Руководство пользователя Отмена

Обзор и настройка для настраиваемых рабочих процессов отправки

 

Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign

Новые возможности

  1. Заметки о выпуске
  2. Заметки о выпуске
  3. Важные уведомления

Начало работы

  1. Краткое руководство для администраторов
  2. Краткое руководство для пользователей
  3. Для разработчиков
  4. Библиотека видеоуроков
  5. Часто задаваемые вопросы

Администрирование

  1. Обзор Admin Console
  2. Управление пользователями
    1. Добавление пользователя
    2. Массовое добавление пользователей
    3. Добавление пользователей из каталога
    4. Добавление пользователей из службы MS Azure Active Directory
    5. Создание пользователей, ориентированных на функции
      1. Технические учетные записи — управляемые API
      2. Служебные учетные записи — управляемые вручную
    6. Проверка пользователей с ошибками подготовки
    7. Изменение имени и адреса электронной почты
    8. Изменение участия в группе
    9. Изменение участия в группе с помощью интерфейса группы
    10. Повышение роли пользователя до роли администратора
    11. Типы идентификаторов пользователей и единый вход
    12. Смена удостоверения пользователя
    13. Аутентификация пользователей с помощью Microsoft Azure
    14. Аутентификация пользователей с помощью Google Federation
    15. Профили продуктов
    16. Интерфейс входа 
  3. Параметры учетной записи/группы
    1. Обзор параметров
    2. Глобальные настройки
      1. Идентификатор и уровень учетной записи
      2. Рабочие процессы самостоятельного подписания
      3. Пакетная отправка
      4. Веб-формы
      5. Настраиваемые рабочие процессы отправки
      6. Рабочие процессы Power Automate
      7. Документы библиотеки
      8. Сбор данных формы с соглашениями
      9. Ограниченная видимость документа
      10. Прикрепление копии подписанного соглашения в формате PDF 
      11. Добавление ссылки в сообщение электронной почты
      12. Добавление изображения в сообщение электронной почты
      13. Файлы, прикрепленные к электронному письму, получат имя
      14. Прикрепление отчета об аудите к документам
      15. Объединение нескольких документов в один
      16. Добавление подписанного документа
      17. Делегирование для пользователей в моей учетной записи
      18. Предоставление права делегирования внешним получателям
      19. Право на подпись
      20. Право на отправку
      21. Полномочия на добавление электронных печатей
      22. Установка часового пояса по умолчанию
      23. Установка формата даты по умолчанию
      24. Пользователи, состоящие в нескольких группах (UMG)
        1. Переход на использование UMG
      25. Разрешения администратора группы
      26. Замена получателя
      27. Отчет об аудите
        1. Обзор
        2. Разрешение доступа без аутентификации на странице проверки транзакции
        3. Включение напоминаний
        4. Включение событий представления
        5. Включение счетчика страниц и вложений в соглашении
      28. Сообщения и инструкции в приложении
      29. Файлы PDF с расширенным доступом
      30. Новый интерфейс авторинга
      31. Клиент в области здравоохранения
    3. Настройка учетной записи
      1. Добавление логотипа
      2. Настройка названия и URL-адрес компании
      3. Добавление названия компании
    4. Настройки подписи
      1. Хорошо отформатированные подписи
      2. Предоставление получателям разрешения на добавление подписи
      3. Подписывающие стороны могут изменять свои имена
      4. Предоставление получателям разрешения на использование своих сохраненных подписей
      5. Пользовательские условия использования и соглашение о неразглашении
      6. Перемещение между получателями по полям форм
      7. Отклонение подписания
      8. Предоставление разрешения на использование штампов
      9. Добавления требования о том, чтобы подписывающие стороны указывали должность или название компании
      10. Предоставление подписывающим сторонам разрешения на печать и размещение рукописной подписи
      11. Отображение сообщений при электронном подписании
      12. Добавление требования о том, чтобы подписанты использовали мобильное устройство для создания подписи
      13. Запрос IP-адресов подписантов
      14. Исключение названия компании и должности из штампа участника
    5. Цифровые подписи
      1. Обзор
      2. Загрузка и подписание в Acrobat
      3. Подписание с помощью цифровых подписей в облаке
      4. Запрещенные поставщики сервисов подписания в облаке
    6. Электронные печати
    7. Цифровое удостоверение
    8. Параметры отчета
      1. Новый интерфейс для работы с отчетами
      2. Настройки классических отчетов
    9. Параметры безопасности
      1. Параметры единого входа
      2. Настройки «Запомнить меня»
      3. Политика пароля для входа
      4. Надежность пароля для входа
      5. Продолжительность веб-сеанса
      6. Тип шифрования PDF
      7. API
      8. Доступ к сведениям о пользователе и группе
      9. Допустимые диапазоны IP-адресов
      10. Общий доступ к учетной записи
      11. Полномочия на совместное использование учетных записей
      12. Средства управления совместным использованием соглашений
      13. Проверка личности подписывающей стороны
      14. Пароль для подписания соглашения
      15. Надежность пароля для документа
      16. Блокировка подписывающих сторон по геолокации
      17. Аутентификация по телефону
      18. Аутентификация на основе данных (KBA)
      19. Разрешение на извлечение страниц
      20. Истечение срока действия ссылки на документ
      21. Отправка сертификата клиента для веб-перехватчиков и обратных вызовов
      22. Метка времени
    10. Параметры отправки
      1. Отображение страницы отправки после входа
      2. Добавление требования о вводе имени получателя при отправке
      3. Блокировка значений имени для известных пользователей
      4. Допустимые роли получателей
      5. Группы получателей
      6. Обязательные поля
      7. Прикрепление документов
      8. Изменение соглашений
      9. Название документа
      10. Языки
      11. Личные сообщения
      12. Разрешенные типы подписей
      13. Напоминания
      14. Защита паролем для подписанных документов
      15. Параметры идентификации подписывающей стороны
        1. Обзор
        2. Пароль для подписания
        3. Одноразовый пароль по электронной почте
        4. Аутентификация Acrobat Sign
        5. Аутентификация по телефону
        6. Цифровые подписи в облаке
        7. Аутентификация на основе знаний
        8. Удостоверение личности
        9. Отчет по проверке личности подписывающей стороны
      16. Защита контента
      17. Включение операций Notarize
      18. Истечение срока действия документа
      19. Просмотр, размещение подписей и добавление полей
      20. Порядок подписания
      21. Режим Liquid Mode
      22. Элементы управления для настраиваемого рабочего процесса
      23. Возможности для отправки на странице эл. подписания
      24. URL перенаправления при подтверждении после подписания
    11. Шаблоны сообщений
    12. Требования биофармацевтической отрасли
      1. Обзор
      2. Запрос аутентификации
      3. Основания для подписания
    13. Интеграция с рабочим процессом
    14. Настройки нотариального заверения
    15. Интеграция платежной системы
    16. Сообщения для подписывающих сторон
    17. Параметры SAML
      1. Конфигурация SAML
      2. Установка Microsoft Active Directory Federation Service
      3. Установка Okta
      4. Установка OneLogin
      5. Установка Oracle Identity Federation
    18. Управление данными
    19. Настройки меток времени
    20. Внешний архив
    21. Языки учетной записи
    22. Параметры эл. почты
      1. Изображения верхнего и нижнего колонтитула для сообщений электронной почты
      2. Разрешение персональных нижних колонтитулов для сообщений электронной почты
      3. Настройка письма «Запрос на подписание»
      4. Настройка полей «Кому» и «Копия»
      5. Настройка шаблонов электронных писем
      6. Включение уведомлений без ссылок
    23. Переход с домена с echosign.com на adobesign.com
    24. Настройка параметров для получателей
  4. Руководство по нормативным требованиям
    1. Специальные возможности
      1. Соответствие требованиям для специальных возможностей
      2. Создание форм со специальными возможностями с помощью Acrobat для настольных ПК
      3. Создание AcroForms со специальными возможностями
    2. HIPAA
    3. Общий регламент по защите данных (GDPR)
      1. Обзор GDPR
      2. Исправление пользователя
      3. Исправление соглашений пользователя    
    4. 21 CFR, часть 11 и приложение EudraLex 11
      1. 21 CRF, часть 11, комплект проверки
      2. Руководство по 21 CFR и приложению EudraLex 11
      3. Анализ общих обязанностей
    5. Клиенты в области здравоохранения
    6. Поддержка IVES
    7. Хранилище eOriginal для имущественных документов
    8. Рекомендации для ЕС и Великобритании
      1. Трансграничные операции и eIDAS в ЕС и Великобритании
      2. Требования HMLR к документам, подписанным электронной подписью
      3. Влияние выхода Великобритании из Евросоюза на законы об электронной подписи в Великобритании
  5. Массовая загрузка документов
  6. Подтверждение домена 

Отправка, подписание соглашений и управление ими

  1. Отправка соглашений  
    1. Обзор страницы отправки
    2. Отправка соглашения только себе
    3. Отправка соглашения другим пользователям
    4. Рукописная подпись
    5. Порядок подписания получателями
    6. Пакетная отправка
      1. Обзор функции «Пакетная отправка»
      2. Пакетная отправка — ввод получателей вручную
      3. Пакетная отправка — добавление CSV
      4. Отмена операции пакетной отправки
      5. Добавление напоминаний для пакетной отправки
      6. Отчеты для пакетной отправки
  2. Создание полей в документах
    1. Среда авторинга внутри приложения
      1. Автоматическое обнаружение полей
      2. Перетаскивание полей в среде авторинга
      3. Назначение полей форм получателям
      4. Предварительно заполняемая роль
      5. Применение полей с помощью шаблона для повторного использования
      6. Перенос полей в новый шаблон библиотеки
      7. Обновленный интерфейс авторинга при отправке соглашений
    2. Создание форм и текстовых тегов
    3. Создание форм с помощью Acrobat (AcroForms)
      1. Создание AcroForm
      2. Создание файлов PDF со специальными возможностями
    4. Поля
      1. Типы полей
        1. Стандартные типы полей
        2. Встроенные изображения
        3. Изображения штампа
      2. Внешний вид содержимого поля
      3. Проверки полей
      4. Значения маскируемых полей
      5. Настройка условий отображения/скрытия
      6. Вычисляемые поля 
  1. Часто задаваемые вопросы об авторинге
  2. Подписание соглашений
    1. Подписание отправленных вам соглашений
    2. Заполнение и подписание
    3. Самостоятельное подписание
  3. Управление соглашениями 
    1. Управление видом страницы
    2. Передача соглашений
    3. Замена получателей
    4. Ограниченная видимость документа
    5. Отмена соглашения 
    6. Создание новых напоминаний
    7. Просмотр напоминаний
    8. Отмена напоминания
    9. Другие действия...
      1. Как работает поиск
      2. Просмотр соглашения
      3. Создание шаблона на основе соглашения
      4. Скрытие/отображение соглашений в представлении
      5. Добавление подписанного соглашения
      6. Изменение файлов или полей в отправленном соглашении
      7. Изменение метода аутентификации получателя
      8. Добавление или изменение срока действия
      9. Добавление примечания к соглашению
      10. Предоставление доступа к отдельному соглашению
      11. Отмена доступа к соглашению
      12. Загрузка отдельного соглашения
      13. Загрузка отдельных файлов соглашения
      14. Загрузка отчета об аудите для соглашения
      15. Загрузка содержимого полей для соглашения
  4. Отчет об аудите
  5. Отчеты и экспорт данных
    1. Обзор
    2. Предоставление пользователям доступа к отчетам
    3. Диаграммы отчетов
      1. Создание нового отчета
      2. Отчеты по соглашениям
      3. Отчеты о транзакциях
      4. Отчет о действиях с настройками
      5. Редактирование отчета
    4. Экспорт данных 
      1. Создание нового экспорта данных
      2. Редактирование экспорта данных
      3. Обновление содержимого для экспорта данных
      4. Загрузка экспорта данных
    5. Переименование отчета или экспорта
    6. Дублирование отчета или экспорта
    7. Назначение отчета или экспорта
    8. Удаление отчета или экспорта
    9. Проверка использования транзакций

Расширенные возможности и рабочие процессы для работы с соглашениями

  1. Веб-формы 
    1. Создание веб-формы
    2. Изменение веб-формы
    3. Отключение/включение веб-формы
    4. Скрытие/отображение веб-формы
    5. Поиск URL-адреса или кода сценария 
    6. Предварительное заполнение полей в веб-формы с помощью параметров URL
    7. Сохранение веб-формы для заполнения позднее
    8. Изменение размера веб-формы
  2. Шаблоны для повторного использования (Шаблоны библиотеки) 
    1. Формы государственных учреждений США в библиотеке Acrobat Sign
    2. Создание шаблона библиотеки
    3. Изменение имени шаблона библиотеки
    4. Изменение типа шаблона библиотеки
    5. Изменение уровня доступа к шаблону библиотеки
    6. Копирование, редактирование и сохранение общего шаблона
    7. Загрузка данных для агрегированного поля в шаблоне библиотеки
  3. Передача прав владения веб-формами и шаблонами библиотек
  4. Рабочие процессы Power Automate 
    1. Обзор интеграции с Power Automate и включенных в нее прав
    2. Включение интеграции Power Automate
    3. Отслеживание использования Power Automate
    4. Создание потока (с примерами)
    5. Триггеры, используемые для потоков
    6. Импорт потоков извне Acrobat Sign
    7. Управление потоками
    8. Редактирование потоков
    9. Общий доступ к потокам
    10. Отключение и включение потоков
    11. Удаление потоков
    12. Полезные шаблоны
      1. Только администратор
        1. Сохранение всех заполненных документов в SharePoint
        2. Сохранение всех заполненных документов в OneDrive для бизнеса
        3. Сохранение всех заполненных документов на Google Диске
        4. Сохранение всех заполненных документов в Dropbox
        5. Сохранение всех заполненных документов в Box
      2. Архивирование соглашений
        1. Сохранение заполненных документов в SharePoint
        2. Сохранение заполненных документов в OneDrive для бизнеса
        3. Сохранение заполненных документов на Google Диске
        4. Сохранение всех заполненных документов в Dropbox
        5. Сохранение заполненных документов в Box
      3. Архивирование соглашений веб-форм
        1. Сохранение заполненных документов веб-форм в библиотеке SharePoint
        2. Сохранение всех заполненных документов в OneDrive для бизнеса
        3. Сохранение заполненных документов на Google Диске
        4. Сохранение заполненных документов веб-форм в Box
      4. Извлечение данных соглашения
        1. Извлечение данных полей формы из подписанного документа и обновление листа Excel
      5. Уведомления о соглашениях
        1. Отправка по электронной почте настраиваемых уведомлений с содержимым соглашения и подписанным соглашением
        2. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в канале Teams
        3. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в Slack
        4. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в Webex
      6. Создание соглашения
        1. Создание документа на основе формы Power Apps и шаблона Word, отправка на подпись
        2. Создание соглашения на основе шаблона Word в OneDrive и получение подписи
        3. Создание соглашения по выбранной строке Excel, отправка на проверку и подпись
  5. Настраиваемые рабочие процессы отправки
    1. Обзор настраиваемого рабочего процесса отправки
    2. Создание рабочего процесса отправки
    3. Редактирование рабочего процесса отправки
    4. Активация или деактивация рабочего процесса отправки
    5. Отправка соглашения с помощью рабочего процесса отправки
  6. Предоставление доступа к пользователям и соглашениям
    1. Предоставление доступа к пользователю
    2. Предоставление доступа к соглашению

Интеграция с другими продуктами

  1.  Обзор интеграции с Acrobat Sign
  2. Acrobat Sign для Salesforce
  3. Acrobat Sign для Microsoft
    1. Acrobat Sign для Microsoft 365
    2. Acrobat Sign для Outlook
    3. Acrobat Sign для Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign для Teams
    5. Acrobat Sign для Microsoft PowerApps и Power Automate
    6. Соединитель Acrobat Sign для Microsoft Search
    7. Acrobat Sign для Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign для Microsoft SharePoint
  4. Другие интеграции
    1. Acrobat Sign для ServiceNow
    2. Acrobat Sign для HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign для SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign для Workday
    5. Acrobat Sign для NetSuite
    6. Acrobat Sign для VeevaVault
    7. Acrobat Sign для Coupa BSM Suite
  5. Интеграции, управляемые партнерами
  6. Как получить ключ интеграции?

Разработчик Acrobat Sign

  1. Интерфейсы REST API
    1. Документация по методам
    2. Руководство разработчика по SDK
    3. Часто задаваемые вопросы по API    
  2. Веб-перехватчики 
    1. Обзор веб-перехватчиков
    2. Настройка нового веб-перехватчика
    3. Просмотр и изменение веб-перехватчика
    4. Деактивация или повторная активация веб-перехватчика
    5. Удаление веб-перехватчика
    6. Двустороннее шифрование с помощью сертификатов SSL
    7. Веб-перехватчики в API

Обзор настраиваемых рабочих процессов

Средство создания настраиваемых рабочих процессов используется для создания шаблонов рабочих процессов, которые определяют ход создания соглашения и его подписания в соответствии с требованиями бизнеса. Пользователи могут создавать шаблоны рабочих процессов с помощью удобного интерфейса. Это упрощает ввод характеристик участников, включая предварительно определенные имена, роли и маршруты; документы для включения в соглашение, поля формы, подлежащие заполнению отправителем; сообщения электронной почты, отправляемые участникам; срок действия соглашения, пароли и другие параметры.

Используя шаблон рабочих процессов, отправители могут пошагово создавать соглашения с помощью настраиваемых инструкций и полей. Это позволяет упростить процедуру отправки и сократить количество возможных ошибок.

В зависимости от настроек на уровне учетной записи или группы у всех пользователей может быть доступ к созданию рабочих процессов для личного использования или для совместного использования с группой.

  • Администраторы могут создавать шаблоны и предоставлять к ним общий доступ на уровне группы.
    • Администраторы на уровне учетной записи могут предоставлять общий доступ к рабочим процессам всей организации.
  • Пользователям, не являющимся администраторами, может быть предоставлен доступ к созданию собственных рабочих процессов и их совместному использованию (необязательно) с группами, участниками которых они являются.

Журнал и отчет об аудите для соглашения, созданного с помощью рабочего процесса, можно просмотреть на странице Управление.

Пока соглашение имеет состояние В работе, можно добавлять напоминания и выполнять другие связанные с соглашением задачи.

 После входа в систему выберите «Рабочие процессы» в верхнем меню на главном экране.

Подписание или утверждение соглашения, созданного с помощью рабочего процесса, и управление им

Соглашение, созданное с помощью рабочего процесса, ничем не отличается от любого соглашения, отправленного из той же группы.

Подписывающие и утверждающие стороны могут подписывать документы с помощью ссылки в электронном письме «Требуется подпись/Требуется утверждение» или на страницах Управление (если они являются зарегистрированными пользователями Acrobat Sign в доверенных учетных записях).

У отправителей есть те же параметры для управления соглашением на странице Управление.

Отчеты и экспорт данных выполняются для такого соглашения так же, как и для любого созданного вручную соглашения.

Конфигурация

Доступность

Среда настраиваемого рабочего процесса отправки доступна только для планов для организаций

Диапазон настроек

Элементы управления, которые влияют на настраиваемые рабочие процессы отправки, могут быть доступны на уровне учетной записи и группы.

Включение последнего интерфейса рабочего процесса способствует расширению функциональных возможностей процесса отправки вручную.

Функции, доступные при выборе данной опции:

  • Адаптируемый макет страницы
  • Использование цифровых подписей для одного или нескольких получателей
  • Настройка получателей для использования проверки личности премиум-класса
  • Настройка групп получателей в процессе отправки
  • Прикрепление документов со всех подключенных источников в процессе отправки

Чтобы активировать новый интерфейс, перейдите в раздел: Параметры учетной записи > Параметры отправки > Управление настраиваемым рабочим процессом отправки

Настройка рабочих процессов для использования нового интерфейса

Проверка личности премиум-класса

В средстве создания рабочих процессов все активные методы аутентификации отображаются в объекте получателя.

Методы аутентификации были обновлены для отображения в качестве флажков, что позволяет рабочему процессу разрешать параметры для отправителя. 

Если в средстве создания рабочих процессов выбраны несколько параметров, данные параметры будут доступны отправителю в процессе отправки.

Вкладка «Получатель» со свойствами подписывающей стороны

Группы получателей

Объекты получателей в средстве создания рабочих процессов можно назначить в качестве групп получателей.  Это позволяет отправителю применить повторно используемую группу получателей из адресной книги или специальную группу получателей, чтобы определить массив адресов электронной почты, для которых разрешено подписание на данном этапе.

Например, если дополнительным подписантом должен быть один из трех менеджеров, можно добавить группу получателей, в которую входят три адреса. Когда процесс подписания доходит до этой группы получателей, все три менеджера получают уведомление, но выполнить действие достаточно одному. 

При добавлении повторно используемой группы получателей в рабочий процесс получатель должен быть создан первым и должен быть доступен пользователю в рамках применимой области рабочего процесса. Если рабочий процесс доступен для всей организации, группа получателей должна быть также доступна для всей организации.

Чтобы добавить повторно используемую группу получателей, нажмите кнопку Добавить группу получателей . Раскроется поле выбора групп. 

  • Доступны только группы получателей с совместимыми разрешениями пользователей:
    • настраиваемый рабочий процесс, доступный для всей учетной записи, может использовать только группы получателей, управляемые учетной записью;
    • настраиваемый рабочий процесс, доступный для одной группы, может использовать группы получателей, управляемые этой группой или учетной записью;
    • настраиваемый рабочий процесс, доступный отдельному пользователю, может использовать группы получателей, управляемые пользователем, группой или учетной записью.
  • Если при отправке соглашения используется шаблон, имя повторно используемой группы получателей автоматически вставляется в качестве имени группы.
  • Если получатель настроен как группа получателей, то он больше не будет редактируемым при использовании шаблона для отправки соглашения.
  • Участников повторно используемой группы получателей нельзя редактировать, удалять или добавлять.
  • После настройки группы получателей нельзя удалить получателя из процесса подписания, даже если получатель не отмечен как обязательный.
Панель конфигурации получателя с выделенной кнопкой «Добавить группу получателей». Включая окно выбора групп получателей и страницу отправки

Специальные группы получателей создаются в определении настраиваемого получателя рабочего процесса, которое существует исключительно для описания одного получателя в одном рабочем процессе. Их нельзя сохранить или использовать повторно в другом процессе.

Чтобы настроить специальную группу получателей:

  • Введите адреса электронной почты участников группы получателей в поле Получатель, разделяя их запятыми.
  • Установите флажок Отметить как группу получателей.
    • Система автоматически вставляет имя группы, когда отправитель создает документ, используя рабочий процесс. Имя группы содержит префикс, определяющий имя как автоматически созданное, а также строку «Группа получателей X», где X — увеличивающийся номер, который начинается с 1 и увеличивается в зависимости от количества добавляемых групп получателей. 
    • Если получатель настроен как доступный для редактирования, отправитель может изменить имя группы, удалить любого/всех предварительно добавленных участников и добавить новых участников по мере необходимости.
Средство создания рабочих процессов с выбранным параметром «Пометить как группу получателей» и страницей «Отправка» со списком участников группы получателей

Вложенные файлы

В процессе отправки можно прикрепить документы из любого подключенного источника Acrobat Sign.

Добавление файла

 

Пользовательский интерфейс в «новых» настройках был заменен на современный адаптируемый дизайн, подобно странице «Отправка».

Инструкции, располагавшиеся справа от списка получателей в предыдущей версии пользовательского интерфейса, теперь перемещены в сворачиваемое окно в верхней части страницы.

Рабочий процесс настроенного соглашения

Назначение полей на основе шаблона

Назначение полей на основе шаблона обеспечивает тесную связь между списком получателей, добавленным в средстве создания рабочих процессов, и соответствующими назначениями полей на созданных формах.

Примеры использования:

  • Подписывающая сторона (сторона клиента) должна подписать документ первой
    • Затем при необходимости может быть добавлена подпись еще одной стороны
  • Специалист по продажам играет роль внутренней стороны, скрепляющей подпись

Традиционно для этого требовались две формы. Это связано с индексацией получателей на странице Отправка:

  • Одна форма предназначена для сценария с одной подписывающей стороной, когда внутренней стороне, скрепляющей подпись, назначается индекс второй подписывающей стороны
  • Другая форма предназначена для сценария с несколькими подписывающими сторонами, где совместно подписывающей стороне назначается индекс второй подписывающей стороны, а сторона, скрепляющая подпись, становится третьей

В структуре правила «template defined» создается только одна полнофункциональная форма, где заданы все возможные поля получателей.

Индекс подписывающей стороны получателя (заданный в средстве создания рабочих процессов) строго соблюдается. При отправке соглашения не учитываются поля, назначенные пропущенным (дополнительным) получателям.

Таким образом, в приведенном выше сценарии совместно подписывающей стороне всегда присваивается индекс 2, но если эта сторона не была включена в момент отправки соглашения, поля «signer2» не учитываются и доступ к полям «signer3» по-прежнему получает только дополнительная подписывающая сторона (сторона с индексом 3).

Чтобы включить эту новую функцию, перейдите в раздел Параметры учетной записи > Параметры отправки > Элементы управления настраиваемого рабочего процесса > Включить добавление подписи на основе шаблона.

Настройте рабочие процессы, разрешив использование подписи на основе шаблона

Примечание.

При включении функции Добавление подписи на основе шаблона будет отключена опция авторинга соглашения во время процесса отправки.

Взаимосвязь между получателями и полями

Каждому получателю, участвующему в подписании соглашения, назначается индекс, то есть порядковый номер подписывающей стороны. Этот номер позволяет связать получателя с полями, в которые ему разрешено вводить данные (например, с полями подписи).

Порядковый номер присваивается получателям в соответствии с позицией в списке на странице Отправка. Получателю на верхней позиции списка присваивается номер 1, следующему получателю — номер 2 и т. д. Этот порядковый номер отображается, когда для соглашения настроен параметр «Завершить по порядку». Если для рабочего процесса настроен параметр «В любой последовательности», этот номер не отображается, но используется.

Список получателей

 

При создании процесса получателя в средстве создания рабочих процессов индекс подписывающей стороны присваивается в соответствии со следующими правилами:

  • Сверху вниз
    • Слева направо

В приведенном ниже примере основная подписывающая сторона и совместно подписывающая сторона находятся на верхней позиции в списке.

  • «Основная подписывающая сторона» — это крайний получатель слева в верхней строке списка, которому присваивается номер 1
  • «Совместно подписывающая сторона» — это получатель, который также находится в верхней строке списка, но справа от основной подписывающей стороны, поэтому ему присваивается номер 2.

В этом сценарии не имеет значения, какая из сторон поставит подпись первой, поэтому они включаются в процесс параллельного подписания. Тем не менее, порядковый номер подписи строго соблюдается, чтобы основная подписывающая сторона могла ввести данные в соответствующие поля, а у совместно подписывающей стороны был доступ только к назначенным ей полям.

«Специалист по продажам» добавляет третью подпись, когда документ уже подписан основной и совместно подписывающей сторонами.

После того, как специалист по продажам поставит скрепляющую подпись, отправляется запрос на утверждение.

Примечание.

Имена получателей «Основная подписывающая сторона», «Дополнительная подписывающая сторона», «Специалист по продажам» и т.д.) не влияют на назначение полей. Это лишь описательные метки, назначаемые администратором для разных пользователей в шаблоне рабочего процесса. 

 

Приведенный выше процесс получателя создает шаблон страницы Отправка (см. пример ниже).

(На станице Отправка порядок получателей в списке более очевиден, хотя порядковые номера не отображаются.)

 

При создании формы с полями каждому полю явно присваивается порядковый номер подписи (поля «Все» в данный момент не рассматриваются).

В среде авторинга Acrobat Sign для этого необходимо выбрать Участника и разместить поля для этого участника.

Каждый участник обозначается определенным цветом, чтобы можно было различить поля, назначенные каждому из участников.

 

Если используется текстовые теги, сам тег предоставляет аргумент (например, :signer1), который связывает поле с порядковым номером подписывающей стороны.

Для получения возможности настройки рабочих процессов необходимо включить данную функцию.

Перейдите в раздел Параметры учетной записи > Глобальные настройки > Настраиваемые рабочие процессы отправки и активируйте параметр Включить средство создания рабочих процессов для администраторов.

После активации у всех администраторов на уровне учетной записи и группы будет доступ к средству создания рабочих процессов в меню администратора.

  • Администраторы на уровне групп могут создавать рабочие процессы для групп, в которых у них есть права администрирования.
  • Администраторы на уровне учетной записи могут создавать рабочий процесс для любой группы и для организации в целом.
Разрешите доступ к рабочим процессам для учетной записи

  • Если настройка включена, параметр создания настраиваемых рабочих процессов доступен после выбора вкладки Рабочие процессы
  • Если настройка не включена, параметр создания настраиваемых рабочих процессов недоступен.
Сравнение возможностей при включенном и отключенном доступе

Чтобы включить параметр для создания рабочих процессов с доступом «Только я», средство создания рабочих процессов должно быть включено для всех пользователей. Если доступ не предоставлен всем пользователям, рабочие процессы могут быть связаны только с группами или всей организацией.

Перейдите в раздел Параметры учетной записи > Глобальные настройки > Настраиваемые рабочие процессы отправки и активируйте параметр Включить средство создания рабочих процессов для всех пользователей.

Включить всех пользователей

  • Если настройка включена, параметр создания настраиваемых рабочих процессов доступен после выбора вкладки Рабочие процессы
  • Если настройка не включена, параметр создания настраиваемых рабочих процессов недоступен.

 

Сравнение возможностей при включенном и отключенном доступе

По умолчанию пользователи, не являющиеся администраторами, могут создавать рабочие процессы только для себя. У них нет прав на предоставление общего доступа своей группе к рабочему процессу.

Однако пользователи могут получить право на предоставление общего доступа к собственным рабочим процессам группам, участниками которых они являются. Это можно сделать на уровне учетной записи или группы.

Перейдите в раздел Параметры учетной записи > Глобальные настройки > Настраиваемые рабочие процессы отправки и включите Разрешить совместное использование рабочих процессов, созданных пользователями, любым группам пользователей.

Разрешите пользователям предоставлять доступ к своим рабочим процессам группе, участниками которой они являются

  • Если настройка включена, пользователи видят раскрывающееся поле выбора групп, которое показывает, кто может использовать рабочий процесс.
  • Если настройка не включена, раскрывающееся поле выбора групп отсутствует в интерфейсе.
Разрешить совместное использование

Для обеспечения строгого контроля определенных рабочих процессов в отношении всех документов и оптимизации процесса отправки с минимальным участием пользователей, в учетных записях могут быть строго определены все рабочие процессы документов и полностью ограничена возможность специальной отправки пользователями.

В учетных записях, использующих функцию «Пользователи в нескольких группах», можно расширить настраиваемые параметры в настройках на уровне группы, тем самым обеспечив строгое соблюдение правильных параметров подписи и процессов уведомления.

Чтобы разрешить пользователям отправлять только утвержденные рабочие процессы, перейдите в раздел Параметры учетной записи > Глобальные настройки > Настраиваемые рабочие процессы отправки и установите флажок Активировать отправку соглашений только с помощью рабочих процессов.

Настройте рабочие процессы как единственный способ отправки соглашений

Отчеты об ошибках в отношении распространенных проблем

Некоторые элементы предыдущей версии интерфейса рабочего процесса будут вызывать ошибки в новом интерфейсе в связи с введением усовершенствованных средств контроля и безопасности в последней версии. Для более эффективного выявления и разъяснения этих ошибок введена дополнительная функция обнаружения ошибок.

Если для учетной записи настроен новый интерфейс отправки и запущен проблемный рабочий процесс, отображается красный баннер с сообщением об ошибке:

Если в учетной записи по умолчанию используется классический интерфейс, рабочий процесс может выполняться по прежним правилам. 

В современном интерфейсе ошибки отображаются по мере обнаружения. 

Если обнаружено несколько проблем, в списке будут перечислены все ошибки.

Чтобы рабочий процесс выполнялся без ошибок с правилами нового интерфейса, администратору необходимо отредактировать этот рабочий процесс и устранить обнаруженные проблемы:

При использовании классического набора правил строки адресов электронной почты могут быть сформированы неправильно или содержать неправильные разделители (например, пробелы вместо запятых).

Если возникает такая ошибка, администратор должен проверить следующее:

  • Правильность разделителей в адресах электронной почты для копий

  • Структуру адресов электронной почты получателей
    • (например, name@domain.tld)
  •  
    • В новом интерфейсе допускаются запятые или точки с запятой

В современном интерфейсе все названия документов на странице Документы в средстве создания рабочих процессов должны быть уникальными.

Дополнительные сведения об этой ошибке можно найти здесь

При создании рабочего процесса администратор может прикрепить шаблон документа с ограниченным доступом.

Если пользователь, находящийся за пределами этой области доступа, пытается загрузить рабочий процесс, документ не прикрепляется и регистрируется нарушение правил безопасности.

Например, администратор может создать новый шаблон документа и настроить его свойства таким образом, чтобы документ был доступен только его владельцу.  Администратор может прикрепить этот документ к рабочему процессу, поскольку он является владельцем этого документа. 

Любой другой пользователь системы не является владельцем документа, поэтому он находится вне области доступа к этому документу.

При появлении этой ошибки администратору необходимо изменить свойства прикрепленного шаблона документа.

Инструкции по проверке и настройке свойств шаблона можно найти здесь

 Adobe

Получайте помощь быстрее и проще

Новый пользователь?