Guia de instalação rápida

Preferências de assinatura.

Existem muitas opções que devem ser levadas em conta com essas configurações, vamos analisá-las!

Navegue até Conta > Preferências de assinatura

As duas primeiras configurações controlam a formatação automatizada da linha em que a assinatura ficará localizada e os dados da assinatura que são inseridos sob a linha:

• Usar assinaturas e iniciais bem formatadas
  • Ao habilitar, a linha é posicionada e o conteúdo da assinatura é colocado sob ela
  • Ao desativar essa opção, a assinatura é inserida sem as marcações, o que indica que ela é eletrônica
• Ajuste dinamicamente a linha abaixo da assinatura e das suas iniciais 
  • Ative essa opção para ajustar dinamicamente a linha sob a assinatura para ser apenas alguns pixels maior que a assinatura ou as iniciais
  • Desabilitar essa opção imprime a linha completa correspondente ao comprimento do campo de assinatura original

Permitir que os destinatários assinem e insiram suas iniciais

A próxima seção controla como os destinatários podem aplicar a assinatura deles. Em geral, a menos que você tenha uma finalidade empresarial específica para restringir as opções, recomendamos permitir que os destinatários apliquem a assinatura da maneira que preferirem.

Existem três opções:

• Digitar os nomes e iniciais - digitar o nome é o processo mais fácil para a maioria dos signatários, porque não requer nenhuma ação adicional. Os destinatários digitam os nomes deles e uma fonte similar a uma caligrafia é aplicada.
  • Escolher dinamicamente a fonte da assinatura - há diversas fontes similares a caligrafias disponíveis no sistema do Acrobat Sign. Por padrão, são aplicadas em uma ordem fixa.  Se essa opção estiver habilitada, o ponto de partida da fonte usada será aleatório
• Usar um mouse, caneta ou apenas o dedo para assinar manualmente ou inserir as suas iniciais - se essa opção estiver ativada, os destinatários terão a opção de escrever fisicamente a assinatura.
• Upload de uma imagem da assinatura e das iniciais - se essa opção estiver ativada, será permitido aos destinatários fazer o upload de uma imagem da assinatura deles a partir do sistema local.

Permitir que os destinatários usem a assinatura salva

Esta seção de opções define se os destinatários podem usar uma assinatura salva existente (as assinaturas biométricas ou com base em imagem são salvas).  Se você optar por não permitir o uso de assinaturas salvas, o destinatário terá que digitar, escrever ou fazer o upload da assinatura, dependendo dos tipos de assinatura permitidos.

As opções são:

• Todos os destinatários - se essa opção estiver selecionada, todos os destinatários estarão habilitados a usar as assinaturas salvas.
• Destinatários internos - essa opção permitirá que apenas os destinatários que também existem como usuários em sua conta do Acrobat Sign usem as assinaturas salvas.
• Ninguém - desautoriza o uso de uma assinatura salva para todos os destinatários.

Há uma caixa de seleção adicional nesta seção:

• Permitir que os usuários em minha conta façam o upload de uma imagem e a salvem no perfil deles como assinatura e iniciais - ativar essa opção permitirá que os usuários na sua conta do Acrobat Sign façam o upload de uma imagem da assinatura na seção Preferências pessoais.

Adicionar sua identidade corporativa é uma excelente maneira de personalizar o Acrobat Sign para os usuários na sua conta, bem como seus signatários.

Nome da empresa e nome de host do URL

Nesta seção, você definirá o nome da empresa e o nome de host para sua conta. Podem parecer básicos, mas personalizarão sua conta. 

Essas duas configurações abrangem toda a conta e não podem ser ajustadas no nível de Grupo.

Faça logon como um Administrador da conta e navegue até: Conta > Configurações da conta > Configuração da conta

Nome da empresa

O valor inserido neste campo é preenchido automaticamente no campo Nome da empresa de novos usuários quando são criados na conta.

Por padrão, o Acrobat Sign permite que os usuários editem as configurações personalizadas, e isso inclui o valor do Nome da empresa para usuários individuais.

Se você deseja atualizar o valor Nome da empresa no perfil de todos os usuários em sua conta:

• Marque a caixa Definir nome da empresa para todos os usuários na conta
• Clique em Salvar

Todos os perfis de usuário adotarão o valor no campo Nome da empresa como o valor Empresa nos perfis de usuário.

Nome do host

Definir o nome do host para sua conta altera o URL no qual seus usuários fazem logon e o URL no qual os contratos são hospedados para seus signatários.

O resultado é um URL personalizado com seu nome de host.

A seção Configurações globais da guia Conta é uma das seções mais repletas de recursos, e todas as configurações são especificas para casos de uso.

A seguir, descrevemos rapidamente cada opção e explicamos nossas recomendações, mas provavelmente os casos de usos variam dentre os “usos mais comuns”.

Navegue até Conta > Configurações da conta > Configurações globais.

• Anexar um arquivo CSV com dados de formulário aos e-mails de contrato assinado do remetente
  Se você estiver utilizando formulários e desejar obter um arquivo CSV com os dados de campo de cada documento assinado, marque a caixa. No entanto, os arquivos CSV individuais de cada transação podem ser difíceis de utilizar.
  
  Se você precisar coletar dados ou enviar dados de volta para o CRM, é melhor criar uma solução de API.
  


• Visibilidade limitada do documento
  Este recurso permite que você revele os arquivos designados na transação somente aos seus vários signatários. Para aproveitar o melhor da Visibilidade limitada do documento é necessário compreender o fluxo de assinatura relativo aos documentos enviados e como anexá-los.
  
  Se deseja enviar uma grande transação de vários arquivos para vários signatários e deseja ocultar partes do documento para um ou mais signatários, esta é a configuração recomendada. Caso ainda tenha dúvidas, assista a este breve vídeo.

• Anexar uma cópia em PDF dos documentos assinados nos e-mails enviados
  Depois que a transação for concluída, todos os envolvidos receberão uma cópia por padrão. Essa configuração permite definir que as cópias sejam enviadas apenas para signatários internos, externos, ambos ou nenhum.
  
  Esta configuração dependerá da natureza dos seus documentos. Em caso de informações confidenciais, talvez a melhor escolha seja não enviar cópias assinadas por email. Esta é a opção mais segura, mas há a possibilidade de que seus clientes entrem em contato para solicitar uma cópia do documento. Nesses casos, é recomendado que o signatário se registre no Acrobat Sign para obter uma conta gratuita e uma cópia.
  


• Anexar relatório de auditoria aos documentos preenchidos
  Se você precisar anexar relatórios de auditoria à cópia do documento assinado enviado por email, ative esta opção para o Remetente.
  


• Mesclar vários documentos em um documento após a assinatura
  Ao fazer o upload de vários arquivos para uma transação, o Acrobat Sign concatena esses arquivos em um PDF antes de enviar para assinatura.
  
  Essa configuração determina se os e-mails assinados e arquivados contêm um PDF grande ou se o documento é dividido em vários arquivos.
  

• Enviar uma cópia adicional de cada contrato assinado para esses endereços de email

É o arquivo externo novamente, mas esse ajuste pode ser configurado no nível do grupo (para clientes de nível corporativo e empresarial), o que permite que você encaminhe contratos de Venda concluídos para a Contabilidade, ou NDAs concluídos para a equipe Jurídica (por exemplo).

• Fazer upload de documentos assinados
  Ative esta configuração para permitir que signatários imprimam, assinem e retornem o contrato por fax. Algum dia, alguém pode imprimir um documento e enviá-lo para você por email, e se a configuração não estiver ativada, não será possível fechar a transação no Acrobat Sign.
  
• Integração com o Twitter
  Permita que os funcionários divulguem o próprio sucesso. Envie uma notificação via Twitter sempre que uma transação for finalizada.
  
• Delegação para os usuários na minha conta
  Neste caso, a delegação permite que um signatário diferente (endereço de e-mail) assine o documento em seu lugar. A delegação não remove o acesso da parte original, apenas autoriza outro usuário a assinar.
  
  Em geral, recomendamos tornar o processo de assinatura o mais simples possível e isso significa permitir a delegação. Entretanto, alguns casos de uso exigem que apenas uma parte designada assine.
  

• Autoridade para assinar
  Esta configuração indica qual é o acesso padrão para assinar um documento para os usuários na sua conta do Acrobat Sign.
  Em geral, por padrão é recomendado permitir que todos assinem. Se você pretende utilizar o Acrobat Sign para qualquer finalidade de RH, é necessário que todos assinem.
  Caso opte por bloquear os privilégios de assinatura de todos os usuários por padrão, será necessário conceder permissão explicitamente aos signatários que precisam assinar um documento.
  Dica!: Como administrador, você não é o signatário mais antigo. Desta forma, se você precisar assinar documentos e a configuração escolhida bloquear a assinatura por padrão, acesse Usuário e Grupos, cliquem no seu endereço de email e conceda a permissão para assinaturas.
• Delegação para usuários fora da minha conta
  Similar à configuração acima, exceto que esse recurso é específico para usuários que não estão na sua conta do Acrobat Sign.
  Definir um fuso horário para contratos criados por usuários desta conta
  Essa ação determina o fuso horário dos carimbos de data e hora das transações.
  
• Configurações relacionadas ao administrador do grupo
  Os clientes de nível corporativo e empresarial podem ter grupos e, se você já tiver grupos, é possível designar administradores para eles.
  Essas duas configurações permitem que você autorize (ou não) que os administradores de grupo adicionem novos usuários ou alterem as configurações no nível do grupo (que são basicamente as mesmas configurações exibidas na seção Configurações globais).
  

As configurações de envio são recursos expostos para os agentes de envio na guia Enviar. Esta seção é dedicada a todas as configurações disponíveis na página.

Assim como as configurações globais, elas são específicas aos casos de uso.

É uma seção longa, então sente-se em uma cadeira confortável e acesse Conta > Configurações da conta > Configurações de envio.

• Nova experiência de envio
  Esta configuração ativa a nova experiência de envio. Também é possível permitir que os usuários alternem entre a experiência de envio nova e a clássica.
  
• Mostrar página de envio após o logon
  Esta configuração encaminhará os usuários à guia Enviar, após o logon no Acrobat Sign (em vez da guia Início).
  Os scripts executados na guia Início para que os indicadores de relatórios exibam os dados corretos podem ser os responsáveis pela lentidão enfrentada logo após o logon. Este é o recurso ideal para usuários que preferem continuar com o processo de envio sem analisar os dados da guia Início.
  
• Enviar documentos para aprovação
  O fluxo de trabalho exige a aprovação de uma ou mais pessoas, mas não a assinatura delas? Se este for o caso, ative o recurso.
  

• Anexar documentos
  Esta configuração ativa os vários canais que permitem ao usuário anexar um documento. Caso seja necessário ter controle de versão sobre os documentos, provavelmente será preciso desativar tudo, exceto a biblioteca na qual estão as versões atuais dos seus formulários.
  
• Preencher o nome do documento automaticamente
  O preenchimento automático do nome do documento economiza tempo, mas lembre-se de que o documento adotará o nome do primeiro arquivo anexado. Se você ativar essa opção, considere permitir que o remetente edite o nome do documento. Apenas para ter certeza.
• Idiomas
  Esta configuração permite aos usuários definir o idioma de assinatura dos signatários externos na página Envio.
  

• Modelos de mensagens
  Economiza o tempo de agentes muito atarefados. Os modelos de mensagens permitem definir uma nova mensagem padrão e uma grande variedade de modelos de mensagens personalizadas. Se você enviar os mesmos documentos com a mesma mensagem várias vezes ao dia, tire um tempo para configurar esta função.
  
• Mensagens privadas para os destinatários
  Permite o envio de uma mensagem privada para cada destinatário.
  
• Tipos de assinatura permitidos
  Por padrão, somente a assinatura eletrônica está ativada. Entretanto, muitas pessoas ainda preferem imprimir e retornar os documentos via fax. Caso alguns dos seus clientes apresentem essa preferência, ative a opção Enviar assinatura por fax.
  
• Configurações de assinatura do remetente
  Essas configurações foram projetadas para os casos nos quais o remetente autenticará o documento. Já que os remetentes podem autenticar os documentos, defina os padrões de acordo com o fluxo de trabalho para minimizar a quantidade de ajustes a serem feitos em cada nova transação.
  
• Lembretes
  Se o processo exigir a presença de lembretes, esta configuração permite configurar a iteração e a mensagem dos lembretes, reduzindo ainda mais o tempo do ciclo para os remetentes.
  
• Documentos assinados protegidos por senha
  Com esta opção ativada, o usuário precisará inserir uma senha antes de abrir ou visualizar o PDF assinado virtualmente.
  É trabalhoso, mas seguro.
  
• Verificação de identidade do signatário para signatários em minha conta
  O Acrobat Sign permite vários métodos de autenticação de dois fatores para signatários. Dependendo do caso de uso, é possível permitir uma ou mais opções e permitir ou não que os remetentes escolham o método.
  

• Prazo de validade do documento
  Se esse caso de uso incluir “janelas de oportunidade” como, por exemplo, um preço especial disponível por apenas XX dias, é possível definir essa janela e forçar a expiração do documento, caso este não seja assinado dentro do tempo estipulado.
  Caso ative essa opção, é recomendado ativar também a opção Permitir a modificação das configurações de expiração após o envio do documento. Você não precisa estender o prazo, mas é bom ter a opção.
  
• Nova experiência de pré-visualização e criação
  Possibilita a nova experiência de criação. Também permite que os usuários alternem entre a nova e a clássica experiência de criação.
  
• Visualizar, posicionar assinaturas ou incluir campos de formulário
  Se você estiver adicionando campos nos documentos conforme necessário, ative a ferramenta de campo com a opção de arrastar e soltar por padrão. Entretanto, se estiver trabalhando com documentos de versões controladas, é provável que você opte por desativar a opção que permite aos usuários ajustar os campos.
  
• Ordem de assinatura
  A maioria dos documentos (visíveis) são assinados em ordem sequencial, e esse é o valor padrão. No entanto, se você descobrir que o fluxo de trabalho mais comum utiliza um processo de assinatura paralelo, no qual todos devem assinar simultaneamente, é possível configurar isso aqui.
  
  Você também tem a opção de deixar o remetente selecionar qual fluxo de trabalho funciona melhor para as transações se ambas as opções estiverem disponíveis.

As configurações de segurança do Acrobat Sign são parecidas com as configurações gerais de segurança de senha encontradas em qualquer aplicativo gerenciável, só que contam com algumas configurações diferentes de documento.

Para definir as configurações de segurança, acesse: Conta > Configurações da conta > Configurações de segurança.

• Configurações de logon único
  Os usuários fazem a autenticação a partir de uma base de usuários da Adobe ou do Google? Nesse caso, você deve ativar as configurações adequadas e desativar as que não serão utilizadas.
  
• Configurações de lembrança
  Permite lembrar as informações de logon do usuário por um período específico. Selecione o período na lista suspensa.
  
• Política para senha de logon
  Esta configuração determina os parâmetros para a frequência de redefinição da senha e quantas senhas antigas o Acrobat Sign armazenará para prevenir a instalação de senhas recorrentes.
  
• Força da senha de logon
  A força de senha exigida é importante para garantir a segurança da conta. Recomendamos configurar esse valor como o mais alto possível para os usuários.
  
• Tipo de criptografia do PDF
  O mais importante para determinar o nível de criptografia do PDF é saber qual versão do Reader seus signatários usam. As criptografias mais avançadas exigem versões mais modernas do Reader.
  Em geral, se o signatário de destino tiver conhecimento em tecnologia, é possível definir o valor como 128 bits AES. O Acrobat 7 foi lançado no início de 2005 e a maior parte dos usuários já usa versões mais recentes.
  
• API
  Permite que aplicativos de parceiros não certificados acessem dados desta conta. Além disso, permite que os usuários que não são administradores de conta desenvolvam aplicativos que usam a API do Acrobat Sign.
  
• Intervalos de IP permitidos
  Se você estiver preocupado com o acesso de outras pessoas aos usuários, é possível restringir o intervalo de IP como medida de proteção. Apenas certifique-se de que ninguém precisa trabalhar de casa ou em um dispositivo móvel fora da sua rede.
  
• Compartilhamento de conta
  O compartilhamento de conta é um ótimo recurso para gerenciar os agentes que respondem a você, mas é importante controlar com quem eles compartilham suas contas. Muitos administradores escolhem compartilhar contas apenas durante a criação de novos usuários e desabilitam as configurações de conta mais abrangentes.
  
• Verificação da identidade do signatário
  Os usuários devem fazer logon antes de assinar um documento? Dependendo do caso de uso, essa ação pode ser uma boa verificação de segurança.
  
• Senha de assinatura de contrato
  Permite que você aplique uma política de senha ao proteger a assinatura ou exibição de um documento.
  
• Força da senha de assinatura do contrato
  Especifique uma força para a senha.
  
• Autenticação com base em conhecimento
  Você pode restringir a quantidade de tentativas de validação de identidade permitidas aos signatários antes de o contrato ser cancelado.

Você vai usar a API? Considere essa opção se você for ou tiver um desenvolvedor e quiser integrar o Acrobat Sign ao sistema atual de CRM (ou qualquer item habilitado por API).

O Acrobat Sign é compatível com uma API REST:

Navegue até Conta > API do Acrobat Sign.

O uso das APIs da Adobe Document Cloud para acessar os dados do usuário exigem Tokens OAuth.

É possível criar uma chave de integração se você possuir um aplicativo herdado não compatível com OAuth.

Caso não consiga visualizar o link para criar uma chave de integração, entre em contato com o suporte.

Nesta página também é possível encontrar

• O link WSDL
• O link OAuth Tokens
• Um link para a documentação do método
• E um link para as amostras da API REST

Além disso, depois que a API é habilitada, você notará um novo link à esquerda do Registro de solicitação de API. Este registro exibirá o XML de entrada das chamadas de API e pode ser valioso na resolução de problemas em caso de erros baseados em código.

A API REST está disponível por meio da opção de aplicativos de API.

Na página, clique no link Criar novo aplicativo, insira um nome e clique no botão Criar aplicativo.

A nova ID de aplicativo e o Segredo serão gerados e exibidos imediatamente.

Separar os usuários em grupos determinados por função pode ser extremamente útil, especialmente se as configurações de assinatura ou estruturas de comunicação que precisam ser seguidas forem diferentes.

Por sorte, é fácil criar um grupo no Acrobat Sign. Navegue até
Conta > Usuários ou Conta > Grupos.

Na página Grupo, clique no botão + no canto superior direito da página e digite o novo nome de grupo no campo.

Também há um link para definir as configurações do grupo. Clique na linha para visualizar o link Configurações de grupo. Essas configurações são quase idênticas às Configurações globais do nível da conta, mas como os grupos são os objetos filhos da conta, as configurações do grupo substituirão as configurações da conta.

Observe que o nome do grupo sempre pode ser atualizado, portanto, não há problema se for necessário alterar os nomes.

Chegou o momento de adicionar usuários.

Existem dois métodos para criar novos usuários no Acrobat Sign:

Individualmente

ou

Criação em massa por CSV

O processo para criar um único usuário é muito simples. Navegue até
Acesse Conta > Usuários e, em seguida, clique no botão + na barra de ferramentas exibida ao lado da caixa de pesquisa. A caixa de diálogo Criar é exibida.

Preencha os campos Endereço de email, Nome e Sobrenome e, se for o caso, selecione um grupo para o usuário.

Você também visualizará uma caixa de seleção dizendo Exibir contratos. Essa opção criará um compartilhamento de conta do novo usuário para o usuário Administrador. Se for necessário monitorar as transações do novo agente, marque esta caixa.

Do contrário, ainda é possível criar um compartilhamento, mas você precisa utilizar o recurso de Compartilhamento de conta.

Depois de criar o usuário, um email será enviado para o endereço fornecido solicitando o envio das senhas e, após a conclusão, o usuário fica ativo e pronto para enviar o primeiro documento!

O método de criação em massa está disponível: acesse Conta > Usuários e clique no botão +, localizado na barra de ferramentas próximo à caixa de pesquisa. Na caixa de diálogo Criar, clique em Criar usuários em massa.

O processo serve para a criação de um CSV com, no mínimo, colunas de endereço de email, nome e sobrenome. Para obter o formato exato, consulte o arquivo CSV de amostra; clique no link baixar arquivo CSV de amostra. Prepare o arquivo no formato especificado. Quando o arquivo estiver pronto, clique em Navegar e selecione o arquivo.

A única desvantagem do processo é que você não pode criar o compartilhamento da conta do usuário para administrador.