La funzione di Adobe Sign per l’eliminazione delle informazioni degli utenti è disponibile per l’amministratore per la privacy per tutti gli account multilicenza.

Descrizione della funzione

Adobe Sign consente di eliminare completamente dal sistema di Adobe Sign tutte le informazioni salvate per un ID utente, in conformità ai requisiti del regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD). Tale eliminazione è completa e, una volta avviata, irrevocabile.

L’accesso a questo strumento è riservato ai soli amministratori di account per i quali è stata abilitata l’opzione Amministratore privacy.

Gli amministratori privacy sono autorizzati solo a eliminare gliID utenteche risiedono nel proprio account (che corrispondono solitamente ai dipendenti dell’azienda).


Come utilizzare questa funzione

Per eliminare un utente dal server di Adobe Sign è necessario innanzitutto disporre di autorizzazioni di sistema per tale ID utente. Se l’utente non è nel tuo account, non puoi eliminarlo.

 

Per determinare se disponi delle autorizzazioni necessarie per un utente:

  • Passa all’interfaccia utente: Account > Utenti.
  • Fai clic sull’icona Opzioni (le tre linee a destra).
  • Seleziona Mostra tutti gli utenti.
  • Cerca l’indirizzo e-mail dell’utente.
navigate_to_users

 

Se l’indirizzo e-mail non viene trovato nell’account, viene visualizzato il messaggio Nessun utente rilevato dal filtro corrente.

user_not_found

 

Se l’utente è presente nell’account, viene visualizzato un solo record (perché gli indirizzi e-mail sono univoci).

 

Per eliminare l’utente:

  • Verifica che l’indirizzo e-mail sia corretto e che verrà eliminato l’ID utente corretto.
  • Fai un solo clic sul record dell’utente per evidenziarlo. Appena sopra il record dell’utente vengono visualizzati i link delle azioni disponibili.
  • Se lo stato dell’utente è diverso da Inattivo, fai clic sul link Disattiva utente.
    • È possibile eliminare solo gli utenti Inattivi.
  • Fai clic sul link Elimina informazioni utente.
delete_the_user

 

Viene aperta la finestra di avviso Elimina utente, in cui vengono indicate le conseguenze dell’azione che si sta per eseguire.

Quando si elimina un utente:

  • Verranno annullati eventuali accordi incorsoavviati da questo utente.
  • Verranno rifiutati eventuali accordi incorsoper i quali l’utente è impostato come destinatario.
  • Verranno disabilitati i widget attivi creati da questo utente.
  • Verranno impedite chiamate API da parte di integrazioni associate a questo utente.
  • Verranno rimossi i modelli libreria salvati e creati da questo utente.
  • Verranno eliminate eventuali condivisioni di account da/per questo utente.

 

Immediatamente sotto questi avvisi, sono disponibili tre opzioni:

  • Mantieni gli accordi avviati da questo utente, ma rimuovi le informazioni utente comprese le risorse di cui sopra
    • Seleziona questa opzione se l’utente ha creato degli accordi che sono ancora importanti per l’azienda.
      • Gli accordi vengono condivisi automaticamente con l’account dell’amministratore che elimina l’utente (vedi nota di seguito).
    • Questo è applicabile agli accordi completati.
    • Potrai eliminare questi accordi in un secondo tempo.
  • Rimuovi le informazioni dell’utente comprese le risorse di cui sopra e tutti gli accordi avviati da questo utente.
    • Tutto viene eliminato.
  • Non eliminare le informazioni dell’utente al momento.
    • Opzione predefinita.

Nota:

Quando si seleziona l’opzione Mantieni gli accordi:

  • Tutti i contenuti completati creati da questo ID utente vengono condivisi con l’account dell’amministratore che sta eliminando l’utente.
  • L’indirizzo e-mail dell’ID utente eliminato viene mantenuto in modo che vi si possa fare riferimento correttamente nella cronologia e nel rapporto di audit.
  • Poiché l’indirizzo e-mail viene mantenuto, non è possibile creare nel sistema un nuovo utente con lo stesso valore di e-mail.
  • Se è necessario creare un nuovo ID utente con l’indirizzo e-mail mantenuto, occorre prima eliminare tutti i contenuti condivisi; altrimenti non è possibile creare il nuovo utente (perché non sono ammessi indirizzi e-mail duplicati nel sistema).

Seleziona l’opzione adatta alla situazione e fai clic su Elimina informazioni utente (o su Annulla).

delete_user_challenge

 

Viene visualizzata un’ultima finestra di avviso:

  • Se sei sicuro, fai clic su Elimina informazioni utente.
    • In caso contrario, fai clic su Annulla.
delete_user_challenge-part2

 

Viene visualizzato un messaggio di operazione riuscita, a indicare l’ID utente è stato eliminato dal database.

  • Fai clic su OK.
delete_user_success


Opzioni di configurazione

Non vi sono opzioni oltre la possibilità di abilitare o disabilitare questa funzione.


Attivazione e disattivazione

L’accesso alla funzione Elimina informazioni utente è riservato agli amministratori privacy.

Solo gli utenti contrassegnati come Amministratore privacy possono accedervi.

Per abilitare un amministratore privacy:

  • Esegui l’accesso come Amministratore dell’account.
  • Passa ad Account > Utenti.
  • Fai un solo clic sull’utente da promuovere ad Amministratore privacy.
  • Seleziona Modifica nel menu sopra all’elenco degli utenti.
navigate_to_users

 

Quando si apre il pannello per l’utente:

  • Seleziona la casella L’utente è un amministratore privacy, nella parte inferiore del pannello.
  • Fai clic su Salva.

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