Automatyzacja procesów umownych

Zautomatyzuj procesy kontraktowe

Proces zawierania umów biznesowych to system powiązanych ze sobą kroków obejmujący różne etapy — od zainicjowania umowy do końcowych kroków zamknięcia transakcji.Zadania wykonywane podczas różnych etapów umowy są kluczowe dla zarządzania umowami, ale zamiast ręcznie śledzić każde zadanie, można je zautomatyzować, konfigurując przepływy w Adobe Acrobat Sign dla Salesforce.

Procesy są budowane wokół logicznych przepływów i zawierają jedno zdarzenie wyzwalające, co najmniej jeden warunek oraz co najmniej jedną akcję, które mogą następować w czasie rzeczywistym i/lub jako zdarzenie zaplanowane.

Adobe Acrobat Sign dla Salesforce obsługuje następujące dwa typy działań: Update Records i Apex Action.

Zobacz, jak to zrobić:

• Konfiguruj przepływy z „Aktualizuj rekordy" jako typem akcji.
• Konfiguruj przepływy z „Akcja Apex" jako typem akcji.

Konfiguruj przepływy z aktualizacją rekordów

Można użyć typu akcji Aktualizuj rekordy w przepływach Salesforce, aby ustawić pole listy wyboru akcji w tle w rekordzie umowy w celu wywołania akcji.

Adobe Acrobat Sign umożliwia utworzenie nowego procesu, który wyzwala się na podstawie zdarzeń zmiany rekordów, a następnie wywołuje akcję w powiązanej umowie Adobe Acrobat Sign. Można kontrolować, kiedy akcja ma nastąpić (tj. po aktualizacji którego pola w rekordzie głównym) oraz które powiązane umowy są wybierane do akcji.

Typ akcji Aktualizuj rekordy obsługuje następujące akcje: Wyślij, Anuluj, Usuń, Przypomnij i Aktualizuj.

Można tworzyć przepływy akcji Aktualizuj rekordy dla umów Adobe Acrobat Sign, jak pokazano poniżej.

Element Start przepływu „Aktualizuj rekordy" definiuje, kiedy zautomatyzowany przepływ jest wyzwalany do uruchomienia. W oknie dialogowym Konfiguruj start należy określić obiekt Salesforce, którego rekordy powinny wyzwalać przepływ, ustawić, kiedy przepływ ma być wyzwalany, oraz ustawić warunki wejścia dla jednego lub więcej pól.

Akcja w tle Aktualizuj rekordy ustawia akcję w tle do aktualizacji wybranych rekordów spełniających warunek. Aby zmodyfikować akcję w tle Aktualizuj rekordy, można wybrać akcję Aktualizuj rekordy, a następnie wybrać Edytuj element.

W oknie dialogowym Edytuj rekordy aktualizacji:

1. Można wybrać sposób wyszukiwania rekordów przez przepływ.Jeśli chcesz zaktualizować wszystkie rekordy związane z rekordem możliwości, na przykład wybierz Aktualizuj rekordy związane z rekordem możliwości, który uruchomił przepływ, a następnie w obszarze Wybierz powiązane rekordy podaj identyfikator rekordu.
   
   Uwaga: Identyfikator rekordu musi zawierać przestrzeń nazw „echosign_dev1". Obiekt echosign_dev1 jest skojarzony ze standardowymi obiektami Salesforce, takimi jak Account lub Opportunity.Jeśli umowy są powiązane z obiektem niestandardowym, ta nazwa jest unikalna dla organizacji.
2. Ustaw warunki filtra zgodnie z wymaganiami.
3. Określ akcję w tle, przypisując Wartość dla pola „echosign_dev1_Background_Action_c".
4. Wybierz Gotowe.

Konfigurowanie przepływów za pomocą akcji Apex

Można użyć typu Akcja Apex w przepływach Salesforce, aby wywołać metodę wywoływalną dołączoną do pakietu zarządzanego w celu wykonania odpowiedniej akcji. 

Można utwórz nowy proces, który uruchamia się na podstawie zdarzeń zmiany rekordów, a następnie wywołuje akcję na powiązanej umowie Adobe Acrobat Sign.

Akcja Apex obsługuje następujące akcje: Wyślij, Anuluj, Usuń, Przypomnij, Aktualizuj i Wczytaj (szablon).

Adobe Acrobat Sign udostępnia następujące akcje wywoływalne skonfigurowane dla przepływów akcji Apex:

• Anuluj umowę [AgreementCancelInvocableAction]
• Usuń umowę [AgreementDeleteInvocableAction]
  
• Wczytaj szablon umowy [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
• Wyślij umowę [AgreementSendInvocableAction]
• Wyślij przypomnienie o umowie [AgreementRemindInvocableAction]
• Aktualizuj umowę [AgreementUpdateInvocableAction]

Można utworzyć przepływy akcji Apex dla umów Adobe Acrobat Sign, jak pokazano poniżej.

Element Start jest skonfigurowany dla obiektu Salesforce, którego rekordy powinny uruchomić przepływ podczas tworzenia, aktualizowania lub usuwania umów. Można skonfigurować wyzwalacz przepływu i ustawić warunki wejściowe. Na przykład poniższy przepływ akcji Apex jest skonfigurowany tak, aby uruchamiać się, gdy rekord jest aktualizowany pod warunkiem, że etap umowy to Negocjacja/Przegląd.

Element Assignment definiuje zmienne środowiska uruchomieniowego Agreement Template.Musisz utworzyć nowy zasób „Zmienna", który przechowuje wartości do wykorzystania podczas przepływu. W elemencie Zadanie można wybrać zmienną i ustawić wartości za pomocą odpowiedniego operatora.

Można ustawić wiele wartości dla zmiennej. Na przykład ustaw zmienną tak, aby pobierała wartości dla identyfikatora odbiorcy i identyfikatora załącznika za pomocą operatora Add:

myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA

Aby zmienna mogła przyjmować wiele wartości, upewnij się, że włączysz opcję „Zezwalaj na wiele wartości (kolekcja)" w ustawieniach zasobu Zmienna. Aby zweryfikować lub zmienić ustawienia zmiennej:

1. Wybierz , aby otworzyć przybornik.
2. Spośród zmiennych kolekcji wybierz zmienną, którą chcesz zweryfikować lub edytować.
3. W oknie dialogowym Edytuj zmienną sprawdź ustawienia.
4. Aby zmienić ustawienia zmiennej, wybierz
5. W oknie dialogowym Edytuj zmienną zmień ustawienia zgodnie z wymaganiami, a następnie wybierz Gotowe.

Element Akcja Apex definiuje wartości wejściowe dla przepływu umów, jak pokazano poniżej.

• W polu Identyfikator szablonu umowy należy podać identyfikator szablonu umowy, dla której ma zostać ustawiony przepływ. 
• W polu Zmienne środowiska uruchomieniowego szablonu umowy należy wprowadzić zmienną zdefiniowaną za pomocą elementu Zadanie powyżej.

Uwaga: Pole Zmienne środowiska uruchomieniowego szablonu umowy nie przyjmuje wielu wartości.Próba wprowadzenia wielu wartości w formacie oddzielonym przecinkami może spowodować błąd w przepływie.  

• W polu Przetwarzanie asynchroniczne można ustawić wartość jako prawda lub fałsz.
• W polu Identyfikator rekordu głównego należy wprowadzić identyfikator rekordu głównego.

Przepływy Apex Action zapewniają następujące funkcje:

• Obsługuje zaplanowane akcje.
• Obsługuje automatyczne wysyłanie dla szablonów umów, czyli umowy mogą być automatycznie generowane i wysyłane.
• Wszystkie akcje mogą przyjmować wiele żądań w jednym wywołaniu.
• Wszelkie wyjątki są przechwytywane i przechowywane w rekordzie wyników i rejestrowane jako błąd w dzienniku debugowania Apex, co zapobiega blokowaniu wykonania procesu.
• Parametr funkcji Ładowanie szablonu (Przetwarzanie asynchroniczne) kontroluje, czy przetwarzanie szablonu odbywa się w trybie synchronicznym czy asynchronicznym.Wywołujący musi określić, czy ładowanie szablonu powinno działać w trybie synchronicznym czy asynchronicznym.
  • Domyślny proces jest wykonywany w trybie synchronicznym. Większość procesów powinna działać synchronicznie.
  • Jeśli automatyczne wysyłanie jest włączone, proces musi być w trybie synchronicznym.
  • Zauważalnym procesem asynchronicznym może być ładowanie dokumentu z biblioteki Adobe Acrobat Sign.

Przepływy Apex Action mają następujące ograniczenia:

• Kombinacja szablonów z automatycznym wysyłaniem i dokumentów z bibliotek Adobe Acrobat Sign nie jest obsługiwana z powodu ograniczenia w Salesforce, gdzie jeden wątek nie może uruchomić innego wątku.
  
• Dla wszystkich parametrów przekazanych do działania wywoływalnego można odwoływać się tylko do pól wzorca.Nie można podejmować działań na umowach pomocniczych w ramach rekordu głównego.
• Nie obsługuje działań, które zwracają wartość, takich jak pobieranie informacji o dokumencie lub uzyskiwanie adresu URL do podpisywania.