Настройка правил хранения в Adobe Acrobat Sign

Определите, как долго соглашения и связанные данные хранятся до их автоматического удаления.

Правила хранения позволяют администраторам контролировать, как долго соглашения и связанные данные хранятся в Adobe Acrobat Sign после достижения конечного состояния. Это помогает организациям автоматизировать очистку данных и согласовать жизненный цикл документов с внутренними политиками соответствия.

Перед началом работы

• Для настройки правил хранения вы должны быть администратором уровня учетной записи или группы.

Конфигурация

Доступность

• Acrobat Standard и Acrobat Pro: не поддерживается.
• Acrobat Sign Solutions: поддерживается.
• Acrobat Sign for Government: поддерживается.

Диапазон настроек

Правила хранения можно настраивать на уровне учетной записи и группы.

Настройки на уровне группы переопределяют настройки на уровне учетной записи.

• Поведение по умолчанию — если правило хранения не настроено, соглашения хранятся до их ручного удаления или удаления другими процессами.
• Влияние на соглашения в процессе — правила хранения применяются, когда соглашение записывается в конечном состоянии. Соглашения, которые уже находятся в процессе, не затрагиваются до достижения конечного состояния.

Доступ к этой настройке

Уровень учетной записи:

• Перейдите в Параметры учетной записи > Управление данными.

Уровень группы:

1. Перейдите в Администратор > Группы.
2. Выберите группу.
3. Выберите Настройки группы > Управление данными.

Создание правилa хранения

При создании нового правила оно становится активным правилом. Ранее активные правила остаются в списке с датой окончания и продолжают управлять соглашениями, которые уже были им назначены.

Настройте переопределения на уровне группы

Правила уровня группы переопределяют правила уровня учетной записи для пользователей в группе. Если правило уровня группы не определено, применяется правило уровня учетной записи.

• Создайте правило, используя те же шаги, что и для конфигурации уровня учетной записи.
• (Необязательно) Включите Сохранить все соглашения для этой группы, чтобы предотвратить автоматическое удаление.
  • Используйте эту опцию, чтобы обойти настройку на уровне учетной записи, когда соглашения группы должны быть сохранены.

Если пользователь переключается между разными группами, применяется правило хранения той группы, к которой пользователь принадлежит на момент перехода соглашения на завершающий этап.

Работа настройки

Когда соглашение переходит в завершающую стадию:

• Активное правило хранения применяется и связывается с соглашением.
  • Применяемое правило хранения связано с соглашением, чтобы обеспечить использование корректного правила во время удаления.
• Система рассчитывает дату удаления на основе определенного периода хранения.
• Соглашение удаляется по истечении периода хранения при условии, что правило остается включенным.

Обработка терминального состояния может задерживаться до 12 часов в периоды пиковой нагрузки, что может отсрочить начало периода хранения.

Чтобы понять, как время влияет на хранение, см. страницу обзора управления данными.

Рекомендации

• Определите правила хранения перед отправкой соглашений, чтобы обеспечить последовательное применение политики.
• Используйте правила на уровне группы для поддержки различных требований к хранению в разных командах.
• Периодически проверяйте правила, чтобы убедиться, что они соответствуют текущим требованиям соответствия. 

Важная информация

• Правила хранения применяются, когда соглашение переходит к завершающему состоянию.
• Для новых завершенных соглашений одновременно активно только одно правило хранения. Когда создается новое правило, оно становится активным и применяется ко всем соглашениям, которые переходят в терминальное состояние в дальнейшем. Ранее активные правила продолжают применяться к соглашениям, которые уже были им назначены, и их не нужно отключать.
• Применяемое правило зависит от группы, к которой принадлежит отправляющий пользователь в момент, когда соглашение достигает завершающего этапа.
• Обработка терминального состояния может задерживаться до 12 часов в периоды пиковой нагрузки, откладывая запуск политик хранения.
• Если правило не определено, соглашения сохраняются бессрочно.
• Отключение правила предотвращает удаление всех соглашений, которые приняли это правило и еще не были удалены.

Похожие статьи

• Обзор правил хранения данных
• Управление правилами хранения
• Удаление соглашений с помощью инструментов управления данными и GDPR