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Ativação de notificações sem link

 

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Suporte e solução de problemas

Permitir que sua conta ou grupo entregue emails de contrato para destinatários sem links ativos.

Visão geral

Admins podem configurar sua conta ou grupo para entregar emails de contrato a seus destinatários sem incluir hiperlinks ativos. Em vez disso, o destinatário recebe instruções em texto simples com um URL e um código de acesso que leva ao contrato interativo. Os modelos de email Revisar e assinar e Lembrete são atualizados quando o recurso é habilitado.

Essa configuração pode ser útil quando os regulamentos de conformidade proíbem a inclusão de links ativos ao fornecer acesso ao material para assinatura. 

A inserção do código de acesso substitui apenas o ato de selecionar o hiperlink no modelo de email tradicional. Depois que o código de acesso é verificado, o destinatário deve aceitar os termos de uso, concluir qualquer método de autenticação configurado e concluir suas ações no contrato, da mesma forma que faria no processo tradicional.

A notificação sem link está disponível nas versões nova e clássica da experiência Solicitar assinaturas.

Disponibilidade:

O recurso de notificação sem link está disponível para os planos de licença empresarial e corporativa.

Escopo da configuração:

O recurso de notificação sem link pode ser habilitado nos níveis de conta e de grupo.

Os controles desse recurso podem ser verificados navegando até Configurações de email > Habilitar notificações sem link

Como usar

Quando a configuração está habilitada, não há impacto nos remetentes. Eles enviam usando os mesmos processos e fluxos de trabalho de antes. As únicas alterações são no modelo de email entregue ao destinatário.

Os destinatários acessam o contrato seguindo as instruções fornecidas no email.

  1. Um email para revisar e assinar um contrato é recebido.

    Há três elementos importantes neste email:

    A. O URL da página que aceita o código de acesso
    B. O endereço de email do destinatário
    C. O código de acesso

    Um corpo de email realça o código de acesso do contrato.

    Observação:

    Os emails de lembrete utilizam um formato semelhante e contêm os três elementos para acessar o contrato no formato de texto.

  2. Copie e cole o URL em uma nova guia do navegador para abrir a página Acessar seu documento.

  3. Insira (copie e cole) o endereço de email do destinatário e o código de acesso.

    Selecione Enviar.

    A página “Acessar seu documento” com os campos de email e código de acesso preenchidos

  4. A página é atualizada para expor um botão Revisar e assinar e, opcionalmente, um botão Delegar (se a delegação estiver habilitada para o destinatário).

    As opções pop-up expoem os botões Revisar e assinar e Delegar.

    Selecionar o botão Revisar e assinar redireciona para o ambiente de assinatura eletrônica, solicitando que o destinatário aceite os termos de uso ou acionando a autenticação (dependendo das configurações do contrato).

    Selecionar o botão Delegar abre a página de delegação, permitindo que o destinatário delegue corretamente a autoridade de assinatura a outra parte.

    O destinatário insere:

    • O endereço de email da pessoa para concluir o contrato
    • Uma mensagem para a nova pessoa delegada explicar o contrato, se necessário.

    Depois que a delegação é configurada, o destinatário seleciona o botão Delegar para executar o processo de delegação.

    Um pop-up de delegação com o conteúdo de campo preenchido.

    Uma mensagem de êxito é exibida assim que a delegação é aceita pelo sistema.

    A mensagem de êxito quando a delegação é aceita com sucesso.

    A nova pessoa delegada recebe imediatamente um email Revisar e assinar com um novo código de acesso e a mensagem fornecida pelo delegador.

Práticas recomendadas

Embora o processo do código de acesso não seja complexo, ele não é tão simples como selecionar um hiperlink. Clientes devem habilitar esse recurso somente se isso for necessário para atender uma determinada conformidade.

Configuração

Os controles desse recurso podem ser avaliados navegando até Email > Habilitar notificações sem link

Página Configurações de email com os controles Habilitar notificações sem link realçados

Relatório de auditoria e lista de atividades

O relatório de auditoria identifica explicitamente os emails enviados com um código de acesso:

O relatório de auditoria com os l.events de email enviados realçados para mostrar o texto do código de acesso.

Observação:

A lista de atividades do contrato não identifica se o contrato foi enviado com um código de acesso.

Informações importantes

  • Quando um novo email de lembrete é acionado para qualquer contrato, essa configuração é avaliada e o modelo correto é selecionado. Se as alterações de configuração e novos lembretes forem acionados, o novo valor de configuração será honrado, e o modelo relacionado a esse valor será entregue.
  • Notificações sem link podem ser aceitas em Modelos de email personalizados.
  • Contas com a opção de links de denúncia de abuso habilitados terão a versão impressa correspondente do URL no rodapé do email.
URL sem link para denunciar abuso no rodapé do email

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