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Criar contas de serviço para enviar contratos sob uma entidade funcional

 

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Contas de Serviço do Adobe Acrobat Sign

As contas de serviço são um meio de permitir que os usuários em uma conta de nível corporativo enviem contratos sob a autoridade de uma userID gerada explicitamente para essa finalidade (em vez de usar sua userID pessoal).

Por exemplo, uma Conta de serviço pode ser criada para enviar documentos legais. O perfil do usuário pode ser projetado para fornecer um nome funcional e um endereço de email que identifiquem o departamento jurídico e não um remetente individual. Todos os usuários que precisam enviar contratos de NDA (por exemplo) podem mudar para a Conta de serviço jurídica e enviar sob esse perfil, oferecendo à transação uma aparência mais consistente e autoritária. Além disso, os contratos de natureza específica podem ser limitados ao grupo da Conta de serviço, restringindo todos os contratos de um tipo funcional a esse usuário em vez de serem distribuídos por toda a base de usuários.

As Contas de serviço estão disponíveis para clientes corporativos que ativaram o compartilhamento avançado e gerenciam suas contas por meio do Adobe Admin Console.

Cartões de produto de conta técnica

Observação:

O processo abaixo descreve o uso de Contas de serviço acessadas pelos usuários manualmente no ambiente do Acrobat Sign. As organizações que desejam ativar a API para enviar contratos em nome de uma parte centralizada devem consultar as Contas técnicas da documentação da API.

Pré-requisitos

Para ativar uma Conta de serviço, sua conta da Acrobat Sign deve:

  • Ter um serviço ETLA de nível corporativo
  • Gerenciar usuários no Adobe Admin Console*
  • Ter o Compartilhamento avançado de contas ativado com as permissões de envio ativadas.
    • Usuários em Vários grupos (altamente recomendado).

* Uma observação sobre o Adobe Admin Console

O Adobe Admin Console fornece uma estrutura para gerenciamento de usuários e alocação de licenças. A maioria dos clientes tem apenas um Admin Console.

No entanto, alguns clientes com requisitos complexos de usuário/licenciamento podem ter vários Admin Consoles, o que pode se tornar confuso em um processo como a criação de Conta de serviço, em que um Admin Console pode controlar o gerenciamento de usuários federados e outro gerencia o licenciamento do Acrobat Sign.

Se você sabe que tem várias contas ou não tem certeza, leia o seguinte:

Visão geral

A criação de uma conta de serviço é um processo de várias etapas que exige acesso de nível de administrador ao Adobe Acrobat Console e autoridade de administrador de nível de conta no Acrobat Sign.

O processo exige que o administrador:

  1. (Opcional) Crie um novo grupo no sistema Acrobat Sign.
    • A criação de um grupo dedicado para a conta de serviço permite uma configuração muito restrita das propriedades do contrato que podem ser muito rígidas ou diferentes de outras configurações de grupo.
  2. Crie uma nova conta de serviço no Adobe Admin Console.
    • Isso cria uma Conta de serviço para a qual outros usuários podem acessar (por meio do compartilhamento avançado de conta) e enviar contratos.
  3. Compartilhe a conta da Conta de serviço com os usuários e grupos que devem ter permissão para usar a Conta de serviço.
    • Compartilhar a Conta de serviço com outros usuários e grupos permite que esses usuários alternem para a Conta de serviço e gerem novos contratos que serão enviados sob aqueles perfis de userIDs.

Considere gerar um grupo exclusivo no Acrobat Sign para o aplicativo

Adicionar uma Conta de serviço a um grupo único permite que a função da Conta de serviço determine os parâmetros de envio e assinatura do grupo, bem como os fluxos de trabalho, modelos e recursos de relatório disponíveis.

No exemplo de uma Conta de serviço criada para transações legais, o grupo pode definir o requisito de autenticação padrão, a data de expiração, partes em cópia automáticas e regras de anexo PDF, todos os quais provavelmente não seriam adequados para transações de Vendas.

Além disso, restringir modelos de biblioteca específicos ao grupo da Conta de serviço garante que todos os contratos que usam esse modelo sejam associados somente à Conta de serviço e não distribuídos completamente por sua base de usuários.

Para criar um grupo discreto:

  1. Faça logon no Acrobat Sign como administrador em nível de conta.

  2. Navegue até a guia Grupos no menu do administrador.

  3. Clique no sinal de mais para criar um novo grupo.

  4. Informe um nome intuitivo para o grupo (isto é, o nome da função para a qual a Conta de serviço é criada).

  5. Salve o grupo.

    Criar um grupo

  6. (Opcional) Abra o novo grupo e defina as configurações padrão necessárias para os tipos de contratos a serem enviados.

    1. Selecione o novo grupo na lista de grupos para expor a barra de ações na parte superior da lista.
    2. Selecione a ação Configurações do grupo para abrir a configuração de nível de grupo.
    Acessar configurações de nível de grupo

Observação:

Se sua organização

  • está usando a Ferramenta de sincronização de usuários (UST) para sincronizar automaticamente os usuários entre a Adobe e o Active Diretory
  • não permite que usuários sejam adicionados ou criados manualmente no Acrobat Sign

você deve criar um grupo de exceções para ser o grupo principal para todas as userIDs das Contas de serviço.

O nome do grupo é adicionado à sua configuração UST para garantir que o processo de sincronização não afete as userIDs, fazendo com que elas sejam desativadas ou que seus direitos sejam removidos.

Criar a nova Conta de serviço

Observação:

Antes de criar a nova Conta de serviço, você deve identificar um endereço de email que possa ser usado para respostas/perguntas de entrada de seus destinatários. (por exemplo, legal_agreements@my_domain.dom)

Para criar a nova Conta de serviço:

  1. Faça logon no (Federated Sync) Admin Console como um administrador.

  2. Navegue até: Configurações → Identidade

    Selecione um diretório para criar o novo usuário.

    Domínio ativo

  3. Selecione a guia Sincronizar.

  4. Selecione Ir para configurações

    Configurações do diretório - guia Sincronização

  5. Selecione Ativar edição.

    Quando a edição está ativada, o Adobe Admin Console permitirá edições nos dados do usuário somente no Admin Console. Seu IdP não está atualizado com as edições.

    Conta técnica

    Observação:

    A edição permanecerá ativada por apenas uma hora, ou até ser desativada manualmente.

  6. Faça logon no Admin Console de licenciamento (se você estiver trabalhando com vários Admin Consoles).

  7. Navegue até Usuários → Adicionar usuário.

  8. Configure sua nova Conta de serviço com:

    • Email ou nome de usuário: use o endereço de email do qual deseja capturar qualquer resposta dos emails para os destinatários.
    • Tipo de ID: Federated ID
    • Nome/sobrenome: esse valor é usado no sistema Acrobat Sign e é refletido no relatório de auditoria. Use um valor que forneça contexto. por exemplo: departamento jurídico
    • Nome de usuário SSO: use o mesmo valor do email.
    • País/Região: selecione o país ou a região apropriada para sua empresa.
    • Selecione o perfil de produto do Acrobat Sign.
    • Defina a função de usuários como Usuário.

    Clique em Salvar ao concluir.

    Conta técnica

  9. Faça logon novamente no Federated Sync Admin Console para ativar a sincronização dos dados do IdP.

  10. Navegue de volta para Configurações → Identidade → {Diretório} → Sincronizar → Ir para Configurações.

    Clique em Desativar edição para reativar a sincronização de dados com seu IdP.

  11. Sua nova Conta de serviço será gerada automaticamente no sistema Acrobat Sign.

Compartilhar a Conta de serviço com os grupos ou usuários autorizados a usar a Conta de serviço

A criação de um compartilhamento para um grupo estabelece uma conexão de compartilhamento com todos os usuários no grupo, permitindo que os usuários do grupo acessem a Interface da Conta de serviço e criem contratos.

Compartilhar diretamente com um usuário estabelece uma conexão apenas com esse usuário.

  1. Faça logon no Acrobat Sign como administrador da conta.

  2. Navegue até a guia Usuários no menu do administrador.

  3. Selecione a Conta de serviço na lista de usuários e selecione Editar detalhes do usuário nas ações na parte superior da lista.

    Editar detalhes de usuário

  4. Selecione Status do compartilhamento no menu do painel esquerdo.

    • Verifique se a guia Conta do usuário compartilhada com está selecionada.
    • Selecione o ícone de adição  para criar um novo relacionamento de compartilhamento.
    Conta do usuário compartilhada com

  5. Selecione o grupo ou usuário com o qual compartilhará a Conta de serviço:

    1. Clique no ícone de três linhas à direita da caixa de pesquisa.
    2. Clique no ícone de adição  ao lado do grupo ou usuário para selecioná-lo.
      • Usuários individuais podem ser adicionados expandindo um grupo e selecionando um usuário individual desse grupo.
    3. Ative Enviando nas opções Permissão adicional além da exibição.
    4. Clique em Salvar.
    Conta técnica

Testar sua nova Conta de serviço

Para testar se os usuários podem acessar a Conta de serviço:

  1. Faça logon em qualquer usuário com o qual a Conta de serviço tenha compartilhado uma conta.

  2. Selecione seu nome no canto superior direito para expor o submenu de usuários.

  3. Selecione Alternar conta no menu.

    Uma sobreposição exibe a lista de contas de usuário compartilhadas.Selecione a Conta de serviço e clique em OK.

    Alternar entre contas

  4. A exibição do usuário é atualizada para mostrar a interface Conta de serviço.

    • Isso pode ser identificado pelo banner azul.

    Navegue até a página Enviar e envie um contrato para si mesmo.

    • Observe que todos os modelos atribuídos diretamente ao grupo em que a Conta de serviço está estão disponíveis para envio.
    Conta de usuário compartilhada

  5. O email recebido será formatado corretamente para mostrar o nome e o endereço de email da Conta de serviço.

    Email de proxy

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