Ограничение видимости документа

Ограничить видимость документов для получателя

Параметр Ограниченная видимость документа (LDV) позволяет добавить в документ несколько файлов, которые выборочно доступны получателям в зависимости от настроек и конфигурации документа.

Примеры использования

  • Соглашения о продажах, требующие внутреннего контроля/утверждения перед отправкой клиенту..
  • Документация о новых сотрудниках, которая должна быть предоставлена после подтверждения предложения должности..
  • Кадровые документы, для подготовки которых требуется внутренняя обработка, выходящая за рамки полномочий первоначально подписавшего их лица.

Ниже представлен короткий видеоролик, демонстрирующий примеры использования.

Ограниченная видимость документов включает в себя несколько специальных терминов:

Пользователь или идентификатор пользователя

  • Пользователь — это общий термин для всех, кто получает доступ к Adobe Acrobat Sign методом прямого входа, аутентификации с Federated ID или с помощью интеграции. У пользователя может быть несколько адресов электронной почты, которые он использует для аутентификации в Acrobat Sign (таким образом, у пользователя может быть несколько идентификаторов пользователя).
  • Идентификатор пользователя — это определенный объект, прошедший аутентификацию в Adobe Acrobat Sign. Фактический идентификатор — это назначенный системой номер, который обеспечивает идентификацию уникального объекта (пользователя). В качестве идентификаторов пользователей часто выступают адреса электронной почты, так как оба параметра являются уникальными для системы. Хотя пользователи могут поменять адрес электронной почты, их идентификаторы остаются неизменными.  Все материалы логически связаны с идентификаторами создавших их пользователей.

Внутренние и внешние стороны

  • Внутренние стороны — это идентификаторы пользователей, которые принадлежат той же учетной записи Acrobat Sign, что и идентификатор пользователя-отправителя..
    • Необходимо иметь в виду, что пользователи в одной компании могут принадлежать разным учетным записям Acrobat Sign. Acrobat Sign не делает никаких предположений на основании домена почтового сервера или названий компаний. Единственная связь, которая имеет значение – это связь между идентификатором пользователя и его/ее учетной записи.
  • Внешние стороны определяют идентификатор пользователя, не являющегося членом учетной записи отправителя. 
    • Если адрес электронной почты не указан в списке Пользователей для учетной записи, участник по определению является внешним.

Как работает видимость документа

На уровне учетной записи/группы активированы правила LDV.

Правила LDV предоставляют доступ к содержимому файла, только если он был явно назначен заданному получателю.

Чтобы назначить содержимое файла получателю, необходимо добавить хотя бы одно поле, назначенное получателю.

  • LDV основаны на файле, не на странице. Если файл содержит 40 страниц, и если получателю назначено одно поле на одной странице, он/она сможет просмотреть все 40 страниц файла.
  • Если файл не содержит полей для получателя, он/она не будет иметь доступа ко всему файлу.
  • Если имеется четыре файла и получателю необходимо просмотреть все четыре файла, то хотя бы одно поле должно быть назначено получателю на одной из страниц каждого файла.
  • Если требуется активировать постраничный контроль, файл необходимо разбить на несколько одностраничных документов.
Пример LDV

В примере справа представлены две подписывающие стороны и два документа в соглашении.

Подписывающая сторона 1 видит оба документа, поскольку в обоих документах имеется назначенное ей поле («Поле 1» и «Поле 2»).

Подписывающая сторона 2 видит только документ 2, так как для нее нет назначенного поля в документе 1. 

  • Документ 2 отображается, поскольку «Поле 3» назначено подписывающей стороне 2.
Примечание.

Правила LDV имеют два предварительных условия.

  • Должно быть несколько получателей
    • Получатели включают в себя всех пользователей, добавленных в процесс подписания/утверждения.
    • Получатели копий соглашения не являются получателями.
  • В соглашение должно быть добавлено несколько файлов
    • Файлы — это любые вложения, используемые для создания соглашения (.doc, .xls, .pdf, .png и т. д.).

Если какое-либо из перечисленных выше требований не применимо, правила LDV приостанавливаются для данного соглашения.

Настройка параметров

Если этот параметр включен, LDV имеет три настройки, которые изменяют поведение соглашения и способ его просмотра.

Настройки LDV в пользовательском интерфейсе

Опция Подписывающие стороны смогут видеть только файлы, содержащие подписи, инициалы или поля для ввода данных, назначенные им является корневой установкой, которая активирует LDV и набор контрольных параметров. Если опция 
Подписывающие стороны смогут видеть только файлы, содержащие подписи, инициалы или поля для ввода данных, назначенные им отключена, все правила LDV отключаются для получателя.

Все получатели и получатели копий могут в любое время видеть все файлы.

Параметр LDV отключен

участник

Во время подписания

Завершенное соглашение

Отправитель

Все документы

Все документы

Внутренний получатель

Все документы

Все документы

Внешний получатель

Все документы

Все документы

Внутренний получатель копии

Все документы

Все документы

Внешний получатель копии

Все документы

Все документы

Внешний получатель архива

Нет

Все документы

Видимость документов в зависимости от активированных параметров:

Если только параметр Подписывающие стороны увидят только назначенные им файлы с подписью, инициалами или полями ввода данных включен:

  • Отправитель может видеть все содержимое файла в любое время.
  • Получатели могут видеть только те файлы, в которые они явным образом были добавлены при подписании и после завершения работы над соглашением.
  • Получатели копий не могут видеть содержимое файлов.
Параметр LDV включен

участник

Во время подписания

Завершенное соглашение

Отправитель

Все документы

Все документы

Внутренний получатель

Назначенные документы

Назначенные документы

Внешний получатель

Назначенные документы

Назначенные документы

Внутренний получатель копии

Нет

Нет

Внешний получатель копии

Нет

Нет

Внешний получатель архива

Нет

Все документы

Если параметр Подписывающие стороны и получатели копии в моей учетной записи видят все файлы включен:

  • Все внутренние идентификаторы пользователей (относительно пользователя-отправителя) могут видеть все содержимое файла.
  • Внешние получатели видят только содержимое файлов, которое было им назначено, во время подписания и после завершения работы над соглашением.
  • Внешние получатели копий не видят содержимого файла.
LDV позволяет внутренним сотрудникам просматривать все файлы.

участник

Во время подписания

Завершенное соглашение

Отправитель

Все документы

Все документы

Внутренний получатель

Все документы

Все документы

Внешний получатель

Назначенные документы

Назначенные документы

Внутренний получатель копии

Все документы

Все документы

Внешний получатель копии

Нет

Нет

Внешний получатель архива

Нет

Все документы

Если параметр Подписывающие стороны и получатели копии видят все файлы при получении подписанного соглашения включен:

  • Получатели видят назначенное им содержимое файла только во время процесса подписания.
  • Получатели копий не могут видеть содержимое файлов во время процесса подписания.

После завершения работы над соглашением все получатели и получатели копии могут просматривать все содержимое файлов.

По завершении работы над файлами LDV предоставляет доступ ко всем файлам.

участник

Во время подписания

Завершенное соглашение

Отправитель

Все документы

Все документы

Внутренний получатель

Назначенные документы

Все документы

Внешний получатель

Назначенные документы

Все документы

Внутренний получатель копии

Нет

Все документы

Внешний получатель копии

Нет

Все документы

Внешний получатель архива

Нет

Все документы

Эта конфигурация включает правила LDV и позволяет всем внутренним идентификаторам пользователя (относительно отправителя) просматривать все содержимое файла в процессе подписания.

После завершения работы над соглашением все пользователи могут просматривать содержимое всех файлов.

LDV позволяет внутренним сотрудникам просматривать все файлы.

участник

Во время подписания

Завершенное соглашение

Отправитель

Все документы

Все документы

Внутренний получатель

Все документы

Все документы

Внешний получатель

Назначенные документы

Все документы

Внутренний получатель копии

Все документы

Все документы

Внешний получатель копии

Нет

Все документы

Внешний получатель архива

Нет

Все документы

Если необходимо получить рукописные подписи, следует включить эту функцию, но необходимо иметь в виду, что правила LDV не применяются при использовании рукописных подписей.

Во всех случаях, когда используется рукописная подпись, правила LDV приостанавливаются для данного соглашения.

LDV для рукописной подписи

участник

Во время подписания

Завершенное соглашение

Отправитель

Все документы

Все документы

Внутренний получатель

Все документы

Все документы

Внешний получатель

Все документы

Все документы

Внутренний получатель копии

Все документы

Все документы

Внешний получатель копии

Все документы

Все документы

Внешний получатель архива

Нет

Все документы

Использование LDV с REST API v6

Отправитель может использовать REST API v6, чтобы сделать документы видимыми.

Запросы REST API v6 игнорируют все настройки видимости документов в интерфейсе пользователя, так как запросы API превалируют над всеми настройками на уровне учетной записи/пользователя.

Это можно обойти единственным образом: отправитель должен указать ярлык документа, если он/она указывает поле формы для конкретного получателя. 

POST /agreements — конечная точка REST API v6 имеет три параметра, с помощью которых можно контролировать права просмотра для документов.

AgreementInfo

Имя параметра

Ввод с клавиатуры

Обязательно

Описание

documentVisibilityEnabled

Логический результат

Нет

Дополнительный параметр видимости документа для соглашения. Для обеспечения видимости документа этот параметр должен быть указан и установлен на значение «true».


ParticipantSetInfo

Имя параметра

Ввод с клавиатуры

Обязательно

Описание

visiblePages

Строка[]

Нет

Список FileInfo.label, который должен быть виден участникам в этом наборе участников.


CcInfo

Имя параметра

Ввод с клавиатуры

Обязательно

Описание

visiblePages

Строка[]

Нет

Список FileInfo.label, который должен быть виден участникам в этом списке получателей копии.


Код состояния HTTP

Код состояния HTTP

Причина

Описание

400

INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL

Одна или несколько меток отображаемых страниц в наборе участников являются недопустимыми.

400

INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL

Одна или несколько меток отображаемых страниц в копии являются недопустимыми.

403

DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED

Для параметра «Включена видимость документа» установлено значение «Неверно». Индекс информации о файле не может быть задан для набора участников или получателей копии.

GET /agreements/{agreementId} — конечная точка REST API v6 может использоваться для извлечения связи между участниками и документами.

AgreementInfo

Имя параметра

Ввод с клавиатуры

Описание

documentVisibilityEnabled

Логический результат

Значение «true»: видимость документа была включена для этого соглашения.


ParticipantSetInfo

Имя параметра

Объект REST

Описание

visiblePages

Строка[]

Список FileInfo.label, который должен быть виден участникам в этом наборе участников.


CcInfo

Имя параметра

Объект REST

Описание

visiblePages

Строка[]

Список FileInfo.label, который должен быть виден участникам в этом списке получателей копии.

Если GET /agreements/{agreementId} сообщает состояние «CANCELLED», это может быть вызвано одним или несколькими недопустимыми значениями параметров видимости документа.

Используйте GET /agreements/{agreementId}/events для извлечения причины сбоя.

Сообщение об ошибке

Условие

fileInfoIndex <индекс информации о файле> отсутствует в одном из наборов participantSets, содержащих <адрес электронной почты участника>.

<Метку> необходимо задать как visiblePages для <адреса электронной почты участника>.

Указанная выше ошибка записана в журнал со значением Event.type для AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM и Event.comment.


Важная информация....

Ограничение видимости документа и сертификаты цифровой подписи несовместимы.

Если параметр LDV включен, объект цифровой подписи удаляется из встроенной среды разработки.

Если соглашение с полем цифровой подписи отправляется с включенными правилами LDV, возникает следующая ошибка:

Поле цифровой подписи <имя поля> не поддерживается из-за ограниченной видимости документа.

Если идентификатор пользователя может просматривать файл, содержащий поле вложения, он также имеет право просматривать содержимое вложения.

Замена получателя выполняется так же, как в обычной процедуре, за одним исключением:

  • Отправитель соглашения не может заменить себя, так он/она входит в список получателей без права подписи, и опция Подписывающие стороны и внешние получатели копии в моей учетной записи смогут просмотреть все файлы отключена.

Если параметр Подписывающие стороны и получатели копии в моей учетной записи видят все файлы включен:

  • Внутренние получатели могут передать право только другому внутреннему пользователю.
  • Внешние получатели не могут передать право внутренним пользователям.
    • При попытке выполнить это действие возникает ошибка: «Администратор вашей учетной записи установил запрет на передачу этому пользователю».

Файлы и поля могут быть отредактированы (при помощи функции Изменить соглашение) до тех пор, пока соглашение не было просмотрено участником.

Параметр LDV не зависит от роли. 

Если имеется получатель, не подписывающий соглашение, то этому получателю необходимо назначить по крайней мере одно поле в каждом файле, к которому ему требуется доступ.

Если у получателя нет видимых файлов (нет размещенных полей), возникает ошибка:

Участник <адрес электронной почты> (<роль участника>) не имеет видимых документов

Пакетная отправка работает таким же образом, как и другие соглашения. 

При отправке соглашения по крайней мере одно обязательное (не условное) поле подписи должно быть добавлено для каждого получателя с ролью подписанта.

Если у одной или нескольких подписывающих сторон нет обязательного поля подписи, в конце соглашения будет добавлена дополнительная страница, содержащая блок подписи для каждой подписывающий стороны (при этом все подписывающие стороны могут просматривать последнюю страницу).

Логотип Adobe

Вход в учетную запись