Utilizzare i servizi di archiviazione eOriginal

Archiviazione di documenti Adobe Acrobat Sign tramite i servizi di archiviazione eOriginal

Gestisci e proteggi i tuoi documenti in modalità digitale.

Adobe Acrobat Sign collabora con eOriginal per aiutare le organizzazioni a soddisfare i requisiti di conformità e normativi mediante l’archiviazione di importanti documenti firmati in un archivio digitale protetto. Una volta firmato un documento, eOriginal è in grado di archiviarlo in modo sicuro secondo livelli di protezione e conformità estremamente elevati in un ambiente completamente digitale. Le organizzazioni possono scegliere di archiviare tutti i documenti in uno specifico account, tutti i documenti creati da un gruppo specifico (o da un sottoinsieme di utenti) o singoli documenti.

Una volta creato un documento, il documento originale caricato su Acrobat Sign viene considerato come la copia autorevole del contratto. La copia autorevole viene conservata sui server Adobe per tutta la durata del ciclo di firma. Una volta completato il ciclo di firma, la copia autorevole viene conservata nell'archivio eOriginal e il documento diventa uno strumento legale. Acrobat Sign conserva una copia in formato PDF del documento, che contiene la filigrana con la dicitura “Copia dell’originale”, per indicare che il documento archiviato da eOriginal è la sola versione originale:

Come funziona l’archiviazione

Al completamento del ciclo di firma, ogni transazione abilitata per l’archiviazione attiverà il servizio di archiviazione eOriginal, che avvierà il trasferimento della copia autorevole. Questo è un processo asincrono del tipo “chiamata e risposta” in cui il servizio di archiviazione richiede le informazioni da Acrobat Sign dopo aver ricevuto una notifica e Acrobat Sign fornisce i contenuti richiesti.

Queste richieste sequenziali vengono eseguite in tempo quasi reale per garantire che la copia autorevole venga memorizzata dal servizio di archiviazione nel momento in cui viene completato il processo di firma.

Una volta applicata la firma finale, i seguenti passaggi si verificano nell’ordine presentato:

  1. Il report di audit viene aggiornato con l’evento “Documento pronto per l’archiviazione”
    • Poiché il report di audit deve essere completato quando un accordo raggiunge uno stato terminale, e il processo di archiviazione si verifica solo dopo il completamento di un processo di firma, non è possibile aggiornare il report di audit per indicare il completamento di un processo di archiviazione. Quest’ultimo viene riportato nella cronologia degli eventi della transazione (memorizzata sui server di Acrobat Sign).
  2. Al documento e a tutte le immagini correlate viene aggiunta una filigrana.
    • Una copia senza filigrana del documento finale viene conservata per l’eventuale caricamento nel provider di eVaulting.
    • Al momento, solo il provider del servizio di eVaulting può recuperare la versione priva di filigrana, utilizzando un token di accesso verificato.
  3. Quando il documento è pronto per essere archiviato, il servizio di archiviazione riceve una notifica tramite ping inviato al Vault Callback. 
    • Acrobat Sign invia un identificatore univoco per il documento, denominato Document Capability Key (Chiave di capacità del documento), al servizio di archiviazione.
  4. Il servizio di archiviazione richiede la traccia di audit del documento per la creazione del relativo profilo.
  5. Acrobat Sign fornisce la traccia di audit.
    • La traccia di audit contiene il record completo di quanto accaduto durante il processo di firma, compresi l’identità dei firmatari, la data e l’ora di ogni evento, l’indirizzo IP e le informazioni di posizione (se disponibili).
  6. Il servizio di archiviazione richiede il documento privo di filigrana.
  7. Acrobat Sign fornisce il documento privo di filigrana al servizio di archiviazione.
  8. Il servizio di archiviazione conferma la ricezione del documento e avvisa Acrobat Sign che il processo di archiviazione è stato completato.
  9. La copia priva di filigrana dell’accordo finale viene eliminata dal sistema di Acrobat Sign.
Nota:

Il servizio di archiviazione interessa solo la copia finale (autorevole) del documento e le immagini correlate.

Le versioni intermedie del documento (prima della firma finale) non sono incluse nel processo di archiviazione.

Tali versioni non ufficiali restano sui server di Acrobat Sign in uno stato privo di filigrana, a meno che non vengano eliminate tramite un altro processo (ad esempio, in base a un criterio di conservazione o un’azione GDPR).

Diagramma del processo di archiviazione digitale

Al momento, Acrobat Sign archivia solo una copia con filigrana del documento finale. Viene aggiunta una filigrana anche alle immagini di anteprima (visualizzate in Acrobat Sign), affinché vi sia una sola versione priva di filigrana appartenente al servizio di archiviazione.

Dopo l’archiviazione del documento, Adobe non conserva più alcuna copia priva di filigrana del documento finale.

In che modo gli utenti configurano un accordo da archiviare

L’opzione per configurare un accordo da archiviare o meno, è visibile per gli utenti solo dopo che la configurazione del servizio all’interno dell’account è stata completata.

Gli utenti possono controllare se un accordo deve essere archiviato selezionando o deselezionando l’opzione Archivia questo accordo nella sezione Impostazioni accordo dell’interfaccia di configurazione dell’accordo (Opzioni nell’esperienza classica).

Il valore predefinito per l’opzione Archivia questo accordo è definito nella configurazione del servizio.Se necessario, il supporto di Acrobat Sign può aiutare a modificare il valore.

Pagina Richiedi firma con l’impostazione “Archivia questo accordo” evidenziata e nello stato attivato.

Nota:

La modifica di un accordo che è contrassegnato per l’archiviazione è possibile solo nell’ambiente classico della pagina Invia. Se vengono aperti per la modifica, gli accordi creati inizialmente nell’esperienza Richiedi firma viene caricata la pagina classica Invia.

La modifica di un accordo contrassegnato per l’archiviazione nel nuovo ambiente Richiedi firma verrà introdotta nella nuova pagina Richiedi firma in una prossima versione.

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