İmzalanan belgelerinizin gelecekte okunabilir, erişilebilir ve uyumlu kalacağından emin olun.
PDF/A, uzun vadeli belge koruma için geliştirilen özel bir formattır. Dosyaların bağımsız kalmasını ve zaman içinde erişilebilir olmasını sağlamak için şifreleme, harici fontlar ve desteklenmeyen multimedya gibi özellikleri kısıtlar.
PDF/A kullanımı, düzenleme gerekliliklerini karşılamaya yardımcı olur, belgenin bütünlüğünü korur ve gelecekteki dosya formatı sorunlarını engeller. Acrobat Sign, imzadan saklamaya kadar sözleşme iş akışı boyunca PDF/A uyumluluğu sağlar.
PDF/A iş akışları; uzun vadeli arşivleme gereksinimleri olan finans, sağlık ve resmi kurumlar gibi kuruluşlar için özellikle kullanışlıdır.
PDF/A iş akışlarını kullanmanın avantajları
- Uyumluluk ve saklama yönetmeliklerini karşılama
- Okunabilir ve stabili belge formatlamasını koruma
- Arşivlenmiş dosyalar için yeniden oluşturma veya taşıma işlemlerinin maliyetinden kaçınma
- İmzalanan kayıtların bütünlüğüne olan güveni artırma
Acrobat Sign, dosyaları PDF/A-2B veya PDF/A-3B dosya türlerine dönüştürmeyi destekler.
Yapılandırma
Kullanılabilirlik:
- Acrobat Standard ve Acrobat Pro: Devre Dışı; Yapılandırılamaz
- Acrobat Sign Solutions: Desteklenir
- Resmi Kurumlar için Acrobat Sign: Desteklenir
Yapılandırma kapsamı:
Yöneticiler, hesap ve grup düzeylerinde bu seçeneği etkinleştirebilir.
Bu özelliğe, yöneticinin yapılandırma menüsünde Genel Ayarlar > PDF/A İş Akışları'na giderek erişin.
Aşağıdaki ayarlar kullanılabilir:
PDF/A İş Akışlarının etkinleştirilmesi, yöneticilere PDF/A kontrollerine erişim sağlar ve Acrobat Sign'ı dosyaları PDF/A formatında doğrulamaya ve dönüştürmeye yönlendirir.
Yöneticiler, normalleştirme etkinleştirildiğinde Acrobat Sign'ın dosyaları dönüştüreceği iki uyumluluk düzeyinden birini seçmelidir. Bu, normalleştirme devre dışı bırakıldığında oluşturulan herhangi bir anlaşmanın varsayılan düzeyidir:
| Uyumluluk düzeyi | Açıklama | En uygun olduğu durumlar |
|---|---|---|
| PDF/A-2b | Belgenin görsel görünümünü uzun süreli arşivleme için korur. Metin, fontlar, görseller ve renklerin zaman içinde tutarlı kalmasını sağlar. Bu, uyumluluk için en yaygın kullanılan düzeydir. |
Genel uyumluluk ve standart arşivleme ihtiyaçları. |
| PDF/A-3b | 2b ile aynı görsel korumayı sağlar, ancak ek kayıt tutma ihtiyaçları için PDF/A olmayan dosyaları (XML, CSV veya elektronik tablolar gibi) PDF içine gömmenize de olanak tanır. | İmzalı PDF ile birlikte kaynak verileri veya ek dosyaları depolaması gereken kuruluşlar için. |
Yüklenen dosyaları seçilen uyumluluk düzeyine aktif olarak dönüştürmek için PDF/A Normalleştirme özelliğini etkinleştirin.
- PDF dosyaları doğrulanacak ve seçilen uyumluluk düzeyine dönüştürülecektir. Seçilen uyumluluk düzeyiyle yüklenen PDF'ler değerlendirilecek ve gerekirse onarılacaktır.
- PDF/A iş akışları etkinleştirilmiş ancak normalleştirme etkinleştirilmemişse Acrobat Sign, yüklenen her dosyayı değerlendirir ve desteklenen bir standartla yüklenen ilk PDF/A dosyasının uyumluluk düzeyini benimser.
- Yüklenen hiçbir PDF belgesi PDF/A değilse anlaşma, kontrollerde seçilen uyumluluk düzeyine varsayılan olarak ayarlanır.
Dosyalar seçilen dosya standardına dönüştürülüp doğrulandığında hatalar olabilir. Bu hatalar birden çok kaynaktan kaynaklanabilir ve anlaşma sürecini durdurur.
Doğrulama hatalarını yok sayma seçeneği etkinleştirilirse Acrobat Sign hataları göz ardı eder ve anlaşma oluşturmaya devam eder. Bu anlaşmalar tam olarak PDF/A uyumlu olmayabilir ve hiçbir nedenle bu şekilde değerlendirilmemelidir.
Bu durumda kullanıcı, orijinal dosyasını artık hata üretmeyecek şekilde yeniden biçimlendirmelidir.
En yaygın hatalar, orijinal belgeyle ilgili aşağıdaki durumların geçerli olmasıdır:
- Desteklenen font listesinde bulunmayan fontlar içerir.
- sRGB dışında bir renk şeması kullanır.
İmzalı Belge Parola Koruması yönetici kontrolleri, mühürleme parolasının uygulanmasına izin veren herhangi bir seçeneği devre dışı bırakacak şekilde değiştirilmiştir:
Hem İmza İste hem de İş Akışı Tasarımcısı arabirimleri kullanıcı düzeyinde parola ekleme seçeneğini kaldırır:
Acrobat Sign, PDF/A belgelerinin düzenlenmesini veya dijital olarak imzalanmasını desteklemez.
PDF/A İş Akışları seçeneğini etkinleştirmek, dijital imza iş akışları için Acrobat ile İndir ve İmzala seçeneğini devre dışı bırakır. Sözleşmeler, bulut tabanlı imzalar kullanılarak imzalanmalıdır.
Acrobat Sign, bir anlaşmanın indirilmesini ve fiziksel olarak imzalanmasını desteklemez.
PDF/A İş Akışları seçeneğini etkinleştirmek, dijital imza iş akışları için Acrobat ile İndir ve İmzala seçeneğini otomatik olarak devre dışı bırakır. Sözleşmeler, bulut tabanlı imzalar kullanılarak imzalanmalıdır.
Nasıl kullanılır?
Etkinleştirildiğinde PDF/A iş akışı, tam uyumluluk sağlama adımlarını içerir:
- Word belgesi dönüştürme desteklenir. PDF olmayan belgeler önce PDF'ye dönüştürülür, ardından seçilen PDF/A uygunluk düzeyine dönüştürülür.
- PDF belgeleri seçilen uyumluluk düzeyine göre doğrulanır: PDF/A-2b veya PDF/A-3b.
- PDF/A gereksinimlerini karşılayan dosyalar imzalama işlemi boyunca kabul edilir ve korunur.
- Bir belge doğrulama başarısız olursa sözleşme engellenir ve bir hata mesajı görüntülenir:
- {File Name}: Dosya PDF/A özelliklerine uymuyor: Yüklenen dosyanın PDF/A-2b gereksinimlerini karşılamadığını belirtir.
- {File Name}: Dosya yüklenemiyor: Parola koruması veya şifrelendirmenin dosyanın yüklenmesini engellediğini belirtir.
İmzalanan belge ve denetim raporu, PDF/A durumunu tanımlayan bir uyumluluk işareti içerir.
Bilinmesi gereken noktalar
PDF/A uyumluluğu, belirli Acrobat Sign özelliklerine kısıtlamalar uygular:
- Parola koruması, PDF/A sözleşmeleri için devre dışıdır.
- Bir sözleşmeye İmzalanan Belge Parola Koruma ekleme seçeneği (sözleşme ayarları veya İş Akışı Tasarımcısı aracılığıyla) parola uygulamasını önlemek için bastırılır.
- İmzalanan belge parolasını gerektiren yönetici menüsündeki kontroller, parolalara izin veren tüm seçeneklerin kaldırılması için değiştirilir.
- Şifreleme işlemi, belgenin şifresinin çözülmesi için parola gerektirmezse bile Şifreleme devre dışı bırakılır. İmzalanan PDF/A belgeleri, indirildikten sonra şifrelenmez.
- Renk şeması sRGB olmalıdır. Orijinal belge sRGB dışında bir renk şeması belirtiyorsa (örneğin CMYK) dönüştürme başarısız olabilir.
- Gömülü fontlar: Belgeler yalnızca gömülü fontlar içermelidir. Bir kullanıcı Acrobat Sign'ın PDF'ye dönüştürebileceği PDF harici bir belge sağlarsa bu belge yalnızca desteklenen fontları kullanmalıdır.
- Acrobat Sign yalnızca belgeleri değiştirmek için kullanılan font kümesinden bir font gömebilir.
- Acrobat Sign lisanssız fontları gömemez.
Desteklenen fontlar
Adobe Acrobat Sign, PDF/A için şu font kategorilerini destekler:
- Microsoft Office Fontları - Standart bir Microsoft Office kurulumunda genellikle bulunan fontlar desteklenmektedir.
Desteklenen Ek Fontlar
- Adobe Arabic
- Adobe Caslon Pro
- Adobe Clean
- Adobe Devanagari
- Adobe Fan Heiti Standard
- Adobe Fangsong Standard
- Adobe Garamond Pro
- Adobe Gothic Standard
- Adobe Hebrew
- Adobe Heiti Standard
- Adobe Jenson Pro
- Adobe Kaiti Standard
- Adobe Ming Standard
- Adobe Myungjo Standard
- Adobe Pi Standard
- Adobe Song Standard
- Adobe Text Pro
- Adobe Thai
- Alexa Standard
- Arno Pro
- Balzano Standard
- Banshee Standard
- Bell Centennial Standard
- Bickham Script Pro
- Birch Standard
- Blackoak Standard
- Brioso Pro
- Brush Script Standard
- Caflisch Script Pro
- Caliban Standard
- Century Old Style Standard
- Chaparral Pro
- Charlemagne Standard
- Cooper Black Standard
- Copal Standard
- Coriander Standard
- Cottonwood Standard
- Courier Standard
- Cronos Pro
- Cutout Standard
- Flood Standard
- Fusaka Standard
- Garamond Premier Pro
- Giddyup Standard
- Graphite Standard
- Heisei Kaku Go Standard
- Heisei Maru Go Standard
- Heisei Min Standard
- Hobo Standard
- Hypatia Sans Pro
- Immi Five O Five Standard
- Ironwood Standard
- Juniper Standard
- Kazuraki SP2N
- Kazuraki SPN
- Kepler Standard
- Kozuka Gothic Pr6N
- Kozuka Gothic Pro
- Kozuka Gothic Pro VI
- Kozuka Gothic Standard
- Kozuka Mincho Pr6N
- Kozuka Mincho Pro
- Kozuka Mincho Pro VI
- Kozuka Mincho Standard
- Letter Gothic Standard
- Lithos Pro
- Madrone Standard
- Mesquite Standard
- MICR Standard
- Minion Pro
- Myriad Arabic
- Myriad Hebrew
- Myriad Pro
- Myriad Standard
- Mythos Standard
- News Gothic Standard
- Nueva Standard
- OCRA Standard
- OCRB Standard
- Orator Standard
- Ouch Standard
- Pepperwood Standard
- Poetica Standard
- Ponderosa Standard
- Poplar Standard
- Postino Standard
- Prestige Elite Standard
- Quake Standard
- Rad Standard
- Rosewood Standard
- Ryo Clean Plus N
- Ryo Display Plus N
- Ryo Display Standard
- Ryo Gothic Plus N
- Ryo Gothic Standard
- Ryo Text Plus N
- Ryo Text Standard
- Sanvito Pro
- Shuriken Standard
- Stencil Standard
- Strumpf Standard
- Symbol Standard
- Tekton Pro
- Toolbox Standard
- Trajan Pro
- Utopia Standard
- Viva Standard
- Voluta Script Pro
- Warnock Pro
- Willow Standard
- Woodtype Ornaments Standard
- Zebrawood Standard
Japonca Fontlar
- BIZ UDMingcho
- BIZ UDPGothic
- HG S Kyokasho
- HG S Mincho
- Hiragino Kyokasho
- Hiragino Maru Gothic
- Hiragino Mincho
- Hiragino Reisho
- Hiragino Seikaishotai
- Hiragino Soei Kakupoptai
- Meiryo
- MS Mincho
- OCR B
- UD Digi Kyokasho N
- Yu Mincho
