Vytvořte si vlastní stránku Vytvořit pomocí nástroje Návrhář vlastních pracovních postupů

Když se Návrhář pracovního postupu otevře, zobrazí se panel Informace o pracovním postupu:

Na stránce Informace o pracovním postupu zadejte následující údaje:

• Název pracovního postupu – zadejte jedinečný název pracovního postupu.
• Kdo smí použít tento pracovní postup – určete, kdo smí získat k danému pracovnímu postupu přístup a používat jej.
• Pokyny pro odesílatele – přidejte pokyny k používání pracovního postupu na obrazovce pro odesílatele.

Tato nastavení definují, jak je pracovní postup reprezentován v nabídkách a uživatelském rozhraní, poskytují přístup uživateli nebo skupině, která by jej měla používat, a v případě potřeby zahrnují možnost vyjasnění pokynů odesílateli.

Definování informací o dohodě pro vlastní stránku Vytvořit

Při konfiguraci Informací o dohodě zadejte podrobnosti, které se při použití pracovního postupu zobrazí na stránce Vytvořit.

Podrobnosti dohody

• Název dohody – zadejte název dohody. Zobrazí se na stránce Správa a v záhlaví e-mailu Podepište prosím/Schvalte prosím.
• Zpráva – zadejte zprávu pro příjemce. Zobrazí se na stránce Vytvořit.

Nastavení CC (kopie)

• CC – zadejte e-mailové adresy příjemců kopie. Více adres oddělte čárkou ( , ) nebo středníkem ( ; ).
• Minimum – nastavte minimální povolený počet e-mailových adres pro kopie.
• Maximum – nastavte maximální povolený počet e-mailových adres pro kopie.
• Lze upravovat – povolením této možnosti umožníte odesílatelům upravovat adresy pro kopie na stránce Vytvořit.

Jazyk příjemce

• Toto nastavení určuje, zda je na stránce Vytvořit dostupný výběr jazyka a nastaví výchozí jazyk příjemce.
  • Nezobrazovat výběr jazyka – použije se výchozí jazyk příjemce definovaný na úrovni skupiny.

Možnosti odeslání

• Nastavit heslo k otevření staženého PDF – povolením této možnosti umožníte odesílateli nastavit heslo pro stažený soubor PDF.
  • Povinné – pokud je tato možnost povolena, musí odesílatelé nastavit heslo a tuto možnost nelze vypnout na stránce Vytvořit.
• Termín dokončení – umožňuje nastavit termín dokončení na stránce Vytvořit.
  • Dny pro dokončení dohody – definuje výchozí počet dní, po které musí příjemci dokončit podepsání. Tuto hodnotu lze vždy upravit na stránce Vytvořit.
• Povolit vytváření dokumentů před odesláním – umožňuje odesílatelům upravovat pole formulářů ve vývojovém prostředí pomocí možnosti Náhled a přidání polí podpisu.
  • Povolit vytváření ve výchozím nastavení – automaticky aktivuje pole Náhled a přidání polí podpisu na stránce Vytvořit.

Vyberte vhodná nastavení, která zjednoduší proces odesílání a zároveň zajistí flexibilitu odesílatelů.

Výběrem možnosti Příjemce na levém panelu přejdete do části Směrování příjemců.

V části Směrování příjemců můžete určit příjemce a pořadí směrování podle svých požadavků. Můžete vytvořit velmi složité pracovní postupy se sériovým, paralelním, hybridním nebo vnořeným hybridním směrováním.  V následujících pokynech jsou zvýrazněny funkce dostupné pro Směrování příjemců.

• Pokud chcete přidat dalšího příjemce před stávajícího příjemce, nebo za něj:
  • Klikněte na ikonu přidání .
  • Vyberte roli, kterou chcete použít (k dispozici jsou všechny role povolené pro účet).

 13.3 verze 10-21

• Pokud chcete nastavit paralelní větev, vyberte ikonu přidání nad příjemcem a zvolte Paralelní větve. 

• Pokud chcete příjemce odstranit, najeďte kurzorem na bublinu příjemce a zvolte ikonu odstranění.

• Pokud chcete příjemce přizpůsobit, najeďte kurzorem na bublinu příjemce a vyberte ikonu úprav.

Při upravování Příjemce můžete konfigurovat následující položky:

• Popisek příjemce – přizpůsobte popisek příjemce. Můžete například změnit výchozí popisek Příjemce na Kupující. 
  • Popisky příjemců musí být v rámci pracovního postupu jedinečné.
• Příjemce – zadejte výchozí e-mailovou adresu příjemce.
• Přidat skupinu příjemců – výběrem tohoto tlačítka přidáte opakovaně použitelnou skupinu příjemců ze seznamu skupin příjemců, které máte k dispozici.
• Označit jako skupinu příjemců – po zaškrtnutí je vytvořena skupina příjemců z e-mailových adres uvedených v poli Příjemce namísto standardního e-mailového záznamu příjemce. Skupina příjemců může zůstat prázdná nebo může být vyplněna jednou či více e-mailovými adresami z pole E-mail (oddělenými čárkou).
• Tento příjemce je odesílatel – po zaškrtnutí bude odesilatel vložen jako příjemce.
• Povinné – tuto možnost aktivujte, pokud je podpis příjemce povinný.
  
• Lze upravovat – aktivací této možnosti umožníte odesílateli aktualizovat e-mailovou adresu příjemce na stránce Odeslat.
• Přidat soukromou zprávu – výběrem této možnosti poskytnete příjemci soukromou zprávu. Soukromé zprávy budou vloženy do e-mailu příjemce (ke globální zprávě) a na stránku elektronického podpisu.
• Role –aktualizujte roli příjemce (podepisující, schvalovatel, vyplňovatel formuláře atd.).
• Ověření – vyberte typ ověření totožnosti, které bude požadováno pro podepisujícího. Zobrazí se pouze možnosti, které byly povoleny.
  
  • Jednofaktorové ověřování: žádné (e-mail), Acrobat Sign, jednorázové heslo na e-mail.
  • Dvoufaktorové ověřování: telefon, KBA, heslo a průkaz totožnosti.

Nezapomeňte všechny provedené konfigurace příjemce Uložit.

Níže je příklad informací o Příjemci a směrování, kde byly přizpůsobeny popisky pro podepisující osoby (Podepisující a Spolupodepisující) i interní příjemce (schválení obchodního zástupce a vedoucího). 

Výběrem možnosti E-maily na levém panelu přejdete do části E-maily.

V části E-maily můžete spravovat, která oznámení se během procesu podepisování a schvalování odešlou na základě různých událostí.

Můžete například nakonfigurovat, že se v případě zrušení dohody odešle oznámení příjemcům a příjemcům kopií.

Výběrem možnosti Dokumenty na levém panelu přejdete do části Dokumenty.

V části Dokumenty můžete definovat, jak jsou dokumenty připojovány a spravovány v pracovním postupu.

• Název dokumentu – zadejte název dokumentu. Tento název se zobrazí v části Dokumenty na stránce Vytvořit.
• Soubory – výběrem ikony Přidat soubor připojíte dokument ze své knihovny šablon služby Acrobat Sign. Dokument se automaticky zahrne při použití pracovního postupu.
  • Pokud není zvolen žádný soubor, bude muset odesílateli nahrát dokument při odesílání dohody.
  • Pokud je dokument označen jako Povinný, bude připojen vždy, když se spustí pracovní postup.
  • Odstranit soubor – chcete-li odebrat připojený soubor, vyberte ikonu křížku (X) vedle názvu souboru.
• Název dokumentu – zadejte smysluplný název, podle něhož má odesílatel identifikovat dokument. Výchozí název je založen na nahraném souboru, ale lze jej upravit.
• Povinný – určuje, zda musí být dokument zahrnut do dohody.
• Přidat dokument – výběrem možnosti Přidat dokument zahrnete další soubory. Každý dokument musí mít jedinečný název.
• Odstranit řádek – chcete-li odebrat dokument, vyberte ikonu křížku (X) v příslušném řádku.

Níže je příklad konfigurované části Dokumenty:

Výběrem možnosti Vstupní pole odesílatele na levém panelu se dostanete do části Vstupní pole odesílatele.

Tato vstupní pole jsou namapována na pole formuláře v připojených dokumentech – ať už jsou předem definovaná v pracovním postupu nebo nahraná odesílatelem.

Odesílatelé mohou tato pole použít k předvyplnění informací před odesláním dohody příjemcům.

Na panelu Vstupní pole odesílatele vyberte možnost Přidat pole pro každé pole, které musí odesílatel zkontrolovat a případně vyplnit.

U každého přidaného řádku nakonfigurujte následující nastavení:

• Zobrazený název – zadejte název pole. To se zobrazí na stránce Vytvořit jako reference pro odesílatele.
• Název pole formuláře – zadejte název pole tak, jak se zobrazuje v připojeném dokumentu z knihovny. Název musí přesně odpovídat poli formuláře v dokumentu.
• Výchozí hodnota – (volitelné) – zadejte výchozí hodnotu pole.
• Povinné – tuto možnost povolte, pokud je nutné pole vyplnit před odesláním dohody.
• Upravitelné – povolením této možnosti umožníte odesílateli změnit výchozí hodnotu.
• Odstranit řádek – výběrem ikony křížku (X) řádek odeberete.

Níže je příklad Vstupních polí odesílatele: