Załączanie kopii PDF podpisanego dokumentu w wiadomościach e-mail wysyłanych do

Omówienie

Kopia podpisanej umowy w formacie PDF może zostać dołączona do końcowego powiadomienia e-mail dostarczonego uczestnikom umowy po pomyślnym zakończeniu procesu podpisywania.

To, do kogo dostarczany jest podpisany plik PDF, zależy od ustawień zdefiniowanych w grupie, z której wysyłana jest umowa, a dystrybucja może być ograniczona tylko do odbiorców wewnętrznych, odbiorców zewnętrznych, odbiorców wewnętrznych i zewnętrznych lub do nikogo.

Dostarczony plik PDF jest dołączany bezpośrednio do wiadomości e-mail i jest uwierzytelniany certyfikatem podpisu Adobe Acrobat Sign CDS, aby zapewnić, że dokument jest uwierzytelnioną kopią legalnie podpisanego oryginału na serwerze Acrobat Sign.

Administratorzy powinni rozważyć charakter treści zbieranych w ich dokumentach i ocenić korzyści i ryzyko związane z dostarczeniem załączonej kopii takiego dokumentu w formacie wiadomości e-mail. Jeśli kopie nie są dostarczane odbiorcom, należy ustanowić system dostarczania kopii podpisanego dokumentu zewnętrznym sygnatariuszom.

Sprawdzone metody

Administratorzy będą musieli zrozumieć charakter wysyłanych umów i ustalić, czy wygoda dostarczenia podpisanego dokumentu sygnatariuszom przeważa nad ryzykiem związanym z załączeniem pliku PDF.

Obiektywnie rzecz biorąc, bezpieczniej jest zablokować dostarczanie podpisanego pliku PDF pocztą e-mail. Należy to zrównoważyć z wymogami dotyczącymi dostarczenia podpisanego dokumentu sygnatariuszom (jeśli tacy istnieją). Jeśli automatyczne dostarczanie jest wyłączone, administratorzy powinni opracować proces przyjmowania i dostarczania podpisanych dokumentów ich sygnatariuszom na żądanie.

W zależności od wolumenu umów i wrażliwości różnych umów, warto utworzyć różne grupy w celu dostarczania wysoce wrażliwych umów z bardziej rygorystycznymi opcjami bezpieczeństwa.

Konfiguracja

Dostępność:

Opcja załączenia pliku PDF do końcowej wiadomości e-mail jest dostępna dla planów licencyjnych dla zespołów i przedsiębiorstw.

Zakres konfiguracji:

Funkcję tę można włączyć zarówno na poziomie konta, jak i grupy.

Elementy sterujące dla tej funkcji można ocenić, przechodząc do Ustawienia globalne > Załącz kopię PDF podpisanego dokumentu w wiadomościach e-mail wysyłanych do

Elementy sterujące umożliwiają ograniczenie liczby odbiorców:

• Wszyscy odbiorcy — wszystkie strony zaangażowane w proces zawierania umowy otrzymają kopię dokumentu.
  
• Odbiorcy wewnętrzni — dokument otrzymają tylko uczestnicy, którzy są wewnętrznymi użytkownikami konta Acrobat Sign.
  • Należy pamiętać, że odbiorcy wewnętrzni mają bezpośredni dostęp do pobierania kopii oryginalnej umowy na stronie Zarządzaj swojego konta Acrobat Sign.
• Odbiorcy zewnętrzni — dokument otrzymają tylko uczestnicy, którzy są zewnętrzni w stosunku do konta użytkownika Acrobat Sign.
  • Należy pamiętać, że odbiorcy zewnętrzni zazwyczaj nie mają bezpośredniego dostępu do umowy w systemie Acrobat Sign. Odbiorcy zewnętrzni, którzy chcą otrzymać kopię dokumentu, muszą skontaktować się z organizacją w celu jej uzyskania.
• Nikt — plik PDF nie jest dołączany do końcowej wiadomości e-mail.