Описание функции

Параметр Ограниченная видимость документа позволяет добавить в соглашение несколько файлов, которые выборочно доступны получателям в зависимости от настроек и конфигурации соглашения.

Примеры использования

  • Соглашения о продажах, требующие внутреннего контроля/утверждения перед отправкой клиенту.
  • Документация о новых сотрудниках, которая должна быть предоставлена после подтверждения предложения должности.
  • Веб-формы, которые включают содержимое заявления и возвращают подписанное заявление с дополнительной документацией.

Ниже представлен короткий видеоролик, демонстрирующий примеры использования.


Раздел Ограниченная видимость документа содержит ряд особых терминов.

Пользователь или идентификатор пользователя

  • Пользователь — это общий термин для всех, кто получает доступ к Adobe Sign методом прямого входа, аутентификации с Federated ID или с помощью интеграции. У пользователя может быть несколько адресов электронной почты, которые он использует для аутентификации в Adobe Sign (таким образом, у пользователя может быть несколько идентификаторов пользователя).
  • Идентификатор пользователя — это определенный объект, прошедший аутентификацию в Adobe Sign. Фактический идентификатор — это назначенный системой номер, который обеспечивает идентификацию уникального объекта (пользователя). Идентификаторы пользователей часто сопоставляются с адресом электронной почты, поскольку оба являются уникальными значениями в системе. Однако пользователь может изменить свой адрес электронной почты, но не может изменить идентификатор пользователя.  Все ресурсы логически привязаны к создаваемому идентификатору пользователя.

Внутренние и внешние стороны

  • Внутренние стороны — это идентификаторы пользователей, которые принадлежат той же учетной записи Adobe Sign, что и идентификатор пользователя-отправителя.
    • Необходимо иметь в виду, что пользователи в одной компании могут принадлежать разным учетным записям Adobe Sign. Adobe Sign не определяет принадлежность на основе домена электронной почты или названия компании. Учитывается только принадлежность идентификаторов пользователей одной и той же учетной записи.
  • Внешние стороны идентифицируют любые идентификаторы пользователей, которые не принадлежат учетной записи пользователя-отправителя.
    • Если адрес электронной почты пользователя не указан в списке пользователей учетной записи, он является внешним по определению.


Способ применения

Правила Ограниченная видимость документа (LDV) можно включить на уровне учетной записи или группы (настройки уровня группы переопределяют настройки учетной записи).

Правила LDV предоставляют доступ к содержимому файла, только если он был явно назначен заданному получателю.

Чтобы назначить содержимое файла получателю, необходимо добавить хотя бы одно поле, назначенное получателю.

  • LDV применяется на уровне файла, не страницы. Если файл содержит 40 страниц и получатель имеет одно поле, назначенное ему на одной странице, получатель может видеть все 40 страниц файла.
  • Если файл не содержит полей для получателя, весь файл исключается из представления этого получателя.
  • Если имеется четыре файла и получателю необходимо просмотреть все четыре файла, то хотя бы одно поле должно быть назначено получателю на одной из страниц каждого файла.
  • Если требуется применить правило на уровне страниц, то файл необходимо разделить на отдельные файлы, каждый из которых содержит одну страницу.

В примере справа представлены две подписывающие стороны и два документа в соглашении.

Подписывающая сторона 1 видит оба документа, поскольку в обоих документах имеется назначенное ей поле («Поле 1» и «Поле 2»).

Подписывающая сторона 2 видит только документ 2, так как для нее нет назначенного поля в документе 1. 

  • Документ 2 отображается, поскольку «Поле 3» назначено подписывающей стороне 2.
Пример LDV

Примечание.

Правила LDV имеют два предварительных условия.

  • Должно быть несколько получателей
    • Получатели включают в себя всех пользователей, добавленных в процесс подписания/утверждения.
    • Получатели копий соглашения не являются получателями.
  • В соглашение должно быть добавлено несколько файлов
    • Файлы — это любые вложения, используемые для создания соглашения (.doc, .xls, .pdf, .png и т. д.).

Если какое-либо из перечисленных выше требований не применимо, правила LDV приостанавливаются для данного соглашения.

Настройка параметров

Если этот параметр включен, LDV имеет три настройки, которые изменяют поведение соглашения и способ его просмотра.

Подписывающие стороны и получатели копии в моей учетной записи видят все файлы — если эта функция включена, все идентификаторы пользователей в вашей учетной записи получают доступ к соглашению (как получатели или получатели копии).

Настройки LDV в пользовательском интерфейсе

Отображение документов на основе параметров

Если параметр «Подписывающие стороны увидят только назначенные им файлы с подписью, инициалами или полями ввода данных» отключен, параметр LDV полностью отключен в пользовательском интерфейсе.

Все получатели и получатели копий могут в любое время видеть все файлы.

Параметр LDV отключен
участник Во время подписания Завершенное соглашение
Отправитель Все документы Все документы
Внутренний получатель Все документы Все документы
Внешний получатель Все документы Все документы
Внутренний получатель копии Все документы Все документы
Внешний получатель копии Все документы Все документы

Если только параметр Подписывающие стороны увидят только назначенные им файлы с подписью, инициалами или полями ввода данных включен:

  • Отправитель может видеть все содержимое файла в любое время.
  • Получатели могут видеть только те файлы, в которые они явным образом были добавлены при подписании и после завершения работы над соглашением.
  • Получатели копий не могут видеть содержимое файлов.
Параметр LDV включен
участник Во время подписания Завершенное соглашение
Отправитель Все документы Все документы
Внутренний получатель Назначенные документы Назначенные документы
Внешний получатель Назначенные документы Назначенные документы
Внутренний получатель копии Нет Нет
Внешний получатель копии Нет Нет

Если параметр Подписывающие стороны и получатели копии в моей учетной записи видят все файлы включен:

  • Все внутренние идентификаторы пользователей (относительно пользователя-отправителя) могут видеть все содержимое файла.
  • Внешние получатели видят только содержимое файлов, которое было им назначено, во время подписания и после завершения работы над соглашением.
  • Внешние получатели копий не видят содержимого файла.
LDV позволяет внутренним сотрудникам просматривать все файлы.
участник Во время подписания Завершенное соглашение
Отправитель Все документы Все документы
Внутренний получатель Все документы Все документы
Внешний получатель Назначенные документы Назначенные документы
Внутренний получатель копии Все документы Все документы
Внешний получатель копии Нет Нет

Если параметр Подписывающие стороны и получатели копии видят все файлы при получении подписанного соглашения включен:

  • Получатели видят назначенное им содержимое файла только во время процесса подписания.
  • Получатели копий не могут видеть содержимое файлов во время процесса подписания.

После завершения работы над соглашением все получатели и получатели копии могут просматривать все содержимое файлов.

По завершении работы над файлами LDV предоставляет доступ ко всем файлам.
участник Во время подписания Завершенное соглашение
Отправитель Все документы Все документы
Внутренний получатель Назначенные документы Все документы
Внешний получатель Назначенные документы Все документы
Внутренний получатель копии Нет Все документы
Внешний получатель копии Нет Все документы

Эта конфигурация включает правила LDV и позволяет всем внутренним идентификаторам пользователя (относительно отправителя) просматривать все содержимое файла в процессе подписания.

После завершения работы над соглашением все пользователи могут просматривать содержимое всех файлов.

LDV позволяет внутренним сотрудникам просматривать все файлы.
участник Во время подписания Завершенное соглашение
Отправитель Все документы Все документы
Внутренний получатель Все документы Все документы
Внешний получатель Назначенные документы Все документы
Внутренний получатель копии Все документы Все документы
Внешний получатель копии Нет Все документы

Если необходимо получить рукописные подписи, следует включить эту функцию, но необходимо иметь в виду, что правила LDV не применяются при использовании рукописных подписей.

Во всех случаях, когда используется рукописная подпись, правила LDV приостанавливаются для данного соглашения.

LDV для рукописной подписи
участник Во время подписания Завершенное соглашение
Отправитель Все документы Все документы
Внутренний получатель Все документы Все документы
Внешний получатель Все документы Все документы
Внутренний получатель копии Все документы Все документы
Внешний получатель копии Все документы Все документы

Использование LDV с REST API v6

REST API v6 может использоваться отправителем, чтобы явным образом предоставить права просмотра для документов.

Вызовы REST API v6 игнорируют все настройки видимости документов в пользовательском интерфейсе, так как вызов API переопределяет настройки уровня учетной записи/группы.

Единственное требование: отправитель должен указать метку документа, если она указывает поле формы для конкретного получателя. 

POST /agreements — конечная точка REST API v6 имеет три параметра, с помощью которых можно контролировать права просмотра для документов.

AgreementInfo

Имя параметра Ввод с клавиатуры Обязательно Описание
documentVisibilityEnabled Логический результат Нет Дополнительный параметр видимости документа для соглашения. Для обеспечения видимости документа этот параметр должен быть указан и установлен на значение «true».


ParticipantSetInfo

Имя параметра Ввод с клавиатуры Обязательно Описание
видимые страницы Строка[] Нет

Список FileInfo.label, который должен быть виден участникам в этом наборе участников.


CcInfo

Имя параметра Ввод с клавиатуры Обязательно Описание
видимые страницы Строка[] Нет Список FileInfo.label, который должен быть виден участникам в этом списке получателей копии.


Код состояния HTTP

Код состояния HTTP Причина Описание
400 INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL Одна или несколько меток отображаемых страниц в наборе участников являются недопустимыми.
400 INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL Одна или несколько меток отображаемых страниц в копии являются недопустимыми.
403 DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED Для параметра «Включена видимость документа» установлено значение «false». Индекс информации о файле не может быть задан для набора участников или получателей копии.

GET /agreements/{agreementId} — конечная точка REST API v6 может использоваться для извлечения связи между участниками и документами.

AgreementInfo

Имя параметра Ввод с клавиатуры Описание
documentVisibilityEnabled Логический результат Значение «true»: видимость документа была включена для этого соглашения.


ParticipantSetInfo

Имя параметра Объект REST Описание
видимые страницы Строка[] Список FileInfo.label, который должен быть виден участникам в этом наборе участников.


CcInfo

Имя параметра Объект REST Описание
видимые страницы Строка[]
Список FileInfo.label, который должен быть виден участникам в этом списке получателей копии.

Если GET /agreements/{agreementId} сообщает состояние «CANCELLED», это может быть вызвано одним или несколькими недопустимыми значениями параметров видимости документа.

Используйте GET /agreements/{agreementId}/events для извлечения причины сбоя.

Сообщение об ошибке Условие
fileInfoIndex <индекс информации о файле> отсутствует в одном из наборов participantSets, содержащих <адрес электронной почты участника>. <Метку> необходимо задать как visiblePages для <адреса электронной почты участника>.

Указанная выше ошибка записана в журнал со значением Event.type для AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM и Event.comment.


Важная информация

Ограничение видимости документа и сертификаты цифровой подписи несовместимы.

Если параметр LDV включен, объект цифровой подписи удаляется из встроенной среды разработки.

Если соглашение с полем цифровой подписи отправляется с включенными правилами LDV, возникает следующая ошибка:

Поле цифровой подписи <имя поля> не поддерживается из-за ограниченной видимости документа.

Если идентификатор пользователя может просматривать файл, содержащий поле вложения, он также имеет право просматривать содержимое вложения.

Замена получателя выполняется так же, как в обычной процедуре, за одним исключением:

  • Отправитель соглашения не может заменить себя, если он указан в списке получателей с неподписывающей ролью, а параметр Подписывающие стороны и получатели копии в моей учетной записи видят все файлы отключен.

Если параметр Подписывающие стороны и получатели копии в моей учетной записи видят все файлы включен:

  • Внутренние получатели могут передать право только другому внутреннему пользователю.
  • Внешние получатели не могут передать право внутренним пользователям.
    • При попытке выполнить это действие возникает ошибка: «Администратор вашей учетной записи установил запрет на передачу этому пользователю».

Файлы и поля можно редактировать (с помощью функции Изменить соглашение), если первый получатель не просмотрел соглашение.

Параметр LDV не зависит от роли

Если имеется получатель, не подписывающий соглашение, то этому получателю необходимо назначить по крайней мере одно поле в каждом файле, к которому ему требуется доступ.

Если у получателя нет видимых файлов (нет размещенных полей), возникает ошибка:

Участник <адрес электронной почты> (<роль участника>) не имеет видимых документов

Mega Sign работает так же, как и другие соглашения.

Чтобы веб-формы могли работать с LDV, необходимо настроить внутренний сервер.

Обратитесь к менеджеру по работе с клиентами, чтобы включить эту функцию.

Если эта функция включена, веб-формы работают так же, как и другие соглашения.

При отправке соглашения по крайней мере одно обязательное (не условное) поле подписи должно быть добавлено для каждого получателя с ролью подписанта.

Если у одной или нескольких подписывающих сторон нет обязательного поля подписи, в конце соглашения будет добавлена дополнительная страница, содержащая блок подписи для каждой подписывающий стороны (при этом все подписывающие стороны могут просматривать последнюю страницу).

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет