Перейдите на страницу Отправка в Acrobat Sign и начните работу с документом.
В библиотеке шаблонов Adobe Acrobat Sign представлены три налоговых документа США в качестве примера создания форм. Они полностью действительные и функциональные, но недоступны для редактирования пользователями, поскольку являются общими для всех учетных записей. В данной статье описывается процедура сохранения шаблона Acrobat Sign в личную библиотеку для последующего редактирования полей (при необходимости) и отправки в локальную учетную запись. Этот процесс основан на использовании шаблонов полей форм, поэтому он доступен только для уровней обслуживания «Команды», «Бизнес» и «Организация».
Обзор
Создание копии шаблона из библиотеки занимает 2–3 минуты. В результате пользователь получает редактируемую версию документа.
Перед тем как начать описанную ниже процедуру, рекомендуется загрузить с веб-сайта IRS.gov версию формы IRS в формате PDF, которая впоследствии будет скопирована. Правительственные органы регулярно изменяют эти формы, поэтому необходимо убедиться, что вы работаете с последней версией.
После загрузки формы PDF процедуру можно выполнить за два простых шага.
- Скопируйте шаблон путем отправки документа.
- Измените свойства шаблона, чтобы обеспечить доступ к документу для других пользователей (необязательно).
Кроме того, в конце статьи описываются действия по отправке новой версии базовой формы и применению наложения полей к форме.
Для учетных записей, использующих API-интерфейсы, необходимо иметь в виду, что у каждого шаблона свой идентификатор documentID, поэтому при копировании шаблона из библиотеки Acrobat Sign необходимо обновить documentID в вызовах API-интерфейса, чтобы использовать новую копию.
Копирование шаблона
Чтобы скопировать шаблон, необходимо отправить документ с помощью существующего шаблона Acrobat Sign через среду авторинга, при этом сохранив копию.
-
-
Выберите двух получателей документа.
- Эти получатели могут быть недействительными, поскольку подписание документа не требуется (требуется только копия).
- Документ будет отправлен, поэтому рекомендуется указать несуществующий адрес электронной почты.
- Например: noreply@myDomain.dom
Примечание.Необходимо указать двух получателей, поскольку копируемый шаблон содержит поля для двух получателей. Если для документа указан только один получатель, то можно будет импортировать поля только для первого получателя.
-
Прикрепите шаблон Acrobat Sign, который требуется скопировать.
- Прикрепляйте шаблоны по одному.
- В примере внизу используется шаблон I-9, однако процедура является одинаковой для всех шаблонов.
-
Установите флажок Предпросмотр и добавление полей подписи, затем нажмите Далее.
- Откроется среда авторинга с формой.
-
В открытой среде авторинга можно выполнить следующие действия:
- Установите флажок Сохранение в библиотеке документов.
- Нажмите кнопку Отправить.
-
Появится запрос о присвоении имени новому шаблону, который будет сохранен в личную библиотеку документов.
- Можно сохранить имя или изменить его на любое другое.
- После указания имени шаблона нажмите кнопку Сохранить и отправить.
-
После нажатия кнопки Сохранить и отправить документ будет сохранен в качестве документа в личной библиотеке.
- Документ также будет отправлен на подпись. Это не будет иметь значения, если пользователь указал «безопасные» адреса электронной почты.
- Документ также будет отправлен на подпись. Это не будет иметь значения, если пользователь указал «безопасные» адреса электронной почты.
Обновление свойств шаблона
Копия формы теперь существует в личной библиотеке пользователя, однако чтобы разрешить использовать ее другим пользователям, необходимо расширить доступ к ней.
-
Нажмите ссылку Управление в верхней части окна, чтобы открыть страницу Управление.
Две новых записи будут отображены на странице «Управление»:
- Фиктивный отправленный документ в разделе Отправлено на подпись.
- Шаблон документа в разделе Шаблоны библиотеки.
Примечание.На этом этапе рекомендуется отменить и удалить фиктивный документ, который был использован для копирования шаблона.
-
Нажмите ссылку Редактировать шаблон для шаблона документа.
- Откроется среда авторинга.
-
После открытия среды авторинга разверните раздел Свойства шаблона в правом верхнем углу окна.
В этом разделе доступны следующие функции:
- Переименовать шаблон
- Изменить «ТИП ШАБЛОНА» (рекомендуется выбрать значение Оба)
- Изменить область доступа («ИСПОЛЬЗУЕТСЯ») для группы или всей организации (при необходимости)
-
Нажмите Сохранить, чтобы сохранить измененные свойства шаблона.
- Откроется страница «Успешно» с указанием того, что шаблон был успешно сохранен.
Поздравляем! Шаблон Acrobat Sign был скопирован в личную учетную запись!
Создание другой версии документа с помощью существующего наложения полей
Если клиентам необходимо отправить новую версию формы (поскольку формы регулярно изменяются), можно быстро создать новый шаблон документа и применить наложение полей из существующего шаблона.
Для этого требуется выполнить два действия:
- Отправить новую форму
- Применить наложение полей
Для этого необходимо иметь копию версии документа, к которой требуется применить наложение полей. Документы IRS можно получить на веб-сайте IRS.gov.
Пользователь также должен быть владельцем шаблона, который требуется использовать для наложения полей в новой форме.
Отправка формы
-
Перейдите на главную страницу в Acrobat Sign.
-
Нажмите кнопку Создание шаблона для многократного использования.
- Откроется страница Создание шаблона библиотеки.
-
На странице Создание шаблона библиотеки можно выполнить следующие действия:
- Введите Имя шаблона.
- Рекомендуется использовать уникальное имя шаблона (имя может быть изменено в дальнейшем).
- Отправьте новый файл, на базе которого создается новый шаблон документа.
- Нажмите кнопку Предпросмотр и добавление полей.
- Откроется среда авторинга.
- Введите Имя шаблона.
Применить наложение полей
-
В открытой среде авторинга можно выполнить следующие действия:
- Нажмите раскрывающийся список Шаблоны полей в левом верхнем углу экрана.
- Выберите нужный шаблон.
-
После выбора шаблона нажмите кнопку Применить.
Документ будет обрабатываться некоторое время (будет применено наложение полей).
После завершения форма будет обновлена и все поля будут применены.
-
Если структура страницы была похожей (как правило, такими являются формы IRS), размещение полей будет выполнено с почти максимальной точностью.
Однако рекомендуется потратить немного времени и просмотреть шаблон, чтобы убедиться, что поля размещены нужным образом.
Теперь можно настроить поля и их свойства в соответствии с предпочтениями пользователя.
После получения нужного результата нажмите кнопку Сохранить в правом нижнем углу, чтобы сохранить шаблон документа.
После сохранения документа новый шаблон будет добавлен на страницу Управление в разделе Шаблоны.
-
Протестируйте документ внутри системы, чтобы убедиться, что все работает нужным образом.
Если вы уверены в правильности формы, выполните следующие действия:
- Отредактируйте новый шаблон на странице Управление.
- Установите окончательное Имя шаблона для отображения.
- Измените Свойства шаблона, чтобы предоставить доступ вашей группе или организации.
Примечание.При необходимости можно изменить Свойства шаблона устаревшей формы, чтобы установить значение доступа Только я. Это позволит сохранить форму в безопасности на случай, если потребуется вернуться к прежнему шаблону.
Вход в учетную запись