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Criar contas de serviço para enviar contratos sob uma entidade funcional

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Última atualização em 23/01/2024

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Guia do Adobe Acrobat Sign

Novidades

Introdução

Administrar

Visão geral do Admin Console
Gerenciamento de usuários
1. Adicionar usuários
2. Criar usuários focados em funções
  1. Contas técnicas - Orientadas por API
  2. Contas de serviço - Orientadas manualmente
3. Verificar usuários com erros de provisionamento
4. Alterar nome/endereço de email
5. Editar a associação de grupo de um usuário
6. Editar a associação de grupo de usuários por meio da interface de grupo
7. Promover um usuário a uma função de admin
8. Tipos de identidade de usuário e logon único
9. Alternar identidade de usuário
10. Autenticar usuários com o MS Azure
11. Autenticar usuários com a federação do Google
12. Perfis de produto
13. Experiência de logon
Configurações de conta/grupo
1. Visão geral das configurações
2. Configurações globais
  1. Nível de conta e ID
  2. Nova experiência para destinatários
  3. Fluxos de trabalho de autoassinatura
  4. Envio em massa
  5. Formulários web
  6. Fluxos de trabalho de envio personalizados
  7. Fluxos de trabalho do Power Automate
  8. Documentos da biblioteca
  9. Coletar dados de formulário com contratos
  10. Visibilidade de documento limitada
  11. Anexar uma cópia em PDF do contrato assinado
  12. Incluir um link no email
  13. Incluir uma imagem no email
  14. Arquivos anexados a emails receberão o nome
  15. Anexar relatórios de auditoria a documentos
  16. Mesclar vários documentos em um
  17. Baixar documentos individuais
  18. Fazer upload de um documento assinado
  19. Delegação para usuários da minha conta
  20. Permitir que destinatários externos deleguem
  21. Autoridade para assinar
  22. Autoridade para enviar
  23. Autoridade para adicionar selos eletrônicos
  24. Definir um fuso horário padrão
  25. Definir um formato de data padrão
  26. Usuários em vários grupos (UMG)
    1. Atualizar para usar o UMG
  27. Permissões de admin de grupo
  28. Substituir destinatário
  29. Relatório de auditoria
    1. Visão geral
    2. Permitir acesso não autenticado na página de verificação de transação
    3. Incluir lembretes
    4. Incluir eventos de exibição
    5. Incluir contagem de páginas e anexos do contrato
  30. Mensagens e orientações nos produtos
  31. PDFs acessíveis
  32. Nova experiência de criação
  33. Cliente do setor de saúde
3. Configuração da conta
  1. Adicionar logotipo
  2. Personalizar nome do host e URL da empresa
  3. Adicionar nome da empresa
  4. Redirecionamento de URL pós-conclusão de contrato
4. Preferências de assinatura
  1. Assinaturas bem formatadas
  2. Permitir que destinatários assinem por
  3. Permitir que signatários alterem seus nomes
  4. Permitir que os destinatários usem a assinatura salva
  5. Divulgação do cliente e Termos de uso personalizados
  6. Navegar pelos destinatários em campos de formulário
  7. Recusar-se a assinar
  8. Permitir fluxos de trabalho de carimbo
  9. Exigir que signatários informem o cargo ou empresa
  10. Permitir que os signatários imprimam e insiram uma assinatura manuscrita
  11. Mostrar mensagens ao assinar eletronicamente
  12. Exigir que signatários usem um dispositivo móvel para criar assinaturas
  13. Solicitar endereço IP dos signatários
  14. Excluir o nome da empresa e o cargo dos carimbos de participação
5. Assinaturas digitais
  1. Visão geral
  2. Baixar e assinar com o Acrobat
  3. Assinar com assinaturas em nuvem
  4. Incluir metadados para provedores de identidade
  5. Provedores de assinatura em nuvem restritos
6. Selos eletrônicos
7. Identidade digital
  1. Gateway de identidade digital
  2. Política de verificação de identidade
8. Configurações de relatório
  1. Nova experiência de relatório
  2. Configurações clássicas de relatório
9. Configurações de segurança
  1. Configurações de logon único
  2. Configurações de lembrete pessoal
  3. Política de senha de logon
  4. Nível de segurança da senha de logon
  5. Duração da sessão da Web
  6. Tipo de criptografia PDF
  7. API
  8. Acesso às informações de usuários e grupos
  9. Intervalos de IP permitidos
  10. Compartilhamento de conta
  11. Permissões de compartilhamento da conta
  12. Controles de compartilhamento de contrato
  13. Verificação de identidade de signatário
  14. Senha de assinatura do contrato
  15. Nível de segurança da senha do documento
  16. Bloquear signatários por geolocalização
  17. Autenticação por telefone
  18. Autenticação baseada em conhecimento (KBA)
  19. Permitir extração de página
  20. Validade do link do documento
  21. Fazer upload de um certificado de cliente para webhooks e retornos de chamada
  22. Carimbo de data e hora
10. Configurações de envio
  1. Mostrar a página Enviar após o logon
  2. Solicitar nome do destinatário ao enviar
  3. Bloquear valores de nome para usuários conhecidos
  4. Funções de destinatário permitidas
  5. Permitir testemunhas eletrônicas
  6. Grupos de destinatários
  7. Campos obrigatórios
  8. Anexar documentos
  9. Compactar campo
  10. Modificar contratos
  11. Nome do contrato
  12. Idiomas
  13. Mensagens privadas
  14. Tipos de assinatura permitidos
  15. Lembretes
  16. Proteção com senha de documentos assinados
  17. Enviar notificação de contrato por meio de
  18. Opções de identificação do signatário
    1. Visão geral
    2. Senha de assinatura
    3. Senha de uso único por email
    4. Autenticação do Acrobat Sign
    5. Autenticação por telefone
    6. Assinatura digital baseada na nuvem
    7. Autenticação baseada em conhecimento
    8. Documento de identidade
    9. Relatórios de identidade do signatário
  19. Proteção de conteúdo
  20. Habilitar transações da Notarize
  21. Expiração do documento
  22. Visualizar, posicionar assinaturas e adicionar campos
  23. Ordem de assinatura
  24. Liquid Mode
  25. Controles de fluxo de trabalho personalizados
  26. Opções de upload para a página de assinatura eletrônica
  27. URL de redirecionamento para confirmação pós-assinatura
11. Modelos de mensagem
12. Configurações de Bio-Pharma
  1. Visão geral
  2. Autenticação de identidade aplicada
  3. Motivos para assinar
13. Integração de fluxo de trabalho
14. Configurações de autenticação
15. Integração de pagamento
16. Mensagens para signatários
17. Configurações de SAML
  1. Configuração de SAML
  2. Instalar o serviço de federação do Microsoft Active Directory.
  3. Instalar Okta
  4. Instalar OneLogin
  5. Instalar a federação de identidade da Oracle
18. Governança de dados
19. Configurações de carimbo de data e hora
20. Arquivo externo
21. Idiomas da conta
22. Configurações de email
  1. Imagens de cabeçalho e rodapé do email
  2. Permitir rodapés de email de usuário individual
  3. Personalizar o email de solicitação de assinatura
  4. Personalizar os campos Para e CC
  5. Habilitar notificações sem link
  6. Personalizar modelos de email
23. Migração de echosign.com para adobesign.com
24. Opções de configuração para destinatários
Orientações com respeito aos requisitos normativos
1. Acessibilidade
2. HIPAA
3. GDPR
4. 21 CFR parte 11 e EudraLex anexo 11
5. Clientes do setor de saúde
6. Suporte a IVES
7. “Armazenamento” de contratos
8. Considerações para a UE e Reino Unido
Baixar contratos em massa
Reivindicar um domínio
Links para denunciar abuso

Enviar, assinar e gerenciar contratos

Opções do destinatário
1. Cancelar um lembrete de email
2. Opções na página de assinatura eletrônica
Enviar contratos
Criar campos em documentos
1. Ambiente de criação no aplicativo
2. Criar formulários e tags de texto
3. Criar formulários usando o Acrobat (Acroforms)
  1. Criação do Acroform
  2. Criar PDFs acessíveis
4. Campos
5. Perguntas frequentes sobre criação
Assinar contratos
Gerenciar contratos
Relatório de auditoria
Relatórios e exportações de dados
1. Visão geral
2. Conceder aos usuários acesso aos relatórios
3. Gráficos de relatório
4. Exportações de dados
5. Renomear um relatório ou exportação
6. Duplicar um relatório ou exportação
7. Agendar um relatório ou exportação
8. Excluir um relatório ou exportação
9. Verificar o uso de transações

Recursos e fluxos de trabalho avançados de contratos

Formulários web
Modelos reutilizáveis (modelos de biblioteca)
Transferir a propriedade de formulários web e modelos de biblioteca
Fluxos de trabalho do Power Automate
1. Visão geral da integração com o Power Automate e direitos incluídos
2. Habilitar a integração do Power Automate
3. Ações no contexto da página Gerenciar
4. Acompanhamento do uso do Power Automate
5. Criar um novo fluxo (exemplos)
6. Acionadores usados para fluxos
7. Importação de fluxos de fora do Acrobat Sign
8. Gerenciar fluxos
9. Editar fluxos
10. Compartilhar fluxos
11. Desabilitar ou habilitar fluxos
12. Excluir fluxos
13. Modelos úteis
  1. Somente admins
  2. Arquivar o contrato
    1. Salvar seus documentos concluídos no SharePoint
    2. Salvar seus documentos concluídos no OneDrive for Business
    3. Salvar seus documentos concluídos no Google Drive
    4. Salvar seus documentos concluídos no Dropbox
    5. Salvar seus documentos concluídos no Box
  3. Arquivar o contrato de formulário web
    1. Salvar documentos de formulários web concluídos na biblioteca do SharePoint
    2. Salvar documentos de formulários web concluídos no OneDrive for Business
    3. Salvar documentos concluídos no Google Drive
    4. Salvar documentos de formulários web concluídos no Box
  4. Extração de dados do contrato
    1. Extraia dados de campos de formulário do documento assinado e atualize a planilha do Excel
  5. Notificações de contrato
    1. Enviar notificações personalizadas por email com o conteúdo do contrato e o contrato assinado
    2. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign em um canal do Teams
    3. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Slack
    4. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Webex
  6. Geração de contrato
    1. Gerar documento a partir de um modelo do Word e formulário do Power App, e enviar para assinatura
    2. Gere um contrato a partir de um modelo do Word no OneDrive e obter a assinatura
    3. Gerar contrato para a linha selecionada do Excel e enviar para revisão e assinatura
Fluxos de trabalho de envio personalizados
Compartilhar usuários e contratos
1. Compartilhar um usuário
2. Compartilhar contratos

Integrar a outros produtos

Acrobat Sign Developer

Suporte e solução de problemas

Contas de Serviço do Adobe Acrobat Sign

As contas de serviço são um meio de permitir que os usuários em uma conta de nível corporativo enviem contratos sob a autoridade de uma userID gerada explicitamente para essa finalidade (em vez de usar sua userID pessoal).

Por exemplo, uma Conta de serviço pode ser criada para enviar documentos legais. O perfil do usuário pode ser projetado para fornecer um nome funcional e um endereço de email que identifiquem o departamento jurídico e não um remetente individual. Todos os usuários que precisam enviar contratos de NDA (por exemplo) podem mudar para a Conta de serviço jurídica e enviar sob esse perfil, oferecendo à transação uma aparência mais consistente e autoritária. Além disso, os contratos de natureza específica podem ser limitados ao grupo da Conta de serviço, restringindo todos os contratos de um tipo funcional a esse usuário em vez de serem distribuídos por toda a base de usuários.

As Contas de serviço estão disponíveis para clientes corporativos que ativaram o compartilhamento avançado e gerenciam suas contas por meio do Adobe Admin Console.

Observação:

O processo abaixo descreve o uso de Contas de serviço acessadas pelos usuários manualmente no ambiente do Acrobat Sign. As organizações que desejam ativar a API para enviar contratos em nome de uma parte centralizada devem consultar as Contas técnicas da documentação da API.

Pré-requisitos

Para ativar uma Conta de serviço, sua conta da Acrobat Sign deve:

Ter um serviço ETLA de nível corporativo
Gerenciar usuários no Adobe Admin Console*
Ter o Compartilhamento avançado de contas ativado com as permissões de envio ativadas.
- Usuários em Vários grupos (altamente recomendado).

* Uma observação sobre o Adobe Admin Console

O Adobe Admin Console fornece uma estrutura para gerenciamento de usuários e alocação de licenças. A maioria dos clientes tem apenas um Admin Console.

No entanto, alguns clientes com requisitos complexos de usuário/licenciamento podem ter vários Admin Consoles, o que pode se tornar confuso em um processo como a criação de Conta de serviço, em que um Admin Console pode controlar o gerenciamento de usuários federados e outro gerencia o licenciamento do Acrobat Sign.

Se você sabe que tem várias contas ou não tem certeza, leia o seguinte:

A dificuldade com vários Admin Console é garantir que você esteja no console correto para as ações que está tentando executar.

Para determinar se você tem vários Admin Consoles:

1. Faça logon no Admin Console.

2. No canto superior direito do console, clique no nome da organização.

Se você tiver um menu suspenso com várias organizações, terá vários Admin Console.

Menu suspenso da organização do Admin Console

Se você tiver apenas um Admin Console, as operações de criação e licenciamento do usuário ocorrem na mesma organização e você não precisa se preocupar em alternar entre consoles.

Se você tiver vários Admin Consoles, determine qual organização gerencia a criação de usuários federados e qual controla o provisionamento de licenças do Acrobat Sign.

Empresas com vários Admin Consoles podem implantar o Acrobat Sign em mais de um. Você deve identificar o Admin Console correto onde deseja estabelecer a Conta de serviço.

Você deve inspecionar cada organização para determinar qual deve conter a Conta de serviço.

Selecione a organização.
Selecione Produtos no painel superior de opções.
Procure o cartão de produto Adobe Sign - Enterprise

Para o propósito deste documento, chamaremos de Admin Console de licenciamento. Esta é a organização onde sua Conta de serviço é criada e gerenciada.

As organizações que usam o gerenciamento de usuários federados devem dessincronizar a solução federada para criar a Conta de serviço fora do ambiente federado.

Para fazer isso, você deve inspecionar cada organização para descobrir qual controla os domínios que habilitam a relação de confiança federada. Vários Admin Consoles podem Confiar em um domínio, mas apenas um o controla ativamente.

Selecionar a organização
Selecione Configurações no painel superior de opções.
Selecione Identidade no painel esquerdo de opções.
Se houver diretórios listados com o Tipo como Federated ID e o Status como Confiável, clique na linha em que o diretório está para expor a Organização proprietária.

A Organização proprietária é o Admin Console correto para manipular os controles de sincronização de Federated ID.

Um email é fornecido para o administrador do console se você não tiver acesso no momento.

Se o Tipo é Federated ID e o Status é Ativo, clique no Nome do diretório para abrir as configurações do diretório.

Na página de configurações, selecione a guia Sincronizar , que abre as informações de sincronização do IDP.

Para o propósito deste documento, chamaremos de Admin Console de sincronização federada.

Configurações do diretório - guia Sincronização

Observação:

Se você não vir a guia Sincronizar, sua conta pode ter um Global Admin Console ao qual você não tem acesso.

Você precisará entrar em contato com os administradores internos da Adobe para obter acesso.

Organizações que

utilizam a Ferramenta de sincronização de usuário (UST) para sincronizar automaticamente os usuários entre a Adobe e seu Active Diretory
não permitir que usuários sejam adicionados ou criados manualmente no Acrobat Sign

deve criar um grupo de “exceção” para todas as userIDs de Conta de serviço. Todas as userIDs de Contas de serviço devem ser criadas neste grupo de isenção para garantir que não sejam desativadas e não tenham suas licenças removidas pela sincronização automática de usuários.

O grupo de exceções deve ser configurado como isento da sincronização na configuração de UST.

Nos casos em que a Adobe hospeda a UST em nome da organização do cliente, o administrador do cliente deve comunicar o Nome do grupo para seu Gerente de sucesso, Gerente de conta técnica ou representante de conta para que possam trabalhar com a equipe do Adobe Customer Solutions para garantir que esse grupo seja isento da sincronização.

Visão geral

A criação de uma conta de serviço é um processo de várias etapas que exige acesso de nível de administrador ao Adobe Acrobat Console e autoridade de administrador de nível de conta no Acrobat Sign.

O processo exige que o administrador:

(Opcional) Crie um novo grupo no sistema Acrobat Sign.
- A criação de um grupo dedicado para a conta de serviço permite uma configuração muito restrita das propriedades do contrato que podem ser muito rígidas ou diferentes de outras configurações de grupo.
Crie uma nova conta de serviço no Adobe Admin Console.
- Isso cria uma Conta de serviço para a qual outros usuários podem acessar (por meio do compartilhamento avançado de conta) e enviar contratos.
Compartilhe a conta da Conta de serviço com os usuários e grupos que devem ter permissão para usar a Conta de serviço.
- Compartilhar a Conta de serviço com outros usuários e grupos permite que esses usuários alternem para a Conta de serviço e gerem novos contratos que serão enviados sob aqueles perfis de userIDs.

Considere gerar um grupo exclusivo no Acrobat Sign para o aplicativo

Adicionar uma Conta de serviço a um grupo único permite que a função da Conta de serviço determine os parâmetros de envio e assinatura do grupo, bem como os fluxos de trabalho, modelos e recursos de relatório disponíveis.

No exemplo de uma Conta de serviço criada para transações legais, o grupo pode definir o requisito de autenticação padrão, a data de expiração, partes em cópia automáticas e regras de anexo PDF, todos os quais provavelmente não seriam adequados para transações de Vendas.

Além disso, restringir modelos de biblioteca específicos ao grupo da Conta de serviço garante que todos os contratos que usam esse modelo sejam associados somente à Conta de serviço e não distribuídos completamente por sua base de usuários.

Para criar um grupo discreto:

Faça logon no Acrobat Sign como administrador em nível de conta.
Navegue até a guia Grupos no menu do administrador.
Clique no sinal de mais para criar um novo grupo.
Informe um nome intuitivo para o grupo (isto é, o nome da função para a qual a Conta de serviço é criada).
Salve o grupo.
(Opcional) Abra o novo grupo e defina as configurações padrão necessárias para os tipos de contratos a serem enviados.
1. Selecione o novo grupo na lista de grupos para expor a barra de ações na parte superior da lista.
2. Selecione a ação Configurações do grupo para abrir a configuração de nível de grupo.

Observação:

Se sua organização

está usando a Ferramenta de sincronização de usuários (UST) para sincronizar automaticamente os usuários entre a Adobe e o Active Diretory
não permite que usuários sejam adicionados ou criados manualmente no Acrobat Sign

você deve criar um grupo de exceções para ser o grupo principal para todas as userIDs das Contas de serviço.

O nome do grupo é adicionado à sua configuração UST para garantir que o processo de sincronização não afete as userIDs, fazendo com que elas sejam desativadas ou que seus direitos sejam removidos.

Criar a nova Conta de serviço

Observação:

Antes de criar a nova Conta de serviço, você deve identificar um endereço de email que possa ser usado para respostas/perguntas de entrada de seus destinatários. (por exemplo, legal_agreements@my_domain.dom)

Para criar a nova Conta de serviço:

Faça logon no (Federated Sync) Admin Console como um administrador.
Navegue até: Configurações → Identidade

Selecione um diretório para criar o novo usuário.
Selecione a guia Sincronizar.
Selecione Ir para configurações
Selecione Ativar edição.

Quando a edição está ativada, o Adobe Admin Console permitirá edições nos dados do usuário somente no Admin Console. Seu IdP não está atualizado com as edições.

Observação:

A edição permanecerá ativada por apenas uma hora, ou até ser desativada manualmente.
Faça logon no Admin Console de licenciamento (se você estiver trabalhando com vários Admin Consoles).
Navegue até Usuários → Adicionar usuário.
Configure sua nova Conta de serviço com:
- Email ou nome de usuário: use o endereço de email do qual deseja capturar qualquer resposta dos emails para os destinatários.
- Tipo de ID: Federated ID
- Nome/sobrenome: esse valor é usado no sistema Acrobat Sign e é refletido no relatório de auditoria. Use um valor que forneça contexto. por exemplo: departamento jurídico
- Nome de usuário SSO: use o mesmo valor do email.
- País/Região: selecione o país ou a região apropriada para sua empresa.
- Selecione o perfil de produto do Acrobat Sign.
- Defina a função de usuários como Usuário.
Clique em Salvar ao concluir.
Faça logon novamente no Federated Sync Admin Console para ativar a sincronização dos dados do IdP.
Navegue de volta para Configurações → Identidade → {Diretório} → Sincronizar → Ir para Configurações.

Clique em Desativar edição para reativar a sincronização de dados com seu IdP.
Sua nova Conta de serviço será gerada automaticamente no sistema Acrobat Sign.

Compartilhar a Conta de serviço com os grupos ou usuários autorizados a usar a Conta de serviço

A criação de um compartilhamento para um grupo estabelece uma conexão de compartilhamento com todos os usuários no grupo, permitindo que os usuários do grupo acessem a Interface da Conta de serviço e criem contratos.

Compartilhar diretamente com um usuário estabelece uma conexão apenas com esse usuário.

Faça logon no Acrobat Sign como administrador da conta.
Navegue até a guia Usuários no menu do administrador.
Selecione a Conta de serviço na lista de usuários e selecione Editar detalhes do usuário nas ações na parte superior da lista.
Selecione Status do compartilhamento no menu do painel esquerdo.
- Verifique se a guia Conta do usuário compartilhada com está selecionada.
- Selecione o ícone de adição para criar um novo relacionamento de compartilhamento.
Selecione o grupo ou usuário com o qual compartilhará a Conta de serviço:
1. Clique no ícone de três linhas à direita da caixa de pesquisa.
2. Clique no ícone de adição ao lado do grupo ou usuário para selecioná-lo.
  
  Usuários individuais podem ser adicionados expandindo um grupo e selecionando um usuário individual desse grupo.
3. Ative Enviando nas opções Permissão adicional além da exibição.
4. Clique em Salvar.

Testar sua nova Conta de serviço

Para testar se os usuários podem acessar a Conta de serviço:

Faça logon em qualquer usuário com o qual a Conta de serviço tenha compartilhado uma conta.
Selecione seu nome no canto superior direito para expor o submenu de usuários.
Selecione Alternar conta no menu.

Uma sobreposição exibe a lista de contas de usuário compartilhadas.Selecione a Conta de serviço e clique em OK.
A exibição do usuário é atualizada para mostrar a interface Conta de serviço.
- Isso pode ser identificado pelo banner azul.
Navegue até a página Enviar e envie um contrato para si mesmo.
- Observe que todos os modelos atribuídos diretamente ao grupo em que a Conta de serviço está estão disponíveis para envio.
O email recebido será formatado corretamente para mostrar o nome e o endereço de email da Conta de serviço.