Dostosowywanie szablonów wiadomości e-mail

Funkcja niestandardowego szablonu wiadomości Adobe Acrobat Sign jest dostępna dla kont klasy korporacyjnej na podstawie umowy licencyjnej ETLA.

Omówienie

Wszystkie wiadomości e-mail wysyłane z usługi Adobe Acrobat Sign są generowane na podstawie szablonu HTML, który korzysta z pewnych zmiennych pól, dostosowując każdą wiadomość e-mail do konkretnej umowy i odbiorców. Duże struktury, takie jak układ strony, pozostają statyczne, a w przypadku każdej wysyłanej umowy zmienia się tylko kilka zmiennych (np. nazwa umowy i komunikat).

Funkcja niestandardowych szablonów wiadomości e-mail (CEMT) oferuje możliwość modyfikacji szablonu HTML, który generuje wiadomości e-mail z konta Acrobat Sign. W przypadku funkcji CEMT można zmodyfikować standardową wiadomość e-mail, aby dostosować ją do marki firmy za pomocą jej brandingu, schematu kolorów, obrazów i tekstu. Można również zmienić zwykle statyczne struktury, a także dostosować układ strony, zastosowaną terminologię, wstawione obrazy i inne elementy.

Konta poziomu Enterprise korzystające z licencji ETLA mogą podjąć współpracę z naszym zespołem ds. usług profesjonalnych w celu utworzenia idealnego szablonu wiadomości e-mail dla całego Twojego konta lub podlegających mu grup. Może się to wiązać z dodatkową opłatą.

Dostosowany szablon wiadomości e-mail


Korzystanie

Obecnie istnieją cztery szablony, które można dostosowywać za pomocą usługi Acrobat Sign.

Dostosowane szablony można instalować na poziomie konta lub grupy. Szablony na poziomie konta są rozpowszechniane wśród grup i przekazywane do użytkowników. Konto > Grupa > Użytkownik.

Szablony na poziomie grupy zastępują szablony na poziomie konta. Szablon na poziomie grupy jest następnie rozpowszechniany do użytkowników z tej grupy. Umożliwia to poszczególnym grupom projektowanie odpowiednich szablonów wiadomości e-mail.

Jeśli konto Adobe obejmuje np. grupę Photoshop, wiadomości e-mail można skonfigurować tak, aby trafiały w gust użytkowników programu Photoshop. Zespół prawny może mieć inne wymagania, w związku z czym szablony wiadomości e-mail mogą być tworzone zgodnie z własnymi preferencjami.

Po zaktualizowaniu szablonów osoba kontaktowa z zespołu usług profesjonalnych opublikuje je w grupie na koncie w celu przetestowania. Użytkownik będzie mógł sprawdzić, czy wszystko działa prawidłowo, i w razie potrzeby poprosić o wprowadzenie dalszych zmian. Po zweryfikowaniu szablonu przez administratora Acrobat Sign, osoba kontaktowa z zespołu usług profesjonalnych wyśle szablon do odpowiedniej grupy lub konta.

 

Użytkownicy i administratorzy

Po utworzeniu szablonów wiadomości e-mail użytkownicy i administratorzy nie muszą nic robić. Szablony wiadomości e-mail zostaną zastosowane automatycznie.


Co można dostosować

Funkcja CEMT umożliwia dostosowanie szablonów wiadomości e-mail używanych w transakcyjnych wiadomościach e-mail z konta Acrobat Sign.

Należy pamiętać, że nadawcy (strona wysyłająca umowę do podpisania) nie będą mogli wyświetlić niestandardowego szablonu wiadomości e-mail, ponieważ ich adres e-mail jest określony na podstawie innego typu szablonu. Nadawcy będą nadal widzieć istniejący domyślny szablon wiadomości e-mail.

Każdy z tych szablonów może mieć kilka wersji. Dla każdego obsługiwanego języka (lub ustawień narodowych) istnieje jedna wersja. Klienci korporacyjni mogą wysyłać umowy w ponad 30 językach, a każdy język ma własny, zlokalizowany szablon dla każdego typu szablonu. Jeśli aktualizujesz tekst szablonu wiadomości e-mail w języku hiszpańskim, należy podać odpowiedni tekst, aby osoba kontaktowa z zespołu usług profesjonalnych mogła uaktualnić szablon przy użyciu poprawnej wersji.

Np.: Podpisz:angielski identyfikuje szablon „Podpisz” i angielskie ustawienia regionalne.

 

Istnieją dwa sposoby dostosowywania szablonów wiadomości e-mail używanych dla konta lub grup w usłudze Acrobat Sign:

  1. Zacznij od szablonu bazowego (domyślnego) i określ, jakie dostosowania chcesz wprowadzić w tym szablonie z osobą kontaktową z zespołu usług profesjonalnych.
  2. Zacznij od własnego, wbudowanego dokumentu HTML, korzystając z poniższej karty referencyjnej. Zacznij od dokumentów standardowych w naszym publicznym repozytorium github.


Włączanie i wyłączanie

Funkcjonalność niestandardowego szablonu e-mail może włączyć i skonfigurować w systemie Acrobat Sign tylko zespół ds. usług profesjonalnych Acrobat Sign.

Jeśli chcesz włączyć tę funkcję i obecnie masz aktywną umowę z zespołem ds. usług profesjonalnych, skontaktuj się z nim, aby określić zakres pracy i dodatkowe koszty. W przeciwnym razie prześlij zgłoszenie pomocy technicznej z prośbą o dostęp do funkcji niestandardowego szablonu wiadomości e-mail. Wówczas dział pomocy technicznej przekieruje Cię do zespołu ds. usług profesjonalnych.

Szablony można konfigurować na poziomie konta lub grupy dla każdej lokalizacji.

Klienci mogą skrócić czas realizacji i obniżyć koszty usług, projektując własne szablony przy użyciu poniższego przewodnika:

Znane problemy

Jeśli konto jest skonfigurowane w taki sposób, że dokumenty są dzielone na oryginalne pliki w końcowej wiadomości e-mail, a umowa zawiera osiem lub więcej plików, wówczas żadne pliki nie są zwracane. W przypadku korzystania z usługi pocztowej CEMT istnieje sztywne ograniczenie liczby plików, które można dołączyć.

  • Usunięcie warunku podziału wszystkich plików rozwiązuje problem w przypadku klientów, którzy muszą dołączać wiele plików podczas tworzenia umowy.
  • Podzielony dokument można bez problemu pobrać ze strony Zarządzaj.


Często zadawane pytania:

Nie.

Obecnie nie istnieje interfejs użytkownika przeznaczony dla klientów, który umożliwiałby korzystanie z szablonów wiadomości e-mail. Można utworzyć własny szablon HTML, ale będzie on musiał zostać przejrzany i zainstalowany przez osobę kontaktową z zespołu usług profesjonalnych w firmie Adobe.

Dostosowanie jest dostępne na poziomie konta lub grupy. Firma Adobe nie obsługuje dostosowywanych szablonów wiadomości e-mail dla poszczególnych użytkowników. Nie obsługujemy również dostosowywania wiadomości e-mail do określonych odbiorców.

Tak, dostosowanie jest dostępne dla wszystkich regionów.

Nie.

Obecnie oferujemy dostosowywane szablony wiadomości e-mail dla czterech standardowych wiadomości e-mail:

  • Podpisz
  • Podpisano i zarchiwizowano
  • Przypomnienie
  • Anulowano

Tak. Jeśli poprosisz o zainstalowanie dostosowywane szablonu wiadomości e-mail, musisz zidentyfikować typ (Podpisz) oraz język, w którym znajduje się ten szablon.

Klienci muszą przekazać przetłumaczony tekst we własnym szablonie HTML. Każda kombinacja typu i języka traktowana jest jako oddzielny szablon. (Np.: Podpisz:hiszpański).

Nadawcy otrzymają dostosowaną wiadomość e-mail dla anulowanego adresu e-mail, tylko jeśli odbiorca odmówi podpisania.

Inne wiadomości e-mail wysyłane do nadawcy będą w formie standardowej wiadomości e-mail usługi Adobe Acrobat Sign.

Nie.

Obraz nagłówka wiadomości e-mail można zaktualizować w ustawieniach konta w obszarze Konto > Ustawienia konta -> Ustawienia poczty e-mail.

Szablony te istnieją jako szablony dla całego konta, a grupy dziedziczą szablony po koncie, a następnie użytkownicy dziedziczą po grupie. Funkcja CEMT może być stosowana w odniesieniu do grup, dlatego wszyscy użytkownicy w tej grupie będą dziedziczyć szablon na poziomie grupy.

Np.: konto Adobe nie ma zaimplementowanej funkcji CEMT, ale grupa Acrobat Sign na koncie ma zaimplementowany niestandardowy szablon „Podpisz”. Joe, użytkownik z grupy Acrobat Sign, będzie korzystał z niestandardowego szablonu podczas wysyłania umów. Wszystkie inne grupy na koncie Adobe nadal będą korzystać ze standardowego szablonu wiadomości e-mail.

 

To akurat jest osiągalne!

Jeśli grupa działu kadrowego na Twoim koncie chce mieć inny wygląd szablonów niż grupa działu prawnego, grupa działu kadrowego może odpowiednio zaprojektować swoje szablony. Należy pamiętać, że inne szablony spowodują poniesienie osobnych opłat. 

Nie ma innego szablonu. Obecnie funkcja CEMT ma zastosowanie tylko do bezpośrednich uczestników procesu podpisywania  (sygnatariusze, osoby zatwierdzające, osoby delegujące).

Obrazy są zdecydowanie ważnym składnikiem umożliwiającym dotarcie przekazu wiadomości e-mail, a usługa Acrobat Sign obsługuje obrazy w szablonach dostosowywanych. Obrazy muszą być hostowane zewnętrznie przez Twój zespół lub firmę — firma Adobe nie będzie hostować żadnych obrazów. 

Aby zapewnić spójność kodu HTML na wielu klientach poczty e-mail, zaleca się stosowanie układów opartych na tabelach. Zaleca się również korzystanie ze starszych stylów atrybutów dla tabel i wyłącznie prostych stylów inline. Znaczniki <style> są odrzucane przez wielu klientów poczty e-mail.

Funkcja CEMT została przetestowana na następujących klientach poczty e-mail:

  • Microsoft Outlook 2016/2019
  • Apple Mail 11/12
  • Gmail
  • AOL mail
  • Yahoo! mail

Nie.

CEMT ma zastosowanie wyłącznie do wiadomości e-mail wysyłanych do uczestników podczas umowy.

W przypadku formularza internetowego sygnatariusz, który wypełni formularz internetowy, otrzyma dostosowany, podpisany i zarchiwizowany formularz, ale strona docelowa po wypełnieniu formularza internetowego nie może zostać dostosowana przez CEMT.

Stronę docelową można zmienić w przypadku utworzenia formularza internetowego przez interfejs API.

Logo Adobe

Zaloguj się na swoje konto