Настройка архива для соглашений


Настройка внешнего архива

Администраторы могут настроить функцию Внешний архив в Adobe Acrobat Sign, чтобы автоматически доставлять копию электронного письма со статусом Подписано и сохранено для каждого завершенного документа на дополнительный адрес электронной почты. Автоматическая копия всегда будет содержать подписанное соглашение в формате PDF, отчет об аудите в формате PDF и файл CSV с данными полей (если таковой существует), независимо от настроек учетной записи или группы, которые определяют, должны ли быть приложены данные документы.

Настройки внешнего архива могут быть изменены на уровне учетной записи и группы. Настройки на уровне группы переопределяют унаследованные настройки учетной записи. В учетных записях, использующих функцию Пользователи, состоящие в нескольких группах, можно эффективно использовать настройку уровня групп, когда группы используются для определения конкретных рабочих процессов документов. (Например, юридическая группа может включать свой юридический отдел во все завершенные соглашения и удалить общий адрес архива, который мог быть настроен на уровне учетной записи.)

Для настройки архива необходимо только ввести действительный адрес электронной почты в поле Отправлять дополнительную копию каждого подписанного соглашения на вкладке Глобальные настройки в меню администратора. Можно использовать любой действительный адрес электронной почты, в том числе в сторонних приложениях, принимающих входящую электронную почту.

Вкладка Внешний архив содержит инструкции по поиску почтовых адресов входящей почты для приложений Box и Evernote, которые можно использовать для отправки документов в эти приложения.

Примечание.

У пользователей индивидуальных учетных записей нет доступа к вкладке Глобальные настройки. В учетных записях индивидуальных пользователей поле Отправлять дополнительную копию каждого подписанного соглашения находится на странице Внешний архив.

Добавление адреса электронной почты в интерфейс внешнего архива

  1. Войдите в систему в качестве администратора и перейдите в раздел Настройки учетной записи > Глобальные настройки > Отправлять дополнительный экземпляр каждого подписанного документа на следующие адреса электронной почты

  2. Выберите кнопку добавления адреса электронной почты.

    Перейдите к настройкам внешнего архива

    Пользователям индивидуальных учетных записей необходимо перейти на вкладку Внешний архив:

    Перейдите к настройкам внешнего архива  для индивидуальных учетных записей

  3. Откроется всплывающее окно для ввода адреса электронной почты для архива.

    Введите адрес электронной почты дважды (чтобы подтвердить, что указан правильный адрес).

    Сохраните адрес электронной почты.

    Предупреждение

    Примечание.

    Если домен электронной почты архива является новым для учетной записи, отображается предупреждение с просьбой проверить правильность такого адреса.

    Внимательно проверьте адрес электронной почты архива. Не следует допускать автоматической отправки копии каждого соглашения не тому получателю.

    Введите адрес электронной почты  архива

  4. Нажмите Сохранить.

  5. Адрес электронной почты хранится в виде отдельного элемента в поле электронной почты.

    • Можно сохранить не более 15 адресов.
    • Нажатие на «X» справа от адреса электронной почты удаляет адрес из поля.

    Введите все адреса электронной почты, на которые хотите отправлять подписанную документацию.

    Настроенный адрес электронной почты архива

  6. Нажмите Сохранить в правом нижнем углу окна, после того как добавите все адреса электронной почты, чтобы сохранить настройки.

    Сохраните настройки

Логотип Adobe

Вход в учетную запись