Pomocí panelu Sloučení dat aplikace InDesign můžete snadno vytvářet více variant svých dokumentů tím, že sloučíte soubor zdroje dat (ve formátu CSV nebo TXT) s dokumentem aplikace InDesign. Funkci sloučení dat můžete použít například k rychlému a přesnému vytvoření stovek provedení dopisů, obálek či adresních štítků. Sloučení dat se také nazývá sloučení pro hromadné rozesílání pošty.

Předpoklady

Všechno, co ke sloučení dat potřebujete, je zdrojový datový soubor a cílový dokument. 

  • Soubor zdroje dat obsahuje informace, které se v jednotlivých opakováních cílového dokumentu mění, například jména a adresy příjemců vzorových dopisů. Soubor zdroje dat je tvořen poli a záznamy. Pole jsou skupiny určitých informací, například názvů firem nebo poštovních směrovacích čísel, zatímco záznamy jsou řádky s úplnými sadami informací obsahující například název společnosti, ulici, město, stát a poštovní směrovací číslo. Soubor zdroje dat může být soubor oddělený čárkami (.csv) nebo tabulátory (.txt), ve kterém je každá položka dat oddělena čárkou nebo tabulátorem.
  • Cílový dokument je dokument aplikace InDesign, který obsahuje vyhrazená místa pro datová pole a všechen standardní materiál, text a další položky, které zůstávají v každém opakování sloučeného dokumentu nezměněné.

Sloučený dokument je výsledný dokument aplikace InDesign, který obsahuje společné informace z cílového dokumentu opakované tolikrát, aby se použily všechny záznamy ze zdroje dat.

Sloučení dat
Sloučení dat

A. Soubor zdroje dat B. Cílový dokument C. Sloučený dokument 

Panel Sloučení dat

Panel Sloučení dat je přístupný v nabídce Okno > Pomůcky. V panelu se zobrazuje název a typ každého pole dat. Pokud jste do dokumentu vložili datová pole, zobrazí se rovněž čísla stránek, na kterých jsou umístěna datová pole.

Panel Sloučení dat
Panel Sloučení dat

A. Nabídka Sloučení dat B. Vytvořit sloučený dokument C. Čísla stránek, na kterých jsou umístěna datová pole D. Náhled posledního záznamu E. Náhled dalšího záznamu F. Přejít na záznam G. Náhled předchozího záznamu H. Náhled prvního záznamu I. Náhledy záznamů J. Typ a název datového pole K. Zdroj dat 

Základní kroky při slučování dat

1. Naplánujte, která datová pole budete používat ve zdrojovém dokumentu a cílových dokumentech.

Určete výslednou podobu dokumentu, abyste věděli, která pole jsou ke sloučení dat nezbytná. Pokud například vytváříte pohlednici, kterou budete posílat zákazníkům, můžete použít tato datová pole:

<<Název firmy>><<Adresa>><<Město>>, <<Stát>><<Poštovní směrovací číslo>>

Tabulka dat nebo databáze může vypadat například takto:

Ukázkový datový soubor
Ukázkový datový soubor

2. Uložte soubor zdroje dat – obvykle soubor z tabulkového procesoru nebo soubor databáze – jako textový soubor oddělený čárkami (.csv) nebo tabulátory (.txt).

Zkontroluje, že je soubor zdroje dat uspořádaný tak, abyste mohli do cílového dokumentu začlenit požadovaná pole. Například horní řádek tabulky by měl obsahovat názvy polí, která budete používat v cílovém dokumentu, například „Firma“ a „Adresa“.

Další informace viz O souborech zdrojů dat.

3. Vytvořte cílový dokument, který obsahuje text a ostatní položky, které zůstávají stejné ve všech verzích cílového dokumentu.

Další informace viz O cílových dokumentech.

4. Vyberte zdroj dat pomocí panelu Sloučení dat.

Další informace viz Výběr zdroje dat.

5. Vložte pole z panelu Sloučení dat do cílového dokumentu.

Pole dat můžete přidat buď na stránku dokumentu nebo na vzorovou stránku. Pokud přidáte pole dat na vzorovou stránku, můžete vybrat další volby.

Další informace viz Vložení datových polí a Přidání vyhrazených míst pro pole dat na vzorové stránky.

6. Pomocí náhledu záznamů zkontrolujte, že cílový dokument vypadá tak, jak chcete.

7. Slučte cílový dokument se souborem zdroje dat nebo jej exportujte do PDF.

Další informace viz Sloučení záznamů.

O souborech zdrojů dat

Zdroj dat je většinou vytvořen v tabulkovém procesoru nebo v databázovém programu, ale svůj soubor zdroje dat můžete vytvořit také v aplikaci InDesign nebo v libovolném textovém editoru. Soubory zdrojů dat by měly být uloženy v textovém formátu s oddělením čárkami (.csv) nebo tabulátory (.txt). Další informace o exportu do těchto formátů si najděte v příručce uživatele k aplikaci, kterou používáte k vytváření zdrojů.

V textových souborech oddělených čárkami nebo tabulátory jsou záznamy oddělené zalomením odstavce, pole jsou oddělená čárkami nebo tabulátory. Soubor zdroje dat může také obsahovat text nebo cesty, které odkazují na obrazy na disku.

Příklad souboru zdroje dat odděleného čárkami

Name,Company Name,State 
Bill Tucker,CoreVent Labs,Nevada 
Dat Nguyen,"Brady, Hunt, and Baxter, Inc",Delaware 
Maria Ruiz,"Brinquist Enterprises, Inc.",California

Poznámka:

Pokud chcete do souboru odděleného čárkami zapsat čárku nebo uvozovky, uzavřete text do uvozovek, například "Brady, Hunt a Baxter, s.r.o.". Pokud nepoužijete uvozovky, bude každé jméno považováno za samostatné pole.

Zalomení řádku nelze vložit do pole v souboru zdroje dat. Pokud je nutné rozdělit pole do různých řádků, vyberte dvě různá pole, například <<Address1>> a <<Address2>>.

Při slučování dokumentů můžete výběrem příkazu Odstranit prázdné řádky pro prázdná pole zabránit vzniku prázdných řádků. Pokud však řádek obsahuje znaky včetně mezer, nebude tento řádek smazán.

Přidání obrazových polí do souboru zdroje dat

Přidáte-li do souboru zdroje dat pole pro obrazy, můžete pro každý sloučený záznam zobrazit jiný obraz. Například při sloučení dokumentů, které obsahují informace o různých společnostech, můžete pro každou společnost zahrnout obraz jejího loga.

  1. Otevřete soubor zdroje dat.
  2. Na začátek názvu datového pole přidejte symbol „zavináče“ (@), abyste mohli vložit texty nebo cesty, které odkazují na obrazové soubory.

    Symbol @ je vyžadován pouze na prvním řádku; další řádky by měly obsahovat pouze cesty pro obrazy. Cesty, ve kterých se rozlišuje velikost písmen, musí splňovat konvence názvů pro operační systém, ve kterém jsou uloženy.

    Poznámka:

    Způsobí-li přidání symbolu @ na začátek pole chybu, zapište apostrof (') před symbol @ (například '@Fotografie), aby byla tato funkce platná. Některé aplikace, například Microsoft Excel, vyhrazují symbol @ pro funkce.

(Windows) Příklad odkazů na obrazy v souboru zdroje dat

Název

Věk

@Fotografie

Bill Tucker

36

c:\Foto\BillTucker.jpg

Dat Nguyen

53

c:\Dokumenty\dat.gif

Maria Ruiz

26

c:\Foto\Ruiz.psd

(Mac OS) Příklad odkazů na obrazy v souboru zdroje dat

Název

Věk

@Fotografie

Bill Tucker

36

Mac HD:Foto:BillTucker.jpg

Dat Nguyen

53

Desktop:Rodina:dat.gif

Maria Ruiz

26

Mac HD:Foto:Ruiz.psd

Poznámka:

V aplikaci InDesign lze zobrazit cestu k obrázku na vašem operačním systému. Vložte obrázek do dokumentu InDesign a poté jeho umístění najdete v panelu Vazby. Po výběru obrázku vyberte možnost Kopírovat informace > Kopírovat celou cestu z nabídky panelu Vazby. Cestu je někdy po vložení do zdroje dat nutné upravit. Tento postup je užitečný zejména u obrázků uložených na serveru.

O cílových dokumentech

Po vytvoření souboru zdroje dat musíte vytvořit cílový dokument a vložit do něj pole ze souboru zdroje dat. Cílový dokument obsahuje zástupný text pro datová pole a grafiky pro takové položky, které chcete zobrazit například na každé pohlednici. Tato pole bude možné přidat po výběru zdroje dat.

Cílový dokument obsahuje pole ze zdroje dat
Cílový dokument obsahuje pole ze zdroje dat se zobrazeným zástupným textem.

Při sloučení dat vytvoří InDesign nový dokument, ve kterém pole nahradí určenými daty ze souboru zdroje dat. Datová pole můžete umístit buď na vzorovou stránku nebo na stránku dokumentu.

Výběr zdroje dat

Před vložením polí do cílového dokumentu vyberte zdroj dat v panelu Sloučení dat. Pro každý cílový dokument můžete vybrat jen jeden soubor zdroje dat.

  1. Vytvořte nebo otevřete dokument, který budete používat jako cílový dokument.
  2. Zvolte Okno > Pomůcky > Sloučení dat.

  3. Z nabídky panelu Sloučení dat zvolte Vybrat zdroj dat.

  4. Chcete-li změnit volby textu s oddělovači, vyberte Zobrazit volby importu.

    InDesign automaticky určí typ oddělovače a kódování použité v souboru zdroje dat, takže většinou není nutné volby importu zobrazovat. Můžete ale určit jiné volby kódování a oddělovače, pokud si myslíte, že byly určeny špatně.

  5. Najděte soubor zdroje dat a klikněte na Otevřít.

  6. Pokud jste vybrali volbu Zobrazit volby importu, změňte volby pro oddělovače a kódování podle potřeby, a pak klikněte na OK. Pole dat se zobrazí v panelu Sloučení dat.

Poznámka:

Pokud se zobrazí výstražná zpráva, že soubor nelze otevřít, nebo když se v seznamu zobrazí nesprávná pole, bude asi potřeba upravit soubor tabulkového procesoru nebo databázi a uložit ho jako textový soubor oddělený čárkami nebo tabulátory.

Když je zdroj dat vybraný a pole jsou načtená v panelu Sloučení dat, jakékoliv změny zdroje dat se neprojeví v cílovém dokumentu, dokud zdroj dat neaktualizujete.

Vložení datových polí

Když vyberete zdroj dat, v panelu Sloučení dat se zobrazí seznam názvů datových polí. Tyto názvy jsou shodné s hlavičkami sloupců v souboru zdroje dat. Ikony ukazují, zda je pole text nebo obraz. Když přidáte datová pole do dokumentu, stanou se z nich vyhrazená místa pro pole, například <<Firma>>. Tato vyhrazená místa můžete vybrat a formátovat stejně jako jiný text nebo grafiky.

Přiřazením obrazového pole k existujícímu rámečku vytvoříte plovoucí obraz. Nebo pokud je v textovém rámečku umístěný textový kurzor nebo je vybraný text, když vkládáte pole obrazu, vloží se do textu malý vyhrazený rámeček jako včleněná grafika. Můžete nastavit velikost vyhrazeného místa pro obraz a tím určit velikost sloučených obrazů.

Jakmile vložíte datové pole, zapamatuje si InDesign jeho zdroj dat. Všechny chyby v seznamu polí, například překlepy, prázdná pole a nesprávné typy polí, musíte opravit ve zdrojové aplikaci a pak aktualizovat pomocí panelu Sloučení dat.

Vložení textového datového pole do cílového dokumentu

  1. Vytvořte textový rámeček na stránce dokumentu nebo na vzorové stránce.

    Přidáváte-li datová pole do vzorové stránky, pročtěte si heslo Přidání vyhrazených míst pro pole dat na vzorové stránky.

  2. Umístěte textový kurzor do textového rámečku tam, kde chcete zobrazit vyhrazené místo pro pole, nebo vyberte text, který chcete nahradit.
  3. Chcete-li vložit vyhrazené místo pro pole, proveďte jeden z následujících úkonů:
    • Klikněte na pole v seznamu panelu Sloučení dat.

    • Přetáhněte název pole ze seznamu v panelu Sloučení dat na textový rámeček, abyste přidali vyhrazené místo. Pokud přetáhnete textové pole na prázdný rámeček, stane se z prázdného rámečku textový rámeček.

Vyhrazená místa pro textová pole se v cílové aplikaci zobrazí uzavřená mezi dvojitými lomenými závorkami (například <<Název>>) s použitím aktuálních atributů formátování (jako je písmo a jeho velikost).

Poznámka:

Platné pole nemůžete vytvořit pouhým napsáním názvu pole nebo úpravou existujícího pole. Musíte ho vložit z panelu Sloučení dat.

Vložení obrazového datového pole do cílového dokumentu

  • Chcete-li vložit nové vyhrazené místo pro včleněnou grafiku, přetáhněte obrazové pole do textového rámečku nebo umístěte textový kurzor do textového rámečku a klikněte na obrazové pole.
  • Chcete-li vložit novou plovoucí grafiku, přetáhněte obrazové pole do prázdného rámečku nebo do existujícího grafického rámečku. Pokud přetáhnete obrazové pole na prázdný rámeček, stane se z prázdného rámečku grafický rámeček.
  • Chcete-li vložit pole do seskupených položek, do buněk tabulky nebo do vnořených položek, přetáhněte obrazové pole na požadovaný cíl.

    Vyhrazené místo pro obrazové pole se zobrazí jako rámeček obsahující název pole.

Přidání kódu QR

Do sloučeného dokumentu můžete integrovat kód QR. Níže naleznete různé typy kódů polí QR, které lze přidávat pomocí pracovního postupu sloučení dat:

  • Prostý text
  • Hypertextový odkaz na web
  • Textová zpráva
  • E-mail
  • Vizitka

Datové položky v souborech .txt nebo .csv, sloužící jako zdroj dat pro vytváření kódů QR, jsou v následujícím formátu:

  • Prostý text: Do sloupce Kód QR zadejte prostý text.
  • Hypertextový odkaz na web: URL:<url> (Například „URL:http://www.google.com“)
  • Textová zpráva: SMSTO:<Telefonní číslo>:<Zpráva> (Například: „SMSTO:9818143551:Ahoj“)
  • E-mail: MATMSG:\nTo:<e-mailová adresa> (Například: „MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Ahoj;\nBODY:;;“)
  • Vizitka: BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe\nTITLE:Engineer\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD

Datové položky ale mohou být kombinací typů e-mailových adres, zpráv SMS, hypertextových odkazů a prostého textu. Zadejte je do pole .csv a .txt ve výše uvedeném formátu se znakem # na názvu jejich sloupce. Chcete-li vytvořit kódy QR, postupujte následovně:

  1. Zvolte Okna > Pomůcky > Sloučení dat.

  2. Z rozbalovací nabídky zvolte položku Vybrat zdroj dat.

  3. Vyberte soubor dat s údaji o poli QR. Klikněte na Otevřít.

  4. V dokumentu vyberte vyhrazené místo.

  5. Kliknutím na ikonu Vytvořit sloučený dokument vytvořte sloučený dokument.

Přidání vyhrazených míst pro pole dat na vzorové stránky

Vložení vyhrazených míst pro datová pole na vzorové stránky má výhody, které nejsou dostupné při vložení vyhrazených míst na stránky dokumentu:

  • Výsledný sloučený dokument obsahuje původní vyhrazená místa na vzorových stránkách a zároveň obsahuje výsledky sloučení na stránkách dokumentu jako lokálně změněné položky vzorové stránky.

  • Sloučený dokument si zachová spojení se zdrojem dat, takže když změníte záznamy ve zdroji dat, můžete je ve sloučeném dokumentu aktualizovat pomocí příkazu Aktualizovat obsah datových polí. Tato volba je zvláště užitečná, když změníte rozvržení sloučeného dokumentu, a pak potřebujete přidat nová data ze zdroje dat.

  • Nastavení v dialogovém okně Vytvořit sloučený dokument jsou stejná jako ta, která jste použili v cílovém dokumentu, takže můžete rychle znovu vytvořit aktuální dokument se stejným vzhledem. Tato sdílená nastavení můžete také použít k vytvoření identických dokumentů s různými zdroji dat nebo k vytvoření nového dokumentu s mírně upraveným rozvržením.

Poznámka:

Přidáváte-li datová pole do vzorové stránky, ujistěte se, že textový rámeček s datovými poli povolují lokální změny vzorových položek. Vyberte textový rámeček na vzorové stránce a zapněte volbu Povolit lokální změny vzorových položek ve výběru v nabídce panelu Stránky. Pokud tato volba není vybrána, nebudou data sloučena. (Viz Vytváření vzorů.)

Nemůžete umístit datová pole současně na vzorové stránky i na stránky dokumentu. Aby se sloučení správně provedlo, musíte na první stránku dokumentu aplikovat vzor obsahující datová pole.

Poznámka:

Pokud se objeví chybová zpráva, že InDesign nemůže sloučit dokument, protože v něm nejsou žádná vyhrazená místa, zkontrolujte, zda jste v jednostránkovém dokumentu neumístili vyhrazená místa na levou vzorovou stránku. Stránka 1 je založena na pravé vzorové stránce, takže vyhrazená místa musíte přidat na pravou vzorovou stránku.

Aktualizace, odstranění nebo nahrazení souborů zdrojů dat

  • Chcete-li aktualizovat soubor zdroje dat, upravte a uložte soubor zdroje dat v textovém formátu oddělovaném čárkami nebo tabulátory, a pak z panelu Sloučení dat zvolte Aktualizovat zdroj dat.

    Změny se projeví v panelu Sloučení dat. Pokud se po aktualizaci změny neprojeví v dokumentu, vypněte volbu Náhled a pak ji znovu zapněte.

  • Chcete-li odstranit propojení se souborem zdroje dat, zvolte Odstranit zdroj dat z nabídky panelu Sloučení dat.
  • Chcete-li přepnout na nový soubor zdroje dat, zvolte Vybrat zdroj dat z nabídky panelu Sloučení dat, a pak určete nový soubor zdroje dat. InDesign nemusí některá pole rozpoznat. V takovém případě je nejlepší vyhrazená místa pro pole odstranit a znovu vložit.

Poznámka:

Pokud vygenerujete sloučený dokument z cílového dokumentu, ve kterém jsou datová pole na vzorových stránkách, můžete ve sloučeném dokumentu tato datová pole aktualizovat.

Prohlížení náhledu záznamů v cílovém dokumentu

Před sloučením cílového dokumentu a souboru zdroje dat je vhodné si prohlédnout náhled záznamů, abyste zkontrolovali, že data polí se po sloučení informací zobrazí správně. Při prohlížení náhledu záznamů se v panelu Sloučení dat místo vyhrazených míst pro pole zobrazí skutečná data ze souboru zdroje dat. Například místo, abyste viděli <<Firma>>, můžete vidět Adobe. Pomocí navigačních tlačítek v panelu Sloučení dat můžete záznamy procházet.

Pokud najdete při procházení záznamů nějaký problém, například překlepy nebo mezery navíc, doporučujeme vám upravit zdrojový soubor v původní aplikaci. (Viz O souborech zdrojů dat.)

  1. Klikněte na Náhled dole v panelu Sloučení dat nebo zvolte Náhled z nabídky panelu Sloučení dat.

  2. Kliknutím na navigační tlačítka procházejte data z různých záznamů.

Poznámka:

Chcete-li přejít na určitý záznam, použijte navigační tlačítka dole v panelu. Můžete také do textového pole dole v panelu zadat číslo záznamu, jehož náhled chcete zobrazit, a pak stisknout Enter nebo Return.

Zapnutí a vypnutí náhledu

Některé problémy mohou vzniknout nebo se naopak samy opravit při přepínání mezi režimy náhledu. Zapamatujte si následující pravidla:

  • Když je volba Náhled záznamu vypnutá, nahradí se obsah náhledu zástupným obsahem. Pokud odstraníte obraz spolu s rámečkem, který ho obsahuje, nebo odstraníte celý textový řetězec, a pak vypnete volbu Náhled záznamu, vyhrazená místa se neobjeví, protože byla také odstraněna.

  • Změny provedené v dialogovém okně Volby umístění obsahu se neprojeví, dokud nekliknete na OK. Podobně pokud je vybraná volba Náhled záznamu, neprojeví se nové nastavení umístění, dokud tuto volbu nevypnete a znovu nezapnete.

  • Pokud se pokusíte uložit dokument v režimu náhledu, objeví se výzva, abyste před uložením dokumentu vypnuli režim náhledu.

Úpravy vyhrazených míst pro datová pole

Když přidáte do dokumentu textové datové pole, zástupný text pro toto pole se zadá s použitím atributů formátování (jako je písmo a jeho velikost), které jsou aktivní v místě textového kurzoru. Atributy textu pro zástupný text můžete upravit, a tím nastavit vzhled skutečných dat.

  1. Proveďte jeden z následujících úkonů:
    • Chcete-li změnit atributy vyhrazeného místa, vyberte zástupný text, a pak změňte atributy formátování tak, jak byste je změnili u jiného textu.

    • Chcete-li změnit vyhrazené místo, vyberte vyhrazené místo nebo skutečná data a vyberte jiný název pole v panelu Sloučení dat.

    • Chcete-li vyhrazené místo odstranit, vyberte ho, a stiskněte Backspace nebo Delete.

Poznámka:

V zobrazení Editor článku se vyhrazená místa zobrazují stejným způsobem jako hypervazby. Některé volby panelu Sloučení dat nejsou v Editoru článku dostupné.

Nastavení voleb umístění obsahu

K určení výchozího nastavení pro platný dokument nebo pro všechny budoucí projekty se sloučením dat použijte dialogové okno Volby umístění obsahu. Můžete určit, jak se umístí obraz, zda jsou obrazy navázané nebo vložené, zda se mají odstraňovat prázdné řádky pro prázdná pole a maximální počet záznamů pro každý sloučený dokument.

  1. Proveďte jeden z následujících úkonů:
    • Chcete-li ovlivnit jen současný dokument, otevřete cílový dokument.

    • Chcete-li ovlivnit všechny dokumenty, které v budoucnosti vytvoříte, zavřete všechny dokumenty.

  2. Zvolte Okno > Pomůcky > Sloučení dat.

  3. Z nabídky panelu Sloučení dat zvolte Volby umístění obsahu.

  4. Změňte volby umístění obsahu. (Viz Volby umístění obsahu.)
  5. Klikněte na OK.

Sloučení záznamů

Poté, co zformátujete cílový dokument a vložíte pole ze souboru zdroje dat, můžete sloučit informace ze souboru zdroje dat s cílovým dokumentem. Záznamy lze sloučit do jiného dokumentu aplikace InDesign nebo přímo do formátu PDF. Při sloučení dat vytvoří InDesign nový dokument nebo soubor PDF založený na cílovém dokumentu a pole v cílovém dokumentu nahradí odpovídajícími informacemi ze souboru zdroje dat.

Když sloučíte dokument, který obsahuje vyhrazená místa pro datová pole na vzorových stránkách, zkopírují se tyto položky vzorových stránek do vzorových stránek v nově vygenerovaném dokumentu.

Sloučení jednoho nebo více záznamů

  1. S otevřeným dokumentem proveďte jeden z následujících úkonů:
    • Zvolte možnost Vytvořit sloučený dokument z nabídky panelu Sloučení dat nebo klikněte na tlačítko Vytvořit sloučený dokument .

    • Zvolte položku Export do PDF z nabídky panelu Sloučení dat.

    Vytvořit sloučený dokument
    Vytvořit sloučený dokument
  2. V záložce Záznamy ve volbě Záznamy ke sloučení vyberte Všechny záznamy, abyste sloučili všechny záznamy v souboru zdroje dat, nebo vyberte Jeden záznam, abyste sloučili v pouze určitý záznam, případně určete rozsah záznamů, které se sloučí.

  3. V části Záznamy na stránku dokumentu proveďte jeden z následujících úkonů:

    • Zvolte Jeden záznam, aby každý záznam začínal na začátku další stránky.

    • Zvolte Více záznamů, abyste mohli použít více než jeden záznam na stránku. (Chcete-li například tisknout dopisní štítky.)

      Pokud jsou datová pole na stránce dokumentu ve vícestránkovém dokumentu nebo pokud jsou datová pole na více vzorových stránkách, nemůžete sloučit více záznamů na stránku.

  4. Vyberte Generovat zprávu o přesahujícím textu při vytváření dokumentu, aby se automaticky otevřela zpráva v dokumentu aplikace InDesign, do které se v průběhu sloučení dat zaznamenávají místa, kde se vytvoří přesahující text. (Viz Zpráva o přesahujícím textu.)

  5. Vyberte Upozornit na chybějící obrazy, chcete-li zobrazit upozornění na chybějící vazby, pokud některé obrazy nejsou dostupné.

  6. Pokud jste v záložce Záznamy vybrali Více záznamů, klikněte na záložku Rozvržení více záznamů a určete následující volby:

    • Pro Okraje zadejte hodnoty, které určují vzdálenost mezi vodítky okrajů a okraji stránky.

    • Pro Rozvržení záznamů vyberte buď Nejdříve řádky nebo Nejdříve sloupce, a pak určete mezery mezi sloupci a řádky.

  7. Pokud jste vybrali Více záznamů, vyberte Náhled rozvržení více záznamů, abyste zobrazili změny provedené v dialogovém okně Vytvořit sloučené záznamy. Záznamy můžete procházet pomocí tlačítek stránek.

  8. Klikněte na záložku Volby a určete volby umístění. (Viz Volby umístění obsahu.)

  9. Až skončíte, klikněte na OK.

  10. Pokud exportujete přímo do souboru PDF, zadejte možnosti PDF a klikněte na tlačítko Export. Pak zadejte název souboru a jeho umístění a klikněte na Uložit. (Viz Volby Adobe PDF.)

Pokud zdroj dat odkazuje na nepodporovaný formát souboru nebo nejsou obrazy dostupné, možná budete muset opravit soubor zdroje dat tak, aby odkazoval na podporovaný soubor, opravit cesty pro chybějící soubory nebo jednoduše přesunout soubory do správné složky, aby je InDesign mohl najít a umístit.

Omezení pro slučování více záznamů

Můžete zvolit Více záznamů, abyste vytvořili více než jeden záznam na stránku. Například při tisku dopisních štítků budete chtít tisknout více štítků na stránku. Způsob, jak se záznamy zobrazí ve sloučené publikaci, závisí hlavně na volbách rozvržení. Zde je seznam omezení, se kterými se můžete setkat při použití volby Více záznamů:

  • Pokud jsou datová pole na stránce dokumentu ve vícestránkovém dokumentu nebo pokud jsou datová pole na více vzorových stránkách, nemůžete sloučit více záznamů na stránku.

  • Sloučení dat umožňuje pouze jednu velikost vyhrazeného místa.

  • Odstranění záznamu ve sloučené publikaci nepřeformátuje zbývající záznamy do prázdného vyhrazeného místa.

Sloučení do souboru PDF

Při sloučení do souboru PDF jsou všechny možnosti stejné jako při vytváření sloučeného dokumentu aplikace InDesign. Výsledný soubor PDF využívá výhod objektů PDF X pro statické části stránky, což má za následek snížení velikosti souboru PDF.

Aktualizace datových polí

Po sloučení dokumentu s vyhrazenými místy pro data na vzorových stránkách můžete změnit rozvržení sloučeného dokumentu a znovu aktualizovat hodnoty datových polí ve zdroji dat. Pomocí příkazu Aktualizovat datová pole můžete aktualizovat datová pole se zachováním rozvržení dokumentu. Tato volba je dostupná pouze ve sloučeném dokumentu, ve kterém jsou vyhrazená místa pro data na vzorových stránkách.

  1. Proveďte libovolné změny v souboru zdroje dat, a pak ho uložte a zavřete.
  2. Ve sloučeném dokumentu zvolte Aktualizovat datová pole.

Změny provedené při aktualizaci datových polí se objeví v souboru záznamu.

Poznámka:

Tato volba funguje nejlépe, když v souboru zdroje dat jen upravíte nebo přidáte záznamy. Pokud přidáte vyhrazená místa pro pole, přidáte nová pole do zdroje dat nebo změníte nastavení v dialogovém okně Vytvořit sloučený dokument, použijte ke generování nového sloučeného dokumentu volbu Vytvořit sloučený dokument.

Zpráva o přesahujícím textu

Zpráva o přesahujícím textu se zobrazí, když je v dialogovém okně Vytvořit sloučený dokument vybraná volba Generovat zprávu o přesahujícím textu a když jedno nebo více polí obsahuje po sloučení dat přesahující text.

Ve zprávě se zobrazí každý výskyt přesahu v očíslovaném seznamu, ve kterém se zobrazuje číslo stránky, na které je přesahující text, a počet přesahujících znaků/slov a část přesahujícího textu.

Pokud se při vytvoření sloučeného dokumentu zobrazí zpráva, opravte přesahující obsah pomocí této zprávy. Můžete například chtít zvětšit textový rámeček, zmenšit písmo nebo upravit text.

Volby umístění obsahu

V dialogovém okně Volby umístění obsahu se zobrazují následující volby:

Přizpůsobit obrazy proporcionálně

Zachová poměr stran obrazu, ale změní velikost obrazu tak, aby se vešel do rámečku (výchozí volba).

Přizpůsobit obrazy do rámečků

Změní velikost obrazu tak, že jeho poměr stran bude stejný jako poměr stran rámečku.

Přizpůsobit rámečky podle obrazů

Zachovat velikost obrazu a přizpůsobit podle ní velikost rámečku.

Zachovat velikosti rámečků a obrazů

Umístí obraz v jeho vlastní velikosti do rámečku a zarovná ho do levého horního rohu rámečku. Pokud je obraz příliš velký a nevejde se do rámečku, ořízne se.

Vyplnit rámečky proporcionálně

Umístí obraz tak, že jeho výška nebo šířka vyplní rámeček a zbytek obrazu se ořízne.

Přizpůsobit podle obsahu

Automaticky přizpůsobí obraz dovnitř rámečku podle obsahu obrazu a velikosti rámečku.

Na střed rámečku

Umístí střed obrazu na střed rámečku. Pokud jste jako výchozí nastavení přizpůsobení vybrali možnost Přizpůsobit podle obsahu, je tato možnost zakázána.

Vazby na obrazy

Vytvoří vazbu nebo cestu k souboru původního obrazu. Pokud tato volba není vybraná, všechna data obrazu se vloží do dokumentu aplikace InDesign.

Odstranit prázdné řádky pro prázdná pole

Odstraní konce odstavců vložené pro prázdná pole. To je užitečné například pro adresy, ve kterých je obsažené pole s nepovinným dalším řádkem adresy. Tato volba ignoruje měkké konce odstavců. Pokud řádek obsahuje znaky včetně mezer, nebude tento řádek smazán.

Limit počtu záznamů na dokument

Určuje maximální počet záznamů pro každý sloučený dokument. Při dosažení této hranice dojde k vytvoření nového dokumentu. Tento dokument obsahuje tolik stránek, kolik je potřeba k umístění zbývajících slučovaných záznamů (až po tuto hranici). Tato volba je dostupná, pouze když je vybraná volba Jeden záznam.

Limit stránek na dokument

Určuje maximální počet stránek pro každý dokument. Když se dosáhne této hranice, vytvoří se nový dokument, který obsahuje tolik stránek, kolik je potřeba k umístění zbývajících slučovaných záznamů (až po tuto hranici). Tato volba je dostupná, pouze když je při slučování dat vybraná volba Více záznamů z nabídky Záznamů na stránku dokumentu.

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online