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Crie um fluxo do Power Automate que salve automaticamente uma cópia de todos os seus contratos Concluídos para uma pasta designada do SharePoint.

Visão geral

Este modelo automatiza o processo de salvar contratos assinados do serviço do Adobe Acrobat Sign em um arquivo do SharePoint de sua escolha. Sempre que o ciclo de assinatura de um contrato é concluído no Acrobat Sign, o fluxo recupera o documento PDF assinado, cria um novo arquivo no SharePoint e salva o PDF no local especificado.

Um contrato é considerado concluído quando todos os destinatários definidos pelo contrato concluem suas atividades designadas (assinar, aprovar, preencher o formulário, etc.) do contrato.

Exemplos de casos de uso

  • Gerar formulários de consentimento do paciente, relacionados às informações de vacina, procedimentos cirúrgicos, informações sobre alergia, autorizações de seguro exceto faturas médicas, etc.
  • Gere formulários de inscrição de alunos, formulários de inscrição em cursos e extensões de contrato para trabalhos no campus, clubes ou formulários de inscrição de participantes da pesquisa.
  • Gere uma confirmação de entrega de remessa e um e recibo, o rastreamento dos níveis de estoque e uma confirmação de verificação de qualidade.

Pré-requisitos

  • O fluxo deve ser criado por um(a) administrador(a) no nível da conta do Acrobat Sign.
  • Precisa de uma conta válida do SharePoint online.
  • Deve existir uma pasta de destino para os PDFs assinados no SharePoint antes da execução do fluxo.

Ativação do fluxo

  1. Navegue até Fluxos de trabalho > Power Automate > Criar fluxo de trabalho.

    Etapas da navegação para a página Criar fluxo de trabalho do Power Automate.

  2. Na página “O que deseja automatizar hoje?”Na página, digite SharePoint na barra de pesquisa.

  3. Selecione Iniciar no fluxo de trabalho que deseja habilitar.

    A página Criar fluxo de trabalho mostrando os resultados da pesquisa e o botão Iniciar realçado

  4. A página Criar um fluxo é carregada e mostra:

    • O nome do fluxo editável. Esse é o mesmo nome do modelo original, que pode ser editado.
    • Os conectores necessários para a conclusão do fluxo. 
      • conector é um wrapper do código da API que fornece uma interface intuitiva para coletar as informações obrigatórias para autenticar cada serviço necessário e personalizar o fluxo de acordo com as necessidades de um usuário específico. É necessário estabelecer a conexão autenticada primeiro. Será solicitado qualquer informação necessária exigida pelo conector em uma etapa posterior.
      • Para autenticar um conector, selecione os três pontos ao lado do conector. Um painel de autenticação para o serviço (aplicativo) será exibido onde as credenciais de usuário poderão ser inseridas.
        Após ser autenticado com sucesso, uma conexão persistente é estabelecida entre o serviço e o Power Automate.
        Uma marca de verificação verde ao lado dos três pontos indica que há uma conexão autenticada.

    Autentique cada conector na seção Fazer logon.

  5. Selecione Avançar quando todos os conectores estiverem autenticados.

    O Power Automate entre o Acrobat Sign e o SharePoint, com o painel de autenticação exposto

  6. A página é atualizada para exibir os campos necessários dos Conectores.

    Esse fluxo requer:

    • Endereço do site do SharePoint: exemplo: https://exemplo.com/sites/nomedosite
    • Pasta de destino: a pasta de destino dos PDFs assinados. Exemplo: /Eventos/Anexos
    • Nome do arquivo: os elementos do contrato podem ser adicionados ao campo Nome do arquivo para criar o nome do arquivo quando ele é salvo no SharePoint. Por exemplo, os valores Nome do contrato e a Data do evento (a data em que o PDF foi criado) podem ser adicionados para gerar um nome de arquivo exclusivo contendo esses valores. Neste exemplo, se o Nome do contrato for “Teste” e a Data do evento for 2023-06-12 (no formato AAAA-MM-DD), o arquivo será salvo como “Teste_2023-06-12.pdf” no SharePoint. 
    A página Criar um fluxo mostrando os campos necessários para configurar os Conectores.

    Selecionar Editar no modo avançado abrirá a visualização detalhada dos conectores e todos os campos disponíveis que podem ser usados para ajustar o fluxo.

    Somente usuários(as) com um grande conhecimento do Power Automate devem usar a edição avançada.

    A exibição de edição avançada mostrando três conectores

  7. Clique em Criar fluxo quando todos os valores de campo obrigatórios forem fornecidos.

    A criação do fluxo pode levar alguns segundos. Uma vez concluído, a página de gerenciamento do fluxo será exibida. 

    Página de gerenciamento do fluxo.

    Observação:

    Os fluxos são criados com um status “habilitado”. Se você não quiser que o fluxo fique ativo, selecione a opção Desativar na barra de ações superior.

Uso do modelo

Este modelo é acionado por um evento (quando o status de um contrato é atualizado para “concluído”).

Quando configurado e habilitado corretamente, o fluxo é executado automaticamente sempre que o evento de acionamento ocorrer. Nenhuma interação do(a) usuário(a) é necessária.

O fluxo continuará a ser executado até ser desabilitado, desde que a conta do Power Automate do cliente tenha transações disponíveis (seja por meio dos direitos incluídos na integração ou pelo volume adquirido diretamente da Microsoft).

Teste do modelo

Depois de fornecer os detalhes necessários no modelo de fluxo, certifique-se de clicar no botão Criar fluxo para habilitá-lo para uso. Quando o fluxo estiver habilitado, você já poderá testar.

  1. Verifique sua pasta do SharePoint para identificar se o contrato assinado foi adicionado a ela.

Solução de erros comuns

  • Depois que o contrato do fluxo de trabalho é concluído, às vezes o fluxo não é acionado.

    Nesses casos, verifique se são exibidos erros de acionamento (com mensagens) na página de detalhes e corrija-os.

  • Configuração do conector: às vezes, quando há mais de uma conta do SharePoint, a sessão atual pode estar conectada com uma conta diferente. Como resultado, o arquivo não estará disponível na conta que deveria.

    Nesses casos, verifique se você está conectado à conta correta

  • O fornecimento de um caminho de pasta incorreto pode resultar em falhas no fluxo. Por exemplo, /Apps/TestFiles/ resultaria em um erro se TestFiles ou Apps não existissem.

    É sempre mais seguro escolher/navegar pelo caminho disponível na lista suspensa.

  • Permissões: certifique-se de que o Adobe Acrobat Sign tenha as permissões corretas para acessar a pasta do SharePoint. Caso contrário, não será possível salvar o documento no local mencionado.

    Normalmente, uma marca de verificação verde no lado direito de um conector é um bom indicador de que ele está configurado como esperado. Qualquer erro será exibido com um ponto de exclamação. Clique nele para obter mais informações.

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