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Permitindo que os usuários enviem contratos por meio de mais de um grupo, os administradores podem criar um vínculo forte entre modelos de biblioteca, autenticação de destinatário e requisitos de assinatura e um grupo, o que permite que o fluxo de trabalho, em vez dos usuários contidos no grupo, defina a natureza do grupo.

Visão geral

Quando um contrato é criado, são as configurações de nível de grupo que determinam em grande parte os ativos disponíveis (modelos e fluxos de trabalho) e as propriedades do contrato aplicadas pelo sistema (marca, funções de destinatário, métodos de autenticação, segurança/retenção de PDF etc.).

Estar trancado em um grupo significa que qualquer userID individual está trancada em um conjunto de padrões, uma matriz de modelos e fluxos de trabalho e um conceito de conformidade de assinatura.

Permitir que os usuários acessem vários grupos abre a porta para que os administradores pensem nos grupos como mais do que uma coleção de usuários. Os grupos podem ser vistos como um ambiente para requisitos específicos de assinatura de documentos ao qual você concede acesso aos usuários.

Por exemplo, um grupo pode ser criado com base em um conjunto de regras rígidas de assinatura e distribuição relacionadas à conformidade e outro pode ser configurado para fluxos de trabalho e modelos internos com poucos requisitos de autenticação. Um usuário atribuído a ambos os grupos pode acessar todos os recursos de cada grupo.

Os administradores de nível de grupo também têm a capacidade de gerenciar mais de um grupo, o que melhora a usabilidade prática da função administrador de nível de grupo.

Observação:

Este documento foi desenvolvido para destacar as alterações que o UMG traz à interface/funcionalidade dos usuários e identificar as considerações que a migração para o UMG gera para os administradores.

Pré-requisitos

  • Somente contas de nível empresarial e corporativo estão qualificadas para habilitar usuários em vários grupos
  • Verifique se a segurança de rede permite explicitamente o acesso dos endpoints do Acrobat Sign
  • A versão mais atual das interfaces Fluxos de trabalho personalizados, Início e Gerenciar deve estar ativada na conta
    • Alternar a configuração da conta para permitir usuários em vários grupos ativa automaticamente as novas versões de páginas (se ainda não for o caso) e desativa as opções de reverter para a interface herdada.  Isso inclui os links para “Alternar”
      • As páginas Fluxo de trabalho/Início/Gerenciar são incompatíveis com usuários em vários grupos
      • Sair do UMG não redefine as páginas Início e Gerenciar
  • Para garantir a funcionalidade, revise todas as integrações compatíveis com o Acrobat Sign, desenvolvimentos personalizado de API e/ou integrações de terceiros em uma conta de desenvolvedor

O grupo principal

Todos os usuários sob regras do UMG recebem um “grupo principal”.  O grupo principal é:

  • O grupo padrão que o usuário carrega ao chegar na página Enviar
  • O grupo que define a autoridade/os parâmetros de assinatura de userIDs se um contrato for enviado para o endereço de email
  • O grupo que é referenciado se uma configuração de nível de grupo for necessária e a origem solicitante não for compatível com o UMG
    • Por exemplo: as integrações do Acrobat Sign podem abranger várias versões. As versões mais antigas não compatíveis com o UMG precisam de um padrão para referência, o grupo principal

Afiliação de grupo de ativos

Contratos, Formulários da Web e eventos de Envio em massa criados antes de ativar o UMG estão relacionados apenas à criação de userID.

Contratos, Formulários da Web e eventos de Envio em massa criados após o UMG estar ativado estão relacionados ao groupID com que foram criados, além do userID que os criou.

Na prática, isso significa que os ativos criados antes de ativar o UMG serão movidos com o usuário se você alterar o grupo principal do usuário. Os usuários que visualizam o grupo (por meio do compartilhamento de conta) perderão a visibilidade desses ativos quando o usuário for movido para fora do grupo compartilhado.

Os ativos criados após o UMG ser ativada permanecerão relacionados ao grupo. Os usuários que visualizam o grupo continuarão a ver os ativos criados no grupo após a criação do usuário ser movida para um novo grupo principal.

Como ativar a opção para ter usuários em vários grupos

A ativação ou desativação do UMG só pode ser feita por um administrador no nível da conta. Consulte este artigo para obter instruções sobre como atualizar sua conta.

É possível reverter o UMG com os seguintes resultados:

  • Todos os sinalizadores do administrador de nível de grupo são apagados
    • Os sinalizadores do administrador de nível de conta não são afetados
    • Administradores de nível de grupo podem ganhar direito novamente aos seus grupos dedicados
  • Todos os usuários existem apenas no grupo principal
Observação:

Um usuário pode ser associado a no máximo 100 grupos.

Diferenças no nível do usuário

As alterações no nível do usuário são gerais. Todos os usuários que podem fazer logon no Acrobat Sign notarão as mudanças abaixo:

Particularidades dos administradores de nível de grupo

Essas alterações de interface podem ser observadas apenas pelos administradores da conta (conforme permitido pelos controles de administrador de nível da conta):

A função do administrador de nível de grupo foi significativamente aprimorada, pois um usuário pode ser o administrador de vários grupos e não precisa ser o administrador de todos os grupos dos quais é membro.

Administradores de nível de grupo em vários grupos podem gerenciar melhor documentos e fluxos de trabalho para equipes mais amplas, além de poderem gerar relatórios do conteúdo de vários grupos sem ter acesso ao conjunto de dados completo da conta.

Particularidades dos administradores de nível de conta

Somente admins de nível de conta têm acesso ao seguinte:

Particularidades de admins de nível de privacidade

No momento, as ferramentas de administração de nível de privacidade não são alteradas pelas configurações do UMG.

Particularidades da API

Observação:

Somente a v6 da API REST será atualizada para acomodar o UMG.

A API SOAP herdada não será atualizada para acomodar o UMG.

O uso de APIs SOAP ou REST v5 (e anteriores) funcionará de forma alheia ao UMG, e o grupo principal do usuário é o que estará em vigor.

Os endpoints da API REST v6 executados no contexto de um grupo específico foram expandidos para incluir um identificador opcional groupId, que pode ser passado para uma solicitação como parâmetro de consulta, cabeçalho ou como parte do corpo da solicitação.  

Esse parâmetro é opcional e, se omitido, o código assume como padrão o grupo principal do usuário. 

As ações específicas de grupo estão em duas categorias:

  • Gerenciamento de usuários
  • Operações CRUD sobre recursos

A alteração no gerenciamento de usuários está contida na capacidade de gerenciar várias associações a grupos em uma única chamada de API e na expansão do modelo de segurança. Isso afeta as capacidades do administrador do grupo, ou seja, garante que o administrador do grupo não faça alterações em um grupo fora do seu alcance.

A alteração nas operações de recursos é o parâmetro adicional group id para modelos de solicitação/resposta, fornecendo um contexto de grupo para contratos, formulários web e eventos de Envio em massa

O parâmetro group Id só é adicionado na API REST v6. As versões mais antigas que a v6 da REST usam o grupo principal para compatibilidade com versões anteriores.


INVALID_GROUP_ID

Um código de resposta de erro comum “INVALID_GROUP_ID” é disparado quando:

  • O grupo identificado não foi encontrado
  • O usuário identificado não é membro do grupo identificado.
  • O recurso está desativado e group Id não corresponde ao grupo principal do usuário 

Se o UMG não estiver ativado, todos os endpoints existentes se comportam como antes. O grupo principal do usuário é utilizado como a única associação a grupo válida e, se outra group Id for passada para um endpoint, INVALID_GROUP_ID é retornado. 

Adicionar usuários a vários grupos

A adição de um usuário a vários grupos é feita de duas maneiras:

Criar contratos

As regras do UMG são observáveis logo no início do processo de criação de um novo acordo.

Se um usuário estiver iniciando o processo selecionando um modelo ou fluxo de trabalho em Início > Iniciar da biblioteca, o usuário deverá expandir o grupo do qual está enviando primeiro e, em seguida, selecionar o modelo/fluxo de trabalho nas opções disponíveis no grupo.  

Selecionar o modelo/fluxo de trabalho e clicar em Iniciar abre a página Enviar pronta para que o usuário conclua a configuração.

Observação:

Ao iniciar o contrato a partir de um modelo ou de fluxo de trabalho de nível de grupo, o valor do grupo é inserido na página Enviar e a opção de editar o grupo é suprimida.

Se um fluxo de trabalho/modelo de nível de conta for selecionado, o remetente terá a opção de selecionar o valor do grupo.

Iniciar contrato a partir de um modelo ou um fluxo de trabalho

 

Se o usuário iniciar o processo na página Enviar, o campo suspenso Enviar de definirá o grupo ao qual o contrato está associado.

Quando o grupo é selecionado, o contrato fica restrito aos modelos de biblioteca disponíveis para o grupo escolhido.

Alterar o grupo altera as propriedades aplicadas ao contrato.  Isso força a página a ser atualizada e qualquer conteúdo de nível de campo inserido é perdido.

Iniciar um contrato a partir de Enviar

Designer de fluxo de trabalho personalizado

A criação e o gerenciamento de fluxos de trabalho personalizados não são afetados pelas regras do UMG até agora:

  • Os fluxos de trabalho atribuídos a um grupo só podem ser editados por um administrador (de nível de grupo ou de conta) que tenha o grupo principal definido como o mesmo grupo ao qual o fluxo de trabalho foi dedicado
  • Os fluxos de trabalho atribuídos ao nível de conta só podem ser editados por um administrador de nível de conta (independente do grupo principal)

Em atualizações futuras, os administradores terão na interface as opções de associar os fluxos de trabalho criados a grupos individuais nos quais têm autoridade de administrador, independentemente do grupo principal.

Criação e gerenciamento de modelos de biblioteca

A criação de um modelo de biblioteca reutilizável que siga as regras do UMG tem uma etapa adicional ao conceder permissão de nível de grupo para acessar o modelo:

Definir o grupo ao qual modelo de biblioteca está associado. 

  • Isso é feito em um submenu quando você seleciona a permissão Quem pode usar este modelo:
Observação:

A userID original que cria um modelo é entendida como o “proprietário” desse modelo. 

O proprietário do modelo sempre tem acesso para Enviar ou Editar o modelo. Não importa que nível de autoridade a userID proprietária tem ou se o proprietário está associado ao grupo ao qual o modelo está exposto.

Criar um modelo de biblioteca

Gerenciar modelos de biblioteca existentes

É possível editar as propriedades dos modelos de biblioteca existentes na página Gerenciar.

Abra o modelo para editá-lo e, se o modelo estiver sendo compartilhado com Qualquer usuário em meu grupo, o editor poderá alterar a associação ao grupo:

Editar propriedades de um modelo

Observação:

Alterar a associação a um grupo não afeta a associação de contratos já criados a um grupo.

Criação e gerenciamento de formulários web

A criação de um formulário web que segue as regras do UMG exige uma etapa adicional:

Definir o grupo ao qual o formulário web está associado.  Isso é feito no topo da página.

  • Defina o valor do grupo primeiro, pois alterar o grupo redefine a página e limpa qualquer conteúdo de campos
Criação de um formulário web

Cuidado:

O grupo associado pode não ser editado após a criação do formulário web.

Gerenciamento de formulários web existentes

As regras do UMG não afetam o modo como os formulários web existentes são gerenciados (pois o grupo associado pode não ser editado).

Gerar um relatório para um formulário web requer que o criador ou que um administrador com autoridade para acessar os dados do relatório no grupo execute a criação do relatório.

Compartilhamento de conteúdo

Compartilhar um contrato ou modelo individual não é afetado pelas regras do UMG.

As contas que usam o compartilhamento de conta padrão (somente compartilhamento de usuário para usuário) não são afetadas pelas regras do UMG.

O Compartilhamento de conta avançado permite o compartilhamento entre Usuários, entre Grupos e entre Usuários e Grupos:

 

Retenção de documentos/GDPR

Alterações no conjunto de ferramentas do GDPR ligadas às alterações do UMG não são esperadas?

Integrações

Todas as contas de nível corporativo podem ativar o UMG, mesmo quando uma (ou mais) integrações são configuradas.

Atualmente, as seguintes integrações são compatíveis com os parâmetros do UMG:

  • Salesforce
  • Power Automate
  • Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)

Usuários que enviam contratos por meio de uma integração não compatível com o UMG são considerados como estando somente no grupo principal, portanto, o envio de parâmetros é alinhado às configurações do grupo principal.

 

API - REST v6

Muitos dos endpoints da API REST v6 contaram com a adição de um parâmetro opcional para a groupID ao método.

A expectativa atual é de que qualquer chamada da API REST v6 existente continue funcionando, independente se o UMG estiver ativado ou não.

As versões anteriores de APIs (SOAP e REST) continuarão funcionando conforme esperado, entendendo o usuário é somente um membro do próprio grupo principal.

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