Руководство пользователя Отмена

Сохранение заполненных документов веб-форм в библиотеке SharePoint

 

Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign

Новые возможности

Начало работы

Администрирование

Отправка, подписание соглашений и управление ими

Расширенные возможности и рабочие процессы для работы с соглашениями

Интеграция с другими продуктами

Разработчик Acrobat Sign

Поддержка и устранение неполадок

Создайте поток Power Automate, который автоматически сохраняет копию всех веб-форм с состоянием Завершено в указанную папку SharePoint.

Обзор

Этот шаблон автоматизирует процесс сохранения подписанных соглашений, созданных из веб-форм, в выбранный файл SharePoint. После завершения цикла подписания веб-формы поток извлекает подписанный документ PDF, создает новый файл в SharePoint и сохраняет его в указанном расположении в SharePoint.

Веб-форма считается заполненной, когда все получатели, определенные соглашением, выполняют назначенные им действия (подписывают, утверждают, заполняют форму и т. д.) в веб-форме.

Примеры использования

  • Производство. Сохраняйте пройденные клиентами опросы, чтобы служба поддержки клиентов могла отслеживать отзывы и использовать их для улучшения продуктов и сервисов компании.
  • Обучение. Сохраняйте пройденные учащимися опросы, чтобы сотрудники колледжа могли улучшать свои объекты, реорганизовывать преподавательский состав и т. д.
  • Здравоохранение. Сохраняйте пройденные пациентами опросы, чтобы клиники и медицинские центры могли улучшать свои услуги.

Необходимые требования

  • Требуется действительная учетная запись SharePoint Online.
  • Папка назначения для подписанных файлов PDF должна быть создана в SharePoint перед запуском потока.

Включение потока

  1. Откройте Рабочие процессы > Power Automate > Создать рабочий процесс.

    Шаги для перехода на страницу создания рабочего процесса Power Automate.

  2. На странице Что вы хотите автоматизировать? введите SharePoint в строке поиска.

  3. Нажмите Выбрать для рабочего процесса, который хотите включить.

    Страница «Создание рабочего процесса», на которой отображаются результаты поиска и выделена кнопка «Выбрать»

  4. На странице Создание потока отображается:

    • Редактируемое Имя потока. Это имя совпадает с именем исходного шаблона, которое можно редактировать.
    • Соединители, необходимые для завершения потока.
      • Соединитель окружает код API, создавая удобный интерфейс для сбора информации, требуемой для аутентификации в каждом нужном сервисе, а также для персонализации потока в соответствии с определенными требованиями пользователя. Сначала необходимо установить аутентифицированное подключение. На следующем шаге появится запрос на предоставление необходимой для соединителя информации.
      • Для аутентификации соединителя нажмите три точки рядом с ним. Отобразится панель аутентификации для службы (приложения), где потребуется ввести учетные данные пользователя.
        После успешной аутентификации между службой и Power Automate устанавливается постоянное подключение.
        Зеленая галочка рядом с тремя точками указывает на аутентифицированное подключение.

    Выполните аутентификацию для каждого соединителя в разделе Вход.

  5. Нажмите Далее после аутентификации всех соединителей.

    Power Automate между Acrobat Sign и SharePoint с отображающейся панелью аутентификации

  6. Страница обновляется для отображения обязательных полей в соединителях.

    Для этого потока требуется:

    • Имя/идентификатор веб-формы Acrobat Sign: раскрывающийся список веб-форм для пользователей, выполнивших аутентификацию в Acrobat Sign. Выберите веб-форму в раскрывающемся списке
    • Адрес сайта SharePoint: URL-адрес сайта SharePoint. Пример:https://example.com/sites/sitename
    • Путь к папке SharePoint: путь к файлу для целевой папки, в которой будут сохранены соглашения.

     

    Страница «Создание потока», отображающая обязательные поля для настройки соединителей.

    В результате выбора параметра Редактирование в расширенном режиме откроется детализированное представление соединителей и отобразятся все доступные поля для настройки потока.

    Только пользователям с полным пониманием процессов Power Automate следует использовать расширенные возможности редактирования.

    Представление расширенного редактирования, показывающие три соединителя

  7. Выберите Создание потока после заполнения всех обязательных полей.

    Создание потока может занять несколько секунд.  По завершении откроется страница управления потоком. 

    Страница управления потоком.

    Примечание.

    Потоки создаются с состоянием «включено». Если вы не хотите, чтобы поток был активен, выберите параметр Выключить на верхней панели действий.

Использование шаблона

Этот шаблон запускается событием (если состояние соглашения веб-формы обновлено до «Завершено»).

Если настройка и включение выполнены правильно, поток запускается автоматически при каждом событии триггера. Никаких действий со стороны пользователя не требуется.

Поток будет выполняться до отключения, если у учетной записи клиента в Power Automate есть транзакции (полученные в результате предоставленных в рамках интеграции прав или покупки непосредственно в Microsoft).

Проверка шаблона

После предоставления необходимых данных в шаблоне потока нажмите кнопку Создать поток для включения потока. После включения потока можно выполнить тестирование.

  1. Проверьте папку SharePoint, чтобы убедиться, что в нее добавлено подписанное соглашение.

Поиск и устранение распространенных ошибок

  • После завершения рабочего процесса соглашения иногда поток не запускается.

    В таких случаях проверьте, есть ли ошибки триггера (с сообщениями), которые отображаются на странице сведений, и устраните их.

  • Конфигурация соединителя: иногда при наличии нескольких учетных записей SharePoint текущий сеанс может выполняться с использованием не той учетной записи. 

    В результате файл недоступен в нужной учетной записи. В таких случаях убедитесь, что вы вошли в правильную учетную запись.

  • Предоставление неправильного пути к папке может привести к сбоям потока.

    Например, произойдет сбой /Apps/TestFiles/, если TestFiles или Apps не существуют.

    Безопаснее выбирать путь в раскрывающемся списке или переходить по нему.

  • Разрешения: убедитесь, что Adobe Acrobat Sign имеет необходимые разрешения для доступа к папке SharePoint. В противном случае документ не удастся сохранить в указанном месте.

    Как правило, зеленая галочка справа от соединителя указывает, что соединитель настроен правильно. При наличии ошибки любого рода отображается восклицательный знак. Нажмите его, чтобы увидеть больше информации.

  • Если нужная веб-форма отсутствует в поле «Веб-форма» 

    Повторно установите подключение Acrobat Sign, выбрав три точки рядом с соединителем Acrobat Sign и текущую роль пользователя во всплывающем окне («Администратор», «Администратор группы» или «Пользователь»).

Получайте помощь быстрее и проще

Новый пользователь?