Podręcznik użytkownika Anuluj

Konfiguracja nowego obiegu pracy wysyłania

 

Podręcznik Adobe Acrobat Sign

Nowości

  1. Informacje przed wydaniem
  2. Informacje o wydaniu
  3. Powiadomienia o imporcie

Pierwsze kroki

  1. Skrócona instrukcja dla administratorów
  2. Skrócona instrukcja dla użytkowników
  3. Dla programistów
  4. Biblioteka samouczków wideo
  5. Często zadawane pytania

Administrowanie

  1. Przegląd Admin Console
  2. Zarządzanie użytkownikami
    1. Dodawanie użytkowników
      1. Dodawanie użytkownika
      2. Zbiorcze dodawanie użytkowników
      3. Dodawanie użytkowników z katalogu
      4. Dodawanie użytkowników z katalogu MS Azure Active
    2. Tworzenie użytkowników w oparciu o funkcje
      1. Konta techniczne — oparte na interfejsie API
      2. Konta usług — oparte na obsłudze ręcznej
    3. Sprawdzanie pod kątem użytkowników z błędami obsługi
    4. Zmiana nazwiska/adresu e-mail
    5. Edytowanie członkostwa użytkownika w grupie
    6. Edytowanie członkostwa użytkownika w grupie za pomocą interfejsu grupy
    7. Awansowanie użytkownika do roli administratora
    8. Typy identyfikatorów użytkowników i SSO
    9. Przełączanie tożsamości użytkownika
    10. Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi MS Azure
    11. Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi Google Federation
    12. Profile produktowe
    13. Funkcja logowania 
  3. Ustawienia konta/grupy
    1. Przegląd ustawień
    2. Ustawienia globalne
      1. Poziom i identyfikator konta
      2. Nowy interfejs odbiorcy
      3. Obiegi pracy samodzielnego podpisywania
      4. Wysyłka zbiorcza
      5. Formularze internetowe
      6. Niestandardowe obiegi pracy wysyłania
      7. Obiegi pracy Power Automate
      8. Dokumenty w bibliotece
      9. Zbieranie danych formularzy za pomocą umów
      10. Ograniczona widoczność dokumentu
      11. Załączanie kopii PDF podpisanej umowy 
      12. Dołączanie łączy do wiadomości e-mail
      13. Dołączanie obrazu do wiadomości e-mail
      14. Pliki dołączone do wiadomości e-mail będą nazwane jako:
      15. Załączanie raportu kontroli do dokumentów
      16. Scalanie wielu dokumentów w jeden
      17. Pobierz pojedyncze dokumenty
      18. Przekaż podpisany dokument
      19. Delegacje dla użytkowników w moim koncie
      20. Zezwalanie odbiorcom zewnętrznym na delegowanie
      21. Upoważnienie do podpisania
      22. Upoważnienie do wysyłania
      23. Uprawnienia do dodawania pieczęci elektronicznych
      24. Ustawianie domyślnej strefy czasowej
      25. Ustawianie domyślnego formatu daty
      26. Użytkownicy w wielu grupach (UMG)
        1. Uaktualnianie do użycia UMG
      27. Uprawnienia administratora grupy
      28. Zastępowanie odbiorcy
      29. Raport kontroli
        1. Omówienie
        2. Zezwalanie na nieuwierzytelniony dostęp na stronie weryfikacji transakcji
        3. Uwzględnianie przypomnień
        4. Uwzględnianie zdarzeń widoku
        5. Uwzględnianie stron umowy / liczby załączników
      30. Stopka transakcji
      31. W komunikatach w produkcie i wskazówkach
      32. Przystępne pliki PDF
      33. Nowy sposób tworzenia
      34. Klient z sektora opieki zdrowotnej
    3. Konfiguracja konta
      1. Dodawanie logo
      2. Dostosowywanie nazwy hosta / adresu URL firmy 
      3. Dodawanie nazwy firmy
      4. Przekierowanie adresu URL po umowie
    4. Preferencje dotyczące podpisu
      1. Dobrze sformatowane podpisy
      2. Zezwalanie odbiorcom na podpisywanie przez
      3. Sygnatariusze mogą zmieniać imiona i nazwiska
      4. Zezwalanie odbiorcom na korzystanie z zapisanych podpisów
      5. Niestandardowe warunki użytkowania i warunki ujawnienia danych klienta
      6. Prowadzenie odbiorców między polami formularza
      7. Ponowne uruchamianie obiegu pracy umowy
      8. Odmowa podpisania
      9. Zezwalanie na obiegi pracy stempli
      10. Wymaganie od sygnatariuszy podania stanowiska lub firmy
      11. Zezwalanie sygnatariuszom na wydrukowanie i złożenie podpisu pisemnego
      12. Pokazanie wiadomości podczas składania elektronicznego podpisu
      13. Wymaganie tworzenia przez sygnatariuszy podpisów za pomocą urządzenia mobilnego
      14. Prośba sygnatariuszy o adres IP
      15. Wykluczanie nazwy firmy i stanowiska w stemplach uczestnictwa
    5. Podpisy cyfrowe
      1. Omówienie
      2. Pobieranie i podpisywanie za pomocą programu Acrobat
      3. Podpisywanie za pomocą podpisów opartych na chmurze
      4. Dołącz metadane dla dostawców tożsamości
      5. Dostawcy podpisów opartych na chmurze objęci ograniczeniami
    6. Pieczęcie elektroniczne
    7. Tożsamość cyfrowa
      1. Brama cyfrowej tożsamości
      2. Zasady sprawdzania tożsamości
    8. Ustawienia raportu
      1. Nowy sposób raportowania
      2. Klasyczne ustawienia raportu
    9. Ustawienia zabezpieczeń
      1. Ustawienia pojedynczego logowania
      2. Ustawienia opcji Pamiętaj mnie
      3. Zasady dotyczące hasła logowania
      4. Siła hasła logowania
      5. Czas trwania sesji internetowej
      6. Typ szyfrowania PDF
      7. API
      8. Dostęp do informacji o użytkowniku i grupie
      9. Dozwolone zakresy IP
      10. Udostępnianie konta
      11. Zezwolenia na udostępnianie konta
      12. Ustawienia udostępniania umów
      13. Weryfikacja tożsamości sygnatariusza
      14. Hasło podpisywania umowy
      15. Siła hasła dokumentu
      16. Blokowanie sygnatariuszy według geolokalizacji
      17. Uwierzytelnianie telefoniczne
      18. Uwierzytelnianie oparte na wiedzy (KBA)
      19. Zezwalanie na wyodrębnianie stron
      20. Wygaśnięcie łącza dokumentu
      21. Przesłanie certyfikatu klienta dla elementów webhook / wywołań zwrotnych
      22. Znacznik czasowy
    10. Ustawienia wysyłania
      1. Wyświetlanie strony Wyślij po zalogowaniu
      2. Wymaganie nazwy odbiorcy przy wysyłaniu
      3. Blokowanie wartości nazw dla znanych użytkowników
      4. Dozwolone role odbiorcy
      5. Zezwól na e-osoby poświadczające
      6. Grupy odbiorców
      7. DW
      8. Dostęp do umowy odbiorcy
      9. Wymagane pola
      10. Załączanie dokumentów
      11. Spłaszczenie pola
      12. Modyfikowanie umowy
      13. Nazwa umowy
      14. Języki
      15. Wiadomości prywatne
      16. Dopuszczalne typy podpisu
      17. Przypomnienia
      18. Zabezpieczenie hasłem podpisanego dokumentu
      19. Wysyłanie powiadomień o umowie za pośrednictwem
      20. Opcje identyfikacji sygnatariusza
        1. Omówienie
        2. Hasło podpisywania
        3. Hasło jednorazowe w wiadomości e-mail
        4. Uwierzytelnianie Acrobat Sign
        5. Uwierzytelnianie telefoniczne
        6. Podpis cyfrowy oparty na chmurze
        7. Uwierzytelnianie oparte na wiedzy
        8. Dokument tożsamości
        9. Raporty tożsamości sygnatariusza
      21. Ochrona zawartości
      22. Włączanie transakcji Notarize
      23. Wygasanie dokumentu
      24. Wyświetlanie, ustawianie podpisów i dodawanie pól formularza
      25. Kolejność podpisywania
      26. Liquid Mode
      27. Niestandardowe elementy sterujące obiegiem pracy
      28. Opcje przesyłania na stronie podpisu elektronicznego
      29. Przekierowanie na inny adres URL potwierdzenia po podpisaniu
    11. Szablony wiadomości
    12. Ustawienia Bio-Pharma
      1. Omówienie
      2. Wymuszanie uwierzytelnienia tożsamości
      3. Powody podpisania
    13. Integracja obiegu pracy
    14. Ustawienia notarializacji
    15. Integracja płatności
    16. Wiadomości sygnatariusza
    17. Ustawienia SAML
      1. Konfiguracja SAML
      2. Instalacja usługi federacyjnej Microsoft Active Directory
      3. Instalacja usługi Okta
      4. Instalacja usługi OneLogin
      5. Instalacja usługi Oracle Identity Federation
    18. Zarządzanie danymi
    19. Ustawienia znacznika czasowego
    20. Archiwum zewnętrzne
    21. Języki konta
    22. Ustawienia poczty e-mail
      1. Obrazy nagłówka/stopki wiadomości e-mail
      2. Zezwalanie na stopki wiadomości e-mail poszczególnych użytkowników
      3. Dostosowywanie wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie
      4. Dostosowywanie pól Do i DW
      5. Włączanie powiadomień bez łączy
      6. Dostosowywanie szablonów wiadomości e-mail
    23. Migracja z domeny echosign.com do adobesign.com
    24. Konfiguracja opcji dla odbiorców
  4. Wytyczne dotyczące wymogów regulacyjnych
    1. Dostępność
      1. Zgodność dostępności
      2. Tworzenie formularzy z ułatwieniami dostępu za pomocą programu Acrobat na komputery
      3. Tworzenie formularzy AcroForms z ułatwieniami dostępu
    2. HIPAA
    3. RODO
      1. RODO — omówienie
      2. Poprawianie użytkownika
      3. Poprawianie umów użytkownika .  
    4. 21 CFR część 11 i załącznik 11 EudraLex
      1. 21 pakiet walidacyjny CRF część 11
      2. Podręcznik 21 CFR i załącznik 11 EudraLex
      3. Analiza wspólnych obowiązków
    5. Klienci z sektora opieki zdrowotnej
    6. Obsługa IVES
    7. Umowy „archiwizowane”
    8. Kwestie do rozważenia w UE/Wielkiej Brytanii
      1. Transakcje transgraniczne między UE a Wielką Brytanią i eIDAS
      2. Wymagania dotyczące HMLR w odniesieniu do dokumentów podpisanych elektronicznie
      3. Wpływ Brexitu na przepisy dotyczące podpisu elektronicznego w Wielkiej Brytanii
  5. Zbiorcze pobieranie umów
  6. Przypisywanie domeny
  7. Łącza zgłaszania nadużycia

Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi

  1. Opcje odbiorcy
    1. Anulowanie przypomnienia e-mail
    2. Opcje na stronie podpisu elektronicznego
      1. Przegląd strony podpisu elektronicznego
      2. Otwieranie w celu przeczytania umowy bez pól
      3. Odmowa podpisania umowy
      4. Delegowanie uprawnienia do podpisywania
      5. Ponowne uruchamianie umowy
      6. Pobieranie pliku PDF umowy
      7. Wyświetlanie historii umowy
      8. Wyświetlanie wiadomości umowy
      9. Konwertowanie z podpisu elektronicznego na pisemny
      10. Konwertowanie z podpisu pisemnego na podpis elektroniczny
      11. Nawigowanie po polach formularza
      12. Czyszczenie danych z pól formularza
      13. Powiększenie strony podpisu elektronicznego i nawigacja po niej
      14. Zmiana języka używanego w narzędziach i informacjach dotyczących umowy
      15. Przegląd informacji prawnych
      16. Dostosowywanie preferencji plików cookie Acrobat Sign
  2. Wysyłanie umów  
    1. Omówienie strony Wyślij
    2. Wysyłanie umowy wyłącznie do siebie
    3. Wysyłanie umów do innych osób
    4. Podpisy pisemne
    5. Kolejność podpisywania przez odbiorców
    6. Wysyłka zbiorcza
      1. Omówienie funkcji Wyślij zbiorczo
      2. Wysyłka zbiorcza – konfiguracja szablonu nadrzędnego
      3. Wysyłka zbiorcza – konfiguracja pliku CSV
      4. Anulowanie transakcji Wyślij zbiorczo
      5. Dodawanie przypomnień do funkcji Wyślij zbiorczo
      6. Raportowanie dla wysyłki zbiorczej
  3. Tworzenie pól w dokumentach
    1. Środowisko tworzenia w aplikacji
      1. Automatyczne wykrywanie pól
      2. Przeciąganie i upuszczanie pól za pomocą środowiska tworzenia
      3. Przypisywanie pól formularza do odbiorców
      4. Rola Wstępne wypełnianie
      5. Stosowanie pól z szablonem pola wielokrotnego użytku
      6. Przenoszenie pól do nowego szablonu biblioteki
      7. Zaktualizowano środowisko tworzenia podczas wysyłania umów
    2. Tworzenie formularzy ze znacznikami tekstowymi
    3. Tworzenie formularzy przy pomocy programu Acrobat (AcroForm)
      1. Tworzenie formularzy AcroForm
      2. Tworzenie dostępnych dokumentów PDF
    4. Pola
      1. Typy pól
        1. Typowe typy pól
        2. Obrazy w wierszu
        3. Obrazy stempli
      2. Wygląd zawartości pola
      3. Weryfikacja pola
      4. Wartości zamaskowanych pól
      5. Ustawianie warunków wyświetlania/ukrywania
      6. Pole obliczeniowe
    5. Tworzenie często zadawanych pytań
  4. Podpisywanie umów
    1. Podpisywanie umów wysłanych do Ciebie
    2. Wypełnij i podpisz
    3. Podpis automatyczny
  5. Zarządzaj umowami
    1. Omówienie strony Zarządzaj
    2. Delegowanie umowy
    3. Zastępowanie odbiorców
    4. Ograniczona widoczność dokumentu
    5. Anulowanie umowy 
    6. Tworzenie nowych przypomnień
    7. Przeglądanie przypomnień
    8. Anulowanie przypomnienia
    9. Dostęp do obiegów Power Automate
    10. Więcej operacji…
      1. Działanie wyszukiwania
      2. Wyświetlanie umowy
      3. Tworzenie szablonu na podstawie umowy
      4. Ukrywanie/pokazywanie umów z widoku
      5. Przesyłanie podpisanej umowy
      6. Modyfikowanie plików i pól w wysłanych umowach
      7. Edytowanie sposobu uwierzytelniania odbiorcy
      8. Dodawanie lub modyfikacja daty wygaśnięcia
      9. Dodawanie uwagi do umowy
      10. Udostępnianie indywidualnej umowy
      11. Anulowanie udostępniania umowy
      12. Pobieranie poszczególnych umów
      13. Pobieranie pojedynczych plików umowy
      14. Pobieranie raportu kontroli dla umowy
      15. Pobieranie zawartości pola w umowie
  6. Raport kontroli
  7. Raportowanie i eksportowanie danych
    1. Omówienie
    2. Udzielanie użytkownikom dostępu do raportowania
    3. Wykresy raportu
      1. Tworzenie nowego raportu
      2. Raporty dotyczące umów
      3. Raporty transakcji
      4. Raport aktywności dotyczących ustawień
      5. Edycja raportu
    4. Eksport danych 
      1. Tworzenie nowego eksportu danych
      2. Eksport danych formularza internetowego
      3. Edytowanie eksportu danych
      4. Odświeżanie zawartości eksportu danych
      5. Pobieranie eksportu danych
    5. Zmiana nazwy raportu/eksportu
    6. Powielanie raportu/eksportu
    7. Planowanie raportu/eksportu
    8. Usuwanie raportu/eksportu
    9. Sprawdzanie użycia transakcji

Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy

  1. Formularze internetowe 
    1. Tworzenie formularza internetowego
    2. Edycja formularza internetowego
    3. Wyłączanie/włączanie formularza internetowego
    4. Ukrywanie/pokazywanie formularza internetowego
    5. Znajdowanie adresu URL lub kodu skryptu 
    6. Wstępne wypełnianie pól formularza internetowego przy użyciu parametrów adresu URL
    7. Zapisywanie formularza internetowego do późniejszego wypełnienia
    8. Zmiana rozmiaru formularza internetowego
  2. Szablony wielokrotnego użytku (Szablony biblioteki) 
    1. Amerykańskie formularze urzędowe w bibliotece Acrobat Sign
    2. Tworzenie szablonu biblioteki
    3. Zmiana nazwy szablonu biblioteki
    4. Zmiana typu szablonu biblioteki
    5. Zmiana poziomu uprawnień szablonu biblioteki
    6. Kopiowanie, edytowanie i zapisywanie udostępnionego szablonu
    7. Pobieranie zagregowanych danych pól szablonu biblioteki
  3. Przenoszenie własności formularzy internetowych i szablonów bibliotek
  4. Obiegi pracy Power Automate
    1. Przegląd integracji Power Automate i dołączonych uprawnień
    2. Włączanie integracji usługi Power Automate
    3. Akcje kontekstowe na stronie Zarządzaj
    4. Śledzenie wykorzystania pakietu Power Automate
    5. Tworzenie nowego obiegu (przykłady)
    6. Aktywatory używane dla obiegów
    7. Importowanie obiegów spoza Acrobat Sign
    8. Zarządzanie obiegami
    9. Edycja obiegów
    10. Udostępnianie obiegów
    11. Wyłączanie lub włączanie obiegów
    12. Usuwanie obiegów
    13. Przydatne szablony
      1. Tylko administrator
        1. Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze SharePoint
        2. Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze OneDrive dla firm
        3. Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów na Dysku Google
        4. Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze DropBox
        5. Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze Box
      2. Archiwizacja umowy
        1. Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze SharePoint
        2. Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze OneDrive dla firm
        3. Zapisywanie ukończonych dokumentów na Dysku Google
        4. Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze DropBox
        5. Zapisywanie ukończonych dokumentów w Box
      3. Archiwizacja umowy formularza internetowego
        1. Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w bibliotece SharePoint
        2. Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w usłudze OneDrive dla firm
        3. Zapisywanie ukończonych dokumentów na dysku Google
        4. Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w usłudze Box
      4. Wyodrębnianie danych umowy
        1. Wyodrębnianie danych pól formularza z podpisanego dokumentu i aktualizowanie arkusza Excel
      5. Powiadomienia o umowach
        1. Wysyłanie niestandardowych powiadomień mailowych z zawartością umowy i podpisaną umową
        2. Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w kanale usługi Teams
        3. Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w usłudze Slack
        4. Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w usłudze Webex
      6. Generowanie umów
        1. Wygenerowanie dokumentu z formularza Power App i szablonu Word, wysłanie do podpisu
        2. Wygenerowanie umowy z szablonu programu Word w usłudze OneDrive i uzyskanie podpisu
        3. Wygenerowanie umowy dla wybranego wiersza programu Excel, wysłanie do recenzji i podpisu
  5. Niestandardowe obiegi pracy wysyłania
    1. Przegląd niestandardowych obiegów pracy wysyłania
    2. Tworzenie nowego obiegu pracy wysyłania
    3. Edytowanie obiegu pracy wysyłania
    4. Aktywacja lub dezaktywacja obiegu pracy wysyłania
    5. Wysyłanie umowy za pomocą obiegu pracy wysyłania
  6. Udostępnianie użytkowników i umów
    1. Udostępnianie użytkownika
    2. Udostępnianie umów

Integracja z innymi produktami

  1.  Przegląd integracji Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign dla Salesforce
  3. Acrobat Sign dla Microsoft
    1. Acrobat Sign dla Microsoft 365
    2. Acrobat Sign dla Outlook
    3. Acrobat Sign dla programu Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign dla Teams
    5. Acrobat Sign dla Microsoft PowerApps i Power Automate
    6. Łącznik Acrobat Sign dla Microsoft Search
    7. Acrobat Sign dla Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign dla Microsoft SharePoint
  4. Inne integracje
    1. Acrobat Sign dla ServiceNow
    2. Acrobat Sign dla HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign dla SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign dla oprogramowania Workday
    5. Acrobat Sign dla NetSuite
    6. Acrobat Sign dla VeevaVault
    7. Acrobat Sign dla Coupa BSM Suite
  5. Integracje zarządzane przez partnerów
  6. Jak uzyskać klucz integracji

Programista Acrobat Sign

  1. Interfejsy API REST 
    1. Dokumentacja metody
    2. SDK/podręcznik dla programistów
    3. Często zadawane pytania dotyczące interfejsu API
  2. Elementy webhook 
    1. Omówienie elementu webhook
    2. Konfiguracja nowego elementu webhook
    3. Wyświetlanie lub edytowanie elementu webhook
    4. Dezaktywacja lub ponowna aktywacja elementu webhook
    5. Usuwanie elementu webhook
    6. Certyfikaty dwukierunkowego SSL
    7. Elementy webhook w API

Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów

  1. Zasoby obsługi klienta 
  2. Zasoby dotyczące sukcesów klientów korporacyjnych 

Tworzenie własnego obiegu pracy

Wszyscy użytkownicy mają możliwość tworzenia obiegów pracy, w zależności od włączonych ustawień na poziomie konta/grupy. 

  • Administratorzy kont mogą tworzyć obiegi pracy dla całego konta lub dla dowolnej grupy w ramach konta.
  • Administratorzy grupy mogą tworzyć obiegi pracy dla grup, nad którymi mają uprawnienia administracyjne.
  • Po przyznaniu dostępu na poziomie użytkownika wszyscy użytkownicy mogą tworzyć własne obiegi pracy i opcjonalnie udostępniać je grupie, do której należą.

Dostęp do obiegów pracy można uzyskać, wybierając kartę Obiegi pracy na górnym pasku nawigacyjnym.

  • Zostanie wyświetlona lista wszystkich istniejących obiegów pracy, do których użytkownik ma dostęp.
  • Wybierz Utwórz obieg pracy, aby rozpocząć konfigurowanie nowego obiegu pracy.
Przejdź do obiegów pracy

Po otwarciu obiegu pracy zostanie wyświetlona strona nagłówkowa Projektowanie obiegu pracy z kolorową kropką i nazwą obiegu pracy po lewej stronie (np. Nowy obieg pracy). Kropka obok nazwy wskazuje, czy obieg pracy jest szkicem/nieaktywny (szara kropka) lub aktywny (zielona kropka).

Po prawej stronie znajdują się elementy sterujące obiegiem pracy:

  • Klonuj obieg pracyumożliwia to utworzenie klonu istniejącego obiegu pracy pod nową nazwą.
  • Usuń obieg pracyspowoduje to usunięcie obiegu pracy z widoku konta.
  • Zamknijzamyka obieg pracy. W przypadku niezapisanych zmian zostanie wyświetlone pytanie.
  • Zapisz — zapisuje wszystkie zmiany w obiegu pracy.
  • Aktywuj/dezaktywuj — kliknij, aby aktywować (lub dezaktywować) obieg pracy.
    • Gdy jest Aktywowany, obieg wyświetla się ze statusem Aktywny na liście obiegów i jest dostępny dla użytkownika/grupy/organizacji (w zależności od konfiguracji zakresu).
    • Gdy jest Dezaktywowany, obieg wyświetla się ze statusem Szkic i jest dostępny tylko dla właściciela lub administratora.
Główna strona nagłówkowa projektowania obiegu pracy

Tworzenie obiegu pracy składa się z definiowania następujących informacji:

  • Informacje na temat obiegu pracy — zdefiniowanie obiegu pracy, w tym nadanie mu nazwy, wprowadzenie własnych instrukcji dotyczących korzystających z niego nadawców i przyznanie uprawnień do jego używania.
  • Informacje o umowie — zdefiniowanie i dostosowanie informacji o umowie, które mają być wyświetlane na stronie Wyślij.
  • Odbiorcy — utworzenie przekierowania poprzez dodanie odbiorców (sygnatariuszy oraz osób zatwierdzających) w żądanej kolejności podpisywania.
  • Wiadomości e-mail — określenie wiadomości e-mail, które mają zostać wysłane do różnych użytkowników na różnych etapach procesu podpisywania.
  • Dokumenty — określenie, który dokumenty mają zostać zawarte w obiegu pracy.
  • Pola danych wejściowych nadawcy — zdefiniowanie pól, których nadawcy mogą użyć do wprowadzania danych podczas wysyłania umowy. Wysyłane dane wejściowe są scalane z umową przed jej wysyłką do osób zatwierdzających i do sygnatariuszy.

Pola wymagane są oznaczone czerwoną gwiazdką.

Uwaga:

Ustawienia i właściwości zdefiniowane w niestandardowym obiegu pracy zastępują ustawienia na poziomie grupy/konta. Dotyczy to każdego konfigurowalnego elementu obiegu pracy.

Jeśli na przykład ustawienie wygaśnięcia dokumentu na poziomie grupy wynosi pięć dni, a szablon obiegu pracy określa trzydniowy termin zakończenia, umowa wygaśnie za trzy dni.

  1. Zostanie otwarte narzędzie Projektowanie obiegu pracy i wyświetli się panel Informacje o obiegu pracy:

    Informacje o obiegu pracy

    Na stronie Informacje o obiegu pracy wprowadź następujące informacje:

    • Nazwa obiegu pracy — wprowadź nazwę dla obiegu pracy. Ta nazwa jest wyświetlana na banerze narzędzia Projektowanie obiegu pracy, w menu rozwijanym Użyj obiegu pracy na stronie głównej oraz w górnej części strony Wyślij, gdy obieg pracy jest używany do wysyłania umowy. 
    • Instrukcje dla nadawcy — wprowadź instrukcje korzystania z obiegu pracy. Te instrukcje są wyświetlane w górnej części strony Wyślij, gdy obieg pracy jest używany do wysyłania umowy.
    Uwaga:

    Instrukcje można dodawać z wykorzystaniem znaczników HTML. Następujące znaczniki html i ich atrybuty mogą być używane w sekcji instrukcji: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src=”pełna ścieżka”>, and <a href=”pełna ścieżka”>.

    Jeśli planowane jest użycie ścieżek src albo href, ścieżki muszą znajdować się na dozwolonej liście. Prosimy o przesłanie adresów URL do zespołu obsługi klienta.

    • Kto może używać tego obiegu pracy — określanie, kto może korzystać z tego obiegu pracy. Dostępne są następujące opcje:
      • Tylko ja — obieg pracy jest dostępny tylko dla twórcy obiegu pracy.
        • Opcja „Tylko ja” jest dostępna tylko wtedy, gdy dostęp do niestandardowych obiegów pracy zostanie przyznany wszystkim użytkownikom.
        • Użytkownicy, którzy mają dostęp do wielu grup, mają możliwość wyboru grupy, dla której obieg pracy jest udostępniany.
      • Wybrana grupa — pole rozwijane, które wyświetla wszystkie grupy, do których twórca ma dostęp.
        • Gdy dla konta jest włączona opcja Użytkownicy w wielu grupach, użytkownicy mogą tworzyć obiegi pracy dla dowolnej grupy, do której należą.
        • Obiegi pracy mogą być skojarzone tylko z jedną grupą. Selektor grup na stronie Wyślij jest pomijany.
          • Jeśli wiele grup wymaga dostępu do obiegu pracy, wykonaj testowanie obiegu pracy, a następnie sklonuj kopię obiegu pracy dla każdej grupy, która wymaga dostępu.
        • Jeśli wybrana jest grupa, każdy użytkownik będący członkiem tej grupy ma dostęp do obiegu pracy.
          • Jeśli wszyscy użytkownicy otrzymają niestandardowy dostęp do obiegu pracy, inni użytkownicy będą mieli możliwość sklonowania umowy i utworzenia własnej wersji obiegu pracy.
        • Administratorzy na poziomie grupy mają uprawnienia do edytowania każdego obiegu pracy udostępnionego grupie, w której mają uprawnienia administracyjne. (Administratorzy konta mają również uprawnienia do edytowania udostępnionych obiegów pracy grupy, ponieważ mają uprawnienia we wszystkich grupach.)
      • Dowolny użytkownik w mojej organizacji — każdy użytkownik konta Acrobat Sign może korzystać z obiegu pracy.
        • Obiegi pracy na poziomie konta można wysyłać z dowolnej grupy, do której należy nadawca.
        • Administratorzy na poziomie konta mogą edytować każdy przepływ pracy udostępniony na poziomie organizacji.

     

    Poniżej znajdują się przykładowe informacje o obiegu pracy:

    Przykładowe informacje o obiegu pracy

  1. Kliknij pozycję Informacje o umowie po lewej stronie.

    Karta Informacje o umowie

    Uwaga:

    Niektóre etykiety pól są edytowalne, co sygnalizuje ikona ołówka .

    Wybranie ikony ołówka umożliwia wprowadzenie niestandardowej etykiety wyświetlanej na stronie Wyślij, gdy obieg pracy jest używany do tworzenia umowy. Pozwala to na zmianę nazw pól, aby używać wewnętrznej terminologii, z którą użytkownicy są lepiej obeznani. Niestandardowe etykiety mają limit 100 znaków.

    Aby przywrócić oryginalną etykietę, wybierz ikonę odwrócenia .

    Na przykład Nazwa umowy można zmienić na Nazwa kontraktu:

  2. Zdefiniuj informacje o umowie, które powinny zostać wypełnione na stronie Wyślij:

    • Nazwa umowy — wprowadź nazwę umowy. Ta nazwa jest wyświetlana na stronie Wyślij, gdy obieg pracy jest używany do wysyłania umowy, oraz w nagłówku wiadomości e-mail „Proszę podpisz/zatwierdź”.
    • Wiadomość — wpisz wiadomość dla odbiorców. Ta wiadomość pojawi się na stronie Wyślij, jeśli obieg pracy zostanie użyty do wysłania umowy.
    • DW — jeśli zachodzi taka potrzeba, wprowadź adresy e-mail osób, do wiadomości których chcesz wysłać kopie. Adresy e-mail muszą być oddzielone przecinkiem lub średnikiem.
      • Minimum — określ minimalną liczbę adresów e-mail, do których można wysłać kopię DW.
      • Maksimum — określ maksymalną liczbę adresów e-mail, do których można wysłać kopię DW.
      • Edytowalne — włącz tę opcję, aby zezwolić nadawcom na edytowanie adresów na stronie Wyślij, na które mają zostać wysłane kopie DW obiegu pracy.
    • Język odbiorcy — nadawca może użyć tej opcji, aby ustawić język odbiorcy.  To ustawienie określa, czy na stronie Wyślij, wyświetlany jest selektor języka, a jeśli tak, jaki domyślny język powinien zostać wyświetlony.
      • Jeżeli wybrano Nie pokazuj selektora języka, zostanie użyty domyślny język odbiorcy zdefiniowany na poziomie konta/grupy.
    • Opcje wysyłania
      • Ustaw hasło, aby otworzyć pobrany plik PDF — włącz tę opcję, aby umożliwić nadawcy określenie hasła dla pobranego pliku PDF.
        • Wymagane — włącz tę opcję, aby zawsze żądać podania hasła przy pobieraniu pliku PDF. Jeśli ta opcja jest włączona, nadawcy nie mogą jej wyłączyć na stronie Wyślij i muszą podać hasło.
      • Termin sfinalizowania — włącz tę opcję, aby umożliwić określanie ostatecznego terminu sfinalizowania na stronie Wyślij.
        • dni do sfinalizowania umowy — wybierz domyślną liczbę dni, w ciągu której odbiorcy muszą zakończyć proces podpisywania. Podana liczba dni jest zawsze edytowalna na stronie Wyślij.
      • Zezwól na tworzenie dokumentów przed wysłaniem — włącz tę opcję, aby zezwolić nadawcom na modyfikowanie pól formularza dokumentu w środowisku sposobu tworzenia za pomocą opcji Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu na stronie Wyślij.
        • Włącz tworzenie domyślne — włącz tę opcję, aby automatycznie włączyć opcję Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu na stronie Wyślij.

     

    Poniżej znajdują się przykładowe informacje o umowie:

  1. Kliknij pozycję Odbiorcy po lewej stronie, aby przejść do sekcji Wysyłanie do odbiorców.

    Karta Odbiorcy

  2. W sekcji Wysyłanie do odbiorców można dostosować odbiorców i kolejność przekierowywania do własnych wymagań. Można tworzyć bardzo złożone obiegi pracy z szeregowym, równoległym, hybrydowym lub zagnieżdżonym hybrydowym przekierowywaniem.  Poniższe instrukcje podkreślają funkcjonalność dostępną dla opcji Wysyłanie do odbiorców.

    • Aby dodać kolejnego odbiorcę przed lub po istniejącym odbiorcy:
      • Kliknij ikonę dodawania .
      • Wybierz rolę, której chcesz użyć (dostępne będą wszystkie role upoważnione dla danego konta).

     

    • Aby określić równoległe odgałęzienie, kliknij ikonę dodawania nad odbiorcą i wybierz opcję Równoległe odgałęzienie.
    Panel dodawania odbiorcy pokazujący opcję gałęzi równoległej

     

    • Aby usunąć odbiorcę, najedź kursorem na pole odbiorcy, a następnie wybierz ikonę usuwania .
    Odbiorca w obiegu podpisów z podświetloną ikoną Usuń

     

    • Aby dostosować odbiorcę, najedź kursorem na dane pole, a następnie wybierz ikonę edycji .
    Odbiorca w obiegu podpisu z podświetloną ikoną edycji i odsłoniętym profilem odbiorcy

    Podczas edytowania odbiorcy możesz skonfigurować następujące ustawienia:

    • Etykieta odbiorcy — dostosuj etykietę odbiorcy. Można na przykład zmienić domyślną etykietę Odbiorca na Kupujący.
      • Etykiety dla odbiorców muszą być niepowtarzalne w obrębie obiegu pracy.
    • Odbiorca — wprowadź domyślny adres e-mail odbiorcy.
    • Dodaj grupę odbiorców — wybierz ten przycisk, aby dodać grupę odbiorców wielokrotnego użytku z listy dostępnych grup odbiorców.
    • Oznacz jako grupę odbiorców — po zaznaczeniu tej opcji grupa odbiorców zostanie utworzona na podstawie adresów e-mail wymienionych w polu Odbiorca zamiast standardowego wpisu adresu e-mail odbiorcy. Grupa odbiorców może pozostać pusta lub zostać wypełniona jednym lub kilkoma adresami e-mail z pola E-mail (rozdzielonymi przecinkami).
    • Ten odbiorca jest nadawcą — po zaznaczeniu tej opcji nadawca zostanie wprowadzony jako odbiorca.
    • Wymagany — włącz tę opcję, jeśli podpis odbiorcy jest wymagany.
    • Edytowalne — włącz tę opcję, aby zezwolić nadawcy na aktualizowanie adresów e-mail tego odbiorcy na stronie Wyślij.
    • Dodaj wiadomość prywatną — wybierz tę opcję, aby udostępnić odbiorcy prywatną wiadomość. Prywatne wiadomości są wstawiane do wiadomości e-mail odbiorcy (oprócz wiadomości globalnej) i na stronie podpisywania elektronicznego.
    • Rola — aktualizacja roli odbiorcy (podpisujący, zatwierdzający, wypełniający formularz itp.).
    • Uwierzytelnienie — wybieranie, jaki rodzaj uwierzytelnienia tożsamości jest wymagany w przypadku sygnatariusza. Widoczne będą tylko włączone opcje.
      • Uwierzytelnianie jednoskładnikowe: Brak (E-mail), Acrobat Sign, Email OTP.
      • Uwierzytelnianie dwuskładnikowe: Telefon, KBA, Hasło i Identyfikator rządowy.
  3. Nie zapomnij o kliknięciu przycisku Zapisz, aby zapisać zmiany dokonane w konfiguracji odbiorców.

    Poniżej znajdują się przykładowe informacje o odbiorcach i przekierowywaniu, gdzie etykiety dla sygnatariuszy (Nabywca i Kierownik sprzedaży) i osoby zatwierdzającej (Zastępca kierownika sprzedaży) zostały dostosowane.

  1. Kliknij pozycję Wiadomości e-mail po lewej stronie, aby przejść do sekcji Wiadomości e-mail.

    • W sekcji Wiadomości e-mail można kontrolować, które wiadomości e-mail będą wysłane podczas procesu podpisywania/zatwierdzania w oparciu o różnych zdarzenia.
    • Można na przykład określić, że powiadomienia e-mail będą wysyłane do odbiorców i osób określonych dla pola DW, gdy umowa zostanie anulowana. 
    Karta E-mail

  2. Zaznacz pola wyboru dla zdarzeń, w przypadku których chcesz wyzwolić powiadomienie e-mail i Zapisz konfigurację.

  1. Kliknij pozycję Dokumenty po lewej stronie, aby przejść do sekcji Dokumenty.

    Karta Dokumenty

  2. W sekcji Dokumenty można konfigurować następujące ustawienia

    • Tytuł dokumentu — wprowadź tytuł dokumentu. Ten tytuł jest wyświetlany w obszarze Dokumenty na stronie Wyślij.
    • Pliki — kliknij ikonę Dodaj plik , aby załączyć dokument biblioteki szablonów Acrobat Sign. Dokument ten zostanie automatycznie załączony, jeśli do wysyłania zostanie użyty obieg pracy.
      • Jeśli nie zaznaczono żadnego pliku, obieg pracy umożliwia nadawcy podanie pliku przed wysłaniem umowy.
      • Jeśli dokument jest oznaczony jako Wymagany, zostanie dołączony automatycznie do umowy po zainicjowaniu obiegu pracy.
      • Usuń plik — jeżeli załączysz nieprawidłowy plik, możesz kliknąć ikonę usuwania (X) obok nazwy pliku, aby go usunąć.
    • Nazwa dokumentu — wprowadź nazwę, która zidentyfikuje ten dokument dla nadawcy. Nazwa przesyłana do biblioteki dokumentów jest domyślna, ale można ją zastąpić.
    • Wymagany — określa, czy dokument jest wymagany.
    • Dodaj dokument — kliknij przycisk Dodaj dokument, aby dodać wiersze dla dodatkowych dokumentów.
      •  Tytuły dokumentów muszą być unikatowe.
    • Usuń wiersz — kliknij ikonę usuwania wiersza (X), aby usunąć cały wiersz.
    Uwaga:

    Po dołączeniu szablonu Acrobat Sign do obiegu pracy użytkownicy zobaczą tylko szablony przypisane do tej samej grupy co obiegu pracy oraz szablony przypisane do organizacji (szablony na poziomie konta). Wynika to z relacji obiegu pracy (jeden do jednego) z grupami. (I fakt, że szablony na poziomie konta są dziedziczone przez wszystkie grupy)

    Jest to inne działanie niż w przypadku, gdy użytkownik, który ma członkostwo w wielu grupach (jeden do wielu), przegląda swoją bibliotekę Szablon. Ponieważ użytkownik ma dostęp do różnych grup, może przeglądać wszystkie szablony powiązane ze wszystkimi grupami.
    Inaczej jest w przypadku usługi Obieg pracy, której zakres jest ograniczony tylko do jednej grupy.

  3. Poniżej znajduje się przykład skonfigurowanej sekcji Dokumenty:

  1. Kliknij pozycję Pola danych wejściowych nadawcy po lewej stronie, aby przejść do sekcji Pola danych wejściowych nadawcy.

    Pola te są odwzorowywane w polach formularza zdefiniowanych w załączanych dokumentach (w ramach projektowania obiegu pracy lub gdy nadawca prześle plik).

    Nadawca może korzystać z tych pól, aby wstępnie wypełnić zawartość przed wysłaniem umowy do odbiorcy.

  2. Na panelu Pola danych wejściowych nadawcy kliknij pozycję Dodaj pole

    Dodaj pole

    Następnie dla każdego dodanego wiersza można skonfigurować następujące ustawienia:

    • Tytuł pola — wprowadź tytuł pola. Ta wartość zostanie wyświetlona na stronie Wyślij w celach referencyjnych dla nadawcy.
    • Nazwa pola dokumentu — wprowadź nazwę pola dla pola w załączonym dokumencie biblioteki.
      • Wprowadzona nazwa pola musi być zgodna z nazwą pola formularza w dokumencie.
    • Wartość domyślna — wpisz domyślną wartość (jeśli dotyczy).
    • Wymagane — włącz tę opcję, jeśli wartość w tym polu musi zostać wprowadzona przed wysłaniem umowy.
    • Edytowalne — włącz tę opcję, aby umożliwić nadawcy umowy modyfikowanie wartości domyślnej.
    • Kliknij ikonę usuwanie wiersza (X), aby usunąć cały wiersz.

     

    Poniżej znajdują się przykładowe Pola danych wejściowych nadawcy:

Po całkowitym skonfigurowaniu obiegu pracy wybierz opcję Zapisz.

Gdy obieg pracy będzie gotowy do wdrożenia, wybierz przycisk Aktywuj.

Wskazówka:

Zaleca się wybór dla ustawienia Kto może używać tego obiegu pracy wartości Tylko ja podczas testowania obiegu pracy.

Po upewnieniu się, że wszystko jest poprawnie skonfigurowane, zmień wartość ustawienia Kto może używać tego obiegu pracy na produkcyjną i Aktualizuj obieg pracy.

Pomoc dostępna szybciej i łatwiej

Nowy użytkownik?