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Última atualização em 18/09/2024

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Novidades

Introdução

Administrar

Visão geral do Admin Console
Gerenciamento de usuários
1. Adicionar usuários
2. Criar usuários focados em funções
  1. Contas técnicas - Orientadas por API
  2. Contas de serviço - Orientadas manualmente
3. Verificar usuários com erros de provisionamento
4. Alterar nome/endereço de email
5. Editar a associação de grupo de um usuário
6. Editar a associação de grupo de usuários por meio da interface de grupo
7. Promover um usuário a uma função de admin
8. Tipos de identidade de usuário e logon único
9. Alternar identidade de usuário
10. Autenticar usuários com o MS Azure
11. Autenticar usuários com a federação do Google
12. Perfis de produto
13. Experiência de logon
Configurações de conta/grupo
1. Visão geral das configurações
2. Configurações globais
  1. Nível de conta e ID
  2. Nova experiência para destinatários
  3. Fluxos de trabalho de autoassinatura
  4. Envio em massa
  5. Formulários web
  6. Fluxos de trabalho de envio personalizados
  7. Fluxos de trabalho do Power Automate
  8. Documentos da biblioteca
  9. Coletar dados de formulário com contratos
  10. Visibilidade de documento limitada
  11. Anexar uma cópia em PDF do contrato assinado
  12. Incluir um link no email
  13. Incluir uma imagem no email
  14. Arquivos anexados a emails receberão o nome
  15. Anexar relatórios de auditoria a documentos
  16. Mesclar vários documentos em um
  17. Baixar documentos individuais
  18. Fazer upload de um documento assinado
  19. Delegação para usuários da minha conta
  20. Permitir que destinatários externos deleguem
  21. Autoridade para assinar
  22. Autoridade para enviar
  23. Autoridade para adicionar selos eletrônicos
  24. Definir um fuso horário padrão
  25. Definir um formato de data padrão
  26. Usuários em vários grupos (UMG)
    1. Atualizar para usar o UMG
  27. Permissões de admin de grupo
  28. Substituir destinatário
  29. Relatório de auditoria
    1. Visão geral
    2. Permitir acesso não autenticado na página de verificação de transação
    3. Incluir lembretes
    4. Incluir eventos de exibição
    5. Incluir contagem de páginas e anexos do contrato
  30. Mensagens e orientações nos produtos
  31. PDFs acessíveis
  32. Nova experiência de criação
  33. Cliente do setor de saúde
3. Configuração da conta
  1. Adicionar logotipo
  2. Personalizar nome do host e URL da empresa
  3. Adicionar nome da empresa
  4. Redirecionamento de URL pós-conclusão de contrato
4. Preferências de assinatura
  1. Assinaturas bem formatadas
  2. Permitir que destinatários assinem por
  3. Permitir que signatários alterem seus nomes
  4. Permitir que os destinatários usem a assinatura salva
  5. Divulgação do cliente e Termos de uso personalizados
  6. Navegar pelos destinatários em campos de formulário
  7. Recusar-se a assinar
  8. Permitir fluxos de trabalho de carimbo
  9. Exigir que signatários informem o cargo ou empresa
  10. Permitir que os signatários imprimam e insiram uma assinatura manuscrita
  11. Mostrar mensagens ao assinar eletronicamente
  12. Exigir que signatários usem um dispositivo móvel para criar assinaturas
  13. Solicitar endereço IP dos signatários
  14. Excluir o nome da empresa e o cargo dos carimbos de participação
5. Assinaturas digitais
  1. Visão geral
  2. Baixar e assinar com o Acrobat
  3. Assinar com assinaturas em nuvem
  4. Incluir metadados para provedores de identidade
  5. Provedores de assinatura em nuvem restritos
6. Selos eletrônicos
7. Identidade digital
  1. Gateway de identidade digital
  2. Política de verificação de identidade
8. Configurações de relatório
  1. Nova experiência de relatório
  2. Configurações clássicas de relatório
9. Configurações de segurança
  1. Configurações de logon único
  2. Configurações de lembrete pessoal
  3. Política de senha de logon
  4. Nível de segurança da senha de logon
  5. Duração da sessão da Web
  6. Tipo de criptografia PDF
  7. API
  8. Acesso às informações de usuários e grupos
  9. Intervalos de IP permitidos
  10. Compartilhamento de conta
  11. Permissões de compartilhamento da conta
  12. Controles de compartilhamento de contrato
  13. Verificação de identidade de signatário
  14. Senha de assinatura do contrato
  15. Nível de segurança da senha do documento
  16. Bloquear signatários por geolocalização
  17. Autenticação por telefone
  18. Autenticação baseada em conhecimento (KBA)
  19. Permitir extração de página
  20. Validade do link do documento
  21. Fazer upload de um certificado de cliente para webhooks e retornos de chamada
  22. Carimbo de data e hora
10. Configurações de envio
  1. Mostrar a página Enviar após o logon
  2. Solicitar nome do destinatário ao enviar
  3. Bloquear valores de nome para usuários conhecidos
  4. Funções de destinatário permitidas
  5. Permitir testemunhas eletrônicas
  6. Grupos de destinatários
  7. Campos obrigatórios
  8. Anexar documentos
  9. Compactar campo
  10. Modificar contratos
  11. Nome do contrato
  12. Idiomas
  13. Mensagens privadas
  14. Tipos de assinatura permitidos
  15. Lembretes
  16. Proteção com senha de documentos assinados
  17. Enviar notificação de contrato por meio de
  18. Opções de identificação do signatário
    1. Visão geral
    2. Senha de assinatura
    3. Senha de uso único por email
    4. Autenticação do Acrobat Sign
    5. Autenticação por telefone
    6. Assinatura digital baseada na nuvem
    7. Autenticação baseada em conhecimento
    8. Documento de identidade
    9. Relatórios de identidade do signatário
  19. Proteção de conteúdo
  20. Habilitar transações da Notarize
  21. Expiração do documento
  22. Visualizar, posicionar assinaturas e adicionar campos
  23. Ordem de assinatura
  24. Liquid Mode
  25. Controles de fluxo de trabalho personalizados
  26. Opções de upload para a página de assinatura eletrônica
  27. URL de redirecionamento para confirmação pós-assinatura
11. Modelos de mensagem
12. Configurações de Bio-Pharma
  1. Visão geral
  2. Autenticação de identidade aplicada
  3. Motivos para assinar
13. Integração de fluxo de trabalho
14. Configurações de autenticação
15. Integração de pagamento
16. Mensagens para signatários
17. Configurações de SAML
  1. Configuração de SAML
  2. Instalar o serviço de federação do Microsoft Active Directory.
  3. Instalar Okta
  4. Instalar OneLogin
  5. Instalar a federação de identidade da Oracle
18. Governança de dados
19. Configurações de carimbo de data e hora
20. Arquivo externo
21. Idiomas da conta
22. Configurações de email
  1. Imagens de cabeçalho e rodapé do email
  2. Permitir rodapés de email de usuário individual
  3. Personalizar o email de solicitação de assinatura
  4. Personalizar os campos Para e CC
  5. Habilitar notificações sem link
  6. Personalizar modelos de email
23. Migração de echosign.com para adobesign.com
24. Opções de configuração para destinatários
Orientações com respeito aos requisitos normativos
1. Acessibilidade
2. HIPAA
3. GDPR
4. 21 CFR parte 11 e EudraLex anexo 11
5. Clientes do setor de saúde
6. Suporte a IVES
7. “Armazenamento” de contratos
8. Considerações para a UE e Reino Unido
Baixar contratos em massa
Reivindicar um domínio
Links para denunciar abuso

Enviar, assinar e gerenciar contratos

Opções do destinatário
1. Cancelar um lembrete de email
2. Opções na página de assinatura eletrônica
Enviar contratos
Criar campos em documentos
1. Ambiente de criação no aplicativo
2. Criar formulários e tags de texto
3. Criar formulários usando o Acrobat (Acroforms)
  1. Criação do Acroform
  2. Criar PDFs acessíveis
4. Campos
5. Perguntas frequentes sobre criação
Assinar contratos
Gerenciar contratos
Relatório de auditoria
Relatórios e exportações de dados
1. Visão geral
2. Conceder aos usuários acesso aos relatórios
3. Gráficos de relatório
4. Exportações de dados
5. Renomear um relatório ou exportação
6. Duplicar um relatório ou exportação
7. Agendar um relatório ou exportação
8. Excluir um relatório ou exportação
9. Verificar o uso de transações

Recursos e fluxos de trabalho avançados de contratos

Formulários web
Modelos reutilizáveis (modelos de biblioteca)
Transferir a propriedade de formulários web e modelos de biblioteca
Fluxos de trabalho do Power Automate
1. Visão geral da integração com o Power Automate e direitos incluídos
2. Habilitar a integração do Power Automate
3. Ações no contexto da página Gerenciar
4. Acompanhamento do uso do Power Automate
5. Criar um novo fluxo (exemplos)
6. Acionadores usados para fluxos
7. Importação de fluxos de fora do Acrobat Sign
8. Gerenciar fluxos
9. Editar fluxos
10. Compartilhar fluxos
11. Desabilitar ou habilitar fluxos
12. Excluir fluxos
13. Modelos úteis
  1. Somente admins
  2. Arquivar o contrato
    1. Salvar seus documentos concluídos no SharePoint
    2. Salvar seus documentos concluídos no OneDrive for Business
    3. Salvar seus documentos concluídos no Google Drive
    4. Salvar seus documentos concluídos no Dropbox
    5. Salvar seus documentos concluídos no Box
  3. Arquivar o contrato de formulário web
    1. Salvar documentos de formulários web concluídos na biblioteca do SharePoint
    2. Salvar documentos de formulários web concluídos no OneDrive for Business
    3. Salvar documentos concluídos no Google Drive
    4. Salvar documentos de formulários web concluídos no Box
  4. Extração de dados do contrato
    1. Extraia dados de campos de formulário do documento assinado e atualize a planilha do Excel
  5. Notificações de contrato
    1. Enviar notificações personalizadas por email com o conteúdo do contrato e o contrato assinado
    2. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign em um canal do Teams
    3. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Slack
    4. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Webex
  6. Geração de contrato
    1. Gerar documento a partir de um modelo do Word e formulário do Power App, e enviar para assinatura
    2. Gere um contrato a partir de um modelo do Word no OneDrive e obter a assinatura
    3. Gerar contrato para a linha selecionada do Excel e enviar para revisão e assinatura
Fluxos de trabalho de envio personalizados
Compartilhar usuários e contratos
1. Compartilhar um usuário
2. Compartilhar contratos

Integrar a outros produtos

Acrobat Sign Developer

Suporte e solução de problemas

Visão geral

É possível criar um formulário web assinável para ser incorporado ao seu site (ou enviado como um link da web), permitindo que várias pessoas acessem facilmente seu formulário ou documento e criem um contrato.

Um formulário web pode ser configurado para ter um ou mais participantes, vários autenticadores e também várias partes em cópia (CC). O fluxo de assinatura de um formulário web é o seguinte:

Quando o primeiro participante conclui e confirma sua assinatura/ação, um contrato é criado
- Se o formulário web permitir vários participantes, todos concluem suas ações no contrato na ordem sequencial em que estão listados.
Depois que os participantes concluírem suas ações, os autenticadores são notificados na ordem em que estão listados.
Após a conclusão do contrato, todas as partes (incluindo CCs) são notificadas sobre a conclusão do contrato.

Para contas com a opção Usuários em vários grupos habilitada, é recomendável definir um ou mais grupos dedicados para controlar as opções de assinatura e email do formulário web, permitindo opções diferentes para contratos enviados diretamente.

Disponibilidade:

Formulários web estão disponíveis nos planos de licença corporativa e para equipes.

Escopo da configuração:

As contas corporativas podem habilitar o acesso a formulários web e às opções relacionadas nos níveis de conta e grupo.

As contas de equipe têm a capacidade de criar formulários web habilitados por padrão, mas não podem configurar as opções individuais. As opções são configuradas como:

Permitir cópias: Habilitado
Permitir visualização de PDF: Desabilitado
Exigir endereço de email: Habilitado
Solicitar que o signatário verifique o endereço de email: Habilitado
Permitir participantes adicionais: Desabilitado
Permitir que os destinatários salvem seu progresso: Desabilitado

Configuração

Os formulários web estão sujeitos a várias configurações gerais que abrangem todos os contratos em um grupo específico. No entanto, o uso prático de um formulário web geralmente é diferente de um contrato enviado diretamente a um destinatário conhecido, e as configurações semelhantes das opções de autenticação e de email podem entrar em conflito.

Os clientes que habilitaram o recurso Usuários em vários grupos podem achar útil criar um novo grupo com configurações personalizadas para a experiência de formulário web (por exemplo, formulários web internos que exigem uma autenticação menos rigorosa).

Os controles desse recurso podem ser verificados navegando até Configurações globais > Formulários web

O menu de administração das Configurações globais com os controles de formulário web realçados

Em termos de controles que influenciam diretamente os formulários web, há várias opções de configuração:

Marcar isso expõe a opção Publicar um formulário web na página Inicial, permitindo que os usuários criem formulários conforme necessário.

Permitir o uso do efeito de formulários web na página inicial

As partes em cópia (CC) podem ser adicionadas ao formulário web quando ativado. Caso contrário, a opção Adicionar CC é removida do processo de criação.

Quando ativado, um link para Fazer download do PDF é exposto nas Opções do formulário web, permitindo que o destinatário faça download do formulário web em branco como um arquivo PDF.

Permitir pré-visualização em PDF do formulário web

Os formulários web exigem que cada participante forneça seu endereço de email para que a ação de assinatura possa ser atribuída e validada explicitamente.

A configuração Exigir um endereço de email no bloco de assinatura determina quando o email é coletado, nos campos do próprio formulário web ou em uma sobreposição após o processo de assinatura.

Quando ativado, um campo de Endereço de email se torna obrigatório para cada signatário. Este campo pode ser um campo de Email inserido individualmente ou o campo de email incorporado do Bloco de assinatura.

Email obrigatório no bloco de assinatura habilitado com um campo de email posicionado discretamente

O sistema posiciona automaticamente um Bloco de assinatura na parte inferior da última página para cada destinatário que não tem um campo de Email no documento.

Email obrigatório no bloco de assinatura ativado, mas o campo de email não é posicionado

Quando a configuração está desativada, o formulário web não exige a presença de um campo de email dentro dos limites do formulário. Após confirmar a assinatura, o destinatário é solicitado a fornecer um endereço de email por meio de uma interface de sobreposição.

Email obrigatório no bloco de assinatura desativado

Observação:

Em todos os casos, um endereço de email deve ser coletado para cada participante.

Quando a opção Exigir que o signatário confirme o endereço de email está ativada, o destinatário deve confirmar sua assinatura antes que a assinatura do participante seja concluída.

O participante é informado da exigência de confirmar sua assinatura através de um link enviado por email:

Página de pós-assinatura de verificação de email e link de email

O relatório de auditoria exibe claramente que o email foi verificado:

Relatório de auditoria de verificação de email ativado

Quando Exigir que o signatário verifique o endereço de email estiver desativada, o participante não precisará verificar seu email para concluir o processo de assinatura. O contrato passa para o status concluído ou avança para o próximo participante.

Página de pós-assinatura quando a configuração está desativada

O relatório de auditoria dos endereços de email não verificados indica que a verificação foi dispensada:

Relatório de auditoria de verificação de email desativado

Cuidado:

Assinaturas não verificadas estão sujeitas a rejeição.

Se você desativar a verificação de email para o participante e precisar de uma assinatura juridicamente vinculativa, certifique-se de usar algum método de autenticação que identifique um usuário único (por exemplo, KBA).

Alerta:

Se o primeiro signatário incluir participantes adicionais, então a verificação por email deve ser concluída antes que o segundo participante seja notificado (independentemente desta configuração).

Quando Permitir participantes adicionais está ativada, a interface do formulário web expõe um link Adicionar participante que insere um registro de participante adicional por clique (até um máximo de 25 participantes adicionais).

Quando Permitir participantes adicionais está desativada, a interface não permite adicionar participantes e os formulários web permitem apenas um signatário externo.

Interface de permissão de participantes adicionais

Quando habilitada, o destinatário precisa validar seu email quando o formulário é aberto.

O signatário deve fornecer seu endereço de email, o que cria uma instância do formulário da web personalizada para ele. Em tempo real, um email com um link para a cópia personalizada é entregue ao signatário.

Depois que o link por email é usado, o endereço de email é validado, o formulário da web é convertido em um contrato, e o formulário é aberto para o signatário revisar e assinar.

Habilitar essa opção tem várias vantagens:

Exigir a validação do email antes da criação do contrato filtra spambots ou partes mal-intencionadas que podem tentar direcionar volumes anonimamente para o formulário da web.
Se os seus formulários da web forem longos ou complexos, o progresso do signatário será salvo automaticamente na versão dele do contrato à medida que ele for inserindo o conteúdo.
Permite que lembretes sejam configurados após a verificação do email para alertar os signatários que se distraíram.

O painel de desafios é apresentado quando o signatário de um formulário da web acessa o formulário da web pela primeira vez.

Ativar a opção Permitir que os destinatários salvem seu progresso e continuem mais tarde permite que os destinatários salvem o formulário web com todos os campos de entrada, como se fosse um contrato enviado a eles pelo criador do formulário web. O destinatário pode salvar explicitamente seu progresso usando o menu Opções. Além disso, o formulário web solicita automaticamente que o usuário salve seu progresso ao tentar sair do formulário.

Após salvar o contrato, um email é enviado ao destinatário e instruções são exibidas para que o signatário retome o preenchimento do formulário através do link enviado por email:

Notificação por email de formulário web salvo

Controles secundários possibilitam ajustar a experiência do destinatário se o caso de uso permitir:

Desativar nova autenticação do signatário ao acessar o formulário web a partir do link enviado por email: quando ativado, o destinatário não precisa autenticar ao acessar o contrato salvo por meio do link enviado por email. Se o processo não exigir que todo acesso ao formulário seja autenticado, considere habilitar essa opção.
Permitir a edição do nome do contrato - quando ativado, o destinatário pode editar o nome do contrato (conforme exibido na página Gerenciar) e de seus arquivos derivados (relatórios, relatórios de auditoria etc.). Geralmente, é recomendado não permitir que o destinatário edite livremente o nome do contrato, a menos que haja uma necessidade empresarial concreta para isso.

Encontre mais detalhes sobre a opção de salvar formulários web aqui >

Configurações relacionadas

Quando a Verificação de identidade do signatário está habilitada para formulários web, qualquer signatário interno (conforme definido pelo endereço de email) em sua conta do Adobe Acrobat Sign deve se autenticar no Acrobat Sign antes de aplicar a assinatura em um formulário web que foi criado na mesma conta do Acrobat Sign em que o usuário está. O usuário é contestado ao confirmar o endereço de email ou ao acessar o documento após salvá-lo.

O processo de Verificação de identidade do signatário é aplicado, bem como outros métodos de autenticação configurados no formulário web.

Navegue até os controles de Verificação de identidade do signatário

O recurso Aplicar autenticação de identidade define os eventos de acionamento que solicitam que um destinatário se autentique novamente ao interagir com um contrato (geralmente por motivos de conformidade) e registre cada nova autenticação no relatório de auditoria.

Quando as regras de Aplicar autenticação de identidade são habilitadas, elas são aplicadas aos formulários web criados no mesmo grupo, garantindo que eles estejam em conformidade com os requisitos de assinatura definidos para contratos do grupo.

Caso não deseje esse nível de detalhamento no relatório de auditoria, pode ser necessário um novo grupo para armazenar os formulários web.

Navegue até os controles de Autenticação de identidade aplicada na guia Bio-Pharma

Essa configuração é a mesma que a configuração acima (Solicitar que o signatário verifique o endereço de email), mas é inserida na página Preferências de assinatura para contas que não têm acesso à guia Configurações globais no menu de administração.

Para habilitar esta configuração:

Navegue até Configurações da conta > Preferências de assinatura > Verificação de email de formulário web.
Selecione a caixa de seleção Verificar endereço de email do signatário.
Salve a configuração da página.

O menu Preferências de assinatura com os controles de Verificação de email de formulário web realçados

Quando a opção Confirmar o endereço de email do signatário está habilitada, o destinatário deve confirmar sua assinatura, antes que a assinatura do participante seja concluída.

O participante é informado da exigência de confirmar sua assinatura através de um link enviado por email:

O relatório de auditoria exibe claramente que o email foi verificado:

Quando a opção Confirmar o endereço de email do signatário está desabilitada, o(a) participante não precisa confirmar seu email para concluir o processo de assinatura. O contrato passa para o status concluído ou avança para o próximo participante.

O relatório de auditoria dos endereços de email não verificados indica que a verificação foi dispensada:

Cuidado:

Assinaturas não verificadas estão sujeitas a rejeição.

Perguntas frequentes e problemas conhecidos

Apenas quando o formulário web estiver no status de Rascunho.

Depois que um formulário da Web é criado, o seu nome não pode ser atualizado.

O criador de formulários web sempre recebe o contrato concluído (a menos que configurações estejam em vigor para suprimir a notificação).

Se outra parte precisar ser notificada quando o contrato do formulário web for assinado, o campo de cópia (CC) pode ser usado para garantir que a parte seja incluída automaticamente.

Depois que o formulário web é publicado, os autenticadores só podem ser editados na página Gerenciar.

Somente os endereços de email podem ser editados. O número de autenticadores não pode ser alterado.

Observação:

Se o criador do formulário web tiver sido adicionado aos autenticadores do formulário, esse participante não poderá ser editado

Sim.

Depois que o formulário web é criado, é possível editar as partes em cópia na página Gerenciar.

Sim.

Os modelos na biblioteca do Acrobat Sign podem ser usados como base para um formulário web, anexando-os através do link Adicionar arquivos.

Atualmente, os campos de Assinatura digital não são compatíveis com formulários web.

Tentar salvar um formulário web com uma assinatura digital acionará uma mensagem de erro, identificando tipos de campo não compatíveis.

Sim.

Instruções para desativar o processo de verificação de email podem ser encontradas na seção Configuração.

Desativar a verificação de email não remove o requisito para o signatário fornecer um endereço de email.

Cuidado:

Se você desabilitar a autenticação por email da assinatura e precisar de uma assinatura juridicamente vinculativa, certifique-se de usar alguma forma de autenticação que identifique um usuário único (por exemplo, KBA, senha ou telefone).

Autenticações de dois fatores para um formulário web

Sim.

O URL de um formulário da Web é apenas um URL como qualquer outro.

Adicionar o URL a um formulário da Web como um hiperlink não vincula logicamente qualquer contrato gerado pelo formulário da Web ao contrato de origem.

Os dados coletados em um formulário web estão contidos na ID de transação do contrato. Os dados não são preenchidos em nenhum outro lugar no sistema do Acrobat Sign e, se o contrato for completamente excluído, os dados também serão excluídos.

Os relatórios nos formulários web extraem o conteúdo do(s) contrato(s) para preencher os relatórios, mas não salvam os dados em novos locais.

Os formulários web que aguardam uma verificação de email (que é feita clicando no link Confirmar meu endereço de email ou Revisar e assinar) não são exibidos na página Gerenciar. Isso vale tanto para a lista de contratos Em andamento quanto para o resumo do relatório de totalização:

Exibição de formulário web na página Gerenciar

Os formulários web que foram salvos, porém sem acessar o link Revisar e assinar, podem ser observados ao exportar os dados do formulário para o formulário web.

Observação:

Se a opção Exigir que o signatário confirme o endereço de email estiver desativada, qualquer tentativa de assinatura será aceita e o contrato será assim exposto na página Gerenciar.

A seção Atividade do modelo de formulário web pai registra os principais eventos, como Criação, Ativar/Desativar e substituição de participantes