Настройка шаблонов электронных писем

Функция шаблонов электронных писем Adobe Sign доступна только на уровне обслуживания «Организация».

Обзор

Все электронные письма, отправляемые с помощью Adobe Sign, создаются на основе HTML-шаблона с использованием определенных переменных полей, настраиваемых каждое электронное письмо в соответствии с конкретным документом и получателями. Крупные структуры, такие как макет страницы, остаются статичными, а изменяется только несколько переменных (например, название документа и сообщение) для каждого отправляемого документа.

Функция пользовательских шаблонов электронных писем (Custom Email Templates, CEMT) позволяет обновлять шаблон HTML, который используется для создания электронных писем из учетной записи Adobe Sign. С помощью CEMT можно сменить стандартную электронную почту, чтобы бренд вашей компании совпадал с вашей хорошо известной торговой маркой, цветовой схемой, изображениями и текстом. Кроме этого, обычно можно отредактировать статические структуры, а также настроить макет страницы, используемую терминологию, вставленные изображения и многое другое.

При наличии плана подписки уровня «Организация» можно обратиться к нашим специалистам службы профессиональных услуг и создать подходящий шаблон электронных писем для всей учетной записи или для каждой рабочей группы в рамках имеющейся учетной записи. За это может взиматься плата.

Настроенный шаблон электронных писем


Способ применения

Сейчас в Adobe Sign можно настроить четыре шаблона.

Настроенные шаблоны можно установить на уровне учетной записи или группы. Шаблоны учетной записи распространяются на уровне групп и среди пользователей. Учетная запись > Группа > Пользователь.

Шаблоны группы заменяют шаблоны учетной записи. В этом случае шаблон уровня группы передается пользователям в этой группе. Это дает возможность отдельным группам разрабатывать тематические шаблоны электронных писем.

Например, если в учетной записи Adobe задана группа Photoshop, оформление электронных писем может быть нацелено на пользователей Photoshop. Еще пример: юридическому отделу может требоваться совершенно другое оформление, и они могут создать подходящие шаблоны электронных писем.

После обновления шаблонов ваш контакт PS опубликует их в группе вашей учетной записи для тестирования. После этого можно будет убедиться в том, что он работает должным образом, и при необходимости запросить дальнейшие изменения. После того как администратор Adobe Sign проверит шаблон, контактное лицо PS отправит шаблон в соответствующую группу или учетную запись.

 

Пользователи и администраторы

После того как шаблоны электронных писем созданы, пользователям и администраторам больше не нужно ничего делать. Шаблоны электронных писем будут применяться автоматически.


Возможности настройки

CEMT предоставляет возможность настраивать шаблоны электронных писем, используемые для транзакционных электронных писем из учетной записи Adobe Sign.

Обратите внимание, что отправители (сторона, отправляющая документ на подпись) не смогут просмотреть пользовательский шаблон сообщения электронной почты, так как их электронное письмо основано на другом типе шаблона. Отправители будут по-прежнему видеть существующий шаблон электронного письма по умолчанию.

В каждом типе шаблона может быть несколько версий. По одной для каждого из поддерживаемых языков (или регионов). Корпоративные пользователи могут отправлять документы на более чем 30 языках, и каждый язык будет иметь свой собственный локализованный шаблон для каждого типа шаблона. Если вы обновляете текст для шаблона электронного письма на испанском языке, необходимо указать соответствующий текст, чтобы ваш контакт PS мог обновить шаблон с использованием правильного текста.

Например: Подпишите:английский указывает на шаблон «Подпишите» на английском языке.

 

Существует два способа настройки шаблонов электронных писем, используемых для вашей учетной записи или групп в Adobe Sign:

  1. Начните с базового шаблона (по умолчанию) и укажите, какие настройки необходимо выполнить в рамках этого шаблона с контактом PS.
  2. Начните с собственного внутреннего HTML-документа, используя приведенное ниже справочное руководство. Можно начать со стандартных документов, которые находятся в нашем общедоступном хранилище GitHub.


Включение и отключение функции

Функцию «Пользовательские шаблоны электронных писем» может включить и настроить только специалист службы профессиональных услуг Adobe Sign.

Если вы хотите включить эту функцию и в настоящее время имеете активный договор со службой профессиональных услуг, обратитесь к ним для определения масштаба работ и дополнительных издержек. В противном случае отправьте в службу поддержки запрос доступа к функции пользовательских шаблонов сообщений электронной почты. Затем служба поддержки направит вас к службе профессиональных услуг.

Шаблоны можно настроить на уровне учетной записи и (или) группы для любого или конкретного региона.

Клиенты могут сократить время разработки и расходы на обслуживание благодаря созданию шаблонов собственными силами с помощью данного руководства:


Часто задаваемые вопросы:

Нет.

В настоящее время для шаблонов электронных писем нет пользовательского интерфейса для клиентов. Вы можете создать свой собственный шаблон HTML, но его необходимо будет проверить и установить в Adobe, прибегнув к помощи специалиста службы профессиональных услуг.

Настройка доступна на уровне учетной записи или группы. Adobe не поддерживает возможность настройки шаблонов электронных писем для отдельных пользователей. Также не поддерживается настройка электронной почты для определенных получателей.

Да, настройка доступна для всех регионов.

Нет.

В настоящее время можно настраивать шаблоны для четырех стандартных электронных писем:

  • Подпишите
  • Подписано и сохранено
  • Напоминание
  • Отменено

Да, при запросе установки пользовательского шаблона электронных писем необходимо указать тип (Подпишите), а также язык, на котором будет шаблон.

Пользователи должны привести переведенный текст в своем пользовательском шаблоне HTML. Каждое сочетание «тип:язык» считается отдельным шаблоном. (Например: «Подпишите:испанский».) 

Нет.

Отправители получают стандартное базовое электронное письмо, связанное с Adobe Sign, поскольку их шаблоны основаны на другом типе шаблона. 

Нет.

Изображение заголовка электронного письма можно обновить в настройках учетной записи в разделе Учетная запись -> Настройки учетной записи -> Настройки электронной почты.

Данные шаблоны существуют как шаблоны для всей учетной записи, при этом группы наследуют свои шаблоны из учетной записи, а пользователи наследуют их от группы. Функция CEMT может применяться на основе группы, поэтому все пользователи в этой группе наследуют шаблон уровня группы.

Например: функция CEMT не используется в учетной записи Adobe, но в группе Adobe Sign с учетной записью используется пользовательский шаблон «Подпишите». Джо, пользователь в группе Adobe Sign, будет использовать пользовательский шаблон при отправке документов. Все остальные группы в учетной записи Adobe будут продолжать использовать стандартный шаблон электронных писем.

 

Это возможно!

Если группа кадрового отдела вашей учетной записи хочет, чтобы ее шаблоны отличались от шаблонов группы юридического отдела, она может разработать нужные ей шаблоны. Обратите внимание на то, что за использование других шаблонов будет взиматься отдельная плата. 

Нет, другого шаблона нет. В настоящее время функция CEMT применяется только для прямых участников процесса подписания. (Подписывающие стороны, утверждающие и передающие лица) 

Изображения, несомненно, являются важным компонентом электронных писем, и Adobe Sign поддерживает добавление изображений в пользовательских шаблонах. Тем не менее изображения должны размещаться на внешних ресурсах вашей команды или компании. Adobe не будет размещать изображения. 

Чтобы обеспечить согласованность HTML для нескольких почтовых клиентов, рекомендуется использовать макеты на основе таблиц. Также рекомендуется 

использовать классический стиль для таблиц и использовать только простые встроенные стили. Теги <style> удаляются многими почтовыми клиентами.

Функция CEMT протестирована со следующими клиентами электронной почты:

  • Microsoft Outlook 2016/2019
  • Apple Mail 11/12
  • Gmail
  • AOL mail
  • Yahoo! mail

Нет.

Функция CEMT применяется только к электронным письмам, отправленным участникам во время работы над документом.

При завершении работы над веб-формой подписывающая сторона получит доступ к настройкам шаблона сообщения «Подписано и сохранено», однако настройка целевой страницы через CEMT после завершения веб-формы будет недоступна.

Целевую страницу нельзя изменить при создании веб-формы через наш API.

Логотип Adobe

Вход в учетную запись