Управление правилами хранения в Adobe Acrobat Sign

Просматривайте, фильтруйте и контролируйте применение и поддержание правил хранения с течением времени.

Правила хранения определяют, когда соглашения и связанные с ними данные удаляются. Управление этими правилами обеспечивает правильное применение активных политик и продолжение действия ранее примененных правил для соглашений в соответствии с ожиданиями.

Перед началом работы

Для управления правилами хранения вы должны быть администратором на уровне учетной записи или группы.

Конфигурация

Доступность

Acrobat Sign Solutions: поддерживается.
Acrobat Sign for Government: поддерживается.
Acrobat Standard и Acrobat Pro: не поддерживается.

Диапазон настроек

Правилами хранения можно управлять на уровне учетной записи и группы.

Настройки на уровне группы переопределяют настройки на уровне учетной записи.

Доступ к этой настройке

Уровень учетной записи:

Перейдите в Параметры учетной записи > Управление данными.

Уровень группы:

Перейдите в Администратор > Группы.
Выберите группу.
Выберите Настройки группы > Управление данными.

Как работают правила хранения

Правила хранения следуют определенному жизненному циклу:

Для новых завершенных соглашений одновременно активно только одно правило хранения. При создании нового правила оно становится активным и применяется ко всем соглашениям, которые записываются в завершенном состоянии в дальнейшем. Ранее активные правила продолжают применяться к соглашениям, которые уже были им назначены, и не требуют отключения.
Каждому соглашению назначается правило хранения при записи в завершенном состоянии.
Соглашения сохраняют назначенное им правило, даже если позже создаются новые правила.
Отключение правила предотвращает удаление всех соглашений, которые еще не были удалены в рамках этого правила.

Статусы правил

Правила хранения могут иметь один из следующих статусов:

Включено — правило в настоящее время применяется к новым завершенным соглашениям или по-прежнему регулирует соглашения, запланированные для удаления.
Отключено — правило больше не применяется. Соглашения, связанные с правилом, не удаляются.
Истекло — все соглашения, ранее регулируемые правилом, уже удалены.
Устаревшее — представляет политики хранения, настроенные через более ранние системные настройки. Соглашения, уже назначенные устаревшим правилам, продолжают соблюдать эти расписания удаления.

Фильтрация правил хранения

Используйте элемент управления фильтром для просмотра правил по статусу:

Все правила (по умолчанию).
Включенные правила.
Отключенные правила.
Правила с истекшим сроком действия.

Вы можете настроить количество записей, отображаемых на странице, включая такие варианты, как 15, 30 или 50 правил.

Отключение правила хранения

Отключение правила останавливает удаление для всех соглашений, связанных с этим правилом.

Выберите правило для отключения.
Нажмите Отключить.

Оповещение:

Отключение правила невозможно отменить.

Соглашения, связанные с отключенным правилом, больше не подлежат удалению и должны быть удалены другими способами, например с помощью инструментов GDPR.

Просмотр правил группы на уровне учетной записи

Вы можете получить доступ к правилам хранения уровня группы из интерфейса уровня учетной записи:

Перейдите в Параметры учетной записи > Управление данными.
Выберите вкладку Группы с правилами хранения.
Выберите группу.
Выберите Просмотр правил хранения групп.

Важная информация

Для новых завершенных соглашений одновременно активно только одно правило хранения.
Правила хранения нельзя изменить после их создания. Для изменения поведения хранения в будущем необходимо создать новые правила.
Ранее примененные правила продолжают управлять соглашениями, которые уже были им назначены.
Правила хранения нельзя редактировать после их применения к соглашению.
Обработка завершенного состояния может задерживаться до 12 часов в периоды пиковой нагрузки, что задерживает начало хранения.
Отключенные правила нельзя включить повторно.
Правила хранения, связанные с удаленными группами, остаются доступными для сохранения истории аудита. Настройки группы по-прежнему можно просматривать и управлять ими через интерфейс уровня учетной записи.