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Configurar a função de testemunha eletrônica para destinatários

 

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Visão geral

Muitos contratos (como documentos fiscais, registros imobiliários, procurações, transferências de ativos etc.) exigem que o destinatário assine o contrato na presença de uma testemunha. A testemunha pode ser praticamente qualquer parte fisicamente presente para observar a assinatura pelo signatário.

O Acrobat Sign fornece uma “função” selecionável no processo de configuração que insere um destinatário “signatário” com um destinatário “testemunha” associado que o signatário precisa definir.

  • Antes que o signatário possa revisar o contrato, ele precisará fornecer o nome e o endereço de email da testemunha.
  • Assim que o signatário concluir o processo de assinatura, a testemunha receberá um email solicitando uma confirmação de que ela presenciou o processo de assinatura. A testemunha precisará revisar seu nome e endereço de email antes de poder interagir com o contrato.
  • Campos adicionais podem ser atribuídos à testemunha para captar qualquer informação exigida pelos requisitos de conformidade.

Disponibilidade:

A função Assinar com testemunha está disponível somente para os planos de licença corporativa.

Escopo da configuração:

A função de testemunha pode ser habilitada nas camadas das contas e dos grupos.

Observação:

“Testemunha” é diferente de “tabelião”.

Uma “testemunha” pode ser qualquer pessoa que cumpra os requisitos abaixo:

  • ser maior de idade
  • estar em plena capacidade mental
  • ser independente, imparcial e não fazer parte do contrato
  • estar fisicamente presente no momento da assinatura do contrato pelo signatário

As testemunhas não podem ser pagas pelo ato de testemunhar o processo de assinatura.

Um “tabelião” geralmente é um tipo de testemunha encarregada por um órgão do governo (como o Estado). O processo de registro em cartório tende a ser consideravelmente mais formal, na medida em que documenta a identidade do signatário e geralmente cobra uma taxa de processamento.
Serviços de cartório eletrônico também estão disponíveis por meio do Acrobat Sign.

Entre em contato com o seu departamento jurídico para confirmar se uma testemunha ou um tabelião é o requisito para as suas necessidades de conformidade.

Configuração

Para acessar os controles desse recurso, navegue até Configurações da conta > Configurações de envio > Funções do destinatário permitidas

Habilite a caixa de verificação Permitir que remetentes marquem destinatários como signatários com testemunha.

A função pode estar habilitada, concedendo acesso à função, ou não. Não há mais controles.

Menu do administrador de configurações de envio, realçando o controle “Permitir que remetentes marquem destinatários como signatários com testemunha”.

Quando o controle está habilitado, a função Assinar com testemunha é exposta na lista de funções disponíveis para o remetente, na página “Compor” e no criador de fluxo de trabalho de envio personalizado:

Página “Compor” e Criador de fluxo de trabalho, com as funções de destinatário expandidas e a função “Enviar com testemunha” realçada.

Status da página Gerenciar

Um contrato na página Gerenciar reflete o status de Enviado para testemunho enquanto o ciclo de assinaturas está aguardando que uma testemunha conclua sua participação.
Observe que os destinatários que não são testemunhas continuam com o status apropriado para sua função no contrato (“Enviado para assinatura”, “Enviado para aprovação” e assim por diante).

Página “Gerenciar”, mostrando um contrato aguardando testemunho, com o status “Enviado para testemunho”.

Relatório de auditoria e itens da lista de atividades

 Todas as atividades registradas no relatório de auditoria para a testemunha são identificadas explicitamente com a terminologia apropriada, por exemplo, “Documento assinado pela testemunha”

Relatório de auditoria, destacando que o signatário precisa de uma testemunha e a atividade da testemunha, incluindo sua profissão e endereço.

A lista de Atividade exibe os mesmos eventos do relatório de auditoria em um formato condensado. As atividades das testemunhas são identificadas claramente, mas o evento do signatário não inclui a necessidade de uma testemunha.

Lista de Atividade, realçando a assinatura da testemunha

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