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Salvar todos os documentos concluídos no OneDrive for Business

 

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Crie um fluxo do Power Automate que salve automaticamente uma cópia de todos os seus contratos concluídos em uma pasta designada do OneDrive for Business.

Visão geral

Este modelo automatiza o processo de salvar documentos assinados do Acrobat Sign no OneDrive for Business. Sempre que um fluxo de trabalho de contrato é concluído no Acrobat Sign, o modelo recupera o documento assinado, cria um novo arquivo no OneDrive for Business e salva o documento assinado no local especificado no OneDrive for Business.

Um contrato é considerado concluído quando todos os destinatários definidos pelo contrato concluem suas atividades designadas (assinar, aprovar, preencher o formulário, etc.) do contrato.

Exemplos de casos de uso

  • Gerar formulários de consentimento do paciente, relacionados às informações de vacina, procedimentos cirúrgicos, informações sobre alergia, autorizações de seguro exceto faturas médicas, etc.
  • Gere formulários de inscrição de alunos, formulários de inscrição em cursos e extensões de contrato para trabalhos no campus, clubes ou formulários de inscrição de participantes da pesquisa.
  • Gere uma confirmação de entrega de remessa e um e recibo, o rastreamento dos níveis de estoque e uma confirmação de verificação de qualidade.

Pré-requisitos

  • O fluxo deve ser criado por um(a) administrador(a) no nível da conta do Acrobat Sign.
  • Requer uma conta online válida do OneDrive for Business.
  • Deve existir uma pasta de destino para os PDFs assinados no OneDrive antes da execução do fluxo.

Ativação do fluxo

  1. Navegue até Fluxos de trabalho > Power Automate > Criar fluxo de trabalho.

    Etapas da navegação para a página Criar fluxo de trabalho do Power Automate.

  2. Na página “O que deseja automatizar hoje?”, digite One na barra de pesquisa.

  3. Selecione Iniciar no fluxo de trabalho que deseja habilitar.

    A página Criar fluxo de trabalho mostrando os resultados da pesquisa e o botão Iniciar realçado

  4. A página Criar um fluxo é carregada e mostra:

    • O nome do fluxo editável. Esse é o mesmo nome do modelo original, que pode ser editado.
    • Os conectores necessários para a conclusão do fluxo. 
      • conector é um wrapper do código da API que fornece uma interface intuitiva para coletar as informações obrigatórias para autenticar cada serviço necessário e personalizar o fluxo de acordo com as necessidades de um usuário específico. É necessário estabelecer a conexão autenticada primeiro. Será solicitado qualquer informação necessária exigida pelo conector em uma etapa posterior.
      • Para autenticar um conector, selecione os três pontos ao lado do conector. Um painel de autenticação para o serviço (aplicativo) será exibido onde as credenciais de usuário poderão ser inseridas.
        Após ser autenticado com sucesso, uma conexão persistente é estabelecida entre o serviço e o Power Automate.
        Uma marca de verificação verde ao lado dos três pontos indica que há uma conexão autenticada.

    Autentique cada conector na seção Fazer logon.

  5. Selecione Avançar quando todos os conectores estiverem autenticados.

    O Power Automate entre o Acrobat Sign e o OneDrive com o painel de autenticação exposto

  6. A página é atualizada para exibir os campos necessários dos Conectores.

    Esse fluxo requer:

    • Caminho da pasta do OneDrive for Business: o caminho para a pasta do OneDrive onde você deseja armazenar os PDFs do contrato.
    A página Criar um fluxo mostrando os campos necessários para configurar os Conectores.

    Selecionar Editar no modo avançado abre a exibição detalhada dos conectores e todos os campos disponíveis para o ajuste do fluxo.

    Somente usuários(as) com um grande conhecimento do Power Automate devem usar a edição avançada.

    A exibição de edição avançada mostrando três conectores

  7. Selecione Criar fluxo quando todos os valores de campo obrigatórios forem fornecidos.

    A criação do fluxo pode levar alguns segundos. Uma vez concluído, a página de gerenciamento do fluxo será exibida. 

    Página de gerenciamento do fluxo.

    Observação:

    Os fluxos são criados com um status “habilitado”. Se não quiser manter o fluxo ativo, selecione a opção Desativar na barra superior de ações.

Uso do modelo

Este modelo é acionado por um evento (quando o status de um contrato é atualizado para “concluído”).

Quando configurado e habilitado corretamente, o fluxo é executado automaticamente sempre que o evento de acionamento ocorrer. Nenhuma interação do(a) usuário(a) é necessária.

O fluxo continuará a ser executado até ser desabilitado, desde que a conta do Power Automate do cliente tenha transações disponíveis (seja por meio dos direitos incluídos na integração ou pelo volume adquirido diretamente da Microsoft).

Teste do modelo

Após fornecer os detalhes necessários no modelo de fluxo, certifique-se de selecionar o botão Criar fluxo para habilitá-lo para uso. Quando o fluxo estiver habilitado, você já poderá testar.

  1. Verifique sua pasta do OneDrive para identificar se o contrato assinado foi adicionado a ela.

Solução de erros comuns

  • Às vezes, o fluxo não é acionado após a conclusão do contrato de fluxo de trabalho.

    Nesses casos, verifique se são exibidos erros de acionamento (com mensagens) na página de detalhes e corrija-os.

  • Configuração do conector: às vezes, quando há mais de uma conta do OneDrive, a sessão atual pode ser iniciada com uma conta diferente.

    Como resultado, o arquivo não estará disponível na conta real.

    Nesses casos, verifique se você está conectado à conta correta

  • Fornecer um caminho de pasta incorreto pode resultar em falhas no fluxo.

    Por exemplo, /Apps/TestFiles/ resultaria em um erro se TestFiles ou Apps não existissem.

    É sempre mais seguro escolher/navegar pelo caminho disponível na lista suspensa.

  • Permissões: verifique se o Adobe Acrobat Sign tem as permissões corretas para acessar a pasta do OneDrive.

    Caso contrário, não será possível salvar o documento no local mencionado.

    Normalmente, uma marca de verificação verde no lado direito de um conector é um bom indicador de que ele está configurado como esperado. Qualquer erro será exibido com um ponto de exclamação. Clique nele para obter mais informações.

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