Podręcznik użytkownika Anuluj

Elektroniczna archiwizacja za pomocą usługi eOriginal

Szukaj

Ostatnia aktualizacja 12 sie 2024

Adobe Sign

Otwórz aplikację

Podręcznik Adobe Acrobat Sign

Nowości

Pierwsze kroki

Administrowanie

Przegląd Admin Console
Zarządzanie użytkownikami
1. Dodawanie użytkownika
2. Zbiorcze dodawanie użytkowników
3. Dodawanie użytkowników z katalogu
4. Dodawanie użytkowników z katalogu MS Azure Active
5. Tworzenie użytkowników w oparciu o funkcje
  1. Konta techniczne — oparte na interfejsie API
  2. Konta usług — oparte na obsłudze ręcznej
6. Sprawdzanie pod kątem użytkowników z błędami obsługi
7. Zmiana nazwiska/adresu e-mail
8. Edytowanie członkostwa użytkownika w grupie
9. Edytowanie członkostwa użytkownika w grupie za pomocą interfejsu grupy
10. Awansowanie użytkownika do roli administratora
11. Typy identyfikatorów użytkowników i SSO
12. Przełączanie tożsamości użytkownika
13. Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi MS Azure
14. Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi Google Federation
15. Profile produktowe
16. Funkcja logowania
Ustawienia konta/grupy
1. Przegląd ustawień
2. Ustawienia globalne
  1. Poziom i identyfikator konta
  2. Obiegi pracy samodzielnego podpisywania
  3. Wysyłka zbiorcza
  4. Formularze internetowe
  5. Niestandardowe obiegi pracy wysyłania
  6. Obiegi pracy Power Automate
  7. Dokumenty w bibliotece
  8. Zbieranie danych formularzy za pomocą umów
  9. Ograniczona widoczność dokumentu
  10. Załączanie kopii PDF podpisanej umowy
  11. Dołączanie łączy do wiadomości e-mail
  12. Dołączanie obrazu do wiadomości e-mail
  13. Pliki dołączone do wiadomości e-mail będą nazwane jako:
  14. Załączanie raportu kontroli do dokumentów
  15. Scalanie wielu dokumentów w jeden
  16. Przekaż podpisany dokument
  17. Delegacje dla użytkowników w moim koncie
  18. Zezwalanie odbiorcom zewnętrznym na delegowanie
  19. Upoważnienie do podpisania
  20. Upoważnienie do wysyłania
  21. Uprawnienia do dodawania pieczęci elektronicznych
  22. Ustawianie domyślnej strefy czasowej
  23. Ustawianie domyślnego formatu daty
  24. Użytkownicy w wielu grupach (UMG)
    1. Uaktualnianie do użycia UMG
  25. Uprawnienia administratora grupy
  26. Zastępowanie odbiorcy
  27. Raport kontroli
    1. Omówienie
    2. Zezwalanie na nieuwierzytelniony dostęp na stronie weryfikacji transakcji
    3. Uwzględnianie przypomnień
    4. Uwzględnianie zdarzeń widoku
    5. Uwzględnianie stron umowy / liczby załączników
  28. W komunikatach w produkcie i wskazówkach
  29. Przystępne pliki PDF
  30. Nowy sposób tworzenia
  31. Klient z sektora opieki zdrowotnej
3. Konfiguracja konta
  1. Dodawanie logo
  2. Dostosowywanie nazwy hosta / adresu URL firmy
  3. Dodawanie nazwy firmy
  4. Przekierowanie adresu URL po umowie
4. Preferencje dotyczące podpisu
  1. Dobrze sformatowane podpisy
  2. Zezwalanie odbiorcom na podpisywanie przez
  3. Sygnatariusze mogą zmieniać imiona i nazwiska
  4. Zezwalanie odbiorcom na korzystanie z zapisanych podpisów
  5. Niestandardowe warunki użytkowania i warunki ujawnienia danych klienta
  6. Prowadzenie odbiorców między polami formularza
  7. Odmowa podpisania
  8. Zezwalanie na obiegi pracy stempli
  9. Wymaganie od sygnatariuszy podania stanowiska lub firmy
  10. Zezwalanie sygnatariuszom na wydrukowanie i złożenie podpisu pisemnego
  11. Pokazanie wiadomości podczas składania elektronicznego podpisu
  12. Wymaganie tworzenia przez sygnatariuszy podpisów za pomocą urządzenia mobilnego
  13. Prośba sygnatariuszy o adres IP
  14. Wykluczanie nazwy firmy i stanowiska w stemplach uczestnictwa
5. Podpisy cyfrowe
  1. Omówienie
  2. Pobieranie i podpisywanie za pomocą programu Acrobat
  3. Podpisywanie za pomocą podpisów opartych na chmurze
  4. Dołącz metadane dla dostawców tożsamości
  5. Dostawcy podpisów opartych na chmurze objęci ograniczeniami
6. Pieczęcie elektroniczne
7. Tożsamość cyfrowa
  1. Brama cyfrowej tożsamości
  2. Zasady sprawdzania tożsamości
8. Ustawienia raportu
  1. Nowy sposób raportowania
  2. Klasyczne ustawienia raportu
9. Ustawienia zabezpieczeń
  1. Ustawienia pojedynczego logowania
  2. Ustawienia opcji Pamiętaj mnie
  3. Zasady dotyczące hasła logowania
  4. Siła hasła logowania
  5. Czas trwania sesji internetowej
  6. Typ szyfrowania PDF
  7. API
  8. Dostęp do informacji o użytkowniku i grupie
  9. Dozwolone zakresy IP
  10. Udostępnianie konta
  11. Zezwolenia na udostępnianie konta
  12. Ustawienia udostępniania umów
  13. Weryfikacja tożsamości sygnatariusza
  14. Hasło podpisywania umowy
  15. Siła hasła dokumentu
  16. Blokowanie sygnatariuszy według geolokalizacji
  17. Uwierzytelnianie telefoniczne
  18. Uwierzytelnianie oparte na wiedzy (KBA)
  19. Zezwalanie na wyodrębnianie stron
  20. Wygaśnięcie łącza dokumentu
  21. Przesłanie certyfikatu klienta dla elementów webhook / wywołań zwrotnych
  22. Znacznik czasowy
10. Ustawienia wysyłania
  1. Wyświetlanie strony Wyślij po zalogowaniu
  2. Wymaganie nazwy odbiorcy przy wysyłaniu
  3. Blokowanie wartości nazw dla znanych użytkowników
  4. Dozwolone role odbiorcy
  5. Grupy odbiorców
  6. Wymagane pola
  7. Załączanie dokumentów
  8. Spłaszczenie pola
  9. Modyfikowanie umowy
  10. Nazwa umowy
  11. Języki
  12. Wiadomości prywatne
  13. Dopuszczalne typy podpisu
  14. Przypomnienia
  15. Zabezpieczenie hasłem podpisanego dokumentu
  16. Wyślij powiadomienie o umowie za pośrednictwem
  17. Opcje identyfikacji sygnatariusza
    1. Omówienie
    2. Hasło podpisywania
    3. Hasło jednorazowe w wiadomości e-mail
    4. Uwierzytelnianie Acrobat Sign
    5. Uwierzytelnianie telefoniczne
    6. Podpis cyfrowy oparty na chmurze
    7. Uwierzytelnianie oparte na wiedzy
    8. Dokument tożsamości
    9. Raporty tożsamości sygnatariusza
  18. Ochrona zawartości
  19. Włączanie transakcji Notarize
  20. Wygasanie dokumentu
  21. Wyświetlanie, ustawianie podpisów i dodawanie pól formularza
  22. Kolejność podpisywania
  23. Liquid Mode
  24. Niestandardowe elementy sterujące obiegiem pracy
  25. Opcje przesyłania na stronie podpisu elektronicznego
  26. Przekierowanie na inny adres URL potwierdzenia po podpisaniu
11. Szablony wiadomości
12. Ustawienia Bio-Pharma
  1. Omówienie
  2. Wymuszanie uwierzytelnienia tożsamości
  3. Powody podpisania
13. Integracja obiegu pracy
14. Ustawienia notarializacji
15. Integracja płatności
16. Wiadomości sygnatariusza
17. Ustawienia SAML
  1. Konfiguracja SAML
  2. Instalacja usługi federacyjnej Microsoft Active Directory
  3. Instalacja usługi Okta
  4. Instalacja usługi OneLogin
  5. Instalacja usługi Oracle Identity Federation
18. Zarządzanie danymi
19. Ustawienia znacznika czasowego
20. Archiwum zewnętrzne
21. Języki konta
22. Ustawienia poczty e-mail
  1. Obrazy nagłówka/stopki wiadomości e-mail
  2. Zezwalanie na stopki wiadomości e-mail poszczególnych użytkowników
  3. Dostosowywanie wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie
  4. Dostosowywanie pól Do i DW
  5. Włączanie powiadomień bez łączy
  6. Dostosowywanie szablonów wiadomości e-mail
23. Migracja z domeny echosign.com do adobesign.com
24. Konfiguracja opcji dla odbiorców
Wytyczne dotyczące wymogów regulacyjnych
1. Dostępność
2. HIPAA
3. RODO
4. 21 CFR część 11 i załącznik 11 EudraLex
5. Klienci z sektora opieki zdrowotnej
6. Obsługa IVES
7. Umowy „archiwizowane”
8. Kwestie do rozważenia w UE/Wielkiej Brytanii
Zbiorcze pobieranie umów
Przypisywanie domeny
Łącza zgłaszania nadużycia

Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi

Opcje odbiorcy
1. Anulowanie przypomnienia e-mail
2. Opcje na stronie podpisu elektronicznego
Wysyłanie umów
Tworzenie pól w dokumentach
1. Środowisko tworzenia w aplikacji
2. Tworzenie formularzy ze znacznikami tekstowymi
3. Tworzenie formularzy przy pomocy programu Acrobat (AcroForm)
  1. Tworzenie formularzy AcroForm
  2. Tworzenie dostępnych dokumentów PDF
4. Pola
5. Tworzenie często zadawanych pytań
Podpisywanie umów
Zarządzaj umowami
Raport kontroli
Raportowanie i eksportowanie danych
1. Omówienie
2. Udzielanie użytkownikom dostępu do raportowania
3. Wykresy raportu
4. Eksport danych
5. Zmiana nazwy raportu/eksportu
6. Powielanie raportu/eksportu
7. Planowanie raportu/eksportu
8. Usuwanie raportu/eksportu
9. Sprawdzanie użycia transakcji

Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy

Formularze internetowe
Szablony wielokrotnego użytku (Szablony biblioteki)
Przenoszenie własności formularzy internetowych i szablonów bibliotek
Obiegi pracy Power Automate
1. Przegląd integracji Power Automate i dołączonych uprawnień
2. Włączanie integracji usługi Power Automate
3. Akcje kontekstowe na stronie Zarządzaj
4. Śledzenie wykorzystania pakietu Power Automate
5. Tworzenie nowego obiegu (przykłady)
6. Aktywatory używane dla obiegów
7. Importowanie obiegów spoza Acrobat Sign
8. Zarządzanie obiegami
9. Edycja obiegów
10. Udostępnianie obiegów
11. Wyłączanie lub włączanie obiegów
12. Usuwanie obiegów
13. Przydatne szablony
  1. Tylko administrator
  2. Archiwizacja umowy
    1. Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze SharePoint
    2. Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze OneDrive dla firm
    3. Zapisywanie ukończonych dokumentów na Dysku Google
    4. Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze DropBox
    5. Zapisywanie ukończonych dokumentów w Box
  3. Archiwizacja umowy formularza internetowego
    1. Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w bibliotece SharePoint
    2. Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w usłudze OneDrive dla firm
    3. Zapisywanie ukończonych dokumentów na dysku Google
    4. Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w usłudze Box
  4. Wyodrębnianie danych umowy
    1. Wyodrębnianie danych pól formularza z podpisanego dokumentu i aktualizowanie arkusza Excel
  5. Powiadomienia o umowach
    1. Wysyłanie niestandardowych powiadomień mailowych z zawartością umowy i podpisaną umową
    2. Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w kanale usługi Teams
    3. Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w usłudze Slack
    4. Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w usłudze Webex
  6. Generowanie umów
    1. Wygenerowanie dokumentu z formularza Power App i szablonu Word, wysłanie do podpisu
    2. Wygenerowanie umowy z szablonu programu Word w usłudze OneDrive i uzyskanie podpisu
    3. Wygenerowanie umowy dla wybranego wiersza programu Excel, wysłanie do recenzji i podpisu
Niestandardowe obiegi pracy wysyłania
Udostępnianie użytkowników i umów
1. Udostępnianie użytkownika
2. Udostępnianie umów

Integracja z innymi produktami

Programista Acrobat Sign

Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów

Archiwizacja dokumentów Adobe Acrobat Sign za pomocą usług eOriginal

Cyfrowe zarządzanie dokumentami i ich ochrona

Adobe Acrobat Sign współpracuje z usługą eOriginal, aby zapewnić organizacjom zgodność z wymaganiami prawnymi poprzez archiwizację ważnych, podpisanych dokumentów w bezpiecznym cyfrowym archiwum. Po podpisaniu dokumentu usługa eOriginal może bezpiecznie go zarchiwizować, stosując najwyższe poziomy zabezpieczeń i zgodności w całkowicie cyfrowym środowisku. Organizacje mogą wybrać archiwizację wszystkich dokumentów na danym koncie, wszystkich dokumentów zainicjowanych przez daną grupę (lub podgrupę użytkowników) albo poszczególnych dokumentów.

Po utworzeniu dokumentu oryginalny dokument, który jest przesłany do usługi Acrobat Sign, jest uznawany za autorytatywną kopię umowy. Autorytatywna kopia pozostaje na serwerach Adobe przez cały cykl podpisywania. Po zakończeniu cyklu podpisywania autorytatywna kopia jest archiwizowana w usłudze eOriginal i dokument staje się instrumentem prawnym. Kopia PDF dokumentu pozostaje w usłudze Acrobat Sign, ale oznaczona jest znakiem wodnym „Copy of Original” (Kopia oryginału), aby zaznaczyć, że kopia archiwizowana w usłudze eOriginal jest jedyną autentyczną wersją dokumentu:

Jak działa archiwizacja

Po zakończeniu cyklu podpisywania każda transakcja z włączoną opcją archiwizacji uruchamia usługę eOriginal, aby zainicjować transfer autorytatywnej kopii. Jest to asynchroniczny proces (wywołanie-i-odpowiedź), w którym usługa archiwizacji prosi o informacje od usługi Acrobat Sign po otrzymaniu powiadomienia, a usługa Acrobat Sign dostarcza żądanych treści.

Te sekwencyjne żądania odbywają się niemal w czasie rzeczywistym i zapewniają przechowywanie autorytatywnej kopii w usłudze archiwizacji po zakończeniu procesu podpisywania.

Po złożeniu końcowego podpisu pojawią się następujące kroki w prezentowanej kolejności:

Raport kontroli zostanie zaktualizowany o zdarzenie „Dokument gotowy do zarchiwizowania”.
- Ponieważ raport kontroli musi zostać zakończony, gdy umowa osiąga stan końcowy, a proces archiwizacji występuje dopiero po zakończeniu procesu podpisywania, nie można uaktualnić raportu kontroli, aby wskazać ukończony proces archiwizacji. Zakończenie procesu archiwizacji wskazuje historia zdarzeń transakcji (przechowywana na serwerach Acrobat Sign).
Dokument i wszystkie powiązane obrazy są oznaczone znakiem wodnym.
- Jedna kopia bez znaku wodnego zostaje zachowana do ostatecznego przesłania do dostawcy usług archiwizacji elektronicznej.
- Na tym etapie tylko dostawca usług archiwizacji elektronicznej może pobrać wersję bez znaku wodnego za pomocą zweryfikowanego tokena dostępu.
Gdy dokument jest gotowy do archiwizacji, usługa archiwizacji otrzymuje stosowne powiadomienie w formie wywołania zwrotnego.
- Usługa Acrobat Sign przesyła do usługi archiwizacji żądany identyfikator dokumentu, zwany Document Capability Key (Klucz zdolności dokumentu).
Usługa archiwizacji żąda rejestru kontrolnego dokumentu, aby utworzyć profil dokumentu.
Usługa Acrobat Sign udostępnia rejestr kontrolny.
- Rejestr kontrolny zawiera kompletny zapis zdarzeń procesu podpisywania, w tym tożsamość sygnatariuszy, datę i czas każdego zdarzenia, adres IP, lokalizację informacji (jeśli dostępne).
Usługa archiwizacji żąda dokumentu bez znaku wodnego.
Dokument pozbawiony znaku wodnego dla usługi archiwizacji dostarcza usługa Acrobat Sign.
Usługa archiwizacji potwierdza otrzymanie dokumentu, wysyłając powiadomienie do usługi Acrobat Sign z informacją o zakończeniu procesu archiwizacji.
Kopia ostatecznej wersji umowy bez znaku wodnego zostaje usunięta z systemu usługi Acrobat Sign.

Uwaga:

Usługa archiwizacji obejmuje wyłącznie ostateczną (autorytatywną) kopię dokumentu oraz powiązane obrazy.

Tymczasowe wersje dokumentu (przed ostatnim podpisem) nie są częścią procesu archiwizacji.

Nieoficjalne wersje pozostają na serwerach Acrobat Sign w stanie bez znaku wodnego, chyba że zostaną usunięte w wyniku innego procesu (np. zakończenia okresu przechowywania lub podjęcia działania w ramach RODO).

Diagram przedstawiający proces archiwizacji elektronicznej

Na tym etapie usługa Acrobat Sign przechowuje tylko kopię gotowego dokumentu ze znakiem wodnym. Obrazy miniatur (wyświetlane w usłudze Acrobat Sign) również są oznaczone znakami wodnymi, aby zapewnić, że usługa archiwizacji ma tylko jedną wersję bez znaku wodnego.

Po zarchiwizowaniu dokumentu firma Adobe nie przechowuje już żadnych kopii gotowego dokumentu bez znaku wodnego.

Sposób konfigurowania przez użytkowników umowy, która ma być zarchiwizowana

Opcja konfiguracji umowy do zarchiwizowania jest widoczna tylko dla użytkowników po zakończeniu konfiguracji usługi na koncie.

Użytkownicy mogą decydować, czy umowa ma być zarchiwizowana, zaznaczając lub usuwając zaznaczenie opcji Przechowaj tę umowę w sekcji Ustawienia umowy interfejsu konfiguracji umowy (opcje w wersji klasycznej).

Wartość domyślna dla opcji Przechowaj tę umowę jest zdefiniowana w konfiguracji usługi. Obsługa funkcji Acrobat Sign może w razie potrzeby pomóc w zmianie wartości.

Strona Poproś o podpis wyróżniająca ustawienie „Przechowaj tę umowę” w stanie włączonym.

Uwaga:

Modyfikowanie umowy oznaczonej do zarchiwizowania można wykonać tylko w klasycznym środowisku strony Wyślij. Umowy pierwotnie utworzone w wersji Poproś o umowę wczytują klasyczną stronę Wyślij, jeśli zostały otwarte do modyfikacji.

Modyfikacja umowy oznaczonej do zarchiwizowania w nowym środowisku Poproś o podpis zostanie wprowadzona na nowej stronie Poproś o podpis w nadchodzącym wydaniu.