Описание функции

Adobe Sign предоставляет возможность отправки регулярных напоминаний по электронной почте пользователям, от которых в настоящее время ожидаются определенные действия с вашими документами. Будущие получатели документов не будут получать уведомлений до тех пор, пока не станут текущими участниками рабочего процесса подписания.

Напоминание содержит миниатюру документа, сообщение, написанное вами, и ссылку на документ.

Напоминания можно настроить во время процесса отправки или создать на странице «Управление» после отправки документа.

Пользователи с уровнем обслуживания Enterprise и Business могут установить напоминание и сообщение по умолчанию на уровне учетной записи или группы. Благодаря этому отправителям не придется настраивать напоминания самим.

Циклические напоминания запускаются регулярно и будут продолжать запускаться в течение срока действия напоминания (исходя из времени цикла) или до тех пор, пока получатель не выполнит свое действие.

Напоминания с несколькими получателями запускают новый цикл напоминаний и срок действия для каждого отдельного получателя в рабочем процессе, как только он становится текущим активным получателем.

Специальные напоминания, которые могут создаваться только на странице «Управление», служат для однократной отправки напоминания любому участнику, связанному с документом. Отправку этих однократных напоминаний можно настроить даже после того, как получатель выполнит свое действие или работа над соглашением будет успешно завершена.

Новые возможности

В сентябрьской версии добавлены дополнительные опции в список выбора периодичности.

В дополнение к параметрам «Ежедневно» или «Еженедельно» теперь появились следующие варианты:

  • Каждый рабочий день (с понедельника по пятницу)
  • Через день
  • Каждый третий день
  • Каждый пятый день
sept_-_reminder_frequency

Все новые параметры имеют срок действия 60 дней.

 

Способ применения

Настройка напоминаний во время процесса отправки

Пользователи, у которых не настроено напоминание для группы или учетной записи, могут установить напоминание во время процесса отправки.

Эти напоминания всегда циклические и отправляются всем получателям документа. Отправитель должен указать только периодичность, с которой запускается напоминание. Предусмотрено шесть вариантов:

  • Каждый день
  • Каждую неделю
  • Каждый рабочий день
  • Через день
  • Каждый третий день
  • Каждый пятый день
reminder_frequency

При первоначальной отправке документа с напоминанием первому получателю будет выслано сообщение электронной почты с темой Подпишите. Это событие запускает таймер для первого напоминания.

Например, при настройке напоминания для отправки каждый третий день, первое напоминание будет запущено точно через 72 часа после доставки сообщения электронной почты Подпишите.

Когда получатель выполнит требуемое действие с документом, таймер напоминания для этого получателя удаляется.

Если получателей несколько, следующий получатель в потоке получит сообщение электронной почты Подпишите сразу после того, как предыдущий получатель выполнит свое действие. Таймер напоминания для нового получателя запускается на основе времени доставки ему сообщения электронной почты Подпишитене начальной временной отметки).

Этот процесс циклически повторяется для всех получателей документа до тех пор, пока работа над ним не будет полностью выполнена.

Примечание.

Все циклические напоминания имеют жизненный цикл (или срок действия), по окончании которого напоминания самостоятельно удаляются.

Напоминания, которые запускаются каждый день, имеют срок действия 10 дней.

Все прочие напоминания имеют срок действия 60 дней.

 

 

Настройка напоминания со страницы «Управление»

Напоминания, созданные после отправки, настраиваются на странице «Управление».

Интерфейс страницы «Управление» имеет ряд дополнительных опций, которых нет на странице «Отправка»:

  • Можно выбрать получателей, которых необходимо включить в напоминание. Можно создать напоминание для одного, некоторых или всех получателей.
  • Можно выбрать циклические напоминания, как на странице «Отправка».
    • Если добавить получателя в процесс циклических напоминаний уже после того, как он выполнил свое действие с документом, он не будет получать напоминания.
  • Можно создать однократное (специальное) напоминание, которое будет отправлено либо «Сейчас», либо в «Определенный день».
    • Специальные напоминания можно настроить для участников, которые уже выполнили требуемые действия с документом.
    • Специальные напоминания можно настроить после того, как документ был подписан и закрыт или помещен в архив.
  • Необходимо ввести сообщение. Это обязательное поле при создании напоминания на странице «Управление».

 

reminder_from_themanagepage

 

Если для документа уже настроены другие напоминания, отображается список документов вместо интерфейса Создать напоминание.

Можно открыть интерфейс Создать напоминание, нажав ссылку Создать в правом верхнем углу окна напоминаний:

select_create_onthemanagepage

 

Просмотр напоминания

Можно просмотреть все напоминания, которые были настроены для документа, выполнив следующие действия:

  • Откройте страницу Управление.
  • Нажмите один раз соглашение, которое требуется просмотреть.
  • Откройте вкладку Напомнить на панели справа.
select_remind_onthemanagepage

Если для этого документа настроены напоминания, появится полный список напоминаний на вкладке «Напомнить».

Напоминания отображаются в порядке их запуска.

Все отмененные напоминания и напоминания, у которых истек срок действия, указаны в области активных напоминаний.

canceled_reminderinthelist

 

Если нажать ссылку Показать, появится всплывающее окно с сообщением, отправленным получателю:

reminder_show_link

 

Отмена напоминания

Чтобы отменить напоминание, выполните следующие действия:

  • Войдите в систему с учетной записью, под которой вы создали документ.
  • Откройте страницу Управление.
  • Нажмите один раз нужное соглашение, чтобы его выбрать.
  • Откройте вкладку Напомнить на панели справа.
  • Найдите напоминание, которое нужно отменить, и нажмите его один раз.
  • Нажмите значок «Удалить» (значок корзины).
select_delete_onthemanagepage

Примечание.

Получатели имеют право отказаться от получения напоминаний прямо из сообщения электронной почты с напоминанием. Эту функцию нельзя отключить.

 

Напоминания и REST API

Программный интерфейс REST v6 API обеспечивает прямой доступ к объектам напоминаний с помощью четырех операций:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders — создается напоминание для указанных участников работы над документом, которое идентифицируется с помощью указанного agreementId в пути.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders — извлекаются напоминания для документа, которое идентифицируется с помощью указанного agreementId в пути.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} — извлекается указанное напоминание, связанное с документом.
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} — обновляется существующее напоминание для документа.

 

 

Напоминания и вкладка «История»/«Отчет об аудите»

Напоминания не регистрируются на вкладке «История» или в отчете об аудите для документа.

На вкладке «История» или в отчете об аудите в основном регистрируются ключевые события процесса подписания документов. К ним относится первое уведомление получателя («Подпишите»), но не повторные запросы на подписание тому же получателю (напоминания).

Историю напоминаний можно получить с помощью API, доступного клиентам корпоративного уровня (Enterprise).

 

Включение и отключение функции

Пользователи всех уровней обслуживания имеют доступ к следующим возможностям:

  • Создание циклических напоминаний
    • Во время процесса отправки
    • Со страницы «Управление»
  • Создание циклических и специальных напоминаний со страницы «Управление»

Уровни обслуживания Individual и Team не имеют возможности автоматизировать или отключать функцию напоминания.

 

Возможности уровней Enterprise и Business

Пользователи уровней обслуживания Enterprise и Business могут избирательно отображать опцию «Напоминание» во время процесса отправки или активировать автоматизацию повторных напоминаний и сообщений для учетной записи или всей группы.

Эти две опции можно включить или отключить следующим способом:

  • Войдите в Adobe Sign как администратор.
  • Выберите Учетная запись > Настройки учетной записи > Настройки отправки > Напоминания.

 

Имеются две опции:

  • Разрешить отправителям устанавливать напоминания на странице отправки — если эта опция включена, отображается опция настройки напоминания на странице отправки. Если эта опция отключена, на странице отправки не будет опции настройки напоминаний.
  • Установите напоминание по умолчанию для соглашений, созданных пользователями в этой учетной записи — если эта опция включена, администратор может настроить периодичность напоминания по умолчанию, а также указать сообщение по умолчанию для всех отправляемых соглашений. Это можно настроить на уровне учетной записи и/или группы (настройки уровня группы переопределяют настройки уровня учетной записи).
navigate_to_the_remindersettings

Примечание.

Если включить режим Установите напоминание по умолчанию для соглашений, созданных пользователями в этой учетной записи, настроить напоминания на странице «Отправка» будет невозможно.

Напоминания по-прежнему можно будет настроить на странице «Управление».

Параметры конфигурации

Настраиваемые параметры для напоминаний зависят от того, когда вы создаете напоминание.

При создании напоминания на странице «Отправка» единственным доступным параметром является периодичность запуска напоминаний (каждый день, через день и т. д.). Для всех получателей данного соглашения будут создаваться напоминания с выбранной периодичностью.

 

При создании напоминания на странице «Управление» имеются три настраиваемых элемента:

  • Периодичность напоминаний
  • Сообщение в напоминании
  • Получатели, которым предназначено напоминание

 

При настройке напоминания по умолчанию на уровне учетной записи или группы имеются два параметра:

  • Периодичность напоминаний
  • Сообщение в напоминании

Напоминание получат все пользователи в соответствии с настройками уровня учетной записи или группы.


Пользовательские шаблоны сообщений электронной почты

Корпоративные клиенты могут создать пользовательский шаблон сообщений электронной почты для своих напоминаний. 

Дополнительные сведения о пользовательских шаблонах сообщений электронной почты можно найти в этом руководстве.

 

Что следует иметь в виду

  • Срок действия циклических напоминаний:
    • Срок действия ежедневных напоминаний — 30 дней
    • Срок действия всех остальных циклических напоминаний — 60 дней
  • Специальные напоминания
    • Запускаются только один раз
    • Можно настроить для отправки напоминания участникам, которые уже выполнили требуемые действия с документом.
    • Можно настроить после того, как работа с документом завершена или документ помещен в архив.
      • Напоминания невозможно настроить для документов, которые были отменены или отклонены, либо их срок действия истек.
  • Напоминания запускаются в то же время суток, когда было отправлено начальное сообщение электронной почты «Подпишите».
    • В рабочем процессе с несколькими получателями таймер напоминания переводится на время, когда получатель выполнит требуемое действие и будет выполнен переход на следующего получателя.
    • Замена текущей подписывающей стороны на странице «Управление» не приводит к сбросу времени напоминания.
  • Получатели имеют право отказаться от получения напоминания. Лишить их этого права невозможно.

 

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет