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Configurar notificações em CC como parte de um registro de destinatários

 

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As contas corporativas têm a opção de configurar destinatários individuais de contratos para incluir uma ou mais partes em cópia que são notificadas sobre o contrato ao mesmo tempo que o destinatário.

Essa cópia associada ao destinatário pode ser útil em situações como:

  • Uma parte interna deve revisar o contrato como um participante não envolvido.
  • Um destinatário deseja usar um assistente para notificá-lo quando o contrato exigir sua atenção.
  • Uma etapa específica no processo de assinatura exige atenção maior.
Dica:

A parte em cópia não precisa ter o mesmo domínio do destinatário, permitindo notificações mais abrangentes do progresso do contrato.

Disponibilidade:

O recurso para incluir notificações para partes em cópia quando um destinatário é notificado está disponível para planos de licença do Acrobat Sign Solutions somente no ambiente comercial.

Escopo da configuração:

O recurso pode ser habilitado nos níveis de conta e de grupo.

Configuração

Para revisar e editar os controles de recurso:

  1. Faça logon como administrador e navegue até Configurações da conta > Configurações de envio > Cópias:
O menu do administrador “Configurações de envio” realçando os controles “Cópias”.

Quando o recurso estiver habilitado, o registro do destinatário (na página Enviar ) incluirá uma opção de Cópias na seção configurável Configurações do destinatário do registro do destinatário.

  • Se o campo Cópiasnão estiver configurado, o valor será exibido como Nenhum.
  • Se um valor de email for adicionado como uma cópia para o destinatário, o endereço de email da parte em cópia será exibido.
  • Se mais de um valor de email estiver configurado para o destinatário, o valor de cópia mostra um valor numérico que descreve o número de partes em cópia configuradas.
A página “Enviar” destacando o valor “Cópias” para um destinatário não configurado, um destinatário com uma parte em cópia e um destinatário com duas partes em cópia.

Quando o recurso não estiver habilitado, a seção Configurações do destinatário não terá a opção Cópias exposta.

Observação:

Adicionar partes em cópia a um registro de destinatário não substitui a função do campo de cópia global. Ambos podem ser configurados.
A diferença entre os dois é quando a parte em cópia é notificada.

  • A cópia global notifica as partes em cópia somente quando o contrato for concluído.
  • A parte em cópia alinhada ao destinatário é notificada quando o destinatário é notificado como parte do ciclo de assinatura.
    • Observe que a parte em cópia alinhada ao destinatário é associada apenas a um registro de destinatário. Se uma pessoa estiver configurada para interagir com o contrato várias vezes (usando vários registros de destinatário), cada registro de destinatário dessa pessoa deve ser configurado (ou não, conforme desejado). O Acrobat Sign não presume, quando é usado o mesmo email em vários registros de destinatário, que as mesmas regras de notificação de cópia se aplicarão a todos os registros.

Como é usado

Os remetentes podem configurar a parte em cópia como uma propriedade do registro do destinatário.

A página “Enviar” mostrando o painel Configuração da parte em cópia.

Observação:

Se for esperado que a parte em cópia revise o conteúdo do contrato, ela deve ter uma conta ativa do Acrobat Sign.

Quando o ciclo de assinatura do contrato é transferido para um novo destinatário, as partes em cópia relacionadas ao destinatário são notificadas simultaneamente.

A parte em cópia recebe um email indicando que foi incluída em um contrato como uma parte em cópia. É fornecido um link à parte em cópia para exibir o contrato a partir de sua conta do Acrobat Sign. O acesso para partes em cópia é de somente leitura. Se a parte em cópia não tiver uma conta do Acrobat Sign, ela não poderá visualizar o contrato.

Um exemplo de email para uma parte em cópia destacando os links para visualizar o contrato.

Outras configurações a serem consideradas

Modificar/delegar o destinatário

No momento, não há nenhum método para alterar a parte em cópia relacionada ao destinatário após o envio do contrato. Modificar o destinatário na página Gerenciar ou delegar a autoridade de assinatura por meio da ação do destinatário não permite que a parte em cópia relacionada ao destinatário seja editada.

A página Gerenciar com a lista de destinatários expandida e a cópia destacada.

Visibilidade de documento limitada

A Visibilidade de documento limitada (LDV) funciona conforme esperado.

A LDV foi projetada para expor apenas os arquivos de um contrato que contenham pelo menos um campo para interação do destinatário.

Como a parte em cópia não é o destinatário e campos não podem ser atribuídos a ela, nenhuma página estará disponível para sua visualização. Um erro é acionado indicando essa condição.

A mensagem de erro da LDV indicando que não há páginas visíveis para a parte em cópia.

A exceção a isso é quando as configurações da LDV habilitam a opção para que as partes em cópia na conta do remetente visualizem todos os arquivos. Se o remetente tiver uma parte em cópia com uma conta ativa do Acrobat Sign, essa parte em cópia poderá exibir os arquivos do contrato.

Relatório de auditoria e Log de atividades

Se Relatórios de auditoria estiverem configurados para mostrar a exibição dos emails do contrato, os eventos de exibição serão registrados para a parte em cópia tanto no Relatório de auditoria quanto no Log de atividades, mesmo que não tenham acesso para exibir o contrato em si.

O Relatório de auditoria e o Log de atividades destacando as notificações da parte em cópia.

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