Konfigurace nového pracovního postupu odesílání

Workflow Designer se otevře a zobrazí se panel Informace o pracovním postupu:

Na stránce Informace o pracovním postupu zadejte následující informace:

• Název pracovního postupu – zadejte název pracovního postupu. Tento název se zobrazí v pruhu Workflow Designer, v rozbalovací nabídce Použít pracovní postup na Domovské stránce a v horní části stránky Odeslat, když je pracovní postup použit k odeslání dohody.
• Pokyny pro odesílatele – zadejte pokyny pro používání pracovního postupu. Tyto pokyny se zobrazí v horní části stránky Odeslat, když je pracovní postup použit k odeslání dohody.

• Kdo smí použít tyto pracovní postupy – Určete, kdo smí používat daný pracovní postup. Máte následující možnosti:
  
  • Pouze já – Pracovní postup je k dispozici pouze jeho tvůrci.
    
    • Možnost „Pouze já“ je k dispozici pouze v případě, že je přístup k vlastním pracovním postupům udělen všem uživatelům.
    • Uživatelé, kteří mají přístup k více skupinám, mají možnost si vybrat, které skupině pracovní postup zpřístupní.
      
  • Vybraná skupina – Pole s rozevírací nabídkou všech skupiny, k nimž má autor přístup.
    
    • Pokud je u účtu povolena možnost Uživatelé ve více skupinách, uživatelé mohou vytvářet pracovní postupy pro libovolnou skupinu, které jsou členy.
    • Pracovní postupy lze přiřadit pouze k jedné skupině. Výběr skupiny na stránce Odeslat není k dispozici.
      • Pokud k pracovnímu postupu potřebuje přístup více skupin, dokončete testování pracovního postupu a poté naklonujte kopii pracovního postupu každé skupině, která potřebuje přístup.
        
    • Když je vybrána skupina, pracovní postup může používat každý uživatel, který je členem této skupiny.
      
      • Pokud je přístup k vlastnímu pracovnímu postupu udělen všem uživatelům, ostatní uživatelé si budou moci dohodu naklonovat a vytvořit si tak vlastní verzi pracovního postupu.
        
    • Správci na úrovni skupiny mají oprávnění upravovat libovolný pracovní postup sdílený se skupinou, v níž mají oprávnění správce. (Správci na úrovni účtu také mají oprávnění upravovat pracovní postupy sdílené se skupinou, protože mají oprávnění ke všem skupinám.)
      
  • Všichni uživatelé v mé organizaci – Pracovní postup může používat libovolný uživatel účtu služby Acrobat Sign.
    • Pracovní postupy na úrovni účtu lze odesílat z jakékoli skupiny, které je odesílatel členem.
    • Správci na úrovni účtu mohou upravovat libovolný pracovní postup sdílený na úrovni organizace.
      

 13.3 verze 10-21

Níže je příklad Informací o pracovním postupu:

V levém panelu klikněte na možnost Informace o dohodě.

Definujte informace o dohodě, které se mají vyplnit na stránce Odeslat:

• Název dohody – zadejte název dohody Tento název se zobrazí na stránce Odeslat, když se pracovní postup použije k odeslání dohody, a také v záhlaví e-mailu „Podepište prosím/Schvalte prosím“.
  
• Zpráva – zadejte zprávu pro příjemce. Tato zpráva se zobrazí na stránce Odeslat, když se pracovní postup použije k odeslání dohody.
  
• Kopie – v případě potřeby zadejte e-mailové adresy uživatelů, kterým se zašle kopie. E-mailové adresy je třeba oddělit čárkou nebo středníkem
  • Minimum – určete minimální počet e-mailových adres, které lze pro kopii přidat.
  • Maximum – určete maximální počet e-mailových adres, které lze pro kopii přidat.
  • Lze upravovat – povolením této možnosti umožníte odesílatelům upravovat adresy pro kopie v rámci pracovního postupu na stránce Odeslat.
• Jazyk příjemce – odesílatel zde může určit jazyk pro příjemce.  Toto nastavení definuje, zda se na stránce Odeslat zobrazí výběr jazyka, a pokud ano, který jazyk se má zobrazit jako výchozí.
  • Pokud je vybrána možnost Nezobrazovat výběr jazyka, použije se výchozí jazyk příjemce definovaný na úrovni účtu/skupiny.
• Možnosti odeslání
  • Nastavit heslo k otevření staženého PDF – povolením této možnosti umožníte odesílateli určit heslo pro stažený soubor PDF.
    
    • Povinné – povolením této možnosti bude heslo pro stažený soubor PDF vždy vyžadováno. Pokud je tato možnost nastavena, odesílatelé ji nemohou na stránce Odeslat deaktivovat a musí heslo zadat.
  • Termín dokončení – povolením této možnosti umožníte určení termínu dokončení na stránce Odeslat.
    • Počet dní do dokončení dohody – zvolte výchozí počet dní, který mají příjemci na dokončení podpisového procesu. Zadaný počet dní lze na stránce Odeslat vždy upravit.
  • Povolit vytváření dokumentů před odesláním – povolením této možnosti umožníte odesílatelům měnit pole formuláře dokumentu v prostředí pro podepisování pomocí možnosti Náhled a přidání polí podpisu na stránce Odeslat.
    • Povolit vytváření ve výchozím nastavení – povolením této možnosti automaticky povolíte možnost Náhled a přidání polí podpisu na stránce Odeslat.

 13.3 verze 10-21

Níže je příklad Informací o dohodě:

Kliknutím na možnost Příjemce na levém panelu přejdete do části Směrování příjemců.

V části Směrování příjemců můžete určit příjemce a pořadí směrování podle svých požadavků. Můžete vytvořit velmi složité pracovní postupy se sériovým, paralelním, hybridním nebo vnořeným hybridním směrováním.  V následujících pokynech jsou zvýrazněny funkce dostupné pro Směrování příjemců.

• Pokud chcete přidat dalšího příjemce před stávajícího příjemce, nebo za něj:
  • Klikněte na ikonu přidání.
  • Vyberte roli, kterou chcete použít (k dispozici jsou všechny role povolené pro účet).

 13.3 verze 10-21

• Pokud chcete nastavit paralelní větev, klikněte na ikonu přidání nad příjemcem a zvolte Paralelní větve.

• Pokud chcete příjemce odstranit, najeďte kurzorem na bublinu příjemce a zvolte ikonu odstranění.

• Pokud chcete příjemce přizpůsobit, najeďte kurzorem na bublinu příjemce a vyberte ikonu úprav.

Při upravování Příjemce můžete konfigurovat následující položky:

• Popisek příjemce – přizpůsobte popisek příjemce. Můžete například změnit výchozí popisek Příjemce na Kupující.
  • Popisky příjemců musí být v rámci pracovního postupu jedinečné.
• Příjemce – zadejte výchozí e-mailovou adresu příjemce.
• Přidat skupinu příjemců – výběrem tohoto tlačítka přidáte opakovaně použitelnou skupinu příjemců ze seznamu skupin příjemců, které máte k dispozici.
• Označit jako skupinu příjemců – po zaškrtnutí je vytvořena skupina příjemců z e-mailových adres uvedených v poli Příjemce namísto standardního e-mailového záznamu příjemce. Skupina příjemců může zůstat prázdná nebo může být vyplněna jednou či více e-mailovými adresami z pole E-mail (oddělenými čárkou).
• Tento příjemce je odesílatel – po zaškrtnutí bude odesilatel vložen jako příjemce.
• Povinné – tuto možnost aktivujte, pokud je podpis příjemce povinný.
  
• Lze upravovat – aktivací této možnosti umožníte odesílateli aktualizovat e-mailovou adresu příjemce na stránce Odeslat.
• Přidat soukromou zprávu – výběrem této možnosti poskytnete příjemci soukromou zprávu. Soukromé zprávy budou vloženy do e-mailu příjemce (ke globální zprávě) a na stránku elektronického podpisu.
• Role –aktualizujte roli příjemce (podepisující, schvalovatel, vyplňovatel formuláře atd.).
• Ověření – vyberte typ ověření totožnosti, které bude požadováno pro podepisujícího. Zobrazí se pouze možnosti, které byly povoleny.
  
  • Jednofaktorové ověřování: žádné (e-mail), Acrobat Sign, jednorázové heslo na e-mail.
  • Dvoufaktorové ověřování: telefon, KBA, heslo a průkaz totožnosti.

Nezapomeňte všechny provedené konfigurace příjemce uložit kliknutím na Uložit.

Níže je příklad informací o Příjemcích a směrování, kde byly přizpůsobeny popisky pro podepisující osoby (Kupující a Ředitel prodeje) i schvalovatele (VP pro prodej).

Kliknutím na možnost E-maily na levém panelu přejdete do části E-maily.

• V části E-maily můžete určit, které e-maily se během procesu podepisování/schvalování odešlou na základě různých událostí. 
• Můžete například určit, že se v případě zrušení dohody zašlou příjemcům a příjemcům kopií e-mailová upozornění. 13.3 verze 10-21

Zaškrtněte políčka u událostí, které chcete, aby spustily e-mailové upozornění, a poté konfiguraci Uložte.

Kliknutím na možnost Dokumenty na levém panelu přejdete do části Dokumenty.

V části Dokumenty můžete konfigurovat následující položky:

• Název dokumentu – zadejte název dokumentu. V oblasti Dokumenty na stránce Odeslat se zobrazí tento název.
  
• Soubory – kliknutím na ikonu Přidat soubor připojíte dokument ze své knihovny šablon služby Acrobat Sign. Tento dokument se automaticky připojí při odesílání pomocí tohoto pracovního postupu.
  • Pokud není zvolen žádný soubor, pracovní postup odesílateli umožní při odesílání dohody připojit dokument.
  • Pokud je dokument označen příznakem jako Povinný, připojí se k dohodě automaticky při zahájení pracovního postupu
  • Odstranit soubor – pokud připojíte nesprávný soubor, můžete jej odstranit kliknutím na ikonu odstranění (X) vedle názvu souboru.
• Jméno dokumentu – zadejte smysluplný název dokumentu, který jej identifikuje odesílateli. Název nahraného dokumentu z knihovny má výchozí hodnotu, ale lze jej přepsat
• Povinné – určuje, zda je dokument povinný.
• Přidat dokument – kliknutím na tlačítko Přidat dokument přidáte řádky pro další dokumenty.
  •  Názvy dokumentů musí být jedinečnými hodnotami
• Odstranit řádek – kliknutím na ikonu odstranění řádku (X) odstraníte celý řádek

Níže je příklad konfigurované části Dokumenty:

Kliknutím na Vstupní pole odesílatele na levém panelu se dostanete do části Vstupní pole odesílatele.

Tato vstupní pole jsou namapována na formulářová pole definovaná v dokumentech, které jsou připojeny (jako součást návrhu pracovního postupu nebo jako soubor nahraný odesílatelem).

Odesílatel může tato pole využít k předvyplnění obsahu před odesláním dohody příjemci.

Na panelu Vstupní pole odesílatele klikněte na možnost Přidat pole.

Pak pro každý přidaný řádek můžete nakonfigurovat následující položky:

• Nadpis pole – zadejte nadpis pole. Tato hodnota se zobrazí na stránce Odeslat pro potřeby odesílatele.
• Název pole dokumentu – zadejte název pole na připojeném dokumentu z knihovny.
  • Zde zadaný název pole se musí shodovat s názvem pole v dokumentu.
• Výchozí hodnota – zadejte případnou výchozí hodnotu.
• Povinné – tuto možnost povolte, pokud hodnota pro toto pole musí být před odesláním dohody zadána.
• Lze upravovat – povolením této možnosti umožníte, aby odesílatel dohody mohl změnit výchozí hodnotu.
• Kliknutím na ikonu odstranění řádku (X) odstraníte celý řádek.

 13.3 verze 10-21

Níže je příklad Vstupních polí odesílatele: