Omówienie
Można utworzyć formularz internetowy z możliwością podpisania, który będzie osadzany na stronie internetowej (lub wysyłany jako łącze), aby wiele osób mogło łatwo uzyskać dostęp do forum lub dokumentu i utworzenia umowy.
Formularz internetowy można skonfigurować w taki sposób, aby obejmował co najmniej jednego uczestnika, wielu kontrsygnatariuszy oraz wiele stron DW. Przepływ podpisów dla formularza internetowego:
- Umowa jest tworzona po wypełnieniu przez pierwszego uczestnika i weryfikacji jego podpisu/działania.
- Jeśli formularz internetowy umożliwia opcję wielu uczestników, wszyscy uczestnicy wykonują swoje działania dotyczące umowy w kolejności, w jakiej są wymienieni.
- Po wykonaniu czynności przez uczestników kontrsygnatariusze są powiadamiani w kolejności, w jakiej zostali wymienieni.
- Po wypełnieniu umowy wszystkie strony (w tym DW) zostaną powiadomione o wypełnieniu umowie.
Włączanie/wyłączanie dostępu użytkowników do formularzy internetowych
Poziomy usług Business i Enterprise mają opcję konfigurowania dostępu do formularza internetowego i opcji sygnatariusza.
Opcje dostępu do formularza internetowego i sygnatariusza można włączyć lub wyłączyć z poziomu konta lub grupy, wybierając kolejno Konto > Ustawienia konta > Ustawienia ogólne > Formularze internetowe.
Opcje konfiguracji
Formularzy internetowych dotyczy kilka ogólnych ustawień, które obejmują wszystkie umowy w określonej grupie. Jednak praktyczne korzystanie z formularza internetowego często nie polega tylko na wysłaniu umowy bezpośrednio do znanego odbiorcy, a powiązane ustawienia dotyczące uwierzytelniania i opcji poczty e-mail mogą powodować konflikty.
Klienci, którzy włączyli funkcję Użytkownicy w wielu grupach, mogą uznać za przydatne utworzenie nowej grupy z dostosowanymi ustawieniami interfejsu formularza internetowego (np. wewnętrzne formularze internetowe, które wymagają mniej rygorystycznego uwierzytelniania).
Jeśli chodzi o elementy sterowania, które mają bezpośredni wpływ na formularze internetowe, dostępnych jest kilka opcji konfiguracji:
Zaznaczenie tej opcji powoduje wyświetlenie pozycji Publikowanie formularza internetowego na stronie głównej, co umożliwia użytkownikom tworzenie formularzy zgodnie z potrzebą.
Gdy ta opcja jest włączona, do formularza internetowego można dodawać adresy e-mail jako odbiorców DW. W przeciwnym razie opcja dodawania odbiorców DW zostanie usunięta z procesu tworzenia.
Gdy ta opcja jest włączona, w formularzu internetowym Opcje wyświetlane jest łącze Pobierz plik PDF, umożliwiające odbiorcy pobranie pustego formularza internetowego w formie pliku PDF.
Formularze internetowe wymagają, aby każdy uczestnik podał swój adres e-mail, co umożliwia jednoznaczne przypisanie i zatwierdzenie akcji podpisu.
Ustawienie Wymagaj adresu e-mail w bloku podpisu określa, kiedy wiadomość e-mail jest pobierana — w polach samego formularza internetowego czy w nakładce po zakończeniu procesu podpisywania.
Gdy to ustawienie jest włączone, dla każdego sygnatariusza w granicach dokumentu wymagane jest pole Adres e-mail. To pole może być indywidualnie umieszczonym polem E-mail lub wbudowanym polem e-mail dołączonym do bloku podpisu.
System automatycznie umieszcza pole Blok podpisu na dole ostatniej strony dla każdego odbiorcy, który nie ma na dokumencie pola E-mail.
Gdy to ustawienie jest wyłączone, formularz internetowy nie wymaga, aby w granicach formularza znajdowało się pole e-mail. Po złożeniu podpisu odbiorca jest proszony o podanie adresu e-mail za pomocą interfejsu nakładki.
We wszystkich przypadkach wymagane jest pobranie adresu e-mail dla każdego uczestnika.
Gdy włączona jest opcja Wymagaj od sygnatariusza weryfikacji adresu e-mail, odbiorca musi zweryfikować swój podpis przed złożeniem podpisu przez uczestnika.
Uczestnik informowany jest o konieczności weryfikacji swojego podpisu za pomocą przesłanego pocztą elektroniczną łącza:
Raport kontroli wyraźnie wskazuje, że wiadomość e-mail została zweryfikowana:
Gdy opcja Wymagaj od sygnatariusza weryfikacji adresu e-mail jest wyłączona, uczestnik nie musi weryfikować swojego adresu e-mail, aby zakończyć proces podpisywania. Umowa przyjmuje status zakończonej lub przechodzi do następnego uczestnika.
Raport z kontroli dla niezweryfikowanych adresów e-mail wskazuje, że odstąpiono od weryfikacji:
Autentyczność niezweryfikowanych podpisów można podważyć.
Jeśli wyłączono weryfikację e-mail uczestnika i wymagany jest prawnie wiążący podpis, należy upewnić się, że używana jest jakaś forma uwierzytelniania, która identyfikuje unikalną osobę (np. KBA).
Jeśli pierwszy sygnatariusz dołączy dodatkowych uczestników, przed powiadomieniem drugiego uczestnika należy zakończyć weryfikację adresu e-mail (niezależnie od tego ustawienia).
Gdy włączona jest opcja Zezwalaj na dodatkowych uczestników, w interfejsie formularza internetowego dostępne jest łącze Dodaj uczestnika, które umożliwia wstawienie jednego rekordu dodatkowego uczestnika na jedno kliknięcie (maksymalnie 25 dodatkowych uczestników).
Gdy wyłączona jest opcja Zezwalaj na dodatkowych uczestników, interfejs nie zezwala na dodawanie kolejnych uczestników i w formularzach internetowych można dodawać tylko jednego zewnętrznego sygnatariusza
Często zadawane pytania i znane problemy
Tylko kiedy formularz internetowy ma status Wersja robocza.
Po utworzeniu formularza internetowego nie można zaktualizować jego nazwy.
Twórca formularza internetowego zawsze otrzymuje sfinalizowaną umowę (chyba że istnieją ustawienia mające na celu pominięcie powiadomienia).
Jeśli wymagane jest powiadomienie innej strony o podpisaniu umowy z poziomu formularza internetowego, do zapewnienia automatycznego uwzględnienia takiej strony można użyć pola DW.
Po opublikowaniu formularza internetowego kontrsygnatariuszy można edytować tylko na stronie Zarządzaj.
Edytować można tylko adresy e-mail. Nie można zmienić liczby kontrsygnatariuszy.
Jeśli twórca formularza internetowego został dodany do kontrsygnatariuszy formularza internetowego, użytkownika tego nie można edytować
Tak.
Po utworzeniu formularza internetowego można edytować strony DW na stronie Zarządzaj.
Tak.
Szablony w bibliotece Acrobat Sign mogą być używane jako podstawa formularza internetowego poprzez dołączenie ich za pomocą łącza Dodaj pliki.
Pola podpisu elektronicznego nie są obecnie obsługiwane w formularzach internetowych.
Próba zapisania formularza internetowego z podpisem cyfrowym spowoduje wyświetlenie komunikatu o błędzie identyfikującego nieobsługiwane typy pól.
Tak.
Instrukcje dotyczące wyłączania procesu weryfikacji adresu e-mail można znaleźć w sekcji Konfiguracja.
Wyłączenie weryfikacji adresu e-mail nie powoduje usunięcia wymagania dotyczącego podania adresu e-mail przez sygnatariusza.
Jeśli wyłączono uwierzytelnianie e-mail podpisu i wymagany jest prawnie wiążący podpis, należy upewnić się, że używana jest jakaś forma uwierzytelniania, która identyfikuje unikalną osobę (np. KBA, hasło).
Tak.
Adres URL do formularza internetowego jest tylko takim adresem URL, jak każdy inny.
Dodanie adresu URL do formularza internetowego jako hiperłącza nie łączy logicznie żadnej umowy wygenerowanej przez formularz internetowy z umową źródłową.
Dane zebrane w formularzu internetowym są zawarte w identyfikatorze transakcji umowy. Dane nie są wprowadzane w żadnym innym miejscu w systemie Acrobat Sign, a jeśli umowa zostanie całkowicie usunięta, dane są usuwane wraz z nią.
Raportowanie dotyczące formularzy internetowych wiąże się z pobieraniem zawartości z umów w celu wypełnienia raportu, ale dane nie są zapisywane w żadnych nowych lokalizacjach.
Sekcja Aktywność nadrzędnego szablonu formularza internetowego rejestruje główne zdarzenia, takie jak tworzenie, włączanie/wyłączanie i zastępowanie uczestników
Usprawnij pracę z usługą Acrobat Sign
Szybkie i łatwe zarządzanie dokumentami i podpisywanie ich w Internecie.
