Tworzenie indeksów PDF

Aby przyspieszyć proces przeszukiwania długiego pliku PDF, można dodać indeks słów zawartych w dokumencie. Ten indeks Acrobat może przeszukać znacznie szybciej niż cały dokument. Indeks jest zawarty we wszystkich kopiach pliku PDF. Użytkownicy mogą przeszukiwać pliki PDF z indeksami w taki sam sposób, jak pliki PDF, które nie mają osadzonego indeksu.

Dodawanie indeksu do pliku PDF

Uaktualnianie lub usuwanie indeksu w pliku PDF

Informacje o funkcji katalogu (Acrobat Pro)

Wybrana grupa plików PDF może być zdefiniowana jako katalog i posiadać ujednolicony indeks dla całej kolekcji dokumentów. Indeks znacznie przyspiesza przeszukiwanie skatalogowanych plików PDF pod kątem określonych informacji.

Dystrybucja kolekcji na CD może obejmować indeks z plikami PDF.

Funkcja katalogowania jest dostępna dla dokumentów zawierających znaki romańskie, a ponadto chińskie, japońskie i koreańskie. Katalogować można następujące elementy: tekst dokumentu, komentarze, zakładki, pola formularzy, znaczniki, metadane obiektów i dokumentów, załączniki, informacje o dokumencie, podpisy elektroniczne, metadane obrazków XIF oraz specjalne właściwości dokumentów.

Przygotowywanie plików PDF do utworzenia indeksu (Acrobat Pro)

Aby utworzyć indeks pliku PDF, zacznij od utworzenia folderu zawierającego kompletne pliki PDF z funkcjami elektronicznymi, takimi jak łącza, zakładki i tekst do przeszukiwania. W przypadku zeskanowanych dokumentów sprawdź, czy tekst można przeszukać. Dzielenie długich dokumentów na mniejsze pliki wielkości rozdziału znacznie skraca czas ich przeszukiwania. Dodanie informacji do właściwości dokumentu również usprawnia przeszukiwanie.

Przed utworzeniem indeksu kolekcji dokumentów należy skonfigurować strukturę dokumentów na dysku lub woluminie serwera sieciowego, a następnie zweryfikować nazwy plików pod kątem zgodności z różnymi platformami. W trakcie wyszukiwania obejmującego różne platformy nazwy plików mogą ulegać skracaniu i być trudne do pobrania. Aby uniknąć tego problemu, postępuj zgodnie z następującymi wskazówkami:

• Zmień nazwy plików, folderów i indeksów, korzystając z konwencji MS-DOS® (osiem znaków lub mniej poprzedzających trzyznakowe rozszerzenie nazwy pliku), zwłaszcza w sytuacjach, gdy kolekcja dokumentów i indeks mają być dostarczane na dysku CD-ROM sformatowanym zgodnie ze standardem ISO 9660.
  
• Usuń z nazw plików i folderów znaki rozszerzone, takie jak znaki akcentowane i znaki spoza alfabetu języka angielskiego. (Czcionka używana przez funkcję katalogu nie obsługuje kodów znaków od 133 do 159).
• Nie używaj głęboko zagnieżdżonych folderów lub ścieżek przekraczających 256 znaków dla indeksów, które będą przeszukiwane przez użytkowników systemu macOS.
• W przypadku używania systemu macOS w połączeniu z serwerem OS/2® LAN skonfiguruj serwer IBM®LAN Server Macintosh (LSM) tak, aby wymuszał stosowanie konwencji nazw plików MS-DOS® lub indeksuj tylko woluminy FAT. (System plików woluminów HPFS może zawierać długie nazwy, których nie będzie można prawidłowo pobrać).
• Jeśli struktura dokumentu zawiera podfoldery, które nie będą indeksowane, to można je wyłączyć z tej operacji.

Dodawanie metadanych do właściwości dokumentu (Acrobat Pro)

Aby ułatwić przeszukiwanie plików PDF, można uzupełnić ich właściwości o pewne dodatkowe informacje zwane metadanymi. (Właściwości otwartego w danej chwili dokumentu PDF można przeglądać po wybraniu kolejno opcji Plik > Właściwości dokumentu i kliknięciu zakładki Opis).

Dodając dane do właściwości dokumentu, warto przestrzegać następujących zaleceń Adobe:

• W polu Tytuł należy umieścić dobrą, opisową nazwę. Nazwa pliku dokumentu powinna być wyświetlana w oknie dialogowym wyników wyszukiwania.
• Podobne informacje powinny być zawsze umieszczane w tym samym polu. Na przykład, złą praktyką jest dodawanie tego samego ważnego terminu do pola Temat pewnych dokumentów i pola Słowa kluczowe innych dokumentów.
• Informacje tego samego rodzaju powinny być zawsze określane tym samym terminem. Złą praktyką jest na przykład używanie terminu biologia w pewnych dokumentach, a terminu przyroda w innych.
• W polu Autor należy podać informacje o osobie lub jednostce organizacyjnej odpowiedzialnej za treść dokumentu. Na przykład, autorem dokumentu poświęconego sprawom zatrudnienia może być Wydział spraw osobowych.
• Nazwy wyróżnionych części dokumentu powinny być wprowadzane jako słowa kluczowe. Na przykład aby oznaczyć jeden spośród setek dokumentów na pewien temat, można wpisać w polu Słowa kluczowe określenie w rodzaju doc#=m234.
• W celu określenia kategorii dokumentów należy używać pól Temat i Słowa kluczowe (osobno lub łącznie). Kategorię pewnego dokumentu można na przykład określić, wpisując w polu Temat wyraz raport, a w polu Słowa kluczowe — wyraz tygodniowy lub miesięczny.
• Użytkownicy o dużym doświadczeniu w pracy z formatem Adobe PDF mogą zdefiniować własne pola niestandardowe, na przykład Typ dokumentu, Numer dokumentu, Identyfikator dokumentu itp. Dotyczy to tylko użytkowników zaawansowanych i wykracza poza zakres tematyczny Pomocy programu Acrobat.

Tworzenie indeksu dla kolekcji (Acrobat Pro)

Wynikiem zbudowania nowego indeksu jest nowy plik .pdx i nowy folder zawierający co najmniej jeden plik .idx. Pliki IDX zawierają hasła indeksu. Wszystkie one muszą być dostępne dla użytkowników, którzy będą przeszukiwali indeks.

Zapoznaj się z opcjami indeksowania 

• Nie dołączaj liczb: zaznaczenie tej opcji powoduje, że z indeksu wyłączane są wszystkie występujące w dokumentach liczby. Wyłączenie liczb sprzyja mniejszym rozmiarom indeksu i przyspiesza wyszukiwanie.
• Dodaj identyfikatory do plików Adobe PDF v1.0: opcję tę należy zaznaczyć, jeśli dana kolekcja zawiera pliki PDF starsze niż pliki w wersji Adobe 2.0, a więc pliki utworzone w aplikacji, która nie dodawała automatycznie numerów identyfikacyjnych. Identyfikatory plików są potrzebne w sytuacjach, gdy długie nazwy systemu macOS są skracane podczas tłumaczenia na nazwy systemu MS-DOS®. Program Acrobat 2.0 i jego nowsze wersje automatycznie dodają identyfikatory.
• Nie ostrzegaj o zmienionych dokumentach w czasie wyszukiwania: jeśli opcja ta nie jest zaznaczona, to podczas przeszukiwania plików, które uległy zmianie od czasu ostatniej przebudowy indeksu, jest wyświetlany komunikat ostrzegawczy.
• Ustawienia własne: opcja jest przeznaczona do umieszczania w indeksie specjalnych właściwości dokumentu; indeksowanie obejmuje tylko te właściwości specjalne, które istnieją już w dokumentach PDF. W menu Typ określ typ właściwości i kliknij przycisk Dodaj. Właściwości te są wyświetlane podczas przeszukiwania otrzymanego indeksu jako opcja wyszukiwania w menu dodatkowych kryteriów, w oknie Wyszukiwanie w PDF. Na przykład, wpisanie właściwości specjalnej Nazwa dokumentu i zaznaczenie właściwości ciągu z menu Typ, spowoduje, że osoba przeszukująca indeks może sprawdzić tę właściwość specjalną zaznaczając opcję Nazwa dokumentu, umieszczoną w menu „Użyj tych dodatkowych kryteriów”.

• Pola XMP: opcja jest przeznaczona do dołączania specjalnych pól XMP. Specjalne pola XMP są indeksowane i pojawiają się w menu dodatkowych kryteriów, umożliwiając ich wyszukiwanie w zaznaczonych indeksach.
• Wyrazy pomijane: opcja ta pozwala wyłączyć z wyników przeszukiwania indeksu wybrane wyrazy (nie więcej niż 500). Wpisz wyraz, kliknij Dodaj i powtórz opisane czynności w razie potrzeby. Wykluczanie wyrazów może zmniejszyć indeks o 10–15%. Wyrazy pomijane mogą mieć długość do 128 znaków, a w ich pisowni są rozróżniane małe i wielkie litery.
• Znaczniki struktury: opcja ta ma zastosowanie w przypadku oznakowanych dokumentów o logicznej strukturze, a umożliwia przeszukiwanie końcowych węzłów znaczników.

Pliki ReadMe katalogu (Acrobat Pro)

Często warto również przygotować oddzielny plik ReadMe (Czytaj mnie) i umieścić go w folderze z plikami indeksu. Plik ten może zawierać szczegółowe informacje dotyczące indeksu:

• Rodzaj dokumentów uwzględnionych w indeksie.

• Obsługiwane opcje wyszukiwania.

• Osoba odpowiedzialna za kontakt lub telefon kontaktowy.

• Lista numerów i wyrazów wyłączonych z indeksu.

• Lista folderów zawierających dokumenty o indeksie opartym na sieci LAN lub lista dokumentów o indeksie wykorzystującym dysk. Do elementów listy można dołączyć krótkie opisy ich zawartości.

• Lista wartości skojarzonych z poszczególnymi dokumentami (jeśli użyto wartości w polu Informacje o dokumencie).

  Jeśli katalog zawiera wyjątkowo dużo dokumentów, ich indeks warto uzupełnić tabelą wartości dla poszczególnych dokumentów. Tabela taka może stanowić część pliku Readme lub osobny dokument. Będzie ona użyteczna, gdy rozbudowując indeks, trzeba będzie zachować jego spójność.

Rewizja indeksu (Acrobat Pro)

Istniejący indeks można uaktualnić, przebudować lub wyczyścić.

Preferencje katalogu (Acrobat Pro)

Istnieje możliwość określenia preferencji katalogowania, które będą stosowane globalnie, do wszystkich, kolejno budowanych indeksów. Niektóre z tych preferencji można dostosować do potrzeb konkretnego indeksu, to znaczy wybrać odpowiednie ustawienia w trakcie definiowania indeksu.

W oknie dialogowym Preferencje w obszarze Kategorie wybierz pozycję Katalog. Wiele opcji jest identycznych z opcjami opisanymi dla procesu tworzenia indeksu.

Planowanie uaktualnień indeksu (Acrobat Pro)

Aby zautomatyzować proces budowania, odbudowywania, aktualizowania i czyszczenia indeksu, można skorzystać z funkcji Katalog wraz z plikiem wsadowym katalogu PDX (.Bpdx). Plik ten zawiera listę ścieżek i flag plików indeksów katalogu. Można zaplanować, kiedy i jak często zadania będą wykonywane automatycznie za pomocą aplikacji do planowania, takiej jak Harmonogram zadań systemu Windows®. Aby to zrobić, wystarczy wyświetlić plik BPDX w programie Acrobat, a program Acrobat ponownie utworzy indeks zgodnie z flagami w pliku BPDX.

Aby korzystać z plików BPDX, przejdź do sekcji Preferencje > Katalog, a następnie zaznacz pole wyboru opcji Zezwalaj na uruchamianie plików wsadowych katalogu (.Bpdx).

Przenoszenie kolekcji oraz ich indeksów (Acrobat Pro)

Przenoszenie kolekcji stanowi często drugi etap opracowywania indeksu: w etapie pierwszym kolekcja indeksowanych dokumentów jest tworzona i testowana na lokalnym dysku twardym, a w etapie drugim jest przenoszona na serwer lub dysk sieciowy. Definicja indeksu zawiera ścieżki względne między plikiem definicji indeksu (PDX) a folderami zawierającymi dokumenty kolekcji. Jeśli ścieżki te nie uległy zmianie, przeniesienie kolekcji nie wymaga uprzedniej przebudowy indeksu. Jeśli plik PDX i foldery zawierające indeksowane dokumenty znajdują się w tym samym folderze nadrzędnym, przeniesienie kolekcji z zachowaniem ścieżek względnych może polegać na zwykłym przeniesieniu tego folderu nadrzędnego.

Jeśli ścieżki względne uległy zmianie, to po przeniesieniu kolekcji indeksowanych dokumentów trzeba utworzyć indeks. Niemniej, można nadal korzystać z oryginalnego pliku PDX. Aby móc z niego skorzystać, należy w pierwszej kolejności przenieść zindeksowane dokumenty. Następnie należy skopiować plik PDX do folderu, w którym ma zostać utworzony indeks, i jeśli to konieczne, dokonać edycji list dołączanych i wykluczanych katalogów i podkatalogów.

Jeśli indeks znajduje się na dysku lub woluminie serwera, który nie zawiera żadnej części odpowiedniej kolekcji, przeniesienie jednego z tych elementów — kolekcji lub jej indeksu — spowoduje uszkodzenie indeksu. Jeśli planowane jest przeniesienie kolekcji w inne miejsce sieci lub na dysk CD, należy utworzyć i zbudować indeks w tym samym miejscu, gdzie znajduje się kolekcja.