Visão geral
É possível criar um formulário web assinável para ser incorporado ao seu site (ou enviado como um link da web), permitindo que várias pessoas acessem facilmente seu formulário ou documento e criem um contrato.
Um formulário web pode ser configurado para ter um ou mais participantes, vários autenticadores e também várias partes em cópia (CC). O fluxo de assinatura de um formulário web é o seguinte:
- Quando o primeiro participante conclui e confirma sua assinatura/ação, um contrato é criado
- Se o formulário web permitir vários participantes, todos concluem suas ações no contrato na ordem sequencial em que estão listados.
- Depois que os participantes concluírem suas ações, os autenticadores são notificados na ordem em que estão listados.
- Após a conclusão do contrato, todas as partes (incluindo CCs) são notificadas sobre a conclusão do contrato.
Como habilitar/desabilitar o acesso de usuário aos formulários web
Os níveis de serviço Empresarial e Corporativo têm a opção de configurar o acesso ao formulário web e as opções de signatário.
O acesso ao formulário web e as opções de signatário podem ser ativados ou desativados no nível de conta ou de grupo acessando Configurações da conta > Configurações globais > Formulários web
Configuração
Os formulários web estão sujeitos a várias configurações gerais que abrangem todos os contratos em um grupo específico. No entanto, o uso prático de um formulário web geralmente é diferente de um contrato enviado diretamente a um destinatário conhecido, e as configurações semelhantes das opções de autenticação e de email podem entrar em conflito.
Os clientes que habilitaram o recurso Usuários em vários grupos podem achar útil criar um novo grupo com configurações personalizadas para a experiência de formulário web (por exemplo, formulários web internos que exigem uma autenticação menos rigorosa).
Disponibilidade:
Formulários web estão disponíveis nos planos de licença para equipes e corporações.
Escopo de configuração:
O recurso pode ser habilitado nos níveis de conta e de grupo.
Os controles desse recurso podem ser verificados em Configurações globais > Formulários web
Em termos de controles que influenciam diretamente os formulários web, há várias opções de configuração:
Marcar isso expõe a opção Publicar um formulário web na página Inicial, permitindo que os usuários criem formulários conforme necessário.
As partes em cópia (CC) podem ser adicionadas ao formulário web quando ativado. Caso contrário, a opção Adicionar CC é removida do processo de criação.
Quando ativado, um link para Fazer download do PDF é exposto nas Opções do formulário web, permitindo que o destinatário faça download do formulário web em branco como um arquivo PDF.
Os formulários web exigem que cada participante forneça seu endereço de email para que a ação de assinatura possa ser atribuída e validada explicitamente.
A configuração Exigir um endereço de email no bloco de assinatura determina quando o email é coletado, nos campos do próprio formulário web ou em uma sobreposição após o processo de assinatura.
Quando ativado, um campo de Endereço de email se torna obrigatório para cada signatário. Este campo pode ser um campo de Email inserido individualmente ou o campo de email incorporado do Bloco de assinatura.
O sistema posiciona automaticamente um Bloco de assinatura na parte inferior da última página para cada destinatário que não tem um campo de Email no documento.
Quando a configuração está desativada, o formulário web não exige a presença de um campo de email dentro dos limites do formulário. Após confirmar a assinatura, o destinatário é solicitado a fornecer um endereço de email por meio de uma interface de sobreposição.
Em todos os casos, um endereço de email deve ser coletado para cada participante.
Quando a opção Exigir que o signatário confirme o endereço de email está ativada, o destinatário deve confirmar sua assinatura antes que a assinatura do participante seja concluída.
O participante é informado da exigência de confirmar sua assinatura através de um link enviado por email:
O relatório de auditoria exibe claramente que o email foi verificado:
Quando Exigir que o signatário verifique o endereço de email estiver desativada, o participante não precisará verificar seu email para concluir o processo de assinatura. O contrato passa para o status concluído ou avança para o próximo participante.
O relatório de auditoria dos endereços de email não verificados indica que a verificação foi dispensada:
Assinaturas não verificadas estão sujeitas a rejeição.
Se você desativar a verificação de email para o participante e precisar de uma assinatura juridicamente vinculativa, certifique-se de usar algum método de autenticação que identifique um usuário único (por exemplo, KBA).
Se o primeiro signatário incluir participantes adicionais, então a verificação por email deve ser concluída antes que o segundo participante seja notificado (independentemente desta configuração).
Quando Permitir participantes adicionais está ativada, a interface do formulário web expõe um link Adicionar participante que insere um registro de participante adicional por clique (até um máximo de 25 participantes adicionais).
Quando Permitir participantes adicionais está desativada, a interface não permite adicionar participantes e os formulários web permitem apenas um signatário externo.
Ativar a opção Permitir que os destinatários salvem seu progresso e continuem mais tarde permite que os destinatários salvem o formulário web com todos os campos de entrada, como se fosse um contrato enviado a eles pelo criador do formulário web. O destinatário pode salvar explicitamente seu progresso usando o menu Opções. Além disso, o formulário web solicita automaticamente que o usuário salve seu progresso ao tentar sair do formulário.
Após salvar o contrato, um email é enviado ao destinatário e instruções são exibidas para que o signatário retome o preenchimento do formulário através do link enviado por email:
Controles secundários possibilitam ajustar a experiência do destinatário se o caso de uso permitir:
- Salvar ao abrir o formulário web - Quando habilitado, o destinatário é solicitado a salvar o formulário web assim que ele é aberto. Por padrão, o signatário tem a opção de cancelar o processo de salvamento. Essa opção é recomendada se os formulários web forem longos ou complexos, para evitar possíveis problemas de tempo limite de sessão.
- Forçar o salvamento ao abrir - Quando habilitado, isso remove a opção de cancelar o salvamento do formulário web ao abri-lo.
- Desativar nova autenticação do signatário ao acessar o formulário web a partir do link enviado por email - quando ativado, o destinatário não precisa autenticar ao acessar o contrato salvo por meio do link enviado por email. Considere ativar essa opção se o processo não exigir que todo acesso ao formulário seja autenticado.
- Permitir a edição do nome do contrato - quando ativado, o destinatário pode editar o nome do contrato (conforme exibido na página Gerenciar) e de seus arquivos derivados (relatórios, relatórios de auditoria etc.). Geralmente, é recomendado não permitir que o destinatário edite livremente o nome do contrato, a menos que haja uma necessidade empresarial concreta para isso.
Encontre mais detalhes sobre a opção de salvar formulários web aqui >
Perguntas frequentes e problemas conhecidos
Apenas quando o formulário web estiver no status de Rascunho.
Depois que um formulário da Web é criado, o seu nome não pode ser atualizado.
O criador de formulários web sempre recebe o contrato concluído (a menos que configurações estejam em vigor para suprimir a notificação).
Se outra parte precisar ser notificada quando o contrato do formulário web for assinado, o campo de cópia (CC) pode ser usado para garantir que a parte seja incluída automaticamente.
Depois que o formulário web é publicado, os autenticadores só podem ser editados na página Gerenciar.
Somente os endereços de email podem ser editados. O número de autenticadores não pode ser alterado.
Se o criador do formulário web tiver sido adicionado aos autenticadores do formulário, esse participante não poderá ser editado
Sim.
Depois que o formulário web é criado, é possível editar as partes em cópia na página Gerenciar.
Sim.
Os modelos na biblioteca do Acrobat Sign podem ser usados como base para um formulário web, anexando-os através do link Adicionar arquivos.
Atualmente, os campos de Assinatura digital não são compatíveis com formulários web.
Tentar salvar um formulário web com uma assinatura digital acionará uma mensagem de erro, identificando tipos de campo não compatíveis.
Sim.
Instruções para desativar o processo de verificação de email podem ser encontradas na seção Configuração.
Desativar a verificação de email não remove o requisito para o signatário fornecer um endereço de email.
Se você desativar a autenticação por email da assinatura e precisar de uma assinatura juridicamente vinculativa, certifique-se de usar alguma forma de autenticação que identifique um usuário único (por exemplo, KBA ou senha).
Sim.
O URL de um formulário da Web é apenas um URL como qualquer outro.
Adicionar o URL a um formulário da Web como um hiperlink não vincula logicamente qualquer contrato gerado pelo formulário da Web ao contrato de origem.
Os dados coletados em um formulário web estão contidos na ID de transação do contrato. Os dados não são preenchidos em nenhum outro lugar no sistema do Acrobat Sign e, se o contrato for completamente excluído, os dados também serão excluídos.
Os relatórios nos formulários web extraem o conteúdo do(s) contrato(s) para preencher os relatórios, mas não salvam os dados em novos locais.
Os formulários web que aguardam uma verificação de email (que é feita clicando no link Confirmar meu endereço de email ou Revisar e assinar) não são exibidos na página Gerenciar. Isso vale tanto para a lista de contratos Em andamento quanto para o resumo do relatório de totalização:
Os formulários web que foram salvos, porém sem acessar o link Revisar e assinar, podem ser observados ao exportar os dados do formulário para o formulário web.
Se a opção Exigir que o signatário confirme o endereço de email estiver desativada, qualquer tentativa de assinatura será aceita e o contrato será assim exposto na página Gerenciar.
A seção Atividade do modelo de formulário web pai registra os principais eventos, como Criação, Ativar/Desativar e substituição de participantes
Todos os artigos sobre formulário web:
- Visão geral e configuração do formulário Web
- Criar formulário Web
- Editar um formulário Web
- Desativar/Ativar um formulário Web
- Ocultar/Reexibir um formulário Web
- Localizar o URL e o código script de um formulário da Web
- Preencher valores de campo de formulário web usando parâmetros de URL
- Permitir que formulários web sejam salvos e retomados pelos destinatários