Руководство пользователя Отмена

Обзор пакетной отправки

 

Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign

Новые возможности

Начало работы

Администрирование

Отправка, подписание соглашений и управление ими

Расширенные возможности и рабочие процессы для работы с соглашениями

Интеграция с другими продуктами

Разработчик Acrobat Sign

Поддержка и устранение неполадок

Обзор пакетной отправки

Функция Пакетная отправка (SiB)  позволяет пользователям создать одноразовый «родительский» шаблон соглашения и предоставить список получателей. «Дочернее» соглашение создается для каждой записи получателя после выполнения транзакции Пакетная отправка. Может выполняться до 1000 дочерних транзакций. Все дочерние соглашения являются отдельными соглашениями, а также автономными в той же мере, в какой и другие соглашения.

Но поскольку все дочерние соглашения создаются на основе одного родительского шаблона, пользователи могут просмотреть родительскую транзакцию Пакетная отправка на странице Управление и увидеть общий статус дочерних соглашений.

Список записей получателей можно добавить в шаблон двумя способами:

  • Вручную. В этом случае отправитель вручную вводит (или вставляет) адреса электронной почты пользователей. 
    • Этот параметр ограничивает число получателей до одного внешнего получателя.
    • Отправитель может быть включен в список дополнительных получателей после добавления подписи внешним получателем. 
  • Добавление файла с разделителями запятыми (CSV). Файл CSV — это электронная таблица, в которой каждая строка является записью получателя, а различные столбцы определяют свойства соглашения, доступные для персонализации в соответствии с требованиями получателей соглашения. Это позволяет отправителю получить более широкий контроль над настройкой соглашения для получателей. Преимущества метода CSV-файла:
    • Возможность добавить несколько получателей (до 100 на каждый документ).
    • Персонализация для каждого получателя:
      • Имя получателя
      • Роль
      • Метод аутентификации
      • Личное сообщение для получателя
    • Настройки на уровне соглашения:
      • Название соглашения
      • Локализация
      • Глобальное сообщение соглашения
      • Срок действия
      • Последовательность подписания
    • Пользовательские поля объединения, в которых CSV-файл вставляет значение в поле соглашения, позволяя добавлять в соглашение сведения о конкретном получателе, например адрес, список продуктов или сервисов, цены и скидки.

Доступность

Пакетная отправка доступна для планов лицензирования Acrobat Pro и Решения Acrobat Sign.

Диапазон настроек

Элементы управления для пакетной отправки могут быть включены на уровне учетной записи и группы.

Отчеты для пакетной отправки

Есть несколько способов создать данные отчета для документов, включенных в пакетную отправку. Используемый параметр зависит от типа информации, которую необходимо собрать.

Все отчеты, явным образом связанные с родительским объектом, отправляемым с помощью функции Пакетная отправка, можно просмотреть на странице Управление, выбрав фильтр Пакетные отправки и открыв конкретный родительский шаблон пакетной отправки, который хотите просмотреть.

Чтобы просмотреть базовую скорость выполнения или детально изучить отдельный документ, откройте список «Действия» и выберите сводную таблицу по документам.

Предназначенную для печати таблицу со всеми дочерними документами можно создать с помощью операции Просмотр отчета о действиях.

Определение документа на основе CSV, а также полный ввод на уровне полей для каждого получателя можно просмотреть с помощью операции Загрузка данных полей формы.

В стандартной среде отчетов можно создавать предназначенные для печати диаграммы и графики и получать данные на уровне полей в формате CSV.

Загрузка всех завершенных дочерних соглашений на странице Управление

После выполнения транзакции Пакетная отправка и появления первых завершенных дочерних соглашений отправитель может загрузить все завершенные соглашения, связанные с родительской транзакцией, на странице Управление.

При запуске загрузки загружаются только соглашения со статусом Завершено. Отмененные и отклоненные соглашения, а также соглашения со статусом «Срок действия истек» и «Выполняется» не загружаются.
Можно загрузить до 1,5 ГБ данных в рамках одного запроса.

Страница «Управление» с транзакцией «Пакетная отправка» и выделенным действием «Загрузить завершенные соглашения».

В результате загрузки в локальной системе соответствующего пользователя появится ZIP-файл. Имя файла — это имя транзакции Пакетная отправка с добавленным в конце номером транзакции.

Завершенные соглашения будут внутри ZIP-файла. Имя каждого файла зависит от идентификатора транзакции отдельного дочернего соглашения. Отчеты об аудите не прикрепляются при загрузке со страницы Управление, но их можно запросить, если загрузка инициирована через API.

Пример ZIP-файла с выделенным именем и вставкой фактических файлов PDF в ZIP-файл.

Примечание.
  • Во время загрузки не переходите на другой экран и не выполняйте никаких действий (это приведет к отмене загрузки).
  • Если загрузка выполняется дольше шести минут, она автоматически отменяется. Попробуйте перезапустить загрузку как минимум один раз. Если ошибка повторяется, необходимо загружать каждый элемент отдельно.
  • В настоящее время для загруженных соглашений отчеты не создаются. Если какие-то соглашения не загрузились, попробуйте снова запустить процесс загрузки.

Рекомендации

Используйте проверенные шаблоны для базовых документов. Это особенно важно при наличии нескольких получателей. Несколько этапов тестирования на уровне полей для правильного назначения полей, а захват правильного содержимого с полезными проверками занимает значительно меньше времени, чем отмена сотен отдельных соглашений.

При создании шаблонов используйте понятные имена полей, чтобы в отчете отображались понятные заголовки столбцов. 

Рекомендации по настройке в отношении вопроса Управление данными

В функции «Пакетная отправка» есть свойство «сведение», которое определяет количество уведомлений, получаемое отправителем с учетом количества дочерних соглашений, созданных шаблоном SiB. Значение по умолчанию — три. Это означает, что отправитель получает уведомление только при создании трех или менее дочерних соглашений. Настройка сведения не видна клиентам, поэтому ее можно изменить с помощью службы поддержки Acrobat Sign.

Управление данными определяет, как скоро соглашение будет удалено из системы Acrobat Sign после того, как он получит окончательное состояние («Завершено», «Отменено» или «Просрочено»).

Клиентам, которые должны взаимодействовать с завершенными соглашениями, отправленными с помощью пакетной отправки, может понадобиться увеличение значения сведения (возможно, до значения «неограниченное»). Это позволит обеспечить получение уведомлений о завершенных дочерних соглашениях перед их автоматическим удалением из системы в соответствии с управлением данных.

Совет.

Стоит изучить интеграцию Power Automate для автоматизации любых действий, выполняемых после завершения работы над соглашением, чтобы снизить количество операций выполняемых пользователями вручную, и не допустить возможности не применения к соглашению правил управления данными.

Важная информация

  • Новый интерфейс Пакетная отправка все еще на стадии разработки и в предстоящих выпусках ожидается добавление новых возможностей (например, дополнительные методы аутентификации, получатели копии и напоминания, определяемые соглашением).
  • Параметр Отправитель подписывает первым есть в классической версии пакетной отправки, но в данный момент его нет в новой, однако в предстоящих выпусках планируется добавление этого параметра для ручного процесса. Заказчики, использующие метод добавления CSV, должны добавить отправителя в файл CSV в качестве получателя в каждой записи, которую необходимо подписать отправителю.
  • При изменении поля выбора группы логотип на экране отправителя не изменяется. В последующих сообщениях электронной почты и в процессе подписания будет использоваться правильный логотип группы, из которой отправляется соглашение.
  • Отмена всех дочерних документов транзакции Пакетная отправка на уровне (родительского) шаблона возможна, только если дочерние соглашения не подписаны. Если какие-либо дочерние соглашения подписаны, действие Отмена удаляется из интерфейса шаблона, а существующие соглашения должны быть отменены на уровне соглашения. 
  • Параметр файла CSV содержит много дополнительных полей, но требуется только адрес электронной почты. Изучение процесса CSV позволит сделать более расширенные параметры полей (например, поля объединения) менее сложными и открыть более ценные возможности, которые предлагает файл CSV.

Получайте помощь быстрее и проще

Новый пользователь?