Oversigt
Siden Styre indeholder registreringerne af de aftaler en bruger har sendt, samt eventuelle aftaler der er delt eller sendt til brugeren fra en betroet kilde.
Ud over aftaler kan brugeren vælge at få adgang til biblioteksskabeloner, webformularer og massemails genereret/ejet af brugeren.
Brugere der har delte konti, kan ændre det viste indhold fra deres personlige data til en visning af den delte kontos indhold (med visse begrænsninger med hensyn til de tilgængelige handlinger).
Layout og funktionalitet
Den centrale liste over registreringer
Den midterste del af Administrer-siden indlæser en liste over aftaler, hvor hver række repræsenterer én aftalepost.
- Hvis der er aftaler, der venter på en handling fra brugerens side, vælges filteret Venter på dig automatisk.
- Filteret Igangværende vælges automatisk, hvis ingen aftaler venter på brugeren.
Listen over aftaleposter har 4-5 kolonner afhængigt af det valgte filter:
- Modtager – modtagerværdien ændres på baggrund af aftalens status:
- Igangværende aftaler rapporter den nuværende modtager, der afventer handling.
- Fuldførte aftaler rapporterer den første modtager, der er defineret for aftalen.
- Annullerede og Udløbne aftaler rapporterer den senest tildelte modtager, da den blev annulleret/udløbet.
- Igangværende aftaler rapporter den nuværende modtager, der afventer handling.
- Afsender – afspejler afsenderens navn og firma, når afsenderen ikke er den bruger, der er logget på. Aftaler sendt fra den bruger, der er logget på, viser "Mig" som afsenderværdi.
- Titel – afspejler aftalens titel, som den blev konfigureret. Dette er den samme titel, der filtreres, når der genereres rapporter.
- Gruppe - afspejler den gruppe, hvor aftalen blev sammensat. Kun den oprindelige afsender af aftalen vil se Gruppe-værdien udfyldt.
- Aftaler på listen, der ikke blev oprettet af brugere, der var logget ind, har en bindestreg ( - ) i stedet for gruppenavnet.
- Aftaler på listen, der ikke blev oprettet af brugere, der var logget ind, har en bindestreg ( - ) i stedet for gruppenavnet.
- Ændret – afspejler den sidste dato, hvor aftalen blev ændret af brugerhandling (underskrivelse, annullering osv.). Den ændrede værdi opdateres med hver handling, indtil aftalen når en afsluttet status (fuldført/annulleret/udløbet).
Denne liste er fra start sorteret efter Ændringsdato med den senest ændrede aftale øverst.
Hvis du klikker på en kolonneoverskrift, sorteres listen efter denne værdi i stigende/faldende rækkefølge. Hvis der klikkes på overskriften igen, bliver sorteringsrækkefølgen omvendt.
Hurtige handlinger og indikatorikoner
Registreringerne i den centrale liste har en eller flere "hurtig handling"-knapper og op til to indikatorikoner, der vises når du bevæger musen hen over en individuel registrering.
- Handlinger er altid skjult, indtil du flytter musen henover registreringen.
- Indikatorikoner er skjulte, medmindre den funktion som ikonet repræsenterer, er blevet konfigureret til den individuelle registrering.
- Indikatorikoner er altid synlige (i lyseblåt), når de er konfigureret til registreringen.
Statusfiltrene I gang og Fuldført har en ellipse ud for filternavnet, der omfatter en handling til at åbne Power Automate-skabelongalleriet.
- Hurtig handling: Åbn - Knappen Åbn åbner aftalen for visning (samme som Åbn aftale handlingen i den højre side).
- Ved at holde CMD/CTRL-tasten nede og venstreklikke på Åbn -knappen åbnes aftalen i en ny fane.
- Ved at holde CMD/CTRL-tasten nede og venstreklikke på Åbn -knappen åbnes aftalen i en ny fane.
- Påmindelse indikator - Når en Påmindelse er aktiv for registreringen, er det blå ikon fremhævet på registreringslisten.
- Ved at klikke på ikonet kan en ny påmindelse konfigureres.
- Hvis der allerede findes en påmindelse, vises en oversigt over påmindelser med en note, der angiver, hvornår den sidste påmindelse blev sendt.
- Noter indikator - Når en Note er blevet tilføjet til registreringen af brugeren, er det blå ikon fremhævet på registreringslisten.
- Ved at klikke på Tilføj noter-ikonet kan brugeren tilføje en personlig bemærkning til aftalen. Denne note er ikke synlig eller søgbar for andre brugere i systemet.
- Når man holder musen henover et konfigureret Noter ikon, vises de første tegn i noten i en tekstboble over ikonet.
- Hurtig handling: Åbn - Knappen Åbn åbner aftalen for visning (samme som Åbn aftale handlingen i den højre side).
- Ved at holde CMD/CTRL-tasten nede og venstreklikke på Åbn knappen åbnes aftalen i en ny fane.
- Ved at holde CMD/CTRL-tasten nede og venstreklikke på Åbn knappen åbnes aftalen i en ny fane.
- Hurtig handling: Underskriv - Knappen Underskriv åbner siden hvor brugeren kan anføre sin elektroniske underskrift (samme som Vis og underskriv knappen i højre side).
- Noter indikator - Når en Note er blevet tilføjet til registreringen af brugeren, er det blå ikon fremhævet på registreringslisten.
- Ved at klikke på Tilføj noter-ikonet kan brugeren tilføje en personlig bemærkning til aftalen. Denne note er ikke synlig eller søgbar for andre brugere i systemet.
- Ved at holde musen henover et konfigureret Noter ikon vises de første tegn i noten i en tekstboble over ikonet.
- Hurtig handling: Åbn - Knappen Åbn åbner aftalen for visning (samme som Åbn aftale handlingen i den højre side).
- Ved at holde CMD/CTRL-tasten nede og venstreklikke på Åbn -knappen åbnes aftalen i en ny fane.
- Ved at holde CMD/CTRL-tasten nede og venstreklikke på Åbn -knappen åbnes aftalen i en ny fane.
- Hurtig handling: Download PDF - Knappen Download PDF igangsætter download af aftale-PDF'en (samme som Download PDF handlingen i den højre side).
- Noter indikator - Når en Note er blevet tilføjet til registreringen af brugeren, er det blå ikon fremhævet på registreringslisten.
- Ved at klikke på Tilføj noter-ikonet kan brugeren tilføje en personlig bemærkning til aftalen. Denne note er ikke synlig eller søgbar for andre brugere i systemet.
- Ved at holde musen henover et konfigureret Noter ikon vises de første tegn i noten i en tekstboble over ikonet.
- Hurtig handling: Åbn - Knappen Åbn åbner aftalen for visning (samme som Åbn aftale handlingen i den højre side).
- Ved at holde CMD/CTRL-tasten nede og venstreklikke på Åbn knappen åbnes aftalen i en ny fane.
- Ved at holde CMD/CTRL-tasten nede og venstreklikke på Åbn knappen åbnes aftalen i en ny fane.
- Hurtig handling: Rediger - Knappen Rediger åbner siden Rediger (Send) for at tillade redigering af aftalen (samme som Rediger aftale handlingen i den højre side).
- Noter indikator - Når en Note er blevet tilføjet til registreringen af brugeren, er det blå ikon fremhævet på registreringslisten.
- Ved at klikke på Tilføj noter-ikonet kan brugeren tilføje en personlig bemærkning til aftalen. Denne note er ikke synlig eller søgbar for andre brugere i systemet.
- Ved at holde musen henover et konfigureret Noter ikon vises de første tegn i noten i en tekstboble over ikonet.
- Hurtig handling: Åbn - Knappen Åbn åbner aftalen for visning (samme som Åbn aftale handlingen i den højre side).
- Ved at holde CMD/CTRL-tasten nede og venstreklikke på Åbn knappen åbnes aftalen i en ny fane.
- Ved at holde CMD/CTRL-tasten nede og venstreklikke på Åbn knappen åbnes aftalen i en ny fane.
- Hurtig handling: Rediger - Knappen Rediger åbner skabelonen i redigeringsmiljøet, for at tillade redigering af skabelonfelterne (samme som Rediger skabelon handlingen i den højre side).
- Noter indikator - Når en Note er blevet tilføjet til registreringen af brugeren, er det blå ikon fremhævet på registreringslisten.
- Ved at klikke på Tilføj noter-ikonet kan brugeren tilføje en personlig bemærkning til aftalen. Denne note er ikke synlig eller søgbar for andre brugere i systemet.
- Ved at holde musen henover et konfigureret Noter ikon vises de første tegn i noten i en tekstboble over ikonet.
- Hurtig handling: Åbn - Knappen Åbn åbner aftalen for visning (samme som Åbn aftale handlingen i den højre side).
- Ved at holde CMD/CTRL-tasten nede og venstreklikke på Åbn knappen åbnes aftalen i en ny fane.
- Ved at holde CMD/CTRL-tasten nede og venstreklikke på Åbn knappen åbnes aftalen i en ny fane.
- Hurtig handling: Rediger - Knappen Rediger åbner siden Opret webformular som giver mulighed for redigering af webformularen (samme som Rediger webformular handlingen i den højre side).
- Noter indikator - Når en Note er blevet tilføjet til registreringen af brugeren, er det blå ikon fremhævet på registreringslisten.
- Ved at klikke på Tilføj noter-ikonet kan brugeren tilføje en personlig bemærkning til aftalen. Denne note er ikke synlig eller søgbar for andre brugere i systemet.
- Ved at holde musen henover et konfigureret Noter ikon vises de første tegn i noten i en tekstboble over ikonet.
- Hurtig handling: Åbn - Knappen Åbn åbner aftalen for visning (samme som Åbn aftale handlingen i den højre side).
- Ved at holde CMD/CTRL-tasten nede og venstreklikke på Åbn knappen åbnes aftalen i en ny fane.
- Ved at holde CMD/CTRL-tasten nede og venstreklikke på Åbn knappen åbnes aftalen i en ny fane.
- Hurtig handling: Download formulardata - Knappen Download formulardata igangsætter download af formularfeltdata for Bulk Send transaktionen (samme som Download formularfeltdata-handlingen i den højre side).
- Noter indikator - Når en Note er blevet tilføjet til registreringen af brugeren, er det blå ikon fremhævet på registreringslisten.
- Ved at klikke på Tilføj noter-ikonet kan brugeren tilføje en personlig bemærkning til aftalen. Denne note er ikke synlig eller søgbar for andre brugere i systemet.
- Ved at holde musen henover et konfigureret Noter ikon vises de første tegn i noten i en tekstboble over ikonet.
Filtre i skinne-kontrol i venstre side
Venstre skinne-kontrol i vinduet viser en liste over filtre for aftalestatusser (øverst) og et antal skabelonobjekter (nederst).
Når et filter vælges, udfyldes den centrale liste over aftaler/skabeloner i overensstemmelse med det valgte filter.
Der er to "aktiv"-statusser. De angiver hver især omfanget af indholdet i parentes efter statusnavnet:
- I gang (N) - Aftaler, der returneres med statussen I gang, venter på at en eller flere parter fuldfører sin(e) handling(er). Aftaler, der venter på den bruger der er logget på, returneres ikke
- Venter på dig (M) - Aftaler, der venter på den bruger der er logget på, opfanges af filteret Venter på dig.
Der er tre endelige statusser:
- Fuldført - Aftaler, der er helt gennemførte
- Annulleret – Aftaler, der af den ene eller anden grund er afbrudt. Dette omfatter:
- Aftaler, der annulleres af afsenderen
- Aftaler, der afvises af en deltager
- Aftaler, der afsluttes på grund af gentagende godkendelsesfejl
- Aftaler, der indeholder systemfejl, som medfører, at aftalen ikke kan aktiveres
- Udløbet – Aftaler, der når en udløbsdato og lukkes automatisk
Statussen Udkast indeholder alle de delvist opbyggede aftaler, der typisk afventer feltplacering.
Skabelonfiltrene indeholder kun de "overordnede" skabeloner, der bruges til at generere "underordnede" aftaler. De "underordnede" aftaler fanges i (ovenstående) aftalefiltre.
Overordnede skabeloner er ikke aftaler i sig selv, men bruges til at producere mange instanser af individuelle aftaler. Disse overordnede objekter omfatter:
- (Bibliotek) Skabeloner - alle dokument- og feltskabeloner, der er tilgængelige i dit dokumentbibliotek.
- Webformularer - Webformularer blev tidligere kaldt widgets og er aftaleskabeloner, der kan leveres som links eller integreret på websider.Webformularer startes af underskriveren og opretter en underordnet aftale for alle parter, som gennemfører underskriftprocessen.
- Masseafsendelser - Masseafsendelse-skabeloner (tidligere kendt som Mega Sign) benytter en liste over individuelle modtagere til at generere en stor mængde individuelle aftaler ved hjælp af samme formular(er). Hver aftale er en individuel transaktion; de enkelte modtagere er uvidende om de andre (f.eks. at sende en intern udgiftspolitik til alle medarbejdere).
Indikator for afvist mail/sms
Statuskolonnen styrker aftalens status (Sendt til underskrivelse, Venter på underskrivelse) og giver et advarselsikon, hvis en af mailadresserne er blevet afvist.
Afvisningsindikatoren er kun synlig, når der vises aftaler, og anvendes ikke på en overordnet skabelon som f.eks. Send i massevis eller overordnede webformularskabeloner.
Se Aktivitetslisten for at få vist afvisningshændelser:
Modtagne mails kan rettes ved at modtageren udskiftes.
Søgefunktionalitet
Søg -feltet og den tilhørende knap Filtre giver mulighed for præcise søgekriterier for at hjælpe med at finde aftaler i, hvad der hurtigt kan blive et overvældende antal transaktioner.
Kontekstmenu for den højre skinne-kontrol
Hvis du vælger (enkelt-klik) en hvilken som helst registrering i midterlisten, fremkommer der i den højre skinne-kontrol en kontekstbaseret menu med handlinger og metadata, der er relevante for det valgte objekt.
Kontekstmenuen for den højre skinne-kontrol har forskellige muligheder baseret på brugerens serviceniveau (individuel, virksomhed osv.), det valgte objekt (aftale, webformular osv.), brugerens status (admin, bruger) og objektets status (aktiv, igangværende, fuldført osv.). Hvis du ikke kan se en mulighed/funktion, som du forventer er tilgængelig, skal du kontakte din administrator for at se, om du er begrænset af opsætning (indstillingskonfiguration, brugerautoritetsniveau) eller tilgængelighed (serviceniveau).
Den delte kontovælger (valgfri)
Konti, der har aktiveret kontodeling kan klikke på titlen Dine aftaler for at åbne en liste over de konti, der i øjeblikket deles med brugeren. Denne liste fungerer som et filter, der udfylder administrationssiden med indholdet fra den valgte bruger eller gruppe. Muligheden for at vælge Alle fælles aftaler er også tilgængelig.
Når du vælger en mulighed:
- den klikbare titel ændres til navnet på filteret
- den centrale liste over registreringer er udfyldt med det delte indhold
- to nye kolonner tilføjes til listen over registreringer for at angive kilden til indholdet:
- GROUP - den gruppe, der indeholder posten
- SHARED BY - navnet på den bruger, der deler indholdet
Konti, der har Avanceret kontodeling aktiveret, kan skifte mellem de delte brugerkonti for at kunne se, sende og underskrive aftaler på vegne af brugeren (afhængigt af hvordan deling er konfigureret):
- Hold markøren over dit navn øverst til højre på skærmen
- Klik på Skift konto
- Vælg den brugerkonto, du vil skifte til, og klik på OK
Ved at skifte til en anden brugers konto, kan den bruger der er logget på, sende aftaler på vegne af den konto, der er "skiftet til":
Nedenfor er en liste over de aftalespecifikke funktioner og handlinger, som brugere kan anvende.
Navn eller Titel på aftalen er øverst til højre i sidelayoutet:
Oprettelsesdato er umiddelbart under aftalens navn.
Aftalens aktuelle Status vises under aftalens navn, og oprettelsesdatoen er øverst til højre i vinduet.
Hvem aftalen er Fra vises øverst til højre.
- Feltet Fra kan kun ses, når du ikke er afsenderen.
Den globale meddelelse for aftalen findes øverst til højre, lige under afsenderen
Den aktuelle modtager identificeres på den nye, udvidede deltagerliste, der tydeligt viser alle modtagere og deres status i forhold til aftalen
En bruger kan underskrive en aftale fra Administrer siden ved at vælge aftale-registreringen og klikke på Se og underskriv knappen i højre side eller Underskriv hurtig-handlingen på registreringen i den centrale liste.
Standardgrænsefladen for underskrivelse af aftaler åbner, hvorved felter og signaturer kan udfyldes:
Du kan finde muligheden for at annullere aftalen under handlingerne til højre: Annuller
Muligheden for at indstille, redigere og slette udløbsdatoen for aftalen findes under oprettelsesdatoen: Udløbsdato
Klik på blyantsikonet for at åbne redigeringspanelet.
Layoutet af siden Administrer viser parterne i en aftale bedre, hvilket giver:
- Løbende status for, hvor mange deltagere der har afsluttet deres handlinger (direkte under mailen for den aktuelle deltager)
- En fuld liste over alle deltagere og deres rolle i forhold til aftalen (til højre)
Du kan få vist muligheden for at erstatte den aktuelle deltager ved at bevæge musen hen over ikonet for den aktuelle deltager og derefter klikke på linket Erstat deltager.
Afhængigt af dine kontoindstillinger findes der to muligheder:
- Udskift modtager – denne mulighed udskifter den aktuelle modtager, så denne nægtes yderligere adgang til aftalen
- Tilføj alternativ modtager – tilføjelse af en alternativ modtager inkluderer den nye modtager, hvilket efterlader den originale modtager på plads og i stand til at fuldføre aftalen
>>Fulde detaljer om, hvordan den aktuelle underskriver erstattes, kan findes her
Afsenderen af en aftale har autoritet til at ændre godkendelsesmetoden for de enkelte deltagere, efter at aftalen er sendt.
Dette er især nyttigt, hvis der er brugt en adgangskode, som er mistet/glemt. Det er nemt at nulstille adgangskoden.
Du kan finde muligheden for at redigere godkendelse af modtagere ved at bevæge musen hen over ikonet for den aktuelle modtager og derefter klikke på linket Rediger ud for godkendelsesmetoden.
Denne indstilling gælder kun for adgangskoder, der bruges til godkendelse af modtagere.
Adgangskoder, der bruges til at beskytte en underskrevet PDF-fil, er ikke berørt
Muligheden for at erstatte filerne i en sendt aftale findes under handlingerne til højre: Rediger aftale
Hvis en aftale underskrives uden for Acrobat Signs underskrivelsesproces (f.eks.: En modtager udskriver dokumentet og underskriver det fysisk), kan dokumentets ophavsmand digitalisere og uploade aftalen tilbage i Acrobat Sign.
Hvis din konto bruger id-kort som modtagervalidering, og du har valgt at gemme godkendelsesoplysningerne, har du mulighed for at downloade Rapport om underskriveridentitet.
Du kan finde oversigten over hændelser for aftalen til højre nederst i handlingerne: Aktivitet
Hvis du klikker på indstillingen Aktivitet, erstattes kontrolelementerne i højre skinne-kontrol med en oversigt over alle aktiviteter for aftalen. Disse vises i kronologisk rækkefølge med de seneste hændelser øverst.
Sådan får du vist indholdet (filer) i en aftale:
- Klik én gang på aftalen for at vælge den, og åbn det højre spor
- Klik på handlingen Åbn aftale
Aftalen åbnes til gennemsyn, og kontrolelementer til højre forbliver samme sted.
Du kan finde muligheden for at oprette eller slette påmindelser under handlingerne: Påmindelse i højre side
For biblioteksskabeloner og webformularer gælder det, at administratorer kan ændre ejeren af skabelonen. Skabelonen skal være under administratorens autoritet for at afsløre handlingen.
Valg af muligheden Ny ejer frembringer et inputfelt for at kunne angive den nye ejers e-mail.
Flere oplysninger om overførsel af ejerskab af objekter kan findes her >>
Du kan finde muligheden for at dele aftalen under handlingerne til højre: Del
Når aftalen er gemt:
- Der sendes en mail til den bruger (mailadresse), du deler aftalen med
- Mailen indeholder en vedhæftet PDF-fil for aftalen i den aktuelle tilstand
- Aftaleposten bliver tilgængelig på siden Administrer for den bruger (mailadresse), du har delt den med
- Den pågældende bruger kan gennemse aftalen, som hvis brugeren havde modtaget aftalen på cc
Du kan finde muligheden for at downloade aftalen og/eller revisionsrapporten for aftalen under handlingerne: Download PDF og Download revisionsrapport i højre side.
Hvis der bruges flere filer til at oprette aftalen, og brugeren ikke ønsker at downloade hele PDF'en i én sammenkædet fil, gør denne mulighed det muligt at downloade de enkelte filer (som oprindeligt uploadet).
Hvis du vælger denne mulighed, åbnes en grænseflade der gør det muligt at klikke på hver fil for at downloade en PDF-version af den pågældende fil.
"Overordnede" skabelonobjekter har mulighed for at downloade formularfeltdata for alle aftaler, der er blevet dannet ud fra skabelonen.
Valg af denne mulighed igangsætter download af en CSV-formateret fil til dit lokale system, med alt feltindhold for alle underordnede aftaler, der er genereret fra den overordnede skabelon.
Indhold kan skjules på siden Administrer. Dette indhold slettes ikke, status ændres ikke, og aftalen kan fortsætte normalt gennem signaturcyklussen. Aftalen er ganske enkelt ikke synlig i brugerens visning af siden Administrer.
For at vise indholdet skal du først søge ved at bruge filteret Vis kun skjulte aftaler
Kendte problemer
Problem: Ved skift til den nye Administrer-side er siden helt tom uden noget aftaleindhold.
Test: forsøg på at indlæse denne side: https://documentcloud.adobe.com/
- Hvis du ikke kan indlæse https://documentcloud.adobe.com/, skal du kontakte din interne netværksadministration og arbejde med dem om at fjerne blokeringen fra domænet documentcloud.adobe.com.
- Hvis du kan tilgå ovenstående link, skal du kontakte support.
Siderne Hjem og Vis aftale påvirkes ligeledes.
