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Observação:

Este artigo descreve a nova experiência de solicitação de assinaturas da página Enviar. (lançada em novembro de 2023)

Revise os elementos da página Enviar, tomando nota de todos os recursos expostos na interface ao redigir um contrato.

Visão geral

A página Enviar apresenta uma experiência do procedimento na qual a pessoa é conduzida passo a passo pelo processo de composição. O contrato configurado descrito neste artigo é o fluxo de trabalho executado com mais frequência, contendo um destinatário e um documento.

Os recursos opcionais são descritos brevemente à medida que são expostos, com links para páginas dedicadas que exploram esses recursos em profundidade.

Redação de um contrato

Etapa um

A redação de um novo contrato começa com a seleção da guia Enviar na barra de navegação superior e a escolha de um arquivo para formar a base de conteúdo do contrato.

Nesta página, há dois elementos interativos que produzem uma sobreposição:

A. O seletor de grupo: esse menu suspenso é habilitado para contas que têm a opção Usuários em vários grupos habilitada. Caso contrário, o menu suspenso ficará esmaecido e inacessível.
O seletor de grupo permite selecionar o grupo do qual o contrato será enviado. Somente os grupos dos quais o(a) usuário(a) é membro estão presentes na lista suspensa.
Alterar o grupo atualiza o processo do contrato, descartando todas as configurações, portanto, é melhor selecionar o grupo primeiro. A opção de alterar o grupo permanece ativa durante todo o processo de configuração do contrato.

B. O link Escolher arquivos: é apenas um link para abrir a sobreposição do seletor de arquivos. Não é possível arrastar e soltar arquivos nesse campo. Selecione o link.

C. A sobreposição do seletor de arquivos: o seletor de arquivos permite selecionar arquivos de seu computador ou dos modelos de biblioteca sob a autoridade do grupo selecionado.
A seleção de um arquivo do sistema local avançou imediatamente o processo para a próxima etapa.
Modelos oferecem a opção de usar um filtro para modelos recentes ou revisar toda a biblioteca de modelos. Ao usar modelos, vários modelos podem ser selecionados. 

Observação:

O link Alternar para a experiência clássica só é visível em contas com várias licenças e somente se o administrador habilitou a opção

A página do seletor de grupo com uma inserção da sobreposição do seletor de arquivos

Etapa dois: 

Após selecionar os arquivos, a página será atualizada automaticamente para mostrar os elementos configuráveis com os arquivos selecionados importados.

Há três Detalhes do contrato e quatro Configurações do contrato que você pode manipular.

Detalhes do contrato: esses elementos incluem os arquivos usados no contrato e as informações usadas para configurar o email enviado aos destinatários.

D. Escolher mais arquivos : este link permite adicionar mais arquivos ao contrato. Observe que o documento final é um PDF combinado de todos os arquivos concatenados na ordem em que são exibidos no campo de arquivos. Os arquivos podem ser arrastados com um clique para reorganizá-los.

E. Nome do contrato: por padrão, o campo Nome do contrato adota o nome do primeiro arquivo enviado. O campo pode ser editado com qualquer valor que o remetente precisar.
O nome do contrato é inserido na linha de assunto do email entregue a clientes e é um dos valores proeminentes exibidos na página Gerenciar.

F. Mensagem: o valor Mensagem é inserido no corpo do email entregue aos destinatários. 

Configurações do contrato: essas configurações são elementos opcionais que oferecem suporte ao processo de assinatura.

G. Prazo de conclusão: a data exibida identifica quando o contrato é cancelado automaticamente. Esse valor pode ser desativado para que o contrato nunca seja cancelado automaticamente, habilitado como um valor padrão, configurado manualmente ao redigir o contrato e modificado após o envio do contrato na página Gerenciar.

H. Frequência do lembrete : a frequência do lembrete pode ser suprimida, nunca enviando o contrato, configurada com uma iteração padrão no nível do grupo, configurada manualmente ao redigir o contrato e excluída ou expandida na página Gerenciar após o envio do contrato.

I. Senha: essa senha é aplicada ao PDF final assinado. A senha pode ser configurada para ser exigida durante a composição do contrato ou removida das opções no nível de grupo. Observe que essa senha não é armazenada no sistema do Acrobat Sign. Usuários(as) precisam manter o conhecimento da senha por meio de seu processo interno.

J. Idioma: esse valor define qual localização é aplicada ao modelo de email entregue ao destinatário.  Observe que apenas o conteúdo do modelo fornecido pelo sistema do Acrobat Sign é localizado. Os valores Nome do contratoMensagem além do conteúdo dos arquivos anexados não são traduzidos. O valor padrão pode ser configurado no nível do grupo e ajustado ao redigir um novo contrato.

A segunda página do processo de envio, destacando os detalhes do contrato e as opções de configuração.

Quando o contrato estiver configurado, clique no botão Adicionar destinatários para avançar o processo.

 

Etapa três:

Clicar no botão Adicionar destinatários atualiza a página para incluir a seção do destinatário.

Cada linha identifica um destinatário no processo de assinatura, e cada destinatário é configurado como uma entidade exclusiva para sua ação específica. Não importa se o mesmo endereço de email é usado várias vezes; a configuração do destinatário pode ser diferente e é aplicada durante essa etapa do ciclo de assinatura.
Por exemplo, se cinco destinatários forem configurados e o primeiro, terceiro e quinto destinatários usarem o mesmo endereço de email, cada um desses destinatários poderá ser configurado com diferentes funções e métodos de autenticação, que serão aplicados à medida que o contrato entra na primeira, terceira e quinta etapas do ciclo de assinatura.

Há três funções distintas na seção do destinatário:

O fluxo do ciclo de assinatura:

K. Ordem de assinatura de destinatários: quando esta caixa está marcada, os destinatários devem assinar em ordem sequencial. Cada destinatário é notificado somente quando é sua vez de acessar o contrato, e o contrato é concluído quando o último destinatário conclui sua ação.
Se a caixa estiver desmarcada, um ciclo de assinatura paralelo será usado. Todos os destinatários são notificados ao mesmo tempo, e o contrato é concluído depois que todos concluem sua ação.

A configuração do destinatário:

L. Índice de assinatura: este número só pode ser visto quando um ciclo de assinatura sequencial é selecionado. O número indica a ordem em que os destinatários acessarão o contrato. A ordem dos destinatários pode ser alterada selecionando as setas para cima ou para baixo ao lado do número do índice.

M. Função: a função pode afetar a maneira como um destinatário interage com o contrato, mas afeta principalmente a forma como o sistema exibe o que o destinatário deve fazer após o logon (assinar, aprovar, preencher formulários etc.) As funções não podem ser alteradas após o envio do contrato.

N. Endereço de email: o endereço de email é a principal informação necessária para entregar o contrato ao destinatário. Um catálogo de endereços salva os endereços de email de contratos enviados anteriormente, exibindo uma lista de opções de email correspondentes assim que o remetente começa a preencher o campo. Se um endereço de email errado for inserido, é possível alterar o destinatário na página Gerenciar.

O. Método de autenticação: o valor padrão do método de autenticação do destinatário é importado das configurações do grupo e pode ser editado durante a composição se as configurações do grupo permitirem. Somente os métodos de autenticação habilitados para o grupo são exibidos na lista suspensa. Os métodos de autenticação podem ser editados na página Gerenciar.

P. Mensagem privada: visível apenas se as mensagens privadas estiverem habilitadas. Uma mensagem privada é adicionada ao corpo do email desse destinatário individual e é exibida (opcionalmente) no ambiente de assinatura eletrônica.

Q. Excluir registro de destinatário: selecionar o ícone Excluir remove o registro do destinatário e oculta os destinatários restantes, reordenando o índice de assinatura.

Participantes adicionados que não estão envolvidos no ciclo de assinatura:

R. Adicionar CC: clicar no link Adicionar CC abre um campo de entrada para adicionar até 11 endereços de email que serão notificados quando o contrato for concluído.

Selecionar o ícone de adição inclui outro destinatário, se necessário.

Etapa três do processo de envio, com as opções configuráveis da seção de destinatários

Depois que todos os destinatários são adicionados e configurados, o remetente tem a opção de enviar o contrato imediatamente ou visualizá-lo no ambiente de criação. O ambiente de criação do aplicativo permite inserir campos clicando e posicionando-os. Geralmente, recomenda-se inserir pelo menos um campo de assinatura para cada um dos destinatários com uma função de signatário. 

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