Руководство пользователя Отмена

Извлечение данных полей из подписанного документа и обновление листа Excel

 

Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign

Новые возможности

Начало работы

Администрирование

Отправка, подписание соглашений и управление ими

Расширенные возможности и рабочие процессы для работы с соглашениями

Интеграция с другими продуктами

Разработчик Acrobat Sign

Поддержка и устранение неполадок

Создайте поток Power Automate, который автоматически извлекает данные полей формы из завершенного соглашения и вставляет их в онлайн-документ Excel.

Обзор

Этот шаблон автоматизирует процесс извлечения данных полей формы из подписанного соглашения в Acrobat Sign и обновляет ими онлайн-лист Excel. После завершения рабочего процесса соглашения в Acrobat Sign шаблон извлекает подписанный документ, данные полей формы, а затем обновляет указанный лист Excel этими данными.

Соглашение считается завершенным, когда все получатели, определенные соглашением, выполняют назначенные им действия (подписывают, утверждают, заполняют форму и т. д.) в веб-форме.

Примеры использования

  • Продажи. Извлечение данных из подписанных контрактов, например имя клиента, контактная информация и сумма покупки, для создания отчетов об эффективности продаж.
  • Удовлетворение требований клиентов. Извлечение данных из подписанных опросов, например оценок качества обслуживания клиентов, отзывов и предложений, для улучшения продуктов и услуг компании.
  • Работа с персоналом. Извлечение данных из подписанных проверок эффективности, например оценок эффективности работы, целей и достижений сотрудников, для отслеживания результатов работы сотрудников.

Необходимые требования

  • Требуется действительная онлайн-учетная запись Excel и учетная запись OneDrive для бизнеса.
  • Перед запуском потока в OneDrive должна быть создана целевая рабочая книга.

Включение потока

  1. Откройте Рабочие процессы > Power Automate > Создать рабочий процесс.

    Шаги для перехода на страницу создания рабочего процесса Power Automate.

  2. На странице Что вы хотите автоматизировать? введите Извлечь в строке поиска.

  3. Нажмите Выбрать для рабочего процесса, который хотите включить.

    Страница «Создание рабочего процесса», на которой отображаются результаты поиска и выделена кнопка «Выбрать»

  4. На странице Создание потока отображается:

    • Редактируемое Имя потока. Это имя совпадает с именем исходного шаблона, которое можно редактировать.
    • Соединители, необходимые для завершения потока.
      • Соединитель окружает код API, создавая удобный интерфейс для сбора информации, требуемой для аутентификации в каждом нужном сервисе, а также для персонализации потока в соответствии с определенными требованиями пользователя. Сначала необходимо установить аутентифицированное подключение. На следующем шаге появится запрос на предоставление необходимой для соединителя информации.
      • Для аутентификации соединителя нажмите три точки рядом с ним. Отобразится панель аутентификации для службы (приложения), где потребуется ввести учетные данные пользователя.
        После успешной аутентификации между службой и Power Automate устанавливается постоянное подключение.
        Зеленая галочка рядом с тремя точками указывает на аутентифицированное подключение.

    Выполните аутентификацию для каждого соединителя в разделе Вход.

  5. Нажмите Далее после аутентификации всех соединителей.

    Power Automate между Acrobat Sign и Excel с отображающейся панелью аутентификации

  6. Страница обновляется для отображения обязательных полей в соединителях.

    Для этого потока требуется:

    • Расположение в Excel онлайн: выберите в раскрывающемся списке расположение хранилища файлов. 
    • Библиотека документов Excel онлайн: выберите библиотеку документов в раскрывающемся списке.
    • Файл Excel онлайн: выберите в раскрывающемся списке отдельный файл Excel для обновления. В зависимости от того, как создан файл, может потребоваться переход к нужной структуре файла.

     

    Страница «Создание потока», отображающая обязательные поля для настройки соединителей.

    В результате выбора параметра Редактирование в расширенном режиме откроется детализированное представление соединителей и отобразятся все доступные поля для настройки потока.

    Только пользователям с полным пониманием процессов Power Automate следует использовать расширенные возможности редактирования.

    Представление расширенного редактирования, показывающее пять соединителей

  7. Выберите Создание потока после заполнения всех обязательных полей.

    Создание потока может занять несколько секунд.  По завершении откроется страница управления потоком. 

    Страница управления потоком.

    Примечание.

    Потоки создаются с состоянием «включено». Если вы не хотите, чтобы поток был активен, выберите параметр Выключить на верхней панели действий.

Использование шаблона

Этот шаблон запускается событием (если состояние соглашения обновлено до «Завершено»).

Если настройка и включение выполнены правильно, поток запускается автоматически при каждом событии триггера. Никаких действий со стороны пользователя не требуется.

Поток будет выполняться до отключения, если у учетной записи клиента в Power Automate есть транзакции (полученные в результате предоставленных в рамках интеграции прав или покупки непосредственно в Microsoft).

Проверка шаблона

После предоставления необходимых данных в шаблоне потока нажмите кнопку Создать поток для включения потока. После включения потока можно выполнить тестирование.

  1. Проверьте лист Excel, чтобы убедиться, что в него добавлены данные соглашения.

Поиск и устранение распространенных ошибок

  • После завершения рабочего процесса соглашения иногда поток не запускается.

    В таких случаях проверьте, есть ли ошибки триггера (с сообщениями), которые отображаются на странице сведений, и устраните их.

  • Конфигурация соединителя: иногда при наличии нескольких учетных записей OneDrive для бизнеса текущий сеанс может выполняться с использованием не той учетной записи.

    В результате файл недоступен в нужной учетной записи. В таких случаях убедитесь, что вы вошли в правильную учетную запись.

  • Предоставление неправильного пути к папке может привести к сбоям потока.

    Например, произойдет сбой /Apps/TestFiles/, если TestFiles или Apps не существуют.

    Безопаснее переходить по пути в раскрывающемся меню.

  • Разрешения: убедитесь, что Adobe Acrobat Sign имеет необходимые разрешения для доступа к папке OneDrive . В противном случае документ не удастся сохранить в указанном месте.

    Как правило, зеленая галочка справа от соединителя указывает, что соединитель настроен правильно. При наличии ошибки любого рода отображается восклицательный знак. Нажмите его, чтобы увидеть больше информации.

Получайте помощь быстрее и проще

Новый пользователь?