Обзор

Шаблоны библиотеки позволяют создавать многократно используемые интерактивные документы.  Эти документы могут содержать только одно поле подписи (например, документ о неразглашении) или представлять собой очень сложные формы (например, налоговые документы или документы для ввода в должность).

Во всех случаях, когда вы используете один и тот же файл для создания документа, вы можете создать шаблон, который ускоряет доставку документа подписывающей стороне, обеспечивает согласованность данных в итоговом подписанном контракте и гарантирует, что ваши сотрудники используют актуальную версию документа.

Существует два типа шаблонов: «слои полей формы» и «документы».

  • Слои полей формы  — это только поля, применяемые к загруженному файлу. Это идеальное решение для компаний, которые создают контракты с пользовательским содержимым, но в стандартизированном формате. Просто загрузите файл и примените слой полей, чтобы разместить все поля несколькими щелчками мыши.
  • Документы содержат базовый файл в дополнение к полям. Этот параметр удобен для документов, содержимое которых не изменяется и которые не имеют динамического содержимого, например налоговые формы, заявления и документы о неразглашении.

Примечание.

Пользователи, создающие шаблон, являются владельцами объекта.

Редактировать шаблон и уровень прав доступа может только владелец, кроме тех случаев, когда группе или организации предоставлен общий доступ к шаблону.

  • Если организации предоставлен общий доступ к шаблону, редактировать шаблон в разделе Общие библиотеки меню администратора имеют право администраторы учетной записи.
  • Если группе предоставлен общий доступ к шаблону, в этом случае редактировать шаблон в разделе Общие библиотеки меню администратора имеют право администраторы этой группы.
    • Администраторы учетной записи также имеют доступ ко всем документам, к которым группе предоставлен общий доступ.

Право владения шаблоном нельзя передавать другому пользователю.

Создание шаблона библиотеки

  1. Чтобы создать шаблон библиотеки, щелкните вкладку Главная, затем выберите Создание шаблона для многократного использования.

    Добавление шаблона с главной страницы.
  2. Откроется страница конфигурации Создание шаблона библиотеки.

    Введите имя шаблона в поле Имя шаблона.

    Если имя шаблона не задано явным образом, в поле будет подставлено имя первого добавленного документа.

  3. Перетащите документы в раздел Файлы или откройте ссылку Добавить файлы справа над полем Файлы, чтобы найти документы на компьютере.

    Можно прикрепить несколько файлов для создания одного большого шаблона.

  4. Настройте Тип шаблона.

    • Повторно используемый документ — если выбран этот параметр, будет сохранен весь документ, его содержимое и поля форм.
    • Повторно используемый слой полей формы — если выбран этот параметр, будет сохранен только слой полей формы, который будет применен к другому документу (та же компоновка другого содержимого).
    • Оба — будут доступны оба типа шаблонов.

    Примечание.

    Тип шаблона можно изменить в любое время, отредактировав свойства шаблона.

  5. Выберите значение параметра Кто может использовать этот шаблон.

    Этот параметр предоставляет доступ к шаблону в зависимости от того, кто загрузил этот шаблон.

    • Только я — шаблон доступен только пользователю, загрузившему шаблон.
    • Любой пользователь в моей группе — если доступ к шаблону настроен на уровне группы, создается логическая связь между шаблоном и пользователем, загрузившим шаблон и принадлежащим к этой группе. Доступ к шаблону могут получить все участники группы.
      • Если пользователь, загрузивший шаблон, будет перемещен в другую группу, связь между шаблоном и первоначальной группой не нарушится.
      • Шаблон доступен для редактирования администратором учетной записи и администратором группы группы пользователей в меню Общие библиотеки.
    • Любой пользователь в моей организации — шаблон будет доступен для всех пользователей в учетной записи организации.
      • Шаблон доступен для редактирования администратором учетной записи в меню Общие библиотеки.

    Примечание.

    Пользователь-владелец шаблона всегда может удалить шаблон.

    • Учетные записи, использующие новый интерфейс страницы Управление, позволяют администраторам групп и учетных записей удалять общие шаблоны.
    • Учетные записи, использующие устаревший интерфейс страницы Управление, не позволяют администраторам удалять шаблоны, владельцами которых они не являются
      .

    Пользователь-владелец и администраторы группы/учетной записи могут редактировать шаблоны.

    Остальные пользователи могут работать с шаблоном, примененным к документу. Для этого необходимо выбрать Предпросмотр и добавление полей подписи в процессе отправки.  Эта функция позволяет изменить свойства шаблона для конкретного документа, но не влияет на исходный шаблон.

  6. Нажмите Предпросмотр и добавление полей, чтобы открыть шаблон в окне авторинга. 

    create_library_template
  7. Откроется окно авторинга с поддержкой перетаскивания. Перетащите поля с правой панели в нужные области документа.

    Примечание.

    Все размещенные поля по умолчанию назначаются первому получателю. Чтобы изменить назначение размещенных полей, откройте список Получатели и выберите другого получателя.

    place_fields
  8. Закончив добавлять поля, нажмите кнопку Сохранить.


Изменение имени шаблона библиотеки

Изменение имени шаблона не вызывает затруднений. Для этого достаточно выполнить несколько простых действий. Переименовывайте старые шаблоны, чтобы поддерживать актуальность версий, и обозначайте устаревшие шаблоны, которые необходимо сохранить.

  1. Перейдите к шаблону, выбрав вкладку Управление.

  2. Выберите фильтр Шаблоны на левой панели.

  3. Нажмите один раз шаблон, который необходимо выбрать, затем нажмите ссылку Изменить шаблон на правой панели, чтобы открыть шаблон в среде разработки с поддержкой перетаскивания.

    Нажмите ссылку «Редактировать» для шаблона.
  4. Разверните раздел Свойства шаблона.

    • Нажмите поле Имя шаблона.
    • Введите необходимое имя.
    Нажмите ссылку «Редактировать» для шаблона.
  5. По завершении нажмите Сохранить.


Изменение типа шаблона библиотеки

Тип шаблона определяет, содержит ли шаблон базовый документ или включает только поля.

  1. Перейдите к шаблону, выбрав вкладку Управление.

  2. Выберите фильтр Шаблоны на левой панели.

  3. Нажмите один раз шаблон, который необходимо выбрать, затем нажмите ссылку Изменить шаблон на правой панели, чтобы открыть шаблон в среде разработки с поддержкой перетаскивания.

    Нажмите ссылку «Редактировать» для шаблона.
  4. Разверните раздел Свойства шаблона.

    В разделе Тип шаблона можно указать тип шаблона.

    • Слой полей многократно исп. формы — содержит только поля (в виде слоя), которые можно применить к загруженному документу.
    • Многократно исп. документ — содержит документ с примененным слоем полей.
      • В этот документ можно не добавлять поля.
    Нажмите ссылку «Редактировать» для шаблона.
  5. По завершении нажмите Сохранить.


Изменение уровня доступа к шаблону библиотеки

Разрешения шаблона определяют уровень доступа и взаимодействия с шаблоном для других пользователей вашей учетной записи.

  1. Перейдите к шаблону, выбрав вкладку Управление.

  2. Выберите фильтр Шаблоны на левой панели.

  3. Нажмите один раз шаблон, который необходимо выбрать, затем нажмите ссылку Изменить шаблон на правой панели, чтобы открыть шаблон в среде разработки с поддержкой перетаскивания.

    Нажмите ссылку «Редактировать» для шаблона.
  4. Выберите значение параметра Кто может использовать этот шаблон.

    Этот параметр предоставляет доступ к шаблону в зависимости от того, кто загрузил этот шаблон.

    • Только я — шаблон доступен только пользователю, загрузившему шаблон.
    • Любой пользователь в моей группе — если доступ к шаблону настроен на уровне группы, создается логическая связь между шаблоном и пользователем, загрузившим шаблон и принадлежащим к этой группе. Доступ к шаблону могут получить все участники группы.
      • Если пользователь, загрузивший шаблон, будет перемещен в другую группу, связь между шаблоном и первоначальной группой не нарушится.
      • Шаблон доступен для редактирования администратором учетной записи и администратором группы группы пользователей в меню Общие библиотеки.
    • Любой пользователь в моей организации — шаблон будет доступен для всех пользователей в учетной записи организации.
      • Шаблон доступен для редактирования администратором уровня учетной записи в меню Общие библиотеки.
    Нажмите ссылку «Редактировать» для шаблона.
  5. По завершении нажмите Сохранить.

  • Если шаблон содержит большое количество полей, сохраняйте документ как можно чаще! При нажатии кнопки Сохранить вы будете перенаправляться на страницу управления, но это лучше, чем потерять работу.
  • Тщательно продумывайте имена полей. В будущем это поможет упростить работу с документом. Если планируется экспортировать данные, введенные зарегистрированными пользователями, присвоение имен полям поможет упорядочить эту информацию и значительно упростить ее чтение.


Права администратора на редактирование шаблонов общей библиотеки

Администраторы имеют право редактировать любые шаблоны библиотеки, к которым их группе или учетной записи предоставлен общий доступ (с помощью прав доступа к шаблонам).

Для доступа к списку общих библиотек перейдите в раздел Учетная запись > Общие библиотеки.

Перейдите к пункту меню «Общие библиотеки».

На этой странице отображается:

  • Имя шаблона — формальное имя шаблона библиотеки, указанное на странице управления.
  • Тип — тип шаблона. Документ библиотеки, Шаблон уровня полей формы или Шаблон документа и шаблон полей формы.
  • Владелец — первоначальный создатель шаблона. Предоставляются официальное имя и адрес электронной почты пользователя.
  • Общий доступ для — настройка прав доступа к шаблону. Значение — это учетная запись или группа (с добавленным именем группы).
  • Дата последнего изменения — дата последнего сохранения шаблона в системе.

 

Чтобы отредактировать шаблон, выполните следующие действия.

  • Дважды нажмите шаблон.
    • Или щелкните один раз и выберите действие Изменить.
Изменить шаблон

 

Откроется среда разработки Adobe Sign, в которой можно редактировать свойства, тип, имя и размещение/назначение полей шаблона.

  • Внесите необходимые изменения и по завершении нажмите Сохранить.
Авторинг

Внимание.

Администраторы могут изменять права доступа к шаблону.

Изменение прав доступа к шаблону может привести к удалению шаблона из списка Общие библиотеки и, следовательно, из области полномочий администратора.