo in basso a sinistra). Viene aperta la pagina di caricamento Compila e firma.

Nav to FaS

 

I due campi disponibili nella pagina di caricamento Compila e firma sono:

○ La sezione File, in cui è possibile selezionare e trascinare i file da firmare

◘ I file possono essere aggiunti anche dalla libreria o qualsiasi altra sorgente integrata, esattamente come si allegano i file sulla pagina di invio.

○ Il campo Nome accordo da utilizzare per denominare l'accordo 

◘ Per impostazione predefinita, il campo Nome accordo utilizza il valore nome del primo file rilasciato nella sezione File

◘ È possibile modificare questo valore se necessario.

Nota:

I campi modulo non sono disponibili durante il processo Compila e firma, indipendentemente dalla provenienza del file o dal tipo di campi applicati (creazione, tag di testo o Acroform).

Agreement Name adoption

 

È possibile aggiungere più file.

Durante il processo di immissione, i file vengono visualizzati nell'ordine in cui sono elencati nella sezione File.

I file possono essere riordinati mediante selezione e trascinamento.

Move Files

 

Cambiando l'ordine dei documenti nell'elenco File non si modifica il valore nel campo Nome accordo.

Reordered files

 

La rimozione del documento originale che ha importato il valore Nome accordo induce il campo Nome accordo ad adottare un nuovo valore basato sul primo file presente nell'elenco File.

Renamed Agreement

Nota:

Se il nome dell'accordo viene modificato, esso diventa persistente e non si modifica indipendentemente dal modo in cui si gestiscono i file.

Quando tutti i file sono inclusi e il nome dell'accordo è accettabile, fai clic su Avanti.

 

L'interfaccia Compila e firma si carica, mostrando i file documento caricati, nell'ordine in cui sono stati elencati.

Nella parte superiore della pagina Compila e firma vi sono gli strumenti di input.

Tool Bar

Tipi di input elencati da sinistra a destra:

A. Input testo: fai clic su questa opzione e fai clic in qualsiasi punto del documento in cui desideri aggiungere testo. Per passare a un'altra sezione del documento devi fare clic in maniera esplicita nel nuovo spazio e iniziare a digitare. L'input testo rispetta gli a capo, in modo da semplificare la compilazione dei campi nota a più righe.

B. Input segno di spunta: questa opzione inserisce un semplice elemento grafico Segno di spunta.  Ideale per le caselle di controllo.

C. Input punto pieno: anche i punti pieni sono elementi grafici semplici che vengono utilizzati con gruppi di pulsanti di scelta, ma possono essere applicati anche in caselle di controllo.

D. Campo firma: il campo Firma consente all'utente di inserire una firma. Se possiedi una firma salvata sull'account in uso, viene utilizzata per impostazione predefinita. In caso contrario, sono disponibili le normali opzioni di firma consentite dalle impostazioni account.

E. Campo Iniziale: riflettendo il campo Firma, il campo Iniziali usa tutte le immagini salvate e consente le normali opzioni di input se un'immagine salvata non è in posizione.

 


Modifica delle dimensioni del font

È possibile regolare la dimensione di tutti i tipi di input affinché sia più grande o più piccola della dimensione predefinita e tutti i tipi di input mantengono le proprie dimensioni impostate discretamente dagli altri tipi di input.

È possibile disporre di più esempi di dimensioni all'interno di un Accordo per qualsiasi tipo di input.

 

Il testo, i segni di spunta e i punti pieni supportano un processo di ridimensionamento a fasi che regola il font alla dimensione predefinita successiva, più piccola o più grande.

Nella parte superiore di ciascuno di questi campi è presente un'interfaccia che contiene un'icona Elimina (il bidone del cestino a destra) e due esempi della lettera “A”.

La “A” a sinistra è più piccola e riduce la dimensione del font di un “livello”.

La “A” a destra è più grande e aumenta la dimensione del font di un “livello”.

Stepped Size

Nota:

La modifica delle dimensioni del font per qualsiasi tipo di input è persistente per tutti i campi successivi dello stesso tipo. 

Per ottenere risultati migliori, digitare parte del testo nel primo campo, quindi aumentare o diminuire le dimensioni del carattere in modo che sembri proporzionale al font nel documento sottostante. Dopo aver ottenuto la dimensione appropriata, non è necessario ridimensionare il carattere.

 

I campi Segni di spunta, Punti pieni, Firma e Iniziali hanno la possibilità di essere ridimensionati in modo dinamico facendo clic e trascinando la “maniglia” blu nella casella del campo di immissione.

Drag Sizing

Di nuovo, il ridimensionamento in questo modo è permanente fino a quando il tipo di input non viene nuovamente ridimensionato (con un qualsiasi metodo).


Spostamento dei campi di immissione

Dopo aver inserito i campi, è possibile spostarli. A seconda del modo in cui viene creato il modulo, potrebbe essere più semplice digitare l'input in una sezione del modulo separata e quindi spostarla.

Per spostare un campo:

    ○ Fai un clic singolo per selezionarlo. Viene visualizzato il riquadro di delimitazione del campo.

    ○ Quando il cursore del mouse si trova sopra il campo, diventa una freccia a quattro direzioni. Fai clic e tieni premuto il pulsante del mouse per trascinare il campo dove necessario.

Move Input


Completate il documento

Completa il documento inserendo i dati richiesti dove necessario.

Non è necessario che vi sia un campo firma.

Complete form

Una volta compilato il documento, fai clic su Fine in alto a destra nella finestra.


Completato.

Dopo aver fatto clic sul pulsante Fine, viene ricaricata la pagina “Il documento è stato firmato correttamente”.

Questa pagina contiene, a sinistra, una miniatura del documento appena firmato e quattro passaggi successivi su cui è possibile fare clic:

○ Invia una copia: questa opzione avvia un nuovo flusso di lavoro che invia il documento firmato a uno o più indirizzi e-mail.

○ Scarica una copia: facendo clic su questo collegamento si apre una copia del file PDF firmato nel sistema locale.

○ Gestisci il documento: questa opzione apre la scheda Gestione.

○ Firma un altro documento: questo collegamento apre di nuovo la pagina Compila e firma, pertanto è possibile firmare un documento diverso.

Pose Send page


Invio di una copia

Facendo clic sull'opzione Invia una copia viene aperta una nuova finestra che consente di immettere l'indirizzo e-mail a cui verrà consegnato il documento.

Send a Copy to another

Il campo Destinatari è l'area in cui è possibile immettere gli indirizzi e-mail. Se è necessario inviare il documento a più di un indirizzo e-mail, separali con una virgola.

○ Facendo clic sul collegamento Aggiungimi in alto a destra del campo del destinatario aggiunge il tuo indirizzo e-mail nel campo.

Il campo Messaggio è dove puoi digitare il testo che desideri inviare insieme al documento.

 

Il destinatario riceve un'e-mail con un collegamento al documento e il testo del messaggio.

I destinatari con un account Adobe Sign attivo vedono anche il documento elencato nella loro pagina Gestisci nella sezione Firmato.

 

Dopo il completamento del processo Invia una copia, viene caricata una nuova pagina per indicare il corretto completamento del processo.

Sono disponibili due opzioni:

○ Gestisci il documento

○ Firma un altro documento

Post Share

Nota:

In qualsiasi momento il mittente può condividere una copia del documento con qualsiasi indirizzo e-mail del destinatario dalla scheda Gestisci.

Funziona esattamente nello stesso modo in cui funziona Invia una copia nella pagina “Il documento è stato firmato correttamente.”, è sufficiente utilizzare lo strumento Condividi nella pagina Gestisci per immettere l'indirizzo e-mail del destinatario.

Documenti Compila e firma nella pagina Gestisci

L'autore del documento visualizza il proprio documento Compila e firma nella pagina Gestisci come qualsiasi altro accordo.

Se il processo Compila e firma viene interrotto prima di applicare la firma, il documento verrà spostato nella sezione Bozza.

I documenti Compila e firma su cui è stata apposta una firma verranno spostati nella sezione Firmato.

Sender - Manage page

 

Se al modulo non è stata applicata alcuna firma, è possibile che il documento sia presente nella sezione Compilato. 

filled_form_on_themanagetab

 

I destinatari ricevono il documento nella loro casella di posta in arrivo, ma dispongono anche del documento al proprio nel loro account Adobe Sign come documento condiviso.

Tutti ili destinatari che attivano l'account di Adobe Sign possono visualizzare il documento elencato nella sezione Firmato.

Il testo grigio chiaro sotto il valore Nome indica che il documento è condiviso da un altro utente.

Sharee Manage


Cronologia/report di audit

La scheda Cronologia nella pagina Gestisci fa un riepilogo di tutte le azioni intraprese per il documento.

La voce Documento condiviso con rispecchia le persone a cui è stato inviato il documento.

Hiostory tab

 

Il report di audit rispecchia tutti gli eventi come un Accordo normale nello stesso formato.

Audit Report


Esportazione dei dati di input

I documenti Compila e firma che dispongono di input testo possono generare un file CSV con tutti i dati del campo inclusi.

 

Utenti

L'utente originale che ha creato il documento Compila e firma ha la possibilità di esportare i dettagli del documento e il contenuto a livello del campo dalla loro scheda Gestisci.

È sufficiente fare clic singolo sull'Accordo per selezionarlo, quindi fare clic sull'icona Contiene dati modulo.

CSV Icon

Il file CSV si scarica sul sistema in uso e può essere aperto con qualsiasi applicazione in grado interpretare il formato CSV (Excel è il più comune).

Il file CSV mostra i dati di input in una serie di colonne con l'intestazione “MULTILINEDATA”.

CSV from Manage

 

Amministratori

Gli amministratori possono visualizzare gli accordi Compila e firma nei relativi rapporti esportati.

Se l'account è configurato per l'esportazione dei dati di livello campo, essi visualizzano anche le intestazioni “MULTILINEDATA” e il contenuto relativo al campo.

Report Data

Nota:

Gli amministratori devono attivare sul loro account Esporta dati per visualizzare i dati di livello campo sul rapporto esportato. Per attivare l'esportazione di dati per l'account, contatta l'assistenza di Adobe Sign.

Attivazione e disattivazione

Per impostazione predefinita, la funzione Compila e firma/Firmo solo io è disponibile a tutti gli utenti a tutti i livelli di servizio.

Gli amministratori che desiderano rimuovere la funzione Compila e firma/Firmo solo io nella pagina Dashboard possono farlo richiedendolo al team di assistenza di Adobe Sign.

Questa funzione può essere attivata o rimossa a livello di utente, gruppo e account.

 

Account di livello Individual e Team

Gli account di livello Individual e Team dispongono della funzione Compila e firma attivata come impostazione predefinita. 


Account di tipo Business ed Enterprise

Mentre i flussi di lavoro Compila e firma e Firmo solo io coesistono, gli amministratori hanno la possibilità di presentare un flusso di lavoro come predefinito, nonché la possibilità che gli utenti passino da una all'altra.

Per regolare queste impostazioni passa a: Account > Impostazioni account > Invia impostazioni > Nuova esperienza Compila e firma.

Nav to Settings

È possibile impostare due opzioni per esporre l’opzione desiderata:

○ Nuova esperienza Compila e firma impostata come predefinita

◘ Selezionando questa opzione il flusso di lavoro del dashboard predefinito, si imposta su Compila e firma.

◘ Deselezionando questa casella il flusso di lavoro del dashboard predefinito viene lasciato su Firmo solo io.

○ Consenti agli utenti di scegliere..

◘ Selezionando questa casella si attiva un collegamento che consente all'utente di passare liberamente tra i due flussi di lavoro.

 

Opzioni di configurazione

Gli amministratori di account Business ed Enterprise possono aggiungere l’opzione Firme digitali in uno dei seguenti modi:

  • Richiedendo al proprio Success Manager di abilitare l’opzione.
  • Verificando che le firme digitali siano abilitate nel proprio account.
    • Passa a Account > Impostazioni account > Preferenze firma > Flussi di lavoro per firme digitali.
    • Come minimo, abilita le seguenti opzioni:
      • Consenti flussi di lavoro per le firme digitali.
      • Consenti firme digitali basate su cloud ai firmatari interni a questo account 
      • Seleziona almeno un provider di firma cloud.
    • Fai clic su Salva.
fill_and_sign_options

 

L’opzione Firma digitale è la terza opzione nel menu Firma.

add_digital_signature

Quando si aggiunge una firma digitale, si avvia il processo di firma digitale e il firmatario viene indirizzato direttamente alla selezione del suo provider di firma.

Una volta completata la firma e fatto clic su Fine, il documento viene memorizzato nella sezione Firmato della scheda Gestisci.

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