Příručka uživatele Zrušit

Přehled a konfigurace pro vlastní pracovní postupy odeslání

 

Příručka služby Adobe Acrobat Sign

Co je nového

  1. Poznámky před vydáním
  2. Poznámky k vydání
  3. Důležitá oznámení

Začínáme

  1. Stručný návod pro správce
  2. Stručný návod pro uživatele
  3. Pro vývojáře
  4. Knihovna výukových videí
  5. Časté dotazy

Správa

  1. Přehled konzole Admin Console
  2. Správa uživatelů
    1. Přidání uživatele
    2. Hromadné přidání uživatelů
    3. Přidání uživatelů z adresáře
    4. Přidání uživatelů ze služby MS Azure Active Directory
    5. Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
      1. Technické účty – řízené rozhraním API
      2. Účty služeb – řízené ručně
    6. Kontrola uživatelů s chybami zřizování
    7. Změna jména/e-mailové adresy
    8. Úprava členství uživatele ve skupině
    9. Úprava členství uživatele ve skupině prostřednictvím rozhraní skupiny
    10. Povýšení uživatele do role správce
    11. Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
    12. Přepnutí identity uživatele
    13. Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
    14. Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
    15. Profily produktů
    16. Prostředí pro přihlášení 
  3. Nastavení účtu/skupiny
    1. Přehled nastavení
    2. Globální nastavení
      1. Úroveň a ID účtu
      2. Pracovní postupy pro podepisování sám sebou
      3. Hromadné odeslání
      4. Webové formuláře
      5. Vlastní pracovní postupy odeslání
      6. Pracovní postupy služby Power Automate
      7. Dokumenty knihovny
      8. Shromažďování údajů o formulářích s dohodami
      9. Omezená viditelnost dokumentu
      10. Připojení kopie podepsané dohody ve formátu PDF 
      11. Přidání odkazu do e-mailu
      12. Přidání obrázku do e-mailu
      13. Soubory připojené k e-mailu budou pojmenovány jako
      14. Připojení sestav auditů k dokumentům
      15. Sloučení více dokumentů do jednoho
      16. Nahrání podepsaného dokumentu
      17. Delegování pro uživatele v mém účtu
      18. Povolení delegování externích příjemců
      19. Oprávnění k podpisu
      20. Oprávnění k odeslání
      21. Oprávnění přidávat elektronické pečeti
      22. Nastavení časového pásma
      23. Nastavení výchozího formátu data
      24. Uživatelé ve více skupinách (UMG)
        1. Upgrade na použití UMG
      25. Oprávnění správce skupiny
      26. Nahrazení příjemce
      27. Sestava auditu
        1. Přehled
        2. Povolení neověřeného přístupu na stránce ověření transakce
        3. Zahrnutí připomenutí
        4. Zahrnutí událostí zobrazení
        5. Zahrnutí stránky dohody / počtu příloh
      28. Zprávy v produktu a nápověda
      29. Přístupné soubory PDF
      30. Nový způsob podepisování
      31. Zákazník ve zdravotnictví
    3. Nastavení účtu
      1. Přidání loga
      2. Úprava názvu hostitele / adresy URL společnosti    
      3. Přidání názvu společnosti
    4. Preference podpisu
      1. Dobře formátované podpisy
      2. Povolení příjemcům podepisovat podle
      3. Podepisující mohou změnit své jméno
      4. Povolení příjemcům použít jejich uložený podpis
      5. Vlastní podmínky používání a právo požadovat podpis
      6. Procházení příjemců mezi poli formuláře
      7. Odmítnutí podepsat
      8. Povolení pracovních postupů s razítkem
      9. Vyžádání od podepisujících uvedení pozice nebo společnosti
      10. Umožnění podepisujícím vytisknout a umístit vlastnoruční podpis
      11. Zobrazení zpráv při e-podepisování
      12. Vyžádání, aby podepisující k vytvoření svého podpisu použili mobilní zařízení
      13. Vyžádání IP adresy od podepisujících
      14. Vyloučení názvu společnosti a pozice na razítkách účastníků
    5. Digitální podpisy
      1. Přehled
      2. Stažení a podepsání v aplikaci Acrobat
      3. Podepisování cloudovými podpisy
      4. Zahrnutí metadat pro poskytovatele identity
      5. Omezení cloudoví poskytovatelé podpisů
    6. Elektronické pečeti
    7. Digitální identita
      1. Brána k ověření digitální identity
      2. Zásady kontroly identity
    8. Nastavení sestav
      1. Nové prostředí pro sestavy
      2. Nastavení klasické sestavy
    9. Nastavení zabezpečení
      1. Nastavení jednotného přihlašování
      2. Nastavení Zapamatovat si mne
      3. Zásady hesla pro přihlášení
      4. Síla hesla pro přihlášení
      5. Doba trvání webové relace
      6. Typ šifrování PDF
      7. API
      8. Přístup k informacím o uživateli a skupině
      9. Povolení rozsahů IP
      10. Sdílení účtů
      11. Oprávnění ke sdílení účtů
      12. Ovládací prvky sdílení dohod
      13. Ověření identity podepisujícího
      14. Heslo pro podepisování dohody
      15. Síla hesla dokumentu
      16. Blokování podepisujících podle geografického umístění
      17. Telefonické ověření
      18. Ověření na základě znalostí (KBA)
      19. Povolení vyjmutí stránek
      20. Vypršení platnosti odkazu na dokument
      21. Nahrání klientského certifikátu pro webhooky/zpětná volání
      22. Časové razítko
    10. Nastavení odeslání
      1. Zobrazení stránky Odeslat po přihlášení
      2. Vyžádání jména příjemce při odesílání
      3. Uzamknutí hodnot jména známých uživatelů
      4. Povolené role příjemce
      5. Skupiny příjemců
      6. Povinná pole
      7. Připojování dokumentů
      8. Slučování polí
      9. Změny dohod
      10. Název dohody
      11. Jazyky
      12. Soukromé zprávy
      13. Povolené typy podpisů
      14. Připomenutí
      15. Ochrana podepsaného dokumentu heslem
      16. Možnosti identifikace podepisujícího
        1. Přehled
        2. Heslo pro podpis
        3. Jednorázové heslo prostřednictvím e-mailu
        4. Ověřování službou Acrobat Sign
        5. Telefonické ověření
        6. Cloudový digitální podpis
        7. Ověření založené na znalostech
        8. Průkaz totožnosti
        9. Sestavy totožnosti podepisujících
      17. Ochrana obsahu
      18. Povolení notářských transakcí
      19. Ukončení platnosti dokumentu
      20. Zobrazení náhledu, umístění podpisů a přidání polí
      21. Pořadí podepisování
      22. Liquid Mode
      23. Ovládací prvky vlastního pracovního postupu
      24. Možnosti nahrání na stránce elektronického podpisu
      25. Přesměrování adresy URL potvrzení po podepsání
    11. Šablony zpráv
    12. Nastavení pro biofarmacii
      1. Přehled
      2. Vynucení ověření identity
      3. Důvody podepsání
    13. Integrace pracovních postupů
    14. Nastavení služby Notarize
    15. Integrace plateb
    16. Zprávy podepisujícího
    17. Nastavení protokolu SAML
      1. Konfigurace SAML
      2. Instalace služby Microsoft Active Directory Federation Service
      3. Instalace aplikace Okta
      4. Instalace aplikace OneLogin
      5. Instalace služby Oracle Identity Federation
    18. Správa dat
    19. Nastavení časového razítka
    20. Externí archiv
    21. Jazyky účtů
    22. Nastavení e-mailů
      1. Obrázky záhlaví/zápatí e-mailů
      2. Povolení jednotlivých zápatí e-mailů uživatele
      3. Přizpůsobení e-mailu Žádost o podpis
      4. Přizpůsobení polí Komu a Kopie
      5. Vlastní e-mailové šablony
      6. Povolení oznámení bez odkazů
    23. Přechod z domény echosign.com na adobesign.com
    24. Konfigurace možností pro příjemce
  4. Pokyny pro regulační požadavky
    1. Dostupnost
      1. Soulad s předpisy pro usnadnění přístupu
      2. Vytváření formulářů s usnadněním přístupu pomocí aplikace Acrobat pro počítače
      3. Vytváření formulářů AcroForms s usnadněním přístupu
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. Přehled GDPR
      2. Redigování uživatele
      3. Redigování dohod uživatele    
    4. Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
      1. Ověřovací balíček části 11 pro titul 21 CFR
      2. Příručka pro titul 21 CFR a přílohu 11 pravidel EudraLex
      3. Analýza sdílených odpovědností
    5. Zákazníci ve zdravotnictví
    6. Podpora IVES
    7. Ukládání do úschovny eOriginal pro doklad osvědčující právo k věci movité
    8. Hlediska EU/Spojeného království
      1. Přeshraniční transakce EU/Spojeného království a nařízení eIDAS
      2. Požadavky HMLR na elektronicky podepsané dokumenty
      3. Dopad brexitu na zákony o elektronických podpisech ve Spojeném království
  5. Hromadné stahování dohod
  6. Nárokování domény 

Odesílání, podepisování a správa dohod

  1. Odesílání dohod  
    1. Přehled stránky Odeslat
    2. Odeslání dohody pouze sami sobě
    3. Odeslání dohody ostatním
    4. Vlastnoruční podpisy
    5. Pořadí podepisování příjemců
    6. Hromadné odeslání
      1. Přehled funkce Hromadné odeslání
      2. Hromadné odeslání – ruční zadání příjemců
      3. Hromadné odeslání – nahrávání souborů CSV
      4. Zrušení transakce hromadného odeslání
      5. Přidávání připomenutí k hromadnému odeslání
      6. Sestavy pro hromadné odeslání
  2. Vytváření polí v dokumentech
    1. Prostředí pro vytváření v aplikaci
      1. Automatická detekce pole
      2. Přetahování polí pomocí prostředí pro vytváření
      3. Přiřazení polí formuláře příjemcům
      4. Role Předvyplnění
      5. Použití polí s opakovaně použitelnou šablonou pole
      6. Převedení polí do nové šablony knihovny
      7. Aktualizované tvůrčí prostředí při odesílání dohod
    2. Vytváření formulářů pomocí textových značek
    3. Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
      1. Vytvoření formuláře AcroForm
      2. Vytváření přístupných souborů PDF
    4. Pole
      1. Typy polí
        1. Běžné typy polí
        2. Vložené obrázky
        3. Obrázky razítek
      2. Vzhled obsahu pole
      3. Ověření pole
      4. Hodnoty maskovaných polí
      5. Nastavení podmínek zobrazení/skrytí
      6. Počítaná pole 
  1. Časté dotazy k vytváření
  2. Podepisování dohod
    1. Podepisování dohod, které vám byly odeslány
    2. Vyplnění a podepsání
    3. Podepsání sám sebou
  3. Správa dohod 
    1. Přehled stránky Správa
    2. Delegování dohod
    3. Nahrazení příjemců
    4. Omezení viditelnosti dokumentu 
    5. Zrušení dohody 
    6. Vytváření nových připomenutí
    7. Kontrola připomenutí
    8. Zrušení připomenutí
    9. Další akce...
      1. Jak vyhledávání funguje
      2. Zobrazení dohody
      3. Vytvoření šablony z dohody
      4. Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
      5. Nahrání podepsané dohody
      6. Úpravy souborů a polí odeslané dohody
      7. Úprava způsobu ověření příjemce
      8. Přidání nebo změna data vypršení platnosti
      9. Přidání poznámky do dohody
      10. Sdílení jednotlivé dohody
      11. Zrušení sdílení dohody
      12. Stažení jednotlivé dohody
      13. Stažení jednotlivých souborů dohody
      14. Stažení sestavy auditu dohody
      15. Stažení obsahu pole dohody
  4. Sestava auditu
  5. Tvorba sestav a export dat
    1. Přehled
    2. Udělení přístupu uživatelům k vytváření sestav
    3. Grafy sestav
      1. Vytvoření nové sestavy
      2. Sestavy dohod
      3. Sestavy transakcí
      4. Sestavy aktivity nastavení
      5. Úprava sestavy
    4. Exporty dat 
      1. Vytvoření nového exportu dat
      2. Úprava exportu dat
      3. Aktualizace obsahu exportu dat
      4. Stažení exportu dat
    5. Přejmenování sestavy/exportu
    6. Duplikování sestavy/exportu
    7. Plánování sestavy/exportu
    8. Odstranění sestavy/exportu
    9. Kontrola použití transakce

Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod

  1. Webové formuláře 
    1. Tvorba webového formuláře
    2. Úprava webového formuláře
    3. Zakázání/povolení webového formuláře
    4. Skrytí/zobrazení webového formuláře
    5. Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu 
    6. Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
    7. Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
    8. Změna velikosti webového formuláře
  2. Opakovaně použitelné šablony (Šablony knihovny) 
    1. Americké vládní formuláře v knihovně Acrobat Sign
    2. Vytvoření šablony knihovny
    3. Změna názvu šablony knihovny
    4. Změna typu šablony knihovny
    5. Změna úrovně oprávnění šablony knihovny
    6. Kopírování, úpravy a uložení sdílené šablony
    7. Stažení agregovaných dat polí pro šablonu knihovny
  3. Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
  4. Pracovní postupy služby Power Automate 
    1. Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
    2. Povolení integrace modulu Power Automate
    3. Sledování využívání modulu Power Automate
    4. Vytvoření nového postupu (příklady)
    5. Aktivační události používané pro postupy
    6. Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
    7. Správa postupů
    8. Úpravy postupů
    9. Sdílení postupů
    10. Zakázání nebo povolení postupů
    11. Odstranění postupů
    12. Užitečné šablony
      1. Pouze správce
        1. Uložení všech dokončených dokumentů do služby SharePoint
        2. Uložení všech dokončených dokumentů do služby OneDrive for Business
        3. Uložení všech dokončených dokumentů do služby Google Drive
        4. Uložení všech dokončených dokumentů do služby DropBox
        5. Uložení všech dokončených dokumentů do služby Box
      2. Archivace dohody
        1. Uložení dokončených dokumentů do služby SharePoint
        2. Uložení dokončených dokumentů do služby One Drive for Business
        3. Uložení dokončených dokumentů do služby Google Drive
        4. Uložení dokončených dokumentů do služby DropBox
        5. Uložení dokončených dokumentů do služby Box
      3. Archivace dohod webových formulářů
        1. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do knihovny služby SharePoint
        2. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do služby OneDrive for Business
        3. Uložení vyplněných dokumentů do služby Google Drive
        4. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do služby Box
      4. Extrahování dat dohody
        1. Extrahování dat polí formuláře z podepsaného dokumentu a aktualizace listu aplikace Excel
      5. Oznámení o dohodě
        1. Odesílání vlastních e-mailových upozornění s obsahem dohody a podepsanou dohodou
        2. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign v kanálu služby Teams
        3. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign ve službě Slack
        4. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign ve službě Webex
      6. Vygenerování dohody
        1. Vygenerování dokumentu z formuláře služby Power App a šablony aplikace Word, odeslání k podpisu
        2. Vygenerování dohody ze šablony aplikace Word ve službě OneDrive a získání podpisu
        3. Vygenerování dohody pro vybraný řádek aplikace Excel, odeslání ke kontrole a podpisu
  5. Vlastní pracovní postupy odeslání
    1. Přehled vlastního pracovního postupu odeslání
    2. Vytvoření nového pracovního postupu odeslání
    3. Úpravy pracovního postupu odeslání
    4. Aktivace nebo deaktivace pracovního postupu odeslání
    5. Odeslání dohody pomocí pracovního postupu odeslání
  6. Sdílení uživatelů a dohod
    1. Sdílení uživatele
    2. Sdílení dohod

Integrace s jinými produkty

  1.  Přehled integrací služby Acrobat Sign 
  2. Služba Adobe Sign pro Salesforce
  3. Služba Acrobat Sign pro Microsoft
    1. Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
    2. Služba Acrobat Sign pro Outlook
    3. Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
    4. Služba Acrobat Sign pro Teams
    5. Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
    6. Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
    7. Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics 
    8. Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint 
  4. Další integrace
    1. Služba Acrobat Sign pro ServiceNow
    2. Služba Acrobat Sign pro HR ServiceNow
    3. Služba Acrobat Sign pro SAP SuccessFactors
    4. Služba Acrobat Sign pro Workday
    5. Služba Acrobat Sign pro NetSuite
    6. Služba Acrobat Sign pro VeevaVault
    7. Služba Acrobat Sign pro Coupa BSM Suite
  5. Integrace spravované partnery
  6. Jak získat integrační klíč

Vývojář služby Acrobat Sign

  1. Rozhraní API REST 
    1. Dokumentace metod
    2. Příručka pro SDK/vývojáře
    3. Časté dotazy k rozhraní API    
  2. Webhooky 
    1. Přehled webhooků
    2. Konfigurace nového webhooku
    3. Zobrazení nebo úpravy webhooku
    4. Aktivace nebo deaktivace webhooku
    5. Odstranění webhooku
    6. Certifikáty obousměrného protokolu SSL
    7. Webhooky v rozhraní API

Podpora a řešení problémů

  1. Zdroje zákaznické podpory 
  2. Materiály pro úspěch podnikových zákazníků

Přehled vlastních pracovních postupů

Návrhář vlastních pracovních postupů slouží k vytváření šablon pracovních postupů, které předdefinují sestavení dohody a procesy podepisování na míru konkrétním požadavkům vaší firmy. Uživatelé mohou navrhovat šablony pracovních postupů pomocí intuitivního rozhraní, díky kterému je snadné specifikovat charakteristiky účastníků – včetně předdefinovaných jmen, rolí a směrování; dokumentů, které mají být součástí dohody; polí formuláře, která má odesílatel předem vyplnit; distribuce e-mailů pro účastníky; vypršení platnosti dohody nebo možnosti hesel a dalších parametrů.

Odesílatelům používajícím šablonu pracovního postupu při postupu tvorby dohody pomáhají přizpůsobené pokyny a pole, takže je postup odeslání snazší a méně náchylný k chybám.

V závislosti na nastavení účtu/skupiny mohou mít všichni uživatelé přístup k vytváření pracovních postupů pro osobní použití nebo pro sdílení s jejich skupinami.

  • Správci mohou tvořit a sdílet šablony na úrovni skupiny.
    • Správci na úrovni účtu mohou pracovní postupy sdílet v celé organizaci.
  • Uživatelé, kteří nejsou správci, mohou mít oprávnění vyvíjet své vlastní pracovní postupy a případně je sdílet se skupinami, jejichž jsou členy.

Přístup k historii a zprávě o auditu dohody vytvořené v rámci pracovního postupu lze získat na stránce Správa.

Během zpracovávání dohody můžete přidávat připomenutí a provádět další úlohy spojené s dohodou.

 Po přihlášení vyberte v horní nabídce domovské obrazovky možnost Pracovní postupy.

Podepisování/schvalování a správa dohody vygenerované pracovním postupem

Dohoda vygenerovaná procesem pracovního postupu je naprosto stejná jako jakákoli jiná dohoda odeslaná prostřednictvím té samé skupiny.

Podepisující a schvalovatelé mohou podepisovat pomocí odkazu v e-mailu Podepište prosím / Schvalte prosím nebo ze své stránky Správa, pokud jsou registrovanými uživateli služby Acrobat Sign v důvěryhodných účtech.

Odesílatelé mají k dispozici stejné možnosti pro správu dohody na stránce Správa.

Sestavy a exporty dat zacházejí s dohodou stejně jako s jakoukoli jinou ručně vytvořenou dohodou.

Konfigurace

Dostupnost:

Prostředí Vlastní pracovní postup odeslání je k dispozici pouze pro podnikové licenční plány

Rozsah konfigurace:

K ovládacím prvkům, které ovlivňují Vlastní pracovní postupy odeslání, lze přistupovat na úrovni účtu a skupiny.

Povolením nejnovějšího prostředí pracovních postupů přiblížíte pracovní postupy fungování ručního procesu odesílání.

Funkce, které aktivujete povolením této možnosti:

  • Přeformátovatelné rozvržení stránky
  • Použití digitálních podpisů pro jednoho nebo více příjemců
  • Konfigurace příjemců pro použití prémiového ověření identity
  • Konfigurace skupin příjemců během procesu odesílání
  • Připojování dokumentů ze všech povolených zdrojů během procesu odesílání

Chcete-li povolit nejnovější prostředí, přejdete do části: Nastavení účtu > Nastavení odeslání > Ovládací prvky vlastního pracovního postupu

Nastavení pro aktivaci nového prostředí pracovních postupů

Prémiové ověření identity

V Návrháři pracovního postupu se všechny aktivní metody ověřování zobrazují v objektu příjemce.

Metody ověření se zobrazují jako zaškrtávací políčka, což v návrháři pracovního postupu umožňuje povolit možnosti pro odesilatele. 

Pokud je v návrháři zaškrtnuto několik možností, jsou tyto možnosti k dispozici odesilateli během procesu odesílání.

Karta Příjemce se zobrazenými vlastnostmi podepisujícího a zvýrazněnými možnostmi ověření

Skupiny příjemců

Objekty příjemců lze v návrháři přiřadit jako skupiny příjemců.  To umožňuje odesílateli použít opakovaně použitelnou skupinu příjemců z adresáře nebo ad hoc skupinu příjemců k identifikaci řady e-mailových adres, které jsou oprávněny jednat pro tento jeden krok podpisu.

Pokud například potřebujete, aby jeden ze tří manažerů připojil druhý podpis, můžete přidat skupinu příjemců obsahující všechny tři e-mailové adresy. Když cyklus podepisování dospěje ke skupině příjemců, všichni tři manažeři jsou upozorněni, ale pouze jeden z nich musí dokončit akci. 

Při použití opakovaně použitelné skupiny příjemců v pracovním postupu musí být příjemce nejprve vytvořen a musí být dostupný pro uživatele v použitelném rozsahu pracovního postupu. Pokud je pracovní postup dostupný pro celou organizaci, musí být také skupina příjemců dostupná pro celou organizaci.

Pokud chcete přidat opakovaně použitelnou skupinu příjemců, vyberte tlačítko Přidat skupinu příjemců a otevře se výběr skupiny. 

  • K dispozici jsou pouze skupiny příjemců, které mají kompatibilní uživatelská oprávnění:
    • Vlastní pracovní postup přístupný celému účtu mohou použít pouze skupiny příjemců pod správou účtu
    • Vlastní pracovní postup přístupný pro celou skupinu mohou použít skupina a skupiny příjemců pod správou účtu
    • Vlastní pracovní postup přístupný jednotlivému uživateli mohou použít uživatel, skupina a skupiny příjemců pod správou účtu
  • Při použití šablony k odeslání dohody se jako název skupiny automaticky vloží název opakovaně použitelné skupiny příjemců.
  • Pokud je příjemce nakonfigurován jako skupina příjemců, příjemce již nemůže být Upravitelný při použití šablony k odeslání dohody.
  • Členy opakovaně použitelné skupiny příjemců nelze upravovat, odstraňovat ani přidávat.
  • Při konfiguraci skupiny příjemců nelze příjemce z postupu podepisování odstranit, a to ani v případě, že příjemce není označen jako požadovaný.
Panel konfigurace příjemce se zvýrazněným tlačítkem Přidat skupinu příjemců. Včetně okna pro výběr skupiny příjemců a výsledné stránky Odeslat

Ad hoc skupiny příjemců jsou vytvořeny v definici příjemců vlastního pracovního postupu a existují výhradně za účelem popisu jednoho příjemce v jednom pracovním postupu. Neexistuje žádná možnost jejich uložení nebo opětovného použití v jiném procesu.

Chcete-li konfigurovat ad-hoc skupinu příjemců:

  • Zadejte e-mailové adresy členů skupiny příjemců do pole Příjemce a adresy oddělte čárkami.
  • Zaškrtněte políčko Označit jako skupinu příjemců.
    • Systém automaticky vloží jméno skupiny, když odesílatel pomocí pracovního postupu zahájí dohodu. Název skupiny obsahuje předponu označující automaticky vygenerovaný název a poté řetězec „Skupina příjemců X“, kde X je přírůstkové číslo začínající hodnotou 1 a zvyšující se v závislosti na počtu přidaných skupin příjemců. 
    • Pokud je příjemce nakonfigurován jako Lze upravovat, může odesílatel podle potřeby upravit název skupiny, odstranit předem vyplněné členy nebo přidat nové členy.
Návrhář pracovního postupu s vybranou možností Označit jako skupinu příjemců a výslednou stránkou Odeslat se zobrazenými členy skupiny příjemců

Přiložené soubory

Během procesu odesílání lze přikládat soubory z jakéhokoliv aktivního zdroje služby Acrobat Sign.

Přidat soubor

Poznámka:

Při připojení šablony služby Acrobat Sign k pracovnímu postupu se uživatelům zobrazí pouze šablony, které jsou přiřazeny ke stejné skupině jako pracovní postup, a šablony přiřazené organizaci (šablony na úrovni účtu). To je způsobeno vztahem pracovního postupu ke skupinám (jedna k jedné). (A skutečností, že šablony na úrovni účtu zdědí všechny skupiny.)

To je něco jiného, než když uživatel s členstvím ve více skupinách (jedna ku mnoha) prohlíží svou knihovnu šablon. Protože má uživatel přístup k různým skupinám, může zobrazit všechny šablony vztahující se ke všem skupinám.
Jinak je tomu v případě pracovního postupu, jehož rozsah je omezen pouze na jednu skupinu.

Uživatelské prostředí s „novým“ nastavením má aktualizovaný, moderní a přeformátovatelný design podobný stránce Odeslat.

Pokyny, které se ve starším prostředí nacházely vpravo od seznamu příjemců, byly přesunuty do sbalitelného okna v horní části stránky.

Dohoda nakonfigurovaná pomocí pracovního postupu

Přiřazení pole definovaného šablonou

Přiřazení pole definovaného šablonou propojuje seznam příjemců tak, jak je definován v návrháři pracovního postupu, s přiřazením příslušných polí na vytvořených formulářích.

Příklad použití:

  • Podepisující (zákazník) se podepíše jako první
    • Volitelně se jako druhý může podepsat spolupodepisující
  • Podpis interního druhého podepisujícího poskytne obchodní zástupce

To bude běžně vyžadovat dva formuláře – podle toho, jak byli příjemci indexováni na stránce Odeslat:

  • Scénář s formulářem pro jednoho spolupodepisujícího, kdy se interní druhý podepisující přiřazuje jako druhý index spolupodepisujícího
  • Scénář s formulářem pro spoluspolupodepisujícího, kde spoluspolupodepisující je druhým indexem spolupodepisujícího a druhý spolupodepisující je třetím indexem

V rámci struktury pravidel „definovaných šablonou“ sestavujete jeden univerzální formulář s definovanými všemi možnými poli příjemců.

Index podepisujícího příjemce (jak je definován v návrháři pracovního postupu) má maximální přednost a při odeslání dohody ignoruje všechna pole, která jsou přiřazena jakýmkoli vynechaným (volitelným) příjemcům.

Ve výše uvedeném příkladu použití je tak spolupodepisující vždy indexem podepisujícího 2, ale pokud spolupodepisujícího není zahrnut ve chvíli odeslání dohody, tato pole podepisujícího 2 se ignorují a druhý podepisující (index podepisujícího 3) bude mít stále přístup pouze k polím podepisujícíhoho 3.

Tuto novou funkci můžete aktivovat v části: Nastavení účtu > Nastavení odeslání > Odeslání vlastního pracovního postupu > Povolit umístění podpisu definované šablonou

Nastavení pracovních postupů pro využívání umístění podpisu definovaného šablonou

Poznámka:

Povolení funkce umístění podpisu definované šablonou zruší možnost autorizace dohody během procesu odesílání.

Pochopení vztahu mezi příjemci a poli

Každý příjemce účastnící se dohody má přiřazeno číslo indexu podepisujícíhoho. Toto číslo indexu je požadováno k přiřazení příjemce k polím, do nichž má oprávnění přidávat obsah (například pole podpisu).

Příjemci obdrží své číslo indexu na základě pořadového čísla na stránce Odeslat. Příjemce na vrcholu pořadníku má číslo 1, další příjemce má 2 atd. Toto číslo indexu je vidět, když se dohoda konfiguruje na „Provést v pořadí“, ale vyskytuje se i v případě, že je pracovní postup definován jako „Provést v jakémkoli pořadí“.

Pořadník příjemců

 

Při sestavování postupu příjemců v návrháři pracovního postupu se index podepisujícíhoho přiřadí podle následujících pravidel:

  • Odshora dolů
    • Zleva doprava

V níže uvedeném příkladu jsou podepisující a spolupodepisující na vrcholu pořadníku.

  • „Podepisující“ je příjemcem nejvíce vlevo nahoře, takže má přidělen index 1.
  • „Spolupodepisující“ je také nahoře, ale vpravo od podepisujícího, takže má přiřazen index 2.

V tomto příkladu použití nezáleží na tom, kdo fyzicky podepíše jako první, takže jsou vloženi do paralelního procesu podpisu. Index podpisu je však přísně vynucován, aby se zajistilo, že podepisující vloží svůj obsah do správných polí „Podepisující“ a spolupodepisující má přístup ke svým přiřazeným polím „Spolupodepisující“.

„Obchodní zástupce“ se podepisuje jako třetí, jakmile budou podepisující i spolupodepisující podpisu hotovi.

„Schválení vedení“ je požadováno jako čtvrté, jakmile bude na místě podpisu druhého podepisujícího v podobě obchodního zástupce.

Poznámka:

Jména příjemců „Podepisující“, „Spolupodepisující“, „Obchodní zástupce“ atd. nemají žádný vliv na přiřazení polí. Jedná se pouze o popisky definované správcem, které slouží k identifikaci uživatelů v šabloně pracovního postupu. 

 

Výše uvedený postup příjemce návrháře vytvoří šablonu stránky Odeslat, která vypadá stejně, jako ta uvedená níže.

(Na stránce Odeslat je pořadí patrnější, přestože čísla indexů nejsou vidět.)

 

Při vytváření formulářů s poli je každé pole výslovně přiřazeno k indexu podpisu (na chvíli se pole „Kdokoli“ ignorují).

V prostředí pro tvorbu ve službě Acrobat Sign se toto provádí výběrem možnosti Účastník a umístěním polí pro účastníka.

Každý účastník je barevně odlišen, aby bylo na pohled jasné, která pole jsou přiřazena konkrétním účastníkům.

 

Pokud používáte textové značky, samotná značka poskytuje argument (např.: podepisující 1) přiřazující pole k indexu podepisujícího.

Automaticky připojte vlastní pracovní postup k nahranému souboru PDF pomocí jedinečného řetězce vloženého do souboru PDF. Odpovídající pracovní postup bude obsahovat stejný jedinečný řetězec.

Přejděte na položku Globální nastavení > Vlastní pracovní postupy odeslání a zaškrtněte políčko Povolit automatický výběr pracovního postupu.

Poznámka:

Po zaškrtnutí políčka je k dispozici možnost skrýt seznam pracovních postupů před uživateli s tím, že každý nahraný soubor PDF, který má využívat pracovní postup, bude obsahovat textový řetězec pro automatické vyhledání a připojení odpovídajícího pracovního postupu. To je užitečné zejména tehdy, když skupina obsahuje velký seznam pracovních postupů, který odesílatelé musí procházet. Odstraněním seznamu pracovních postupů a spoléháním se na automatické připojování pracovních postupů mohou organizace zbavit odesílatele frustrace z procházení seznamu a řídit verze pracovních postupů přímo prostřednictvím odesílaného PDF.

Nabídka Globální nastavení se zvýrazněnými ovládacími prvky „Povolit automatický výběr pracovního postupu“.

  • Je-li povolena automatická detekce pracovního postupu, zobrazí se v nástroji Návrhář vlastních pracovních postupů na kartě Informace o pracovním postupu pole Text pro sladění.
  • Když je detekce pracovního postupu zakázána, pole Text pro sladění je skryté.
Karta Informace o pracovním postupu v návrháři pracovního postupu se zvýrazněným polem Text pro sladění

  • Je-li povolena možnost Zakázat procházení vlastního pracovního postupu, možnost prohlížení a výběru pracovních postupů je z uživatelského rozhraní odstraněna. Pracovní postupy se spustí pouze v případě, že text pro sladění v nahraném PDF odpovídá existujícímu pracovnímu postupu, který obsahuje stejný text pro sladění.
  • Pokud je možnost Zakázat procházení vlastního pracovního postupu zakázána, budou mít odesílatelé přístup ke knihovně pracovních postupů přidružené ke všem skupinám, ve kterých jsou členy. Odesílatelé mohou vybrat pracovní postup a připojit dokumenty podle potřeby.
Dva snímky panelu „Spustit z knihovny“, jeden zobrazuje odkaz pracovních postupů, když je funkce zakázaná, a druhý ukazuje chybějící odkaz pracovních postupů.

Aby byla zobrazena možnost konfigurace pracovních postupů, je nutné tuto funkci povolit.

Přejděte na položku Globální nastavení > Vlastní pracovní postupy odeslání a zaškrtněte políčko Povolit návrháře pracovních postupů pro správce.

Po povolení funkce budou mít všichni správci na úrovni účtu a skupiny přístup k návrháři pracovních postupů ve své nabídce správce.

  • Správci na úrovni skupiny mohou vytvářet pracovní postupy pro skupiny, nad kterými mají administrativní kontrolu.
  • Správci na úrovni účtu mohou vytvářet pracovní postupy pro jakoukoli skupinu a také pracovní postupy pro celou organizaci.

K dispozici je možnost povolit vytváření pracovních postupů na úrovni uživatele, čímž uživatelé, kteří nejsou správci, získají oprávnění vytvářet vlastní pracovní postupy.

Nabídka Globální nastavení se zvýrazněnými ovládacími prvky „Povolit návrháře pracovních postupů pro správce“.

  • Pokud je nastavení povoleno, možnost Vlastní pracovní postupy je dostupná po vybrání karty Pracovní postupy.
  • Pokud je nastavení zakázáno, možnost Vlastní pracovní postupy není k dispozici.
Povolení vs. zakázání přístupu

Ve výchozím nastavení mohou uživatelé, kteří nejsou správci, vytvářet pracovní postupy pouze pro sebe a nemají oprávnění sdílet pracovní postupy se svou skupinou.

Oprávnění uživatelů sdílet své pracovní postupy se svými skupinami lze však povolit na úrovni účtu nebo skupiny.

Přejděte na položku Globální nastavení > Vlastní pracovní postupy odeslání a zaškrtněte políčko Umožnit sdílení uživatelem vytvořených pracovních postupů jakékoli jeho skupině.

Nabídka Globální nastavení se zvýrazněnými ovládacími prvky „Umožnit sdílení uživatelem vytvořených pracovních postupů“.

  • Pokud je nastavení povoleno, uživatelé vidí rozevírací okno pro výběr skupiny jako možnost, kdo může pracovní postup používat.
  • Pokud je nastavení zakázáno, možnost rozevíracího okna pro výběr skupiny se v rozhraní nezobrazí.
Povolení sdílení

U účtů s požadavkem na důrazné vynucení konkrétních pracovních postupů u všech dokumentů a zjednodušení procesu odesílání s minimalizací vstupů na straně uživatele lze plně definovat všechny pracovní postupy dokumentu a úplně omezit možnost odesílání stylem ad hoc ze strany uživatele.

U účtů využívajících nastavení Uživatelé ve více skupinách lze rozšířit možnosti nastavení na úrovni skupiny, a tím zajistit přísné vynucování správných možností podpisu i procesů při oznámení.

Pokud chcete uživatelům umožnit pouze odesílání pomocí schválených pracovních postupů, přejděte na položku Globální nastavení > Vlastní pracovní postupy odeslání a zaškrtněte políčko Povolit odesílání dohod pouze pomocí pracovních postupů.   

Nastavení pracovních postupů jako jediné metody pro odesílání dohod

Zprávy o běžných chybách

Některé prvky staršího prostředí pracovních postupů způsobují v novém rozhraní chyby v důsledku vylepšení řízení a zabezpečení nejnovějšího prostředí. Bylo implementováno další zachycování chyb, aby byly tyto chyby lépe identifikovány a vysvětleny, když se vyskytnou.

Pokud je obsah konfigurován pro použití funkce Moderní odesílání a spustí se problematický pracovní postup, uživateli se zobrazí červený banner značící chybu:

Pokud je účet standardně stále konfigurován pro použití klasického rozhraní, může pracovní postup nadále fungovat podle těchto pravidel. 

Moderní prostředí zobrazuje všechny zjištěné chyby. 

V případě, že je nalezen více než jeden problém, budou uvedeny všechny zjištěné chyby.

Aby byl pracovní postup platný v rámci sady pravidel nového rozhraní, správce musí upravit pracovní postup a opravit zjištěné problémy:

Podle klasické sady pravidel mohou být řetězce e-mailu nesprávně sestaveny nebo chybně odděleny (například mezerami namísto čárkami).

Když se vyskytne chyba, měl by správce zkontrolovat následující:

  • Zda jsou kopie e-mailů správně odděleny

  • Jakýkoli definovaný řetězec e-mailu příjemce, aby se zaručilo, že je správně sestaven
    • (např., jméno@doména.tld)
  •  
    • V moderním rozhraní lze používat čárky a středníky

Moderní rozhraní vyžaduje jedinečné hodnoty pro všechny názvy dokumentů na stránce Dokumenty návrháře pracovního postupu.

Další podrobnosti o této chybě naleznete zde

Při návrhu pracovního postupu může správce přiřadit šablonu dokumentu, která má omezený rozsah přístupu.

Když se uživatel, který je mimo rozsah, pokusí načíst pracovní postup, dokument nelze připojit a aktivuje se narušení bezpečnosti.

Správce například může vytvořit novou šablonu dokumentu s vlastnostmi omezujícími přístup pouze na vlastníka.  Správce může připojit daný dokument k pracovnímu postupu, protože je vlastníkem. 

Jakýkoli jiný uživatel systému vlastníkem není, takže je mimo rozsah dokumentu.

Když se objeví tato chyba, správce bude muset upravit vlastnosti připojené šablony dokumentu.

Kroky ke kontrole a úpravě vlastností šablony naleznete zde

 Adobe

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?