Przejdź do pakietu komponentów łącznika Adobe Sign dla Salesforce CPQ w portalu Salesforce AppExchange.
Ostatnia aktualizacja
1 lut 2023
Omówienie
Łącznik Adobe Sign for Salesforce CPQ wstawia przycisk do aplikacji Salesforce CPQ, który umożliwia generowanie umowy z automatycznym załącznikiem oferty i wysyłanie dokumentów do podpisu elektronicznego bezpośrednio z aplikacji Salesforce.
Łącznik Adobe Sign for Salesforce CPQ: przewodnik instalacji zawiera instrukcje dotyczące:
Wymagania wstępne
Potrzebujesz:
- Adobe Sign for Salesforce w wersji 24.0 lub wyższej zainstalowane.
- Salesforce CPQ Summer '22 w wersji 238.3 lub wyższej zainstalowane.
Uwaga: Salesforce CPQ w wersji 234.4.1 i nowszej zawiera uaktualnienie obsługujące zaawansowane funkcje generowania umów przy użyciu zmiennych środowiska uruchomieniowego.
Zaloguj się do konta Salesforce przy użyciu jednej z następujących opcji logowania, w zależności od sytuacji:
- Jeśli masz już konto Salesforce, wybierz Zaloguj się i wprowadź dane logowania po wyświetleniu monitu.
- Jeśli nie masz konta, wybierz Kontynuuj jako gość. Zostanie wyświetlony monit o utworzenie konta Salesforce, a następnie zalogowanie się przy użyciu nowych danych logowania.
W oknie dialogowym z poleceniem wyboru środowiska instalacji wybierz jedną z następujących opcji:
- Instalacja w trybie produkcyjnym
- Instalacja w trybie piaskownicy
W oknie dialogowym Potwierdź szczegóły instalacji, które się pojawi:
- Przejrzyj informacje o instalacji.
- Zaznacz pole wyboru Warunki użytkowania, aby potwierdzić, że warunki zostały przeczytane i są akceptowane.
- Wybierz Potwierdź i zainstaluj.
Powiązanie oferty z umowami wysłanymi przy użyciu oferty może być pomocne w śledzeniu ofert w trakcie realizacji oraz historii ofert na koncie.
Aby dodać obiekt listy umów:
- Przejdź do Konfiguracja > Obiekty i pola > Menedżer obiektów.
- W lewej kolumnie wybierz Dokument oferty.
- Z panelu po lewej stronie wybierz Układy strony.
- W sekcji Nazwa układu strony wybierz Układ dokumentu oferty.
- Z pola Układ dokumentu oferty u góry wybierz Listy powiązane.
- Przeciągnij i upuść obiekt Umowa z listy obiektów do sekcji Listy powiązane strony.
- Wybierz opcję Zapisz.
Po skonfigurowaniu umowa powiązana z ofertą pojawia się na karcie Powiązane w Dokumencie oferty.
- Przejdź do Konfiguracja > Obiekty i pola > Menedżer obiektów.
- W lewej kolumnie wybierz Konto.
- W lewym panelu na stronie, która się otworzy, wybierz Układy stron.
- Z sekcji Nazwa układu strony wybierz Układ konta CPQ.
- W polu u góry strony wybierz Powiązane listy.
- Przeciągnij i upuść obiekt Umowy do sekcji Powiązane listy.
- Wybierz opcję Zapisz.
- Przejdź do Konfiguracja > Obiekty i pola > Menedżer obiektów
- W lewej kolumnie wybierz Szansa.
- W lewym panelu na stronie, która się otworzy, wybierz Układy stron.
- Z sekcji Nazwa układu strony wybierz CPQ Opportunity Layout.
- W polu typu obiektu u góry strony wybierz Powiązane listy.
- Przeciągnij i upuść obiekt Umowa do sekcji Powiązane listy na stronie.
- Wybierz opcję Zapisz.
Aby dodać pole Umowa do szablonu oferty:
- Przejdź do: Konfiguracja > Obiekty i pola > Menedżer obiektów
- Wybierz Szablon oferty z opcji po lewej stronie strony
- Wybierz Układy strony z lewego panelu
- W sekcji Nazwa układu strony wybierz Układ szablonu oferty.
- Z pola typu obiektu u góry strony wybierz Pola.
- Przeciągnij i upuść obiekt Szablon umowy z listy obiektów do sekcji Szczegóły szablonu oferty.
- Wybierz opcję Zapisz.
Po zastosowaniu pola wyszukiwania do układu strony można powiązać szablony ofert z dowolnym szablonem umowy. Umożliwia to korzystanie z przepływów podpisów, załączników do dokumentów oraz funkcji mapowania/scalania danych szablonów umów.
Po zainstalowaniu programu Adobe Sign for Salesforce CPQ w wersji 1.4 lub nowszej musisz dodać przycisk „Generuj Adobe Sign", aby móc wygenerować ofertę i automatycznie dołączyć ją do umowy.Aby to zrobić:
Aby automatycznie dołączyć ofertę do umowy gotowej do wysłania, należy utworzyć szablon domyślny dla umowy i oferty.
Wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć podstawowy szablon do dołączenia oferty: Poniższe kroki konfiguracji zawierają instrukcje dotyczące tworzenia podstawowego szablonu umowy, do którego można dołączyć ofertę.
Więcej informacji o szablonach umów podano w sekcji Szablony.
Spostrzeżenie
Podczas korzystania z opcji Generuj z Adobe Sign szablon umowy musi być skonfigurowany tylko ze zmienną szablonu umowy.
Konfigurowanie szablonu umowy przy użyciu zmiennych środowiska wykonawczego zapewnia większą wydajność w tworzeniu umów.Podczas tworzenia umów automatycznie dołącza wygenerowany dokument PDF oferty do umowy.Umożliwia także użytkownikom korzystanie z dokumentów biblioteki Adobe Sign w szablonach umów oprócz dokumentu oferty.
Przejdź do programu uruchamiającego aplikacje i otwórz Adobe Acrobat Sign dla Salesforce.
Na stronie szczegółów szablonu umowy, która się otwiera:
- Podaj domyślną Nazwa umowy.
- Zdefiniuj Obiekt Salesforce jako Dokument oferty.
- Wybierz Mapuj dane do pól umowy.W wyświetlonym oknie dialogowym:
- W polu Typ źródła wybierz Quote Opportunity (Reference) z opcji.
- W polu Target Agreement wybierz Opportunity (Reference) z opcji.
- Wybierz opcję Zapisz.
Strona Szczegóły szablonu odzwierciedla zmapowane pola danych, jak pokazano poniżej.
W karcie Załącznik:
- Aby dodać dokument do każdej oferty, wybierz Prześlij pliki lub przeciągnij i upuść plik w polu Prześlij.
- Aby dołączyć ofertę, wybierz Wybierz źródło dokumentu.
- W otwierającym się oknie dialogowym Wybierz źródło dokumentu:
- Wybierz opcję Zmienna środowiska wykonawczego.
- W polu Dodaj nazwę zmiennej środowiska wykonawczego przypisz nazwę zmiennej jako QuoteDocument.
- Po zakończeniu wybierz Dodaj.
Dołączona oferta pojawia się jak pokazano poniżej:
W karcie Adresaci wybierz X z prawego rogu, aby usunąć domyślny rekord adresata. Następnie wybierz Dodaj adresata z obiektu lub zmiennej wykonawczej.
W oknie dialogowym Dodaj adresata, które się otwiera:
- Wybierz obiekt lub zmienną wykonawczą: Wyszukiwanie oparte na polu obiektu głównego.
- Wybierz typ adresata: Kontakt.
- W polu Pole źródłowe z obiektu głównego wybierz Identyfikator kontaktu głównego.
- Wybierz opcję Zapisz.
Wynikowy adresat pojawia się jak pokazano poniżej:
Po zakończeniu instalacji i umieszczeniu wszystkich konfiguracji w odpowiednich miejscach wygenerowana oferta zostaje automatycznie załączona do umowy, a odbiorcą umowy jest kontakt rozliczeniowy w ofercie CPQ.
Aby poznać i wykorzystać zalety integracji Adobe Acrobat Sign i CPQ, zobacz szablony Adobe Sign.
Wykonaj poniższe kroki, aby wygenerować umowę z automatycznym załącznikiem oferty:
Z górnego menu wybierz Oferty > + Nowa oferta.
Na otwierającej się stronie szczegółów nowej oferty podaj następujące informacje:
- Zdefiniuj powiązanie oferty z kontem Salesforce lub okazją sprzedażową.
- Podaj inne szczegóły: warunki płatności, sposób dostawy, rabat oraz informacje dotyczące rozliczeń/wysyłki.
- Wybierz opcję Zapisz.
W prawym górnym rogu wybierz menu rozwijane Więcej akcji (▼) > Edytuj pozycje.
Otwiera się strona Edytuj ofertę bez pozycji.
Aby uruchomić listę produktów, wybierz Dodaj produkty.
Strona Edytuj wycenę pojawia się ponownie, tym razem przedstawiając listę wierszy, które zostały wybrane.
Strona umożliwia edycję każdego wiersza w celu zmiany pola Ilość lub Dodatkowa zniżka.
Na stronie Dodaj dodatkowy dokument, która się otworzy, wybierz Wybierz plik i wybierz dokument, który chcesz dołączyć. Po zakończeniu wybierz Zapisz.
Na stronie Generuj dokument, która się otworzy, wybierz plik w sekcji Dostępna zawartość, a następnie wybierz strzałkę Dodaj, aby przenieść plik do sekcji Dołączona zawartość.
Plik pojawia się w sekcji Dołączona zawartość.
Na stronie Dokument oferty, która się otwiera, przejdź do karty Powiązane > Umowa.Wybierz nazwę umowy i sprawdź następujące elementy:
- Umowa jest w stanie Wersja robocza.
- Dodano odbiorców (z kontaktem głównym), konto i okazję.
- Nazwa umowy to podana nazwa szablonu.
- Sekcja Pliki pokazuje dokument oferty wraz z dołączonym dokumentem.
Po potwierdzeniu wszystkich szczegółów wybierz Podgląd i dodaj pola podpisu, a następnie wybierz Dalej.
W trybie podglądu dodaj pola podpisu zgodnie z wymaganiami dla wszystkich sygnatariuszy i zweryfikuj szczegóły.Po wykonaniu tych czynności wybierz opcję Wyślij.
Po pomyślnym wysłaniu umowy zobaczysz komunikat przedstawiony poniżej.Wybierz OK, aby zamknąć ekran.
Na stronie Salesforce CPQ status umowy zmienia się na Wysłano do podpisu, jak pokazano poniżej.
Aby utworzyć nowy szablon oferty, wybierz kartę Szablony ofert.
Szablon oferty określa ogólny układ i styl strony oferty: rozmiar strony, marginesy, rozmiar czcionki, rodzinę i kolor czcionki oraz inne elementy.
Wybierz kartę Oferty i utwórz nową ofertę z następującymi szczegółami:
- Określ związek oferty z kontem Salesforce lub szansą sprzedaży.
- Podaj inne szczegóły: warunki płatności, sposób dostawy, zniżka oraz informacje o rozliczeniach/wysyłce.
- Wybierz opcję Zapisz.
W prawym górnym rogu wybierz menu rozwijane Więcej działań (▼) > Edytuj linie.
Zostanie otwarta strona Edytuj ofertę bez pozycji.
Aby uruchomić listę produktów, wybierz Dodaj produkty.
Strona Edytuj wycenę pojawia się ponownie, tym razem przedstawiając listę wierszy, które zostały wybrane.
Strona umożliwia edycję każdego wiersza w celu zmiany pola Ilość lub Dodatkowa zniżka.
Aby dodać jeden lub więcej dodatkowych dokumentów do oferty:
- W prawym górnym rogu wybierz menu rozwijane Więcej działań (▼) > Dołącz dokument.
- Wybierz Wybierz plik i przeglądaj lokalny system w poszukiwaniu pliku, który chcesz załączyć.
- Po załączeniu pliku wybierz Zapisz.
W prawym górnym rogu wybierz menu rozwijane Więcej działań (▼) > Generuj dokument.
Oferta zostaje wygenerowana jako dokument, a strona wyświetla ofertę i inne załączone dokumenty.Można teraz dodać dostępne pliki i zmienić ich kolejność.Po zakończeniu wybierz Wyślij do Adobe Sign.
Automatycznie załącza ofertę i pliki zawartości dołączonej do umowy. Kontakt rozliczeniowy z rekordu oferty CPQ zostaje zaimportowany jako odbiorca umowy.
Po utworzeniu umowy można zobaczyć ją powiązaną z kontem Salesforce i szansą (za pośrednictwem konfiguracji oferty) ze statusem Szkic (przy założeniu, że dodano obiekt umowy do układów stron konta i szans).
Spostrzeżenie
Jeśli używasz wyszukiwania szablonu umowy, możesz skonfigurować ten szablon na automatyczne wysyłanie, a oferta zostanie wysłana po wygenerowaniu.
Aby zmodyfikować i wysłać umowę:
- Wybierz link umowy, aby ją otworzyć.
- Przejrzyj listę odbiorców i załączone pliki, a następnie edytuj zgodnie z potrzebami.
- Wybierz przycisk Wyślij.
Po pomyślnym wysłaniu umowy zobaczysz komunikat o powodzeniu, jak pokazano poniżej.
Szablony Acrobat Sign zapewniają szeroke możliwości automatyzacji konfiguracji procesów umów, a także wypełniania danych do i z formularzy umów.
Więcej informacji podano w przewodniku mapowania pól i szablonów.
Poniżej znajdziesz przykładową konfigurację z kilkoma opcjami, które szczególnie dobrze współpracują z Salesforce CPQ.
Wstępne wypełnienie pól umowy wartościami pól oferty
Możesz spersonalizować umowę, dodając wartości z dokumentu oferty.Aby to zrobić:
Ustaw główny typ obiektu na SBQQ__QuoteDocument__c
Umożliwia to mapowanie wartości pól z dokumentu oferty do umowy.Na przykład mapuje nazwę dokumentu oferty na Nazwa umowy.
Na karcie Powiązane w sekcji Mapuj dane na pola umowy wybierz Nowy.
Zostanie otwarta strona Dodaj nowe mapowanie pól.
Aby określić wartość pola i pole docelowe:
- Z listy rozwijanej Wybierz pole źródłowe z obiektu głównego można wybrać opcję do użycia jako źródło wartości pola, które ma zostać zaimportowane do pola umowy.Na potrzeby tego przykładu wybierz Nazwa dokumentu (String).
- Docelowe pole umowy to pole, do którego chcesz wstawić wartość.Na potrzeby tego przykładu użyj Nazwa umowy (String).
- Wybierz opcję Zapisz.
W miarę dodawania mapowań do szablonu tworzą one listę na karcie Powiązane szablonu.
Dodaj załączniki
Można dodać dokument oferty do umów, stosując proces podobny do dodawania dowolnego załącznika do umowy.Gdy tworzysz umowę i dodajesz załącznik pliku, automatycznie dołączany jest wygenerowany PDF dokumentu oferty do umowy.
Wykonaj poniższe kroki, aby dodać dokument oferty do umowy:
W wyświetlonym oknie dialogowym wybierz Zmienna środowiska uruchomieniowego w polu Typ załącznika pliku, a następnie wybierz Dalej.
Uwaga: Można także załączyć pliki z biblioteki Adobe Sign (Echosign), z zawartości Salesforce, z biblioteki lub obiektu głównego.
W otwartym oknie dialogowym w polu Nazwa zmiennej wpisz „Dokument wyceny”, a następnie wybierz opcję Zapisz.
Uwaga: Nazwa zmiennej jest wymagana, ponieważ dla typu załącznika wybrano zmienną środowiska uruchomieniowego. Jeśli wybierzesz bibliotekę jako typ załącznika, zostanie wyświetlona lista dostępnych dokumentów w tej bibliotece.
Podobnie jak mapowania pól, lista załączonych plików dla szablonu jest tworzona na karcie Powiązane szablonu.
Dodaj odbiorców
Można dodać odbiorców do szablonu umowy w celu zdefiniowania przepływu podpisów na podstawie praktyk wewnętrznych.Możesz po prostu wysłać umowę do klienta lub sygnatariusza albo uwzględnić wewnętrzne etapy zatwierdzania i kontrasygnaty. Gdy dokument oferty PDF jest dołączony do umowy, automatycznie pobiera główny kontakt, dla którego dokument oferty został wygenerowany.
Wykonaj poniższe kroki, aby dodać główny kontakt w ofercie jako osobę podpisującą przy użyciu zmiennej środowiska uruchomieniowego:
W wyświetlonym oknie dialogowym podaj następujące informacje:
- W polu Źródło odbiorcy wybierz opcję Zmienna czasu wykonywania.
- Upewnij się, że dla opcji Typ odbiorcy wybrano wartość Kontakt.
- Opcja Rola odbiorcy określa, czy kontakt złoży podpis. Wybierz opcję Zatwierdź lub Deleguj.
- Opcja Weryfikacja osoby podpisującej określa, czy odbiorca musi użyć uwierzytelniania dwuskładnikowego.
- E-mail — bez drugiego składnika, wiadomość e-mail jest jedynym sposobem weryfikacji tożsamości odbiorcy.
- Hasło — stosuje hasło do podpisywania dokumentu, wymagając jego wprowadzenia, zanim będzie można wyświetlić dokument.
- KBA — uwierzytelnianie oparte na wiedzy może być używane tylko w Stanach Zjednoczonych i wykorzystuje numer ubezpieczenia społecznego odbiorcy do zadania kilku pytań, na które trzeba odpowiedzieć, zanim będzie można wyświetlić dokument.
- Społecznościowe — uwierzytelnianie społecznościowe wymaga, aby osoba podpisująca uwierzytelniła się w innej aplikacji społecznościowej (LinkedIn, Facebook itd.) przed wyświetleniem dokumentu.
- Telefon — na telefon odbiorcy zostanie wysłana wiadomość SMS, a następnie trzeba wprowadzić podany sześciocyfrowy numer, aby wyświetlić dokument.
- Opcja Wiadomość do odbiorcy udostępnia prywatną wiadomość odbiorcy w momencie otwarcia dokumentu do podpisania.
- Indeks to kolejność podpisywania dla odbiorcy.
- Gdy wszystko będzie gotowe, wybierz opcję Dalej.
Połącz szablon oferty z szablonem umowy
Możesz połączyć szablon umowy z szablonem oferty, aby zautomatyzować umowę podczas generowania oferty.
Uwaga: W przypadku korzystania z opcji Generuj w programie Adobe Sign szablon umowy musi być skonfigurowany tylko ze zmienną szablonu umowy.
Aby połączyć obiekty:
- Upewnij się, że pole Szablon umowy zostało dodane do układu strony szablonu oferty. Zobacz, jak to zrobić, aby dodać szablon umowy do szablonu oferty w sekcji Konfiguracja obiektów oferty do wysyłania umów.
- Otwórz Salesforce CPQ z programu uruchamiającego aplikacje.
- Wybierz kartę Szablony ofert.
- Edytuj szablon oferty, który chcesz powiązać z szablonem umowy.
- W polu Szablon umowy wybierz poprawny szablon umowy.
- Wybierz opcję Zapisz.
Spostrzeżenie
Przed rozpoczęciem korzystania z szablonu umowy musisz upewnić się, że:
- Szablon umowy jest aktywny.
- Szablon oferty ma status: wdrożony.
Usprawnij pracę z usługą Acrobat Sign
Szybkie i łatwe zarządzanie dokumentami i podpisywanie ich w Internecie.
