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Assinaturas digitais com base na nuvem

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Última atualização em 15/12/2023

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Guia do Adobe Acrobat Sign

Novidades

Introdução

Administrar

Visão geral do Admin Console
Gerenciamento de usuários
1. Adicionar um usuário
2. Adicionar usuários em massa
3. Adicionar usuários do diretório
4. Adicionar usuários do MS Azure Active Directory
5. Criar usuários focados em funções
  1. Contas técnicas - Orientadas por API
  2. Contas de serviço - Orientadas manualmente
6. Verificar usuários com erros de provisionamento
7. Alterar nome/endereço de email
8. Editar a associação de grupo de um usuário
9. Editar a associação de grupo de usuários por meio da interface de grupo
10. Promover um usuário a uma função de admin
11. Tipos de identidade de usuário e logon único
12. Alternar identidade de usuário
13. Autenticar usuários com o MS Azure
14. Autenticar usuários com a federação do Google
15. Perfis de produto
16. Experiência de logon
Configurações de conta/grupo
1. Visão geral das configurações
2. Configurações globais
  1. Nível de conta e ID
  2. Fluxos de trabalho de autoassinatura
  3. Envio em massa
  4. Formulários web
  5. Fluxos de trabalho de envio personalizados
  6. Fluxos de trabalho do Power Automate
  7. Documentos da biblioteca
  8. Coletar dados de formulário com contratos
  9. Visibilidade de documento limitada
  10. Anexar uma cópia em PDF do contrato assinado
  11. Incluir um link no email
  12. Incluir uma imagem no email
  13. Arquivos anexados a emails receberão o nome
  14. Anexar relatórios de auditoria a documentos
  15. Mesclar vários documentos em um
  16. Fazer upload de um documento assinado
  17. Delegação para usuários da minha conta
  18. Permitir que destinatários externos deleguem
  19. Autoridade para assinar
  20. Autoridade para enviar
  21. Autoridade para adicionar selos eletrônicos
  22. Definir um fuso horário padrão
  23. Definir um formato de data padrão
  24. Usuários em vários grupos (UMG)
    1. Atualizar para usar o UMG
  25. Permissões de admin de grupo
  26. Substituir destinatário
  27. Relatório de auditoria
    1. Visão geral
    2. Permitir acesso não autenticado na página de verificação de transação
    3. Incluir lembretes
    4. Incluir eventos de exibição
    5. Incluir contagem de páginas e anexos do contrato
  28. Mensagens e orientações nos produtos
  29. PDFs acessíveis
  30. Nova experiência de criação
  31. Cliente do setor de saúde
3. Configuração da conta
  1. Adicionar logotipo
  2. Personalizar nome do host e URL da empresa
  3. Adicionar nome da empresa
  4. Redirecionamento de URL pós-conclusão de contrato
4. Preferências de assinatura
  1. Assinaturas bem formatadas
  2. Permitir que destinatários assinem por
  3. Permitir que signatários alterem seus nomes
  4. Permitir que os destinatários usem a assinatura salva
  5. Divulgação do cliente e Termos de uso personalizados
  6. Navegar pelos destinatários em campos de formulário
  7. Recusar-se a assinar
  8. Permitir fluxos de trabalho de carimbo
  9. Exigir que signatários informem o cargo ou empresa
  10. Permitir que os signatários imprimam e insiram uma assinatura manuscrita
  11. Mostrar mensagens ao assinar eletronicamente
  12. Exigir que signatários usem um dispositivo móvel para criar assinaturas
  13. Solicitar endereço IP dos signatários
  14. Excluir o nome da empresa e o cargo dos carimbos de participação
5. Assinaturas digitais
  1. Visão geral
  2. Baixar e assinar com o Acrobat
  3. Assinar com assinaturas em nuvem
  4. Incluir metadados para provedores de identidade
  5. Provedores de assinatura em nuvem restritos
6. Selos eletrônicos
7. Identidade digital
  1. Gateway de identidade digital
  2. Política de verificação de identidade
8. Configurações de relatório
  1. Nova experiência de relatório
  2. Configurações clássicas de relatório
9. Configurações de segurança
  1. Configurações de logon único
  2. Configurações de lembrete pessoal
  3. Política de senha de logon
  4. Nível de segurança da senha de logon
  5. Duração da sessão da Web
  6. Tipo de criptografia PDF
  7. API
  8. Acesso às informações de usuários e grupos
  9. Intervalos de IP permitidos
  10. Compartilhamento de conta
  11. Permissões de compartilhamento da conta
  12. Controles de compartilhamento de contrato
  13. Verificação de identidade de signatário
  14. Senha de assinatura do contrato
  15. Nível de segurança da senha do documento
  16. Bloquear signatários por geolocalização
  17. Autenticação por telefone
  18. Autenticação baseada em conhecimento (KBA)
  19. Permitir extração de página
  20. Validade do link do documento
  21. Fazer upload de um certificado de cliente para webhooks e retornos de chamada
  22. Carimbo de data e hora
10. Configurações de envio
  1. Mostrar a página Enviar após o logon
  2. Solicitar nome do destinatário ao enviar
  3. Bloquear valores de nome para usuários conhecidos
  4. Funções de destinatário permitidas
  5. Grupos de destinatários
  6. Campos obrigatórios
  7. Anexar documentos
  8. Compactar campo
  9. Modificar contratos
  10. Nome do contrato
  11. Idiomas
  12. Mensagens privadas
  13. Tipos de assinatura permitidos
  14. Lembretes
  15. Proteção com senha de documentos assinados
  16. Enviar notificação de contrato por meio de
  17. Opções de identificação do signatário
    1. Visão geral
    2. Senha de assinatura
    3. Senha de uso único por email
    4. Autenticação do Acrobat Sign
    5. Autenticação por telefone
    6. Assinatura digital baseada na nuvem
    7. Autenticação baseada em conhecimento
    8. Documento de identidade
    9. Relatórios de identidade do signatário
  18. Proteção de conteúdo
  19. Habilitar transações da Notarize
  20. Expiração do documento
  21. Visualizar, posicionar assinaturas e adicionar campos
  22. Ordem de assinatura
  23. Liquid Mode
  24. Controles de fluxo de trabalho personalizados
  25. Opções de upload para a página de assinatura eletrônica
  26. URL de redirecionamento para confirmação pós-assinatura
11. Modelos de mensagem
12. Configurações de Bio-Pharma
  1. Visão geral
  2. Autenticação de identidade aplicada
  3. Motivos para assinar
13. Integração de fluxo de trabalho
14. Configurações de autenticação
15. Integração de pagamento
16. Mensagens para signatários
17. Configurações de SAML
  1. Configuração de SAML
  2. Instalar o serviço de federação do Microsoft Active Directory.
  3. Instalar Okta
  4. Instalar OneLogin
  5. Instalar a federação de identidade da Oracle
18. Governança de dados
19. Configurações de carimbo de data e hora
20. Arquivo externo
21. Idiomas da conta
22. Configurações de email
  1. Imagens de cabeçalho e rodapé do email
  2. Permitir rodapés de email de usuário individual
  3. Personalizar o email de solicitação de assinatura
  4. Personalizar os campos Para e CC
  5. Habilitar notificações sem link
  6. Personalizar modelos de email
23. Migração de echosign.com para adobesign.com
24. Opções de configuração para destinatários
Orientações com respeito aos requisitos normativos
1. Acessibilidade
2. HIPAA
3. GDPR
4. 21 CFR parte 11 e EudraLex anexo 11
5. Clientes do setor de saúde
6. Suporte a IVES
7. “Armazenamento” de contratos
8. Considerações para a UE e Reino Unido
Baixar contratos em massa
Reivindicar um domínio
Links para denunciar abuso

Enviar, assinar e gerenciar contratos

Opções do destinatário
1. Cancelar um lembrete de email
2. Opções na página de assinatura eletrônica
Enviar contratos
Criar campos em documentos
1. Ambiente de criação no aplicativo
2. Criar formulários e tags de texto
3. Criar formulários usando o Acrobat (Acroforms)
  1. Criação do Acroform
  2. Criar PDFs acessíveis
4. Campos
5. Perguntas frequentes sobre criação
Assinar contratos
Gerenciar contratos
Relatório de auditoria
Relatórios e exportações de dados
1. Visão geral
2. Conceder aos usuários acesso aos relatórios
3. Gráficos de relatório
4. Exportações de dados
5. Renomear um relatório ou exportação
6. Duplicar um relatório ou exportação
7. Agendar um relatório ou exportação
8. Excluir um relatório ou exportação
9. Verificar o uso de transações

Recursos e fluxos de trabalho avançados de contratos

Formulários web
Modelos reutilizáveis (modelos de biblioteca)
Transferir a propriedade de formulários web e modelos de biblioteca
Fluxos de trabalho do Power Automate
1. Visão geral da integração com o Power Automate e direitos incluídos
2. Habilitar a integração do Power Automate
3. Ações no contexto da página Gerenciar
4. Acompanhamento do uso do Power Automate
5. Criar um novo fluxo (exemplos)
6. Acionadores usados para fluxos
7. Importação de fluxos de fora do Acrobat Sign
8. Gerenciar fluxos
9. Editar fluxos
10. Compartilhar fluxos
11. Desabilitar ou habilitar fluxos
12. Excluir fluxos
13. Modelos úteis
  1. Somente admins
  2. Arquivar o contrato
    1. Salvar seus documentos concluídos no SharePoint
    2. Salvar seus documentos concluídos no OneDrive for Business
    3. Salvar seus documentos concluídos no Google Drive
    4. Salvar seus documentos concluídos no Dropbox
    5. Salvar seus documentos concluídos no Box
  3. Arquivar o contrato de formulário web
    1. Salvar documentos de formulários web concluídos na biblioteca do SharePoint
    2. Salvar documentos de formulários web concluídos no OneDrive for Business
    3. Salvar documentos concluídos no Google Drive
    4. Salvar documentos de formulários web concluídos no Box
  4. Extração de dados do contrato
    1. Extraia dados de campos de formulário do documento assinado e atualize a planilha do Excel
  5. Notificações de contrato
    1. Enviar notificações personalizadas por email com o conteúdo do contrato e o contrato assinado
    2. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign em um canal do Teams
    3. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Slack
    4. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Webex
  6. Geração de contrato
    1. Gerar documento a partir de um modelo do Word e formulário do Power App, e enviar para assinatura
    2. Gere um contrato a partir de um modelo do Word no OneDrive e obter a assinatura
    3. Gerar contrato para a linha selecionada do Excel e enviar para revisão e assinatura
Fluxos de trabalho de envio personalizados
Compartilhar usuários e contratos
1. Compartilhar um usuário
2. Compartilhar contratos

Integrar a outros produtos

Acrobat Sign Developer

Suporte e solução de problemas

Habilitar Assinaturas digitais para aplicar uma assinatura digital a um contrato. As assinaturas digitais em nuvem também podem ser usadas como um método de autenticação de destinatário.

Visão geral

As assinaturas digitais em nuvem respaldadas por provedores de identidade (IdP) confiáveis fornecem uma verificação de identidade de destinatário avançada. Os provedores de identidade examinam fortemente um usuário antes de emitir um certificado de assinatura digital, e os usuários devem autenticar-se no IdP antes que o certificado possa ser aplicado como assinatura.

O Acrobat Sign oferece suporte a uma ampla variedade de provedores de assinatura em vários países. Admins podem configurar suas contas e grupos para aceitar assinaturas digitais de um ou mais provedores.

O Acrobat Sign atua apenas como uma plataforma para que a assinatura digital seja solicitada e fornecida, sem gerar custos adicionais. Uma exceção a esse padrão é o Aadhaar, que pode fornecer assinaturas digitais por um custo adicional. As contas do Acrobat Sign com uma licença VIP podem comprar transações de identidade do Aadhaar por meio da Adobe e monitorar o consumo no menu de administração.

Disponibilidade:

As assinaturas digitais estão disponíveis para todos os níveis de serviço.

Escopo da configuração:

O recurso pode ser habilitado nos níveis de conta e de grupo.

Dica:

As assinaturas digitais em nuvem podem ser usadas junto com os métodos de autenticação padrão. O campo de assinatura é criado no documento, e não configurado pelo remetente como um método de autenticação.

O processo de assinatura para o destinatário

O contrato deve ser criado com um campo de Assinatura digital para obter uma assinatura digital.

Quando o signatário seleciona o campo Assinatura digital, uma sessão segura é aberta no IDP para autenticar o usuário antes que a assinatura possa ser aplicada.

Se o contrato for enviado de um grupo que tenha apenas um IDP aprovado definido, a sessão será aberta automaticamente para esse IDP.
Se o contrato for enviado de um grupo com vários IDPs ativados, o signatário verá uma lista desses IDPs. Quando um for selecionado, a sessão será aberta.

Cada IdP tem sua própria interface e um processo exclusivo para verificar o signatário. Se o signatário não tiver um certificado de assinatura digital, será possível criar um.

Abaixo estão quatro vídeos resumidos de exemplos que descrevem soluções de fornecedores diferentes:

Configure um contrato para usar assinaturas digitais baseadas em nuvem adicionando um campo Assinatura digital

A opção de habilitar assinaturas digitais em nuvem está inteiramente nas mãos do administrador, que deve configurar o grupo para permitir a opção.

Uma vez habilitada, os remetentes só precisam garantir que um campo de assinatura digital seja criado no documento para capturar a assinatura. Um campo de assinatura padrão coleta apenas uma assinatura eletrônica. Nenhuma tentativa de autenticação no provedor de assinatura digital é realizada com um campo de assinatura eletrônica.

São permitidos 10 campos de assinatura digital por destinatário. Se um recipient exigir mais de 10 assinaturas, os campos de assinatura eletrônica padrão poderão ser usados além dos campos de assinatura digital.

Criação de um campo de assinatura digital no documento.

Consumo de transações de autenticação premium

O consumo de transações de identidade digital ocorre quando o signatário autentica e aplica sua assinatura com sucesso.

Na maioria dos casos, o relacionamento do cliente com seus IdPs é externo ao sistema Acrobat Sign, portanto não há rastreamento da taxa de consumo nem da quantidade de assinaturas disponíveis para o cliente na interface do Acrobat Sign. Os clientes devem entrar em contato diretamente com o IDP para obter esse tipo de informação.

Os clientes VIP que compraram transações do Aadhaar por meio da Adobe podem consultar o total de transações disponíveis na guia Assinaturas digitais do menu do administrador selecionando o link Rastrear o uso:

Contratos cancelados após a aplicação de uma assinatura não reembolsam a transação para a conta.

Como as transações são consumidas quando a assinatura é aplicada, é possível enviar mais solicitações de assinatura do que a conta tem disponível. Se um signatário tentar aplicar uma assinatura quando não houver transações disponíveis para a conta, um erro será gerado, indicando que o serviço não está disponível:

Histórico e relatório de auditoria

As assinaturas digitais são explicitamente identificadas no histórico do contrato e no relatório de auditoria. O relatório de auditoria captura informações adicionais sobre o IDP específico envolvido:

Práticas recomendadas e considerações

A menos que você tenha um requisito de conformidade para sempre capturar assinaturas digitais, é recomendado configurar seus documentos de forma que os signatários internos não apliquem assinaturas digitais. Isso economizará o tempo dos signatários internos no processo de assinatura e os recursos da empresa em termos de transações de identidade premium do seu IDP.

Configuração

As Assinaturas digitais permitem realizar a configuração independente de grupos para informar se as assinaturas digitais são necessárias e de quais fornecedores elas devem ser aceitas.

Existem controles separados para assinantes externos se for determinado que eles devem ter requisitos de assinatura diferentes.

Para habilitar, navegue até Configurações da conta > Assinaturas digitais

Permite que signatários importem suas assinaturas digitais a partir de uma ou mais origens:

Baixar e assinar com o Acrobat - Permite que o signatário use uma assinatura autocertificada.
Assinaturas na nuvem - Permite que signatários usem assinaturas digitais na nuvem, possibilitando a assinatura digital em dispositivos móveis.
- Se assinaturas digitais forem importantes para o seu processo de assinatura, é fortemente recomendado ativar a opção de assinatura na nuvem.

Selecione os provedores de assinatura digital que você aceitará. Apenas as opções selecionadas estarão disponíveis para os signatários.

Se você definir um fornecedor preferencial, ele será configurado como o fornecedor padrão.

Se apenas um fornecedor for permitido, o processo de seleção será ignorado durante o processo de assinatura.

Observação:

Assinaturas Aadhaar

As assinaturas Aadhaar estão disponíveis para contas corporativas a um custo adicional por assinatura, e devem ser configuradas antes do uso.

Clientes que precisam obter assinaturas Aadhaar podem entrar em contato com o(a) gerente de sucesso ou representante de vendas para discutir o volume e iniciar o processo de configuração.

Signatários externos são definidos como qualquer endereço de email não presente em sua conta do Acrobat Sign.

Signatários internos são todos os usuários definidos na sua conta do Acrobat Sign.

Caso deseje criar uma experiência de assinatura diferente para signatários externos em relação aos internos, é possível habilitar um segundo conjunto de opções que se aplicam somente a signatários externos.

Por exemplo, você pode ser mais permissivo em relação a fornecedores de assinatura para signatários externos ou fornecer instruções diferentes para signatários internos sobre como obter uma assinatura.

Assinaturas em nuvem do Aadhaar através do Acrobat Sign

Clientes que gerenciam usuários no Adobe Admin Console e utilizam uma licença VIP podem comprar transações de identidade por assinatura na nuvem por meio da Adobe. Essas transações são usadas exclusivamente pelo produto Acrobat Sign, portanto o rastreamento do seu consumo está disponível para administradores a qualquer momento no menu do administrador.

Os clientes interessados em adquirir transações do Aadhaar devem entrar em contato com seu representante de vendas, gerente de sucesso ou gerente de contas técnico para iniciar o processo.

Depois que as transações forem compradas, a conta será configurada para expor a opção do Aadhaar na guia Assinaturas digitais do menu do administrador. Os administradores podem habilitar a opção do Aadhaar nos níveis de conta e grupo.

Emails de notificação são entregues a admins no Admin Console quando o consumo atinge 75%, 85%, 90%, 95% e 100% do consumo total adquirido.