Visão geral
Às vezes, é necessário obter uma assinatura física. Pode ser para requisitos legais ou de conformidade, posições de política ou, simplesmente, porque uma das partes ou ambas se sentem mais confortáveis com assinaturas no formato físico.
O fluxo de trabalho de assinatura manual do Adobe Acrobat Sign oferece suporte à obtenção de assinaturas físicas, ao mesmo tempo que garante o controle de acesso apropriado, mantém a qualidade e a clareza do documento final, e aproveita os benefícios do processamento e verificação eletrônicos.
Enviar um contrato para assinaturas manuals
O envio de um contrato para coleta de uma assinatura manual requer apenas que o remetente selecione a opção Manual na seção Tipo de assinatura do painel Opções.
Observe que essa opção só é visível quando ambos os tipos de assinatura Eletrônica e Manual estão habilitados para o grupo. Caso contrário, o tipo de assinatura habilitado será usado e a opção de selecionar um ficará oculta.
Os administradores da conta ou do grupo poderão definir o valor padrão como Manual se a maior parte das assinaturas forem definidas antecipadamente nesse formato. (Consulte Opções de Configuração)
Os contratos enviados com o tipo de assinatura definido como Manual exigem que todos os destinatários assinem em formato escrito.
Após o envio do contrato, não há uma opção para o remetente convertê-lo em um fluxo de trabalho de assinatura eletrônica. Também não há uma opção para o destinatário converter sua assinatura em uma assinatura do tipo eletrônica.
Para os destinatários, o fluxo de trabalho de assinatura Manual é semelhante ao de assinatura Eletrônica até a etapa em que o documento precisa ser impresso para aplicação da assinatura:
- O destinatário é notificado por email com um link Abrir e imprimir que leva ao documento.
- Quando o link é selecionado, o destinatário recebe primeiramente um resumo de três etapas do processo de assinatura:
- O destinatário deve preencher todos os campos de formulário solicitados/necessários no contrato na experiência eletrônica.
- Quando estiver pronto, o destinatário deverá clicar em Próximo na parte inferior da página para avançar até as instruções de download, impressão e assinatura:
- O destinatário clica no botão Baixar para baixar o documento (incluindo o conteúdo de campos preenchidos eletronicamente)
- O destinatário abre e imprime o PDF baixado.
- O destinatário assina fisicamente o contrato impresso.
- O contrato assinado deve ser digitalizado novamente em formato digital.
- O Acrobat Sign aceita o arquivo de volta em qualquer formato normalmente aceito (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
- O Acrobat Sign aceita apenas um arquivo. Se houver várias imagens, elas deverão ser compactadas em um único arquivo.
- Um novo email é enviado ao destinatário para solicitar que ele carregue o documento assinado (assunto do email: Carregar o {Nome do contrato}). É fornecido um link que leva à interface Fazer upload para enviar.
- Os destinatários também podem clicar no link do email original com a mensagem Abrir e imprimir para acessar a interface Carregar:
- Clicar no botão Fazer upload para enviar abre uma janela de navegação para que o destinatário localize e selecione o arquivo de contrato assinado no sistema local.
- Após selecionado, o arquivo é carregado no Acrobat Sign, concluindo assim as etapas do destinatário.
- Se houver destinatários subsequentes, o contrato avançará para o próximo destinatário. Caso contrário, o contrato será concluído.
Permitir que os destinatários convertam sua assinatura do tipo Eletrônica para Manual
Os clientes que não exigem um tipo de assinatura eletrônica e que desejam superar qualquer desconfiança do cliente em relação ao formato eletrônico podem permitir que os destinatários convertam o tipo de assinatura do formato eletrônico para o estilo escrito.
Quando essa conversão é habilitada, os destinatários veem uma opção para Imprimir, assinar e carregar no menu Opções na página de assinatura eletrônica.
Observe que, em contratos de vários destinatários, uma vez que um destinatário converter seu tipo de assinatura no estilo escrito, todos os campos de formulário no contrato serão removidos. Os signatários subsequentes não terão campos de formulário para preencher, com exceção dos campos de assinatura presentes na parte inferior da página como um campo de bloco de assinatura.
Práticas recomendadas e considerações
Para as contas com a opção Usuários em vários grupos habilitada, é altamente aconselhável identificar os fluxos de trabalho que exigem uma assinatura manual e a isolá-los em um grupo próprio. Isso permite uma maior aplicação de valores padrão que limitam o número de opções configuráveis na página Enviar, simplificando o processo de envio e evitando erros de configuração.
Se você habilitar assinaturas manuals por meio de qualquer opção, considere habilitar a opção Carregar um documento assinado caso um destinatário lhe envie o documento de volta.
As opções de assinatura manual estão disponíveis no nível de conta e de grupo. Ao configurar opções de assinatura manual, lembre-se que:
- Todas as configurações de grupo são herdadas inicialmente das configurações da conta.
- As configurações de nível de grupo explicitamente configuradas substituem as configurações de nível de conta herdadas.
- Todos os contratos adotam as propriedades do grupo do qual são enviados no momento em que são criados.
Em relação às opções de assinatura manual, há quatro configurações que devem ser consideradas:
- Permitir o tipo de assinatura Manual para remetentes.
- Definir o tipo de assinatura padrão como Manual se o processo exigir.
- Habilitar a opção para que os destinatários convertam assinaturas eletrônicas em um tipo de assinatura Manual.
- Habilitar assinaturas manuals quando a Visibilidade de documento limitada estiver habilitada.
Permitir o tipo de assinatura Manual para remetentes
Para permitir que os remetentes configurem contratos com um tipo de assinatura manual:
- Navegue até Configurações da conta > Configurações de envio
- Navegue até Tipos de assinatura permitidos
- Marque a opção para Permitir que os remetentes enviem documentos para a Assinatura manual
- Clique em Salvar para confirmar a alteração
Defina o tipo de assinatura Manual como padrão para novos contratos
Se o tipo de assinatura padrão for definido como Manual, todos os novos contratos criados no grupo serão configurados para uma assinatura manual.
Se a opção de assinatura eletrônica também estiver habilitada, o remetente poderá alterar o tipo de assinatura ao configurar o contrato.
Se apenas um tipo de assinatura estiver habilitado para o grupo, a opção de selecionar um tipo de assinatura ficará oculta na página Enviar. Ambas as opções de assinatura devem ser habilitadas para que a opção de selecioná-las seja exibida para os remetentes.
Permitir que os destinatários convertam em uma assinatura Manual
A opção de permitir que os destinatários convertam em uma assinatura manual é uma ferramenta útil no caso de signatários que tenham desconfiança com relação ao processo de assinatura eletrônica.
- Navegue até Configurações da conta > Preferências de assinatura.
- Role para baixo até Configurações adicionais.
- Marque a opção para Permitir que os signatários imprimam, adicionem assinaturas manuais e carreguem o contrato no Acrobat Sign, em vez de usarem a assinatura eletrônica.
- Clique em Salvar para confirmar a alteração.
A opção de permitir que os destinatários convertam em um tipo de assinatura manual não depende da opção de permitir assinaturas manuals ao enviar novos contratos.
Habilitar assinaturas manuals quando a Visibilidade de documento limitada estiver habilitada
Se você estiver usando fluxos de trabalho de Visibilidade de documento limitada (LDV) e precisar inserir a opção para tipos de assinatura manual, será necessário habilitar assinaturas manuals explicitamente no escopo do LDV.
Caso contrário, a opção de enviar contratos com um tipo de assinatura manual ficará oculta na página Enviar e não poderá ser configurada pelo remetente.
- Navegue até Configurações da conta > Configurações globais (Configurações de grupo, quando configuradas no nível de grupo ).
- Role para baixo até Visibilidade de documento limitada.
- Marque a opção para Permitir o envio para assinatura manual. Os destinatários sempre visualizarão todas as páginas quando forem solicitados a usar a assinatura manual.
- Clique em Salvar para confirmar a alteração.
De acordo com essa configuração, qualquer contrato enviado usando a Visibilidade de documento limitada e o tipo de assinatura Manual ignora o fluxo de trabalho de LDV e apresenta o documento inteiro para que o destinatário o visualize.
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