Администраторы могут настроить функцию Внешний архив в Adobe Acrobat Sign, чтобы автоматически доставлять копию электронного письма со статусом Подписано и сохранено для каждого завершенного документа на дополнительный адрес электронной почты. Автоматическая копия всегда будет содержать подписанное соглашение в формате PDF, отчет об аудите в формате PDF и файл CSV с данными полей (если таковой существует), независимо от настроек учетной записи или группы, которые определяют, должны ли быть приложены данные документы.

Настройки внешнего архива могут быть изменены на уровне учетной записи и группы. Настройки на уровне группы переопределяют унаследованные настройки учетной записи. В учетных записях, использующих функцию Пользователи, состоящие в нескольких группах, можно эффективно использовать настройку уровня групп, когда группы используются для определения конкретных рабочих процессов документов. (Например, юридическая группа может включать свой юридический отдел во все завершенные соглашения и удалить общий адрес архива, который мог быть настроен на уровне учетной записи.)

Для настройки архива необходимо только ввести действительный адрес электронной почты в поле Отправлять дополнительную копию каждого подписанного соглашения на вкладке Глобальные настройки в меню администратора. Можно использовать любой действительный адрес электронной почты, в том числе в сторонних приложениях, принимающих входящую электронную почту.

Вкладка Внешний архив содержит инструкции по поиску почтовых адресов входящей почты для приложений Box и Evernote, которые можно использовать для отправки документов в эти приложения.

• Инструкции Box.com
• Инструкции Evernote

Добавление адреса электронной почты в интерфейс внешнего архива