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Coletar dados de formulário com contratos

 

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Não é incomum que o remetente do contrato seja o contato principal para o processo de documento/assinatura de um cliente. Isso geralmente significa que ele precisa ter acesso às informações fornecidas pelo cliente no documento.

O grupo de controles Coletar dados de formulário com contratos fornece ao agente de envio:

  • A opção de visualizar as entradas de campo dos destinatários enquanto eles trabalham no formulário em tempo real. Isso pode ser útil se o signatário estiver se comunicando com o destinatário para ajudar a adicionar as informações corretas em cada campo.
  • Um relatório CSV de todo o conteúdo dos campos assim que o contrato é concluído. É útil se os remetentes forem obrigados a coletar e relatar dados derivados dos contratos que enviaram.
Observação:

Os controles de coleta de dados de formulário concedem acesso apenas aos dados de campos para o remetente de um contrato. Essas opções não estão disponíveis para nenhum outro participante do acordo.

Disponibilidade:

Os controles de coletar dados de campos de formulário e expô-los ao remetente estão disponíveis para planos de licença do Acrobat Sign Solutions.

Escopo da configuração:

O recurso pode ser habilitado nos níveis de conta e de grupo.

Como usar

Há dois controles:

  • Anexe um CSV com dados de formulário ao email de acordo assinado do remetente: esta configuração só precisa ser configurada na camada dos grupos, para que o remetente receba ou não o arquivo CSV em anexo. O remetente não precisa (nem tem permissão para) interagir diretamente com a opção de anexar o arquivo CSV.
  • Os remetentes podem visualizar os dados dos campos de formulário à medida que os destinatários os preenchem: trata-se de uma visualização dinâmica apenas dos campos de um documento e do conteúdo que o destinatário atual adicionou a eles. O remetente pode acessar essa visualização a partir da página Gerenciar e observar o conteúdo com o qual cada campo é preenchido. 
  1. Faça logon no Acrobat Sign como remetente.

  2. Navegue até a página Gerenciar e selecione o contrato em questão.

    Isso abre o painel de Ações à direita da lista de contratos.

  3. Abaixo da lista de ações, temos a lista de destinatários.

    Cada destinatário que adicionou o conteúdo dos campos ao contrato exibe um ícone à direita do registro do destinatário correspondente.

    • Se nenhum ícone estiver visível, o destinatário ainda não inseriu nenhuma informação dos campos.
    • Se apenas o ícone de lápis estiver visível, o destinatário está preenchendo suas informações dos campo.
    • Se houver um ícone de marca de seleção ao lado do ícone de lápis, o destinatário concluiu sua interação com o contrato

    Selecione o destinatário que deseja revisar.

    A página “Gerenciar” com os detalhes do destinatário expandidos e o botão “Exibir progresso” realçado.

    Observação:

    A visualização dos dados dos campos fica disponível depois que o destinatário insere seu primeiro valor no formulário. Até isso acontecer, o botão (e o ícone) Exibir progresso fica oculto.
    Isso não significa que o destinatário não leu o contrato, apenas que ele não adicionou nenhum conteúdo dos campos.

    A assinatura e os campos relacionados à ela (como Cargo, Empresa, Nome, Email e Data da assinatura) não são considerados campos de formulário nesse contexto, portanto, não são exibidos e, se houver apenas campos relacionados à assinatura, o botão e o ícone Exibir progresso não serão expostos.

  4. Selecione o botão Exibir progresso ou Exibir dados do formulário.

    Isso abre uma sobreposição que mostra uma lista de rolagem de campos com o nome do campo do formulário à esquerda e o valor do campo atual à direita:

    A lista de campos com seus valores atuais expostos

    Observação:

    O destinatário não pode interagir nem editar o conteúdo dos campos. Esta é uma exibição somente de leitura dos valores dos campos.

  5. Quando terminar, selecione OK para fechar a sobreposição.

Práticas recomendadas

Antes de habilitar esses controles, esteja ciente do tipo de informação que você está coletando nos contratos e entenda se é uma boa prática expor essas informações aos remetentes dos contratos. Se você coletar informações privadas ou de cobrança, poderá não ser uma prática recomendada expor essas informações aos remetentes.

Cuidado:

O conteúdo dos campos exposto aos remetentes não é mascarado, mesmo que o campo seja designado para mascarar o conteúdo dos campos. Esse é um método de entrega de conteúdo dos campos não mascarado ao usuário interno (remetente), que pode precisar dessas informações.

Configuração

Para revisar e editar os controles de recurso:

  1. Faça logon como administrador, navegue até a guia Configurações da conta e selecione a guia do submenu Configurações globais.
Menu do administrador “Configurações globais”, realçando as configurações de “Coletar dados de formulário para contratos”.

As opções configuráveis são:

Informações importantes

  • Se esses controles estiverem habilitados, os valores dos campos mascarados não serão mascarados para o remetente.
  • A opção de Exibir dados de formulário continua disponível após a conclusão do contrato:
A lista de destinatários de um contrato concluído, realçando os ícones de “Exibir dados de formulário”

  • Contratos cancelados ou vencidos não retêm os dados dos campos.
  • A assinatura e os campos relacionados à ela não são considerados “campos de formulário” nesse contexto. Eles não estarão presentes na lista de campos, nem farão com que o botão ou ícone Exibir progresso apareça.
  • Se um destinatário for substituído no fluxo de assinatura, o destinatário substituído não mostrará nenhum progresso, pois seus dados de campo serão perdidos quando forem substituídos. Se um novo destinatário for adicionado como um signatário alternativo, o progresso do destinatário original ainda será visível.

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