Копирование и редактирование общего шаблона

Поиск

Последнее обновление Apr 06, 2022 06:27:09 AM GMT

В библиотеке шаблонов Adobe Acrobat Sign представлены три налоговых документа США в качестве примера создания форм. Они полностью действительные и функциональные, но недоступны для редактирования пользователями, поскольку являются общими для всех учетных записей. В данной статье описывается процедура сохранения шаблона Acrobat Sign в личную библиотеку для последующего редактирования полей (при необходимости) и отправки в локальную учетную запись. Этот процесс основан на использовании шаблонов полей форм, поэтому он доступен только для уровней обслуживания «Команды», «Бизнес» и «Организация».

Обзор

Создание копии шаблона из библиотеки занимает 2–3 минуты. В результате пользователь получает редактируемую версию документа.

Перед тем как начать описанную ниже процедуру, рекомендуется загрузить с веб-сайта IRS.gov версию формы IRS в формате PDF, которая впоследствии будет скопирована. Правительственные органы регулярно изменяют эти формы, поэтому необходимо убедиться, что вы работаете с последней версией.

После загрузки формы PDF процедуру можно выполнить за два простых шага.

Скопируйте шаблон путем отправки документа.
Измените свойства шаблона, чтобы обеспечить доступ к документу для других пользователей (необязательно).

Кроме того, в конце статьи описываются действия по отправке новой версии базовой формы и применению наложения полей к форме.

Внимание.

Для учетных записей, использующих API-интерфейсы, необходимо иметь в виду, что у каждого шаблона свой идентификатор documentID, поэтому при копировании шаблона из библиотеки Acrobat Sign необходимо обновить documentID в вызовах API-интерфейса, чтобы использовать новую копию.

Копирование шаблона

Чтобы скопировать шаблон, необходимо отправить документ с помощью существующего шаблона Acrobat Sign через среду авторинга, при этом сохранив копию.

Перейдите на страницу Отправка в Acrobat Sign и начните работу с документом.
Выберите двух получателей документа.
- Эти получатели могут быть недействительными, поскольку подписание документа не требуется (требуется только копия).
- Документ будет отправлен, поэтому рекомендуется указать несуществующий адрес электронной почты.
  
  Например: noreply@myDomain.dom
Примечание.

Необходимо указать двух получателей, поскольку копируемый шаблон содержит поля для двух получателей. Если для документа указан только один получатель, то можно будет импортировать поля только для первого получателя.
Прикрепите шаблон Acrobat Sign, который требуется скопировать.
- Прикрепляйте шаблоны по одному.
- В примере внизу используется шаблон I-9, однако процедура является одинаковой для всех шаблонов.
Установите флажок Предпросмотр и добавление полей подписи, затем нажмите Далее.
- Откроется среда авторинга с формой.
В открытой среде авторинга можно выполнить следующие действия:
- Установите флажок Сохранение в библиотеке документов.
- Нажмите кнопку Отправить.
Появится запрос о присвоении имени новому шаблону, который будет сохранен в личную библиотеку документов.
- Можно сохранить имя или изменить его на любое другое.
- После указания имени шаблона нажмите кнопку Сохранить и отправить.
После нажатия кнопки Сохранить и отправить документ будет сохранен в качестве документа в личной библиотеке.
- Документ также будет отправлен на подпись. Это не будет иметь значения, если пользователь указал «безопасные» адреса электронной почты.

Обновление свойств шаблона

Копия формы теперь существует в личной библиотеке пользователя, однако чтобы разрешить использовать ее другим пользователям, необходимо расширить доступ к ней.

Нажмите ссылку Управление в верхней части окна, чтобы открыть страницу Управление.

Две новых записи будут отображены на странице «Управление»:
- Фиктивный отправленный документ в разделе Отправлено на подпись.
- Шаблон документа в разделе Шаблоны библиотеки.
Примечание.

На этом этапе рекомендуется отменить и удалить фиктивный документ, который был использован для копирования шаблона.
Нажмите ссылку Редактировать шаблон для шаблона документа.
- Откроется среда авторинга.
После открытия среды авторинга разверните раздел Свойства шаблона в правом верхнем углу окна.

В этом разделе доступны следующие функции:
- Переименовать шаблон
- Изменить «ТИП ШАБЛОНА» (рекомендуется выбрать значение Оба)
- Изменить область доступа («ИСПОЛЬЗУЕТСЯ») для группы или всей организации (при необходимости)
Нажмите Сохранить, чтобы сохранить измененные свойства шаблона.
- Откроется страница «Успешно» с указанием того, что шаблон был успешно сохранен.

Поздравляем! Шаблон Acrobat Sign был скопирован в личную учетную запись!

Создание другой версии документа с помощью существующего наложения полей

Если клиентам необходимо отправить новую версию формы (поскольку формы регулярно изменяются), можно быстро создать новый шаблон документа и применить наложение полей из существующего шаблона.

Для этого требуется выполнить два действия:

Отправить новую форму
Применить наложение полей

Для этого необходимо иметь копию версии документа, к которой требуется применить наложение полей. Документы IRS можно получить на веб-сайте IRS.gov.

Пользователь также должен быть владельцем шаблона, который требуется использовать для наложения полей в новой форме.

Отправка формы

Перейдите на главную страницу в Acrobat Sign.
Нажмите кнопку Создание шаблона для многократного использования.
- Откроется страница Создание шаблона библиотеки.
На странице Создание шаблона библиотеки можно выполнить следующие действия:
- Введите Имя шаблона.
  
  Рекомендуется использовать уникальное имя шаблона (имя может быть изменено в дальнейшем).
- Отправьте новый файл, на базе которого создается новый шаблон документа.
- Нажмите кнопку Предпросмотр и добавление полей.
  
  Откроется среда авторинга.

Применить наложение полей

В открытой среде авторинга можно выполнить следующие действия:
- Нажмите раскрывающийся список Шаблоны полей в левом верхнем углу экрана.
- Выберите нужный шаблон.
После выбора шаблона нажмите кнопку Применить.

Документ будет обрабатываться некоторое время (будет применено наложение полей).

После завершения форма будет обновлена и все поля будут применены.
Если структура страницы была похожей (как правило, такими являются формы IRS), размещение полей будет выполнено с почти максимальной точностью.

Однако рекомендуется потратить немного времени и просмотреть шаблон, чтобы убедиться, что поля размещены нужным образом.

Теперь можно настроить поля и их свойства в соответствии с предпочтениями пользователя.

После получения нужного результата нажмите кнопку Сохранить в правом нижнем углу, чтобы сохранить шаблон документа.

После сохранения документа новый шаблон будет добавлен на страницу Управление в разделе Шаблоны.
Протестируйте документ внутри системы, чтобы убедиться, что все работает нужным образом.

Если вы уверены в правильности формы, выполните следующие действия:
- Отредактируйте новый шаблон на странице Управление.
- Установите окончательное Имя шаблона для отображения.
- Измените Свойства шаблона, чтобы предоставить доступ вашей группе или организации.
Примечание.

При необходимости можно изменить Свойства шаблона устаревшей формы, чтобы установить значение доступа Только я. Это позволит сохранить форму в безопасности на случай, если потребуется вернуться к прежнему шаблону.

Вход в учетную запись