Zostanie otwarte narzędzie Projektowanie obiegu pracy i wyświetli się panel Informacje o obiegu pracy:
Nowości
Pierwsze kroki
- Skrócona instrukcja dla administratorów
- Skrócona instrukcja dla użytkowników
- Dla programistów
- Biblioteka samouczków wideo
- Często zadawane pytania
Administrowanie
- Przegląd Admin Console
- Zarządzanie użytkownikami
- Dodawanie użytkowników
- Tworzenie użytkowników w oparciu o funkcje
- Sprawdzanie pod kątem użytkowników z błędami obsługi
- Zmiana nazwiska/adresu e-mail
- Edytowanie członkostwa użytkownika w grupie
- Edytowanie członkostwa użytkownika w grupie za pomocą interfejsu grupy
- Awansowanie użytkownika do roli administratora
- Typy identyfikatorów użytkowników i SSO
- Przełączanie tożsamości użytkownika
- Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi MS Azure
- Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi Google Federation
- Profile produktowe
- Funkcja logowania
- Ustawienia konta/grupy
- Przegląd ustawień
- Ustawienia globalne
- Poziom i identyfikator konta
- Nowy interfejs odbiorcy
- Obiegi pracy samodzielnego podpisywania
- Wysyłka zbiorcza
- Formularze internetowe
- Niestandardowe obiegi pracy wysyłania
- Obiegi pracy Power Automate
- Dokumenty w bibliotece
- Zbieranie danych formularzy za pomocą umów
- Ograniczona widoczność dokumentu
- Załączanie kopii PDF podpisanej umowy
- Dołączanie łączy do wiadomości e-mail
- Dołączanie obrazu do wiadomości e-mail
- Pliki dołączone do wiadomości e-mail będą nazwane jako:
- Załączanie raportu kontroli do dokumentów
- Scalanie wielu dokumentów w jeden
- Pobierz pojedyncze dokumenty
- Przekaż podpisany dokument
- Delegacje dla użytkowników w moim koncie
- Zezwalanie odbiorcom zewnętrznym na delegowanie
- Upoważnienie do podpisania
- Upoważnienie do wysyłania
- Uprawnienia do dodawania pieczęci elektronicznych
- Ustawianie domyślnej strefy czasowej
- Ustawianie domyślnego formatu daty
- Użytkownicy w wielu grupach (UMG)
- Uprawnienia administratora grupy
- Zastępowanie odbiorcy
- Raport kontroli
- Stopka transakcji
- W komunikatach w produkcie i wskazówkach
- Przystępne pliki PDF
- Nowy sposób tworzenia
- Klient z sektora opieki zdrowotnej
- Konfiguracja konta
- Dodawanie logo
- Dostosowywanie nazwy hosta / adresu URL firmy
- Dodawanie nazwy firmy
- Przekierowanie adresu URL po umowie
- Preferencje dotyczące podpisu
- Dobrze sformatowane podpisy
- Zezwalanie odbiorcom na podpisywanie przez
- Sygnatariusze mogą zmieniać imiona i nazwiska
- Zezwalanie odbiorcom na korzystanie z zapisanych podpisów
- Niestandardowe warunki użytkowania i warunki ujawnienia danych klienta
- Prowadzenie odbiorców między polami formularza
- Ponowne uruchamianie obiegu pracy umowy
- Odmowa podpisania
- Zezwalanie na obiegi pracy stempli
- Wymaganie od sygnatariuszy podania stanowiska lub firmy
- Zezwalanie sygnatariuszom na wydrukowanie i złożenie podpisu pisemnego
- Pokazanie wiadomości podczas składania elektronicznego podpisu
- Wymaganie tworzenia przez sygnatariuszy podpisów za pomocą urządzenia mobilnego
- Prośba sygnatariuszy o adres IP
- Wykluczanie nazwy firmy i stanowiska w stemplach uczestnictwa
- Podpisy cyfrowe
- Pieczęcie elektroniczne
- Tożsamość cyfrowa
- Ustawienia raportu
- Nowy sposób raportowania
- Klasyczne ustawienia raportu
- Ustawienia zabezpieczeń
- Ustawienia pojedynczego logowania
- Ustawienia opcji Pamiętaj mnie
- Zasady dotyczące hasła logowania
- Siła hasła logowania
- Czas trwania sesji internetowej
- Typ szyfrowania PDF
- API
- Dostęp do informacji o użytkowniku i grupie
- Dozwolone zakresy IP
- Udostępnianie konta
- Zezwolenia na udostępnianie konta
- Ustawienia udostępniania umów
- Weryfikacja tożsamości sygnatariusza
- Hasło podpisywania umowy
- Siła hasła dokumentu
- Blokowanie sygnatariuszy według geolokalizacji
- Uwierzytelnianie telefoniczne
- Uwierzytelnianie oparte na wiedzy (KBA)
- Zezwalanie na wyodrębnianie stron
- Wygaśnięcie łącza dokumentu
- Przesłanie certyfikatu klienta dla elementów webhook / wywołań zwrotnych
- Znacznik czasowy
- Ustawienia wysyłania
- Wyświetlanie strony Wyślij po zalogowaniu
- Wymaganie nazwy odbiorcy przy wysyłaniu
- Blokowanie wartości nazw dla znanych użytkowników
- Dozwolone role odbiorcy
- Zezwól na e-osoby poświadczające
- Grupy odbiorców
- DW
- Dostęp do umowy odbiorcy
- Wymagane pola
- Załączanie dokumentów
- Spłaszczenie pola
- Modyfikowanie umowy
- Nazwa umowy
- Języki
- Wiadomości prywatne
- Dopuszczalne typy podpisu
- Przypomnienia
- Zabezpieczenie hasłem podpisanego dokumentu
- Wysyłanie powiadomień o umowie za pośrednictwem
- Opcje identyfikacji sygnatariusza
- Ochrona zawartości
- Włączanie transakcji Notarize
- Wygasanie dokumentu
- Wyświetlanie, ustawianie podpisów i dodawanie pól formularza
- Kolejność podpisywania
- Liquid Mode
- Niestandardowe elementy sterujące obiegiem pracy
- Opcje przesyłania na stronie podpisu elektronicznego
- Przekierowanie na inny adres URL potwierdzenia po podpisaniu
- Szablony wiadomości
- Ustawienia Bio-Pharma
- Integracja obiegu pracy
- Ustawienia notarializacji
- Integracja płatności
- Wiadomości sygnatariusza
- Ustawienia SAML
- Konfiguracja SAML
- Instalacja usługi federacyjnej Microsoft Active Directory
- Instalacja usługi Okta
- Instalacja usługi OneLogin
- Instalacja usługi Oracle Identity Federation
- Konfiguracja SAML
- Zarządzanie danymi
- Ustawienia znacznika czasowego
- Archiwum zewnętrzne
- Języki konta
- Ustawienia poczty e-mail
- Migracja z domeny echosign.com do adobesign.com
- Konfiguracja opcji dla odbiorców
- Wytyczne dotyczące wymogów regulacyjnych
- Dostępność
- HIPAA
- RODO
- 21 CFR część 11 i załącznik 11 EudraLex
- Klienci z sektora opieki zdrowotnej
- Obsługa IVES
- Umowy „archiwizowane”
- Kwestie do rozważenia w UE/Wielkiej Brytanii
- Zbiorcze pobieranie umów
- Przypisywanie domeny
- Łącza zgłaszania nadużycia
Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi
- Opcje odbiorcy
- Anulowanie przypomnienia e-mail
- Opcje na stronie podpisu elektronicznego
- Przegląd strony podpisu elektronicznego
- Otwieranie w celu przeczytania umowy bez pól
- Odmowa podpisania umowy
- Delegowanie uprawnienia do podpisywania
- Ponowne uruchamianie umowy
- Pobieranie pliku PDF umowy
- Wyświetlanie historii umowy
- Wyświetlanie wiadomości umowy
- Konwertowanie z podpisu elektronicznego na pisemny
- Konwertowanie z podpisu pisemnego na podpis elektroniczny
- Nawigowanie po polach formularza
- Czyszczenie danych z pól formularza
- Powiększenie strony podpisu elektronicznego i nawigacja po niej
- Zmiana języka używanego w narzędziach i informacjach dotyczących umowy
- Przegląd informacji prawnych
- Dostosowywanie preferencji plików cookie Acrobat Sign
- Wysyłanie umów
- Tworzenie pól w dokumentach
- Środowisko tworzenia w aplikacji
- Automatyczne wykrywanie pól
- Przeciąganie i upuszczanie pól za pomocą środowiska tworzenia
- Przypisywanie pól formularza do odbiorców
- Rola Wstępne wypełnianie
- Stosowanie pól z szablonem pola wielokrotnego użytku
- Przenoszenie pól do nowego szablonu biblioteki
- Zaktualizowano środowisko tworzenia podczas wysyłania umów
- Tworzenie formularzy ze znacznikami tekstowymi
- Tworzenie formularzy przy pomocy programu Acrobat (AcroForm)
- Pola
- Tworzenie często zadawanych pytań
- Środowisko tworzenia w aplikacji
- Podpisywanie umów
- Zarządzaj umowami
- Omówienie strony Zarządzaj
- Delegowanie umowy
- Zastępowanie odbiorców
- Ograniczona widoczność dokumentu
- Anulowanie umowy
- Tworzenie nowych przypomnień
- Przeglądanie przypomnień
- Anulowanie przypomnienia
- Dostęp do obiegów Power Automate
- Więcej operacji…
- Działanie wyszukiwania
- Wyświetlanie umowy
- Tworzenie szablonu na podstawie umowy
- Ukrywanie/pokazywanie umów z widoku
- Przesyłanie podpisanej umowy
- Modyfikowanie plików i pól w wysłanych umowach
- Edytowanie sposobu uwierzytelniania odbiorcy
- Dodawanie lub modyfikacja daty wygaśnięcia
- Dodawanie uwagi do umowy
- Udostępnianie indywidualnej umowy
- Anulowanie udostępniania umowy
- Pobieranie poszczególnych umów
- Pobieranie pojedynczych plików umowy
- Pobieranie raportu kontroli dla umowy
- Pobieranie zawartości pola w umowie
- Raport kontroli
- Raportowanie i eksportowanie danych
- Omówienie
- Udzielanie użytkownikom dostępu do raportowania
- Wykresy raportu
- Eksport danych
- Zmiana nazwy raportu/eksportu
- Powielanie raportu/eksportu
- Planowanie raportu/eksportu
- Usuwanie raportu/eksportu
- Sprawdzanie użycia transakcji
Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy
- Formularze internetowe
- Tworzenie formularza internetowego
- Edycja formularza internetowego
- Wyłączanie/włączanie formularza internetowego
- Ukrywanie/pokazywanie formularza internetowego
- Znajdowanie adresu URL lub kodu skryptu
- Wstępne wypełnianie pól formularza internetowego przy użyciu parametrów adresu URL
- Zapisywanie formularza internetowego do późniejszego wypełnienia
- Zmiana rozmiaru formularza internetowego
- Szablony wielokrotnego użytku (Szablony biblioteki)
- Amerykańskie formularze urzędowe w bibliotece Acrobat Sign
- Tworzenie szablonu biblioteki
- Zmiana nazwy szablonu biblioteki
- Zmiana typu szablonu biblioteki
- Zmiana poziomu uprawnień szablonu biblioteki
- Kopiowanie, edytowanie i zapisywanie udostępnionego szablonu
- Pobieranie zagregowanych danych pól szablonu biblioteki
- Przenoszenie własności formularzy internetowych i szablonów bibliotek
- Obiegi pracy Power Automate
- Przegląd integracji Power Automate i dołączonych uprawnień
- Włączanie integracji usługi Power Automate
- Akcje kontekstowe na stronie Zarządzaj
- Śledzenie wykorzystania pakietu Power Automate
- Tworzenie nowego obiegu (przykłady)
- Aktywatory używane dla obiegów
- Importowanie obiegów spoza Acrobat Sign
- Zarządzanie obiegami
- Edycja obiegów
- Udostępnianie obiegów
- Wyłączanie lub włączanie obiegów
- Usuwanie obiegów
- Przydatne szablony
- Tylko administrator
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze SharePoint
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze OneDrive dla firm
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów na Dysku Google
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze DropBox
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze Box
- Archiwizacja umowy
- Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze SharePoint
- Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze OneDrive dla firm
- Zapisywanie ukończonych dokumentów na Dysku Google
- Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze DropBox
- Zapisywanie ukończonych dokumentów w Box
- Archiwizacja umowy formularza internetowego
- Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w bibliotece SharePoint
- Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w usłudze OneDrive dla firm
- Zapisywanie ukończonych dokumentów na dysku Google
- Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w usłudze Box
- Wyodrębnianie danych umowy
- Powiadomienia o umowach
- Wysyłanie niestandardowych powiadomień mailowych z zawartością umowy i podpisaną umową
- Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w kanale usługi Teams
- Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w usłudze Slack
- Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w usłudze Webex
- Generowanie umów
- Wygenerowanie dokumentu z formularza Power App i szablonu Word, wysłanie do podpisu
- Wygenerowanie umowy z szablonu programu Word w usłudze OneDrive i uzyskanie podpisu
- Wygenerowanie umowy dla wybranego wiersza programu Excel, wysłanie do recenzji i podpisu
- Tylko administrator
- Niestandardowe obiegi pracy wysyłania
- Udostępnianie użytkowników i umów
Integracja z innymi produktami
- Przegląd integracji Acrobat Sign
- Acrobat Sign dla Salesforce
- Acrobat Sign dla Microsoft
- Inne integracje
- Integracje zarządzane przez partnerów
- Jak uzyskać klucz integracji
Programista Acrobat Sign
- Interfejsy API REST
- Elementy webhook
Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów
Tworzenie własnego obiegu pracy
Wszyscy użytkownicy mają możliwość tworzenia obiegów pracy, w zależności od włączonych ustawień na poziomie konta/grupy.
- Administratorzy kont mogą tworzyć obiegi pracy dla całego konta lub dla dowolnej grupy w ramach konta.
- Administratorzy grupy mogą tworzyć obiegi pracy dla grup, nad którymi mają uprawnienia administracyjne.
- Po przyznaniu dostępu na poziomie użytkownika wszyscy użytkownicy mogą tworzyć własne obiegi pracy i opcjonalnie udostępniać je grupie, do której należą.
Dostęp do obiegów pracy można uzyskać, wybierając kartę Obiegi pracy na górnym pasku nawigacyjnym.
- Zostanie wyświetlona lista wszystkich istniejących obiegów pracy, do których użytkownik ma dostęp.
- Wybierz Utwórz obieg pracy, aby rozpocząć konfigurowanie nowego obiegu pracy.
Po otwarciu obiegu pracy zostanie wyświetlona strona nagłówkowa Projektowanie obiegu pracy z kolorową kropką i nazwą obiegu pracy po lewej stronie (np. Nowy obieg pracy). Kropka obok nazwy wskazuje, czy obieg pracy jest szkicem/nieaktywny (szara kropka) lub aktywny (zielona kropka).
Po prawej stronie znajdują się elementy sterujące obiegiem pracy:
- Klonuj obieg pracy — umożliwia to utworzenie klonu istniejącego obiegu pracy pod nową nazwą.
- Usuń obieg pracy — spowoduje to usunięcie obiegu pracy z widoku konta.
- Zamknij — zamyka obieg pracy. W przypadku niezapisanych zmian zostanie wyświetlone pytanie.
- Zapisz — zapisuje wszystkie zmiany w obiegu pracy.
- Aktywuj/dezaktywuj — kliknij, aby aktywować (lub dezaktywować) obieg pracy.
- Gdy jest Aktywowany, obieg wyświetla się ze statusem Aktywny na liście obiegów i jest dostępny dla użytkownika/grupy/organizacji (w zależności od konfiguracji zakresu).
- Gdy jest Dezaktywowany, obieg wyświetla się ze statusem Szkic i jest dostępny tylko dla właściciela lub administratora.
Tworzenie obiegu pracy składa się z definiowania następujących informacji:
- Informacje na temat obiegu pracy — zdefiniowanie obiegu pracy, w tym nadanie mu nazwy, wprowadzenie własnych instrukcji dotyczących korzystających z niego nadawców i przyznanie uprawnień do jego używania.
- Informacje o umowie — zdefiniowanie i dostosowanie informacji o umowie, które mają być wyświetlane na stronie Wyślij.
- Odbiorcy — utworzenie przekierowania poprzez dodanie odbiorców (sygnatariuszy oraz osób zatwierdzających) w żądanej kolejności podpisywania.
- Wiadomości e-mail — określenie wiadomości e-mail, które mają zostać wysłane do różnych użytkowników na różnych etapach procesu podpisywania.
- Dokumenty — określenie, który dokumenty mają zostać zawarte w obiegu pracy.
- Pola danych wejściowych nadawcy — zdefiniowanie pól, których nadawcy mogą użyć do wprowadzania danych podczas wysyłania umowy. Wysyłane dane wejściowe są scalane z umową przed jej wysyłką do osób zatwierdzających i do sygnatariuszy.
Pola wymagane są oznaczone czerwoną gwiazdką.
Ustawienia i właściwości zdefiniowane w niestandardowym obiegu pracy zastępują ustawienia na poziomie grupy/konta. Dotyczy to każdego konfigurowalnego elementu obiegu pracy.
Jeśli na przykład ustawienie wygaśnięcia dokumentu na poziomie grupy wynosi pięć dni, a szablon obiegu pracy określa trzydniowy termin zakończenia, umowa wygaśnie za trzy dni.
-
Na stronie Informacje o obiegu pracy wprowadź następujące informacje:
- Nazwa obiegu pracy — wprowadź nazwę dla obiegu pracy. Ta nazwa jest wyświetlana na banerze narzędzia Projektowanie obiegu pracy, w menu rozwijanym Użyj obiegu pracy na stronie głównej oraz w górnej części strony Wyślij, gdy obieg pracy jest używany do wysyłania umowy.
- Instrukcje dla nadawcy — wprowadź instrukcje korzystania z obiegu pracy. Te instrukcje są wyświetlane w górnej części strony Wyślij, gdy obieg pracy jest używany do wysyłania umowy.
Uwaga:Instrukcje można dodawać z wykorzystaniem znaczników HTML. Następujące znaczniki html i ich atrybuty mogą być używane w sekcji instrukcji: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src=”pełna ścieżka”>, and <a href=”pełna ścieżka”>.
Jeśli planowane jest użycie ścieżek src albo href, ścieżki muszą znajdować się na dozwolonej liście. Prosimy o przesłanie adresów URL do zespołu obsługi klienta.
- Kto może używać tego obiegu pracy — określanie, kto może korzystać z tego obiegu pracy. Dostępne są następujące opcje:
- Tylko ja — obieg pracy jest dostępny tylko dla twórcy obiegu pracy.
- Opcja „Tylko ja” jest dostępna tylko wtedy, gdy dostęp do niestandardowych obiegów pracy zostanie przyznany wszystkim użytkownikom.
- Użytkownicy, którzy mają dostęp do wielu grup, mają możliwość wyboru grupy, dla której obieg pracy jest udostępniany.
- Wybrana grupa — pole rozwijane, które wyświetla wszystkie grupy, do których twórca ma dostęp.
- Gdy dla konta jest włączona opcja Użytkownicy w wielu grupach, użytkownicy mogą tworzyć obiegi pracy dla dowolnej grupy, do której należą.
- Obiegi pracy mogą być skojarzone tylko z jedną grupą. Selektor grup na stronie Wyślij jest pomijany.
- Jeśli wiele grup wymaga dostępu do obiegu pracy, wykonaj testowanie obiegu pracy, a następnie sklonuj kopię obiegu pracy dla każdej grupy, która wymaga dostępu.
- Jeśli wiele grup wymaga dostępu do obiegu pracy, wykonaj testowanie obiegu pracy, a następnie sklonuj kopię obiegu pracy dla każdej grupy, która wymaga dostępu.
- Jeśli wybrana jest grupa, każdy użytkownik będący członkiem tej grupy ma dostęp do obiegu pracy.
- Jeśli wszyscy użytkownicy otrzymają niestandardowy dostęp do obiegu pracy, inni użytkownicy będą mieli możliwość sklonowania umowy i utworzenia własnej wersji obiegu pracy.
- Jeśli wszyscy użytkownicy otrzymają niestandardowy dostęp do obiegu pracy, inni użytkownicy będą mieli możliwość sklonowania umowy i utworzenia własnej wersji obiegu pracy.
- Administratorzy na poziomie grupy mają uprawnienia do edytowania każdego obiegu pracy udostępnionego grupie, w której mają uprawnienia administracyjne. (Administratorzy konta mają również uprawnienia do edytowania udostępnionych obiegów pracy grupy, ponieważ mają uprawnienia we wszystkich grupach.)
- Dowolny użytkownik w mojej organizacji — każdy użytkownik konta Acrobat Sign może korzystać z obiegu pracy.
- Obiegi pracy na poziomie konta można wysyłać z dowolnej grupy, do której należy nadawca.
- Administratorzy na poziomie konta mogą edytować każdy przepływ pracy udostępniony na poziomie organizacji.
- Tylko ja — obieg pracy jest dostępny tylko dla twórcy obiegu pracy.
Poniżej znajdują się przykładowe informacje o obiegu pracy:
-
Kliknij pozycję Informacje o umowie po lewej stronie.
Uwaga:Niektóre etykiety pól są edytowalne, co sygnalizuje ikona ołówka .
Wybranie ikony ołówka umożliwia wprowadzenie niestandardowej etykiety wyświetlanej na stronie Wyślij, gdy obieg pracy jest używany do tworzenia umowy. Pozwala to na zmianę nazw pól, aby używać wewnętrznej terminologii, z którą użytkownicy są lepiej obeznani. Niestandardowe etykiety mają limit 100 znaków.
Aby przywrócić oryginalną etykietę, wybierz ikonę odwrócenia .
Na przykład Nazwa umowy można zmienić na Nazwa kontraktu:
-
Zdefiniuj informacje o umowie, które powinny zostać wypełnione na stronie Wyślij:
- Nazwa umowy — wprowadź nazwę umowy. Ta nazwa jest wyświetlana na stronie Wyślij, gdy obieg pracy jest używany do wysyłania umowy, oraz w nagłówku wiadomości e-mail „Proszę podpisz/zatwierdź”.
- Wiadomość — wpisz wiadomość dla odbiorców. Ta wiadomość pojawi się na stronie Wyślij, jeśli obieg pracy zostanie użyty do wysłania umowy.
- DW — jeśli zachodzi taka potrzeba, wprowadź adresy e-mail osób, do wiadomości których chcesz wysłać kopie. Adresy e-mail muszą być oddzielone przecinkiem lub średnikiem.
- Minimum — określ minimalną liczbę adresów e-mail, do których można wysłać kopię DW.
- Maksimum — określ maksymalną liczbę adresów e-mail, do których można wysłać kopię DW.
- Edytowalne — włącz tę opcję, aby zezwolić nadawcom na edytowanie adresów na stronie Wyślij, na które mają zostać wysłane kopie DW obiegu pracy.
- Język odbiorcy — nadawca może użyć tej opcji, aby ustawić język odbiorcy. To ustawienie określa, czy na stronie Wyślij, wyświetlany jest selektor języka, a jeśli tak, jaki domyślny język powinien zostać wyświetlony.
- Jeżeli wybrano Nie pokazuj selektora języka, zostanie użyty domyślny język odbiorcy zdefiniowany na poziomie konta/grupy.
- Opcje wysyłania
- Ustaw hasło, aby otworzyć pobrany plik PDF — włącz tę opcję, aby umożliwić nadawcy określenie hasła dla pobranego pliku PDF.
- Wymagane — włącz tę opcję, aby zawsze żądać podania hasła przy pobieraniu pliku PDF. Jeśli ta opcja jest włączona, nadawcy nie mogą jej wyłączyć na stronie Wyślij i muszą podać hasło.
- Termin sfinalizowania — włącz tę opcję, aby umożliwić określanie ostatecznego terminu sfinalizowania na stronie Wyślij.
- dni do sfinalizowania umowy — wybierz domyślną liczbę dni, w ciągu której odbiorcy muszą zakończyć proces podpisywania. Podana liczba dni jest zawsze edytowalna na stronie Wyślij.
- Zezwól na tworzenie dokumentów przed wysłaniem — włącz tę opcję, aby zezwolić nadawcom na modyfikowanie pól formularza dokumentu w środowisku sposobu tworzenia za pomocą opcji Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu na stronie Wyślij.
- Włącz tworzenie domyślne — włącz tę opcję, aby automatycznie włączyć opcję Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu na stronie Wyślij.
- Ustaw hasło, aby otworzyć pobrany plik PDF — włącz tę opcję, aby umożliwić nadawcy określenie hasła dla pobranego pliku PDF.
Poniżej znajdują się przykładowe informacje o umowie:
- Nazwa umowy — wprowadź nazwę umowy. Ta nazwa jest wyświetlana na stronie Wyślij, gdy obieg pracy jest używany do wysyłania umowy, oraz w nagłówku wiadomości e-mail „Proszę podpisz/zatwierdź”.
-
Kliknij pozycję Odbiorcy po lewej stronie, aby przejść do sekcji Wysyłanie do odbiorców.
-
W sekcji Wysyłanie do odbiorców można dostosować odbiorców i kolejność przekierowywania do własnych wymagań. Można tworzyć bardzo złożone obiegi pracy z szeregowym, równoległym, hybrydowym lub zagnieżdżonym hybrydowym przekierowywaniem. Poniższe instrukcje podkreślają funkcjonalność dostępną dla opcji Wysyłanie do odbiorców.
- Aby dodać kolejnego odbiorcę przed lub po istniejącym odbiorcy:
- Kliknij ikonę dodawania .
- Wybierz rolę, której chcesz użyć (dostępne będą wszystkie role upoważnione dla danego konta).
- Aby określić równoległe odgałęzienie, kliknij ikonę dodawania nad odbiorcą i wybierz opcję Równoległe odgałęzienie.
- Aby usunąć odbiorcę, najedź kursorem na pole odbiorcy, a następnie wybierz ikonę usuwania .
- Aby dostosować odbiorcę, najedź kursorem na dane pole, a następnie wybierz ikonę edycji .
Podczas edytowania odbiorcy możesz skonfigurować następujące ustawienia:
- Etykieta odbiorcy — dostosuj etykietę odbiorcy. Można na przykład zmienić domyślną etykietę Odbiorca na Kupujący.
- Etykiety dla odbiorców muszą być niepowtarzalne w obrębie obiegu pracy.
- Odbiorca — wprowadź domyślny adres e-mail odbiorcy.
- Dodaj grupę odbiorców — wybierz ten przycisk, aby dodać grupę odbiorców wielokrotnego użytku z listy dostępnych grup odbiorców.
- Oznacz jako grupę odbiorców — po zaznaczeniu tej opcji grupa odbiorców zostanie utworzona na podstawie adresów e-mail wymienionych w polu Odbiorca zamiast standardowego wpisu adresu e-mail odbiorcy. Grupa odbiorców może pozostać pusta lub zostać wypełniona jednym lub kilkoma adresami e-mail z pola E-mail (rozdzielonymi przecinkami).
- Ten odbiorca jest nadawcą — po zaznaczeniu tej opcji nadawca zostanie wprowadzony jako odbiorca.
- Wymagany — włącz tę opcję, jeśli podpis odbiorcy jest wymagany.
- Edytowalne — włącz tę opcję, aby zezwolić nadawcy na aktualizowanie adresów e-mail tego odbiorcy na stronie Wyślij.
- Dodaj wiadomość prywatną — wybierz tę opcję, aby udostępnić odbiorcy prywatną wiadomość. Prywatne wiadomości są wstawiane do wiadomości e-mail odbiorcy (oprócz wiadomości globalnej) i na stronie podpisywania elektronicznego.
- Rola — aktualizacja roli odbiorcy (podpisujący, zatwierdzający, wypełniający formularz itp.).
- Uwierzytelnienie — wybieranie, jaki rodzaj uwierzytelnienia tożsamości jest wymagany w przypadku sygnatariusza. Widoczne będą tylko włączone opcje.
- Uwierzytelnianie jednoskładnikowe: Brak (E-mail), Acrobat Sign, Email OTP.
- Uwierzytelnianie dwuskładnikowe: Telefon, KBA, Hasło i Identyfikator rządowy.
- Aby dodać kolejnego odbiorcę przed lub po istniejącym odbiorcy:
-
Nie zapomnij o kliknięciu przycisku Zapisz, aby zapisać zmiany dokonane w konfiguracji odbiorców.
Poniżej znajdują się przykładowe informacje o odbiorcach i przekierowywaniu, gdzie etykiety dla sygnatariuszy (Nabywca i Kierownik sprzedaży) i osoby zatwierdzającej (Zastępca kierownika sprzedaży) zostały dostosowane.
-
Kliknij pozycję Wiadomości e-mail po lewej stronie, aby przejść do sekcji Wiadomości e-mail.
- W sekcji Wiadomości e-mail można kontrolować, które wiadomości e-mail będą wysłane podczas procesu podpisywania/zatwierdzania w oparciu o różnych zdarzenia.
- Można na przykład określić, że powiadomienia e-mail będą wysyłane do odbiorców i osób określonych dla pola DW, gdy umowa zostanie anulowana.
-
Zaznacz pola wyboru dla zdarzeń, w przypadku których chcesz wyzwolić powiadomienie e-mail i Zapisz konfigurację.
-
Kliknij pozycję Dokumenty po lewej stronie, aby przejść do sekcji Dokumenty.
-
W sekcji Dokumenty można konfigurować następujące ustawienia
- Tytuł dokumentu — wprowadź tytuł dokumentu. Ten tytuł jest wyświetlany w obszarze Dokumenty na stronie Wyślij.
- Pliki — kliknij ikonę Dodaj plik , aby załączyć dokument biblioteki szablonów Acrobat Sign. Dokument ten zostanie automatycznie załączony, jeśli do wysyłania zostanie użyty obieg pracy.
- Jeśli nie zaznaczono żadnego pliku, obieg pracy umożliwia nadawcy podanie pliku przed wysłaniem umowy.
- Jeśli dokument jest oznaczony jako Wymagany, zostanie dołączony automatycznie do umowy po zainicjowaniu obiegu pracy.
- Usuń plik — jeżeli załączysz nieprawidłowy plik, możesz kliknąć ikonę usuwania (X) obok nazwy pliku, aby go usunąć.
- Nazwa dokumentu — wprowadź nazwę, która zidentyfikuje ten dokument dla nadawcy. Nazwa przesyłana do biblioteki dokumentów jest domyślna, ale można ją zastąpić.
- Wymagany — określa, czy dokument jest wymagany.
- Dodaj dokument — kliknij przycisk Dodaj dokument, aby dodać wiersze dla dodatkowych dokumentów.
- Tytuły dokumentów muszą być unikatowe.
- Usuń wiersz — kliknij ikonę usuwania wiersza (X), aby usunąć cały wiersz.
Uwaga:Po dołączeniu szablonu Acrobat Sign do obiegu pracy użytkownicy zobaczą tylko szablony przypisane do tej samej grupy co obiegu pracy oraz szablony przypisane do organizacji (szablony na poziomie konta). Wynika to z relacji obiegu pracy (jeden do jednego) z grupami. (I fakt, że szablony na poziomie konta są dziedziczone przez wszystkie grupy)
Jest to inne działanie niż w przypadku, gdy użytkownik, który ma członkostwo w wielu grupach (jeden do wielu), przegląda swoją bibliotekę Szablon. Ponieważ użytkownik ma dostęp do różnych grup, może przeglądać wszystkie szablony powiązane ze wszystkimi grupami.
Inaczej jest w przypadku usługi Obieg pracy, której zakres jest ograniczony tylko do jednej grupy. - Tytuł dokumentu — wprowadź tytuł dokumentu. Ten tytuł jest wyświetlany w obszarze Dokumenty na stronie Wyślij.
-
Poniżej znajduje się przykład skonfigurowanej sekcji Dokumenty:
-
Kliknij pozycję Pola danych wejściowych nadawcy po lewej stronie, aby przejść do sekcji Pola danych wejściowych nadawcy.
Pola te są odwzorowywane w polach formularza zdefiniowanych w załączanych dokumentach (w ramach projektowania obiegu pracy lub gdy nadawca prześle plik).
Nadawca może korzystać z tych pól, aby wstępnie wypełnić zawartość przed wysłaniem umowy do odbiorcy.
-
Na panelu Pola danych wejściowych nadawcy kliknij pozycję Dodaj pole
Następnie dla każdego dodanego wiersza można skonfigurować następujące ustawienia:
- Tytuł pola — wprowadź tytuł pola. Ta wartość zostanie wyświetlona na stronie Wyślij w celach referencyjnych dla nadawcy.
- Nazwa pola dokumentu — wprowadź nazwę pola dla pola w załączonym dokumencie biblioteki.
- Wprowadzona nazwa pola musi być zgodna z nazwą pola formularza w dokumencie.
- Wartość domyślna — wpisz domyślną wartość (jeśli dotyczy).
- Wymagane — włącz tę opcję, jeśli wartość w tym polu musi zostać wprowadzona przed wysłaniem umowy.
- Edytowalne — włącz tę opcję, aby umożliwić nadawcy umowy modyfikowanie wartości domyślnej.
- Kliknij ikonę usuwanie wiersza (X), aby usunąć cały wiersz.
Poniżej znajdują się przykładowe Pola danych wejściowych nadawcy:
Po całkowitym skonfigurowaniu obiegu pracy wybierz opcję Zapisz.
Gdy obieg pracy będzie gotowy do wdrożenia, wybierz przycisk Aktywuj.
Zaleca się wybór dla ustawienia Kto może używać tego obiegu pracy wartości Tylko ja podczas testowania obiegu pracy.
Po upewnieniu się, że wszystko jest poprawnie skonfigurowane, zmień wartość ustawienia Kto może używać tego obiegu pracy na produkcyjną i Aktualizuj obieg pracy.