Przygotowywanie pliku PDF do recenzji

Kreator w zarządzanej recenzji służy do konfigurowania recenzji, określania lokalizacji dokumentu i zapraszania uczestników. Nie trzeba importować komentarzy, włączać komentowania dla użytkowników programu Reader ani ręcznie śledzić odpowiedzi recenzentów.

Program Acrobat oferuje dwa typy zarządzanych recenzji: recenzje udostępnione i recenzje za pośrednictwem poczty e-mail. Z każdym rodzajem recenzji jest związany odpowiedni kreator, który ułatwia dystrybucję pliku PDF wraz ze specjalnymi narzędziami i instrukcjami dla recenzentów.

Moduł śledzący śledzi wszystkie zarządzane recenzje. Moduł śledzący oferuje dostęp do pliku PDF oraz informacji o recenzji i jej uczestnikach. Inicjator recenzji może za pomocą modułu śledzącego zmieniać terminy ostateczne recenzji, dodawać recenzentów oraz kończyć recenzje. Moduł śledzący powiadamia uczestników o dostępności nowych komentarzy, zmianie terminów ostatecznych oraz dodaniu recenzentów, nawet jeśli program Acrobat jest zamknięty. Moduł dostarcza również informacje dotyczące błędów serwera.

Recenzje udostępnione

Recenzje udostępnione są formą recenzji o największym stopniu współpracy, ponieważ uczestnicy mogą czytać komentarze innych i odpowiadać na nie. Komentarze uczestników są przechowywane w repozytorium na serwerze wewnętrznym. Program Acrobat regularnie synchronizuje komentarze w celu pobierania wszystkich najnowszych zmian. Recenzenci są powiadamiani o nowych komentarzach po ich dodaniu, a także mogą czytać komentarze innych recenzentów i odpowiadać na nie.

Recenzja przez e-mail

Recenzje za pośrednictwem poczty e-mail są idealne dla recenzentów, którzy nie mają dostępu do wspólnego serwera lub dla których współpraca przy recenzowaniu dokumentów nie jest niezbędna.

W przypadku recenzji za pośrednictwem poczty e-mail inicjator wysyła plik PDF do recenzentów jako załącznik do wiadomości e-mail. Recenzenci dodają komentarze i zwracają dokument, korzystając z przycisku Wyślij komentarze dostępnym na pasku komunikatów dokumentu. Po otrzymaniu tych komentarzy inicjator może scalić je we własnym egzemplarzu pliku PDF.

Głównym ograniczeniem recenzji za pośrednictwem poczty e-mail jest to, że uczestnicy nie mogą przeglądać komentarzy innych podczas recenzowania. Inicjatorzy mogą przeglądać komentarze dopiero po ich odebraniu.

Wybór opcji rozpowszechniania recenzji i formularzy

Program Acrobat oferuje kilka opcji rozpowszechniania dostępnych w kreatorze Wyślij do recenzji udostępnionej lub Rozpowszechnianie formularzy. Wybierając opcję, należy wziąć pod uwagę zabezpieczenia rozpowszechnianego pliku, serwery i strony internetowe, których użyją odbiorcy do jego pobrania oraz preferowany sposób odbierania komentarzy lub danych formularza.

Serwer wewnętrzny

Jeśli recenzenci pracują za zaporą i wszyscy mają dostęp do wspólnego serwera, można użyć własnej wewnętrznej lokalizacji serwera. Serwerem może być folder sieciowy, obszar roboczy Microsoft SharePoint (tylko w systemie Windows) lub folder na serwerze internetowym. Łącze do rozpowszechnianego pliku PDF można dołączyć. Można również wysłać plik jako załącznik do wiadomości e-mail. W przypadku recenzji program Acrobat wysyła opublikowane komentarze do serwera. W przypadku formularzy program Acrobat przechowuje odpowiedzi na dysku twardym w miarę ich zwracania.

Po określeniu własnego serwera kreator wyświetla monit o zapisanie profilu przy użyciu lokalizacji serwera i opcji rozpowszechniania wybranych przez użytkownika. Podczas następnego rozpowszechniania pliku PDF zapisany profil jest dostępny jako opcja w kreatorze.

E-mail

Kreator rozpowszechniania formularzy zawiera opcję wysyłania formularza jako załącznika do wiadomości e-mail. Formularz można wysłać przy pomocy własnego klienta poczty e-mail lub poczty WWW. Można także skorzystać z kreatora, który utworzy wiadomość e-mail z załącznikiem w postaci pliku formularza. Po wypełnieniu i odesłaniu formularza przez odbiorców odpowiedzi trafiają do skrzynki pocztowej nadawcy. Każda odpowiedź jest kopiowana do pliku odpowiedzi portfolio PDF, który można następnie uporządkować i wyeksportować do postaci arkusza kalkulacyjnego.

Kreator wysyłania do recenzji udostępnianej pozwala wysłać łącze do pliku PDF lub dołączyć plik PDF do wiadomości e-mail.

Zezwalanie użytkownikom programu Reader na komentowanie (Acrobat Pro)

Po włączeniu praw do komentowania w pliku PDF użytkownicy programu Reader 8 i nowszych mogą uczestniczyć w recenzowaniu tego pliku. Po otwarciu pliku PDF z prawami do komentowania w programie Reader jest widoczny pasek komunikatów dokumentu oraz narzędzia do komentowania, które normalnie są niedostępne.

Podczas inicjowania zarządzanej recenzji prawa do komentowania są automatycznie włączane. Prawa do komentowania można włączyć nawet, jeśli nie korzysta się z recenzji zarządzanej (np. w przypadku wysyłania pliku PDF bezpośrednio w wiadomości e-mail).

• Otwórz plik PDF i wybierz polecenie Plik > Zapisz jako inne > Reader Extended PDF > Włącz komentowanie i mierzenie.

Wybór aplikacji pocztowej do recenzowania

Aby tworzyć recenzje oparte na poczcie e-mail i wysyłać komentarze, użytkownik musi albo dysponować aplikacją poczty e-mail oraz połączeniem z serwerem pocztowym, albo konta poczty WWW. Program Acrobat obsługuje większość aplikacji pocztowych. Jeśli posiadasz więcej niż jedną aplikację poczty e-mail, możesz wskazać, która z nich ma być uruchamiana, kiedy program Acrobat wysyła plik PDF. Wykonaj jedną z następujących czynności:

• (Windows) Kliknij dwukrotnie ikonę Opcje internetowe w Panelu sterowania. W oknie dialogowym Właściwości internetowe zaznaczyć zakładkę Programy i wybrać właściwą aplikację pocztową. Aby wprowadzić zmianę, uruchom ponownie program Acrobat.

• (Windows) Zmienić ustawienia MAPI aplikacji pocztowej. Programy Acrobat i Reader komunikują się z aplikacją poczty e-mail za pośrednictwem interfejsu MAPI (Messaging Application Program Interface). Większość aplikacji pocztowych posiada wbudowane ustawienia MAPI, które obsługują taką komunikację. Więcej informacji na temat konfigurowania takiej aplikacji można znaleźć w jej pomocy elektronicznej.

• (Mac OS) W programie Mail wybierz polecenie Poczta > Ustawienia, zaznacz opcję Ogólne, rozwiń menu Domyślny klient pocztowy i wybierz odpowiednią aplikację pocztową. Aby wprowadzić zmianę, uruchom ponownie program Acrobat. Jeśli aplikacja nie znajduje się na liście, należy wybrać z menu polecenie Wybierz i odszukać aplikację. Jeśli wybrana zostanie aplikacja, która nie jest uwzględniona na liście w menu Domyślna aplikacja poczty e-mail, program Acrobat może jej nie obsługiwać.

Określanie serwera

W przypadku rozpowszechniania pliku PDF za pomocą własnej lokalizacji serwera można określić folder sieciowy, serwer systemu Windows z uruchomionymi usługami Microsoft SharePoint Services lub folder serwera internetowego. Uczestnicy muszą mieć dostęp z prawem odczytu i zapisu do określonego serwera. O wskazanie odpowiedniego miejsca na serwerze na przechowywanie komentarzy należy poprosić administratora sieci. Do skonfigurowania serwera nie jest wymagane dodatkowe oprogramowanie.

Foldery sieciowe

Jeśli wszyscy odbiorcy znajdują się w obrębie sieci lokalnej, najlepszymi rozwiązaniami dla serwera komentarzy są foldery sieciowe i serwery programu SharePoint. Foldery sieciowe są najtańszym i najbardziej niezawodnym rozwiązaniem.

Witryny SharePoint

Jeśli odbiorcy pracują za zaporą i wszyscy mają dostęp do wspólnego serwera, można użyć własnej wewnętrznej lokalizacji serwera, np. witryny Microsoft SharePoint. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z tematem Hostowanie udostępnianych recenzji w witrynie SharePoint.

Serwery WebDAV

Serwerów WebDAV (korzystające z protokołu WebDAV) najlepiej jest używać wtedy, kiedy recenzenci znajdują się za zaporą sieciową poza lub siecią lokalną. Aby uzyskać więcej informacji na temat sposobu konfiguracji programu Acrobat w celu korzystania z usługi WebDAV, przejdź na stronę Hostowanie udostępnianej recenzji: alternatywa dla Acrobat.com.