Scalanie danych

Korzystając z panelu Scalanie danych w programie InDesign, możesz z łatwością tworzyć wiele wariantów dokumentu, scalając plik źródła danych (CSV lub TXT) z dokumentem programu InDesign. Możesz na przykład użyć funkcji scalania danych, aby szybko i dokładnie tworzyć setki wariantów listów, kopert lub etykiet adresowych. Scalanie danych określa się również mianem korespondencji seryjnej.

Wymagania wstępne

Do scalenia danych potrzeba jedynie pliku źródła danych i dokumentu docelowego. 

• Plik źródła danych zawiera informacje zmieniające się w każdej iteracji dokumentu docelowego, np. nazwisko i adres odbiorcy listu. Plik źródła danych składa się z pól i rekordów. Pola to grupy dokładnych informacji takich jak nazwy firm, kody pocztowe. Rekordy to wiersze pełnych zbiorów informacji takich jak nazwa firmy, ulica, miasto, kod pocztowy. Plik źródła danych może zawierać dane oddzielane przecinkami (format .csv), tabulatorami (format .txt) lub średnikami. Poszczególne elementy danych są rozdzielone odpowiednimi znakami — przecinkami, tabulatorami albo średnikami.

• Dokument docelowy to dokument InDesign, który zawiera zastępcze pola danych (do wypełnienia), a także wszystkie materiały stałe, tekst i inne obiekty, które pozostaną niezmienione w każdej iteracji scalonego dokumentu.

Scalony dokument to wynikowy dokument InDesign, który zawiera niezmienne informacje z dokumentu docelowego, powtórzone odpowiednią liczbę razy dla każdego rekordu ze źródła danych.

Panel Scalanie danych

Panel Scalanie danych jest dostępny w menu Okno > Użytki. Nazwa i typ każdego pola danych są wyświetlane w panelu. Po umieszczeniu pól danych w dokumencie wyświetlane są również numery stron, na których się znajdują.

Podstawowe etapy scalania danych

1. Zaplanuj pola danych, które wykorzystasz w dokumencie źródłowym i docelowym.

Wybierz wygląd ostatecznego dokumentu, aby określić, które pola będą potrzebne do wykonania scalenia. Na przykład: tworząc pocztówkę wysyłaną do klientów możesz wykorzystać następujące pola danych:

<<Nazwa firmy>><<Adres>><<Miasto>>, <<Województwo>><<Kod pocztowy>>

Arkusz kalkulacyjny lub baza danych mogą mieć wtedy następującą postać:

2. Zapisz plik źródła danych — zwykle arkusz kalkulacyjny lub baza danych — w formacie tekstowym rozdzielanym przecinkami (.csv), tabulatorami (.txt) lub średnikami.

Sprawdź, czy plik źródła danych ma taką strukturę, aby można było włączyć odpowiednie pola do dokumentu docelowego. Na przykład, pierwszy wiersz arkusza kalkulacyjnego powinien zawierać nazwy pól, które będziesz używał w dokumencie docelowym, np. „Firma” i „Adres”.

Więcej informacji znajduje się w części Informacje o plikach źródłowych danych.

3. Utwórz dokument docelowy zawierający tekst i inne obiekty, które pozostaną niezmienione w każdej wersji dokumentu docelowego.

Więcej informacji znajduje się w części Informacje o dokumentach docelowych.

4. Wybierz źródło danych za pomocą panelu Scalanie danych.

Więcej informacji znajduje się w części Wybierz źródło danych.

5. Wprowadź pola z panelu Scalanie danych do dokumentu docelowego.

Pola danych można dodawać na stronach dokumentu albo na stronie wzorcowej. Dodanie pól danych na stronie wzorcowej udostępnia dodatkowe opcje.

Więcej informacji: Wstawianie pól danych i Dodawanie pól zastępczych do strony wzorcowej.

6. Przejrzyj rekordy, aby sprawdzić, czy dokument docelowy będzie miał zamierzony wygląd.

Więcej informacji znajdziesz w części Wyświetl podgląd rekordów z dokumentu docelowego.

7. Scal dokument docelowy z plikiem źródła danych lub wyeksportuj go do PDF.

Więcej informacji znajdziesz w części Scal rekordy.

Informacje o plikach źródłowych danych

Źródło danych na ogół pochodzi z aplikacji do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych lub baz danych. Możesz jednak utworzyć własny plik źródła danych w programie InDesign albo w dowolnym edytorze tekstu. Pliki źródła danych muszą być zapisane w formacie tekstowym, rozdzielanym przecinkami (.csv), tabulatorami (.txt) lub średnikami. Informacje na temat eksportowania danych na te formaty można znaleźć w podręczniku użytkownika aplikacji źródłowej.

W pliku tekstowym rozdzielanym przecinkami, tabulatorami lub średnikami poszczególne rekordy są oddzielane końcami akapitu, natomiast pola są rozdzielane odpowiednio przecinkami, tabulatorami albo średnikami. Plik źródła danych może również zawierać tekst lub ścieżki odsyłające do obrazów na dysku.

Przykład pliku źródła danych rozdzielanego przecinkami

W pliku źródłowym danych nie można wstawić łamania wiersza wewnątrz pola. Jeśli chcesz, aby pole znajdowało się w dwóch wierszach, utwórz dwa osobne pola, np. <<Adres1>> i <<Adres2>>.

Aby zapobiec powstawaniu pustych wierszy, podczas scalania wybierz opcję Usuń puste wiersze powstałe z pustych pól. Jeśli jednak w wierszu występują jakiekolwiek znaki, w tym również spacje, wiersz ten nie jest usuwany.

Dodawanie pól obrazów do pliku źródła danych

Dodając pola obrazów do pliku źródła danych możesz wstawiać inny obraz dla każdego scalanego rekordu. Na przykład: scalając dokumenty zawierające informacje z różnych firm, można dodać obrazek z logo każdej z tych firm.

Przykład odwołania do obrazu w pliku źródła danych:

Informacje o dokumentach docelowych

Po utworzeniu pliku źródła danych skonfiguruj dokument docelowy i wstaw do niego pola z pliku źródła danych. Dokument docelowy zawiera zastępczy tekst i grafikę dla pól danych, np. projekt graficzny, który ma się pojawiać na każdej pocztówce. Pola te można dodać po zaznaczeniu źródła danych.

Po scaleniu danych program InDesign tworzy nowy dokument, w którym pola są zastępowane danymi wyznaczonymi w pliku źródła danych. Pola danych można umieszczać na stronie wzorcowej albo na stronie dokumentu.

Wybór źródła danych

Przed wstawieniem pól do dokumentu docelowego wybierz źródło danych w panelu Scalanie danych. Dla jednego dokumentu docelowego możesz wybrać tylko jeden plik źródłowy danych.

Kiedy wybierzesz już źródło danych i pola są załadowane w panelu Scalanie danych, wszystkie zmiany źródła danych nie będą miały odbicia w dokumencie docelowym dopóki nie uaktualnisz źródła danych.

Wstawianie pól danych

Po wybraniu źródła danych, w panelu Scalanie danych pojawi się lista nazw pól. Są to takie same nazwy, jak nagłówki kolumn wprowadzone w pliku źródła danych. Ikony wskazują, czy pole zawiera tekst czy grafikę. Po dodaniu pola danych do dokumentu, staje się ono polem zastępczym, np. <<Firma>>. Takie elementy zastępcze możesz zaznaczać i formatować tak samo, jak dowolny tekst lub grafikę.

Możesz przypisać pola grafiki do istniejącej ramki, aby utworzyć ruchomy obraz. Możesz też przed wstawieniem pola grafiki umieścić punkt wstawiania w ramce tekstowej albo zaznaczyć tekst. Wówczas wstawiona zostanie mała ramka zastępcza w wierszu. Grafikę zastępczą możesz skalować, aby określić rozmiary scalonych obrazów.

Po wstawieniu pola danych, program InDesign zapamiętuje źródło, z którego to pole pochodzi. Wszelkie błędy na liście pól, np. nieprawidłowa pisownia, puste pola lub błędne rodzaje pól, należy usunąć w aplikacji źródłowej, a następnie uaktualnić panel Scalanie danych.

Wstawianie tekstowych pól danych do dokumentu docelowego

Zastępcze pola tekstowe są oznaczone w docelowej aplikacji przez podwójne kanciaste nawiasy (np. <<Nazwa>>). Użyte są obecne ustawienia atrybutów (takich jak czcionka i rozmiar).

Wstawianie graficznych pól danych do dokumentu docelowego

• Aby wstawić nową grafikę zastępczą w wierszu, przeciągnij pole graficzne na ramkę tekstową albo umieść punkt wstawiania w ramce tekstowej i kliknij pole graficzne.
• Aby wstawić nową grafikę niezależną, przeciągnij pole graficzne do pustej ramki albo do istniejącej ramki graficznej. Jeżeli przeciągniesz pole graficzne do pustej ramki, to ramka ta zmieni się w ramkę graficzną.
• Aby wstawić pole do zgrupowanych obiektów, komórek tabeli albo obiektów zagnieżdżonych, przeciągnij pole graficzne na element docelowy.

  Zastępcze pola graficzne pojawiają się jako ramki z nazwą pola.

Dodawanie kodu QR

Można zintegrować kod QR ze scalonym dokumentem. Poniżej znajdują się różne typy kodów QR, które można dodać poprzez obieg pracy Scalanie danych:

• Zwykły tekst
• Hiperłącze WWW
• Wiadomość tekstowa
• E-mail
• Wizytówka

Aby wygenerować kody QR, wprowadzone dane w plikach .txt lub .csv, które są używane jako źródła danych, muszą mieć następujący format ze znakiem # w nazwie kolumny:

• Zwykły tekst: tekst wprowadzony w kolumnie kodu QR.
• Hiperłącze: URL:<url> (na przykład „URL:http://www.google.com”)
• Wiadomość tekstowa: SMSTO:<Numer telefonu>:<Wiadomość> (Na przykład: „SMSTO:9818143551:Cześć”)
• Wiadomość e-mail: MATMSG:\nTo:<adres e-mail> (przykład: „MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Hi;\nBODY:;;”)
• Wizytówka: "BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe\nTITLE:Engineer\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD"

Wprowadzone dane mogą być połączeniem wiadomości e-mail, wiadomości tekstowej, hiperłącza lub czystego tekstu. Aby utworzyć kody QR:

Dodawanie zastępczych pól danych na stronach wzorcowych

Wstawiając pola zastępcze na stronach wzorcowych, możesz wykorzystać zalety niedostępne przy wstawianiu ich na stronach dokumentu:

• Wynikowy dokument po scaleniu zawiera oryginalne elementy zastępcze na stronach wzorcowych, a wyniki scalenia — na stronach dokumentu, w postaci przesłonięć obiektów z wzorca.

• Dokument scalony zachowuje połączenie ze źródłem danych, zatem po zmodyfikowaniu rekordów źródła możesz uaktualnić zawartość scalonego dokumentu, wybierając polecenie Uaktualnij zawartość pól danych. Opcja ta jest szczególnie przydatna, jeżeli zmieni się układ dokumentu scalonego, a potem okaże się, że trzeba dodać do niego nowe dane z pliku źródłowego.

• Ustawienia w oknie dialogowym Utwórz scalony dokument są takie same jak opcje używane w dokumentach docelowych, możesz więc szybko odtworzyć bieżący dokument, zachowując jego wygląd. Za pomocą tych wspólnych ustawień możesz również utworzyć identyczny dokument połączony z innym źródłem danych, albo nowy dokument o nieco zmodyfikowanym układzie.

Nie można umieszczać pól danych jednocześnie na stronach dokumentu i na stronach wzorcowych. Aby scalić dokument, należy nadać pierwszej stronie dokumentu wzorzec zawierający pola danych.

Aktualizowanie, usuwanie lub zamienianie plików źródła danych

• Aby uaktualnić pliki źródła danych, zmodyfikuj i zapisz plik źródłowy w formacie rozdzielanym przecinkami, tabulatorami lub średnikami, a następnie wybierz polecenie Uaktualnij źródło danych z menu panelu Scalanie danych.

  Zmiany zostaną odzwierciedlone w panelu Scalanie danych. Jeżeli po uaktualnieniu zmiany nie pojawią się w dokumencie, wyłącz opcję Podgląd, a potem ponownie ją włącz.

• Aby usunąć połączenie z plikiem źródła danych, wybierz polecenie Usuń źródło danych z menu panelu Scalanie danych.
• Aby zmienić plik źródła danych na inny, wybierz polecenie Wybierz źródło danych z menu panelu Scalanie danych, a następnie wybierz nowy plik źródła danych. InDesign może nie rozpoznać niektórych pól w takim pliku. Najlepiej wówczas usunąć i ponownie wstawić pola elementów zastępczych.

Wyświetlanie podglądu rekordów z dokumentu docelowego

Przed scaleniem dokumentu docelowego i pliku źródła danych warto przejrzeć rekordy, aby upewnić się, że po scaleniu pola danych zostaną odpowiednio wypełnione. Gdy przeglądasz rekordy, panel Scalanie danych wyświetla rzeczywiste dane pochodzące z pliku źródła danych, a nie pola zastępcze. Na przykład zamiast zobaczyć <<Firma>>, możesz przeczytać Adobe. Rekordy możesz przewijać za pomocą przycisków nawigacyjnych w panelu Scalanie danych.

Jeżeli w jednym z rekordów wystąpią problemy, np. błędna pisownia albo niepotrzebne spacje, zaleca się zmodyfikowanie pliku źródłowego w aplikacji, z której pochodzi. (Zobacz Informacje o plikach źródłowych danych).

Włączanie lub wyłączanie podglądu

Przełączanie między trybami podglądu może ujawnić albo skorygować pewne problemy. Pamiętaj przy tym o następujących kwestiach:

• Jeżeli opcja Podgląd rekordu nie jest zaznaczona, to zawartość podglądu wypełniają pola zastępcze. Jeżeli usuniesz obraz wraz z jego ramką albo cały łańcuch tekstowy, to po wyłączeniu opcji Podgląd rekordu pola zastępcze nie pojawią się, gdyż również zostały usunięte.

• Zmiany wprowadzone w oknie dialogowym Opcje umieszczania zawartości nie są pokazywane, dopóki nie naciśniesz przycisku OK. Ponadto jeżeli zaznaczona jest opcja Podgląd rekordu, dane nie będą uwzględniać zmienionych ustawień umieszczania, dopóki nie wyłączysz tej opcji i nie włączysz jej ponownie.

• Przy próbie zapisania dokumentu w trybie podglądu program wyświetli komunikat proszący o wyłączenie podglądu przed zapisaniem dokumentu.

Edytowanie zastępczego pola z danymi

Po dodaniu pola danych tekstowych do dokumentu, tekst zastępczy pola wprowadzany jest przy użyciu atrybutów formatowania (np. czcionki i rozmiaru), aktywnych w punkcie wstawiania. Modyfikując atrybuty tekstu zastępczego, możesz sterować tym, jak będą wyglądały rzeczywiste dane.

Ustawianie opcji umieszczania zawartości

Za pomocą okna dialogowego Opcje umieszczania zawartości możesz określić domyślne ustawienia dla bieżącego dokumentu albo dla wszystkich kolejnych projektów. Okno to umożliwia określenie sposobu umieszczania obrazów, zdefiniowanie ich przyłączania lub osadzania, ustawienie usuwania pustych wierszy w przypadku pustych pól, a także podania maksymalnej liczby rekordów w każdym scalanym dokumencie.

Scalanie rekordów

Po sformatowaniu dokumentu docelowego i wstawieniu pól z pliku źródła danych, możesz przystąpić do scalania informacji z pliku źródłowego z dokumentem docelowym. Można scalać rekordy z innym dokumentem programu InDesign lub bezpośrednio z plikiem PDF. Podczas scalania program InDesign tworzy nowy dokument lub plik PDF, oparty na dokumencie docelowym, zastępując pola w dokumencie docelowym odpowiednimi informacjami z pliku źródła danych.

Scalenie dokumentu zawierającego zastępcze pola danych na stronach wzorcowych spowoduje skopiowanie tych obiektów na strony wzorcowe w wygenerowanym dokumencie.

Scalanie pojedynczych lub wielu rekordów

Jeżeli źródło danych zawiera odwołania do nieobsługiwanych formatów plików albo niedostępnych obrazów, trzeba poprawić plik źródłowy, tak aby wskazywał obsługiwany plik, skorygować ścieżki do brakujących plików albo po prostu przenieść taki plik do folderu, w którym program InDesign będzie mógł go znaleźć.

Ograniczenie dla złączania wielu rekordów

Możesz wybrać opcję Wiele rekordów, aby na jednej stronie znalazł się więcej niż jeden rekord. Na przykład, tworząc etykiety adresowe należy wydrukować więcej niż jedną etykietę na stronie. Sposób wyświetlania rekordów w scalonej publikacji zależy głównie od opcji układu. Poniżej jest przedstawiona lista ograniczeń, które możesz napotkać przy użyciu opcji Wiele rekordów:

• Nie można scalić wielu rekordów, jeżeli pola danych znajdują się na stronie dokumentu w dokumencie wielostronicowym albo występują na wielu stronach wzorcowych.

• Scalanie danych pozwala na określenie tylko jednego rozmiaru pól zastępczych.

• Usunięcie rekordu w scalonej publikacji sprawi, że pozostałe rekordy zostaną przeniesione do wolnych elementów zastępczych.

Scalanie do pliku PDF

Podczas scalania z plikiem PDF wszystkie opcje są takie same, jak w przypadku tworzenia scalonego dokumentu programu InDesign. Wyjściowy plik PDF wykorzystuje możliwości PDF XObjects dla części statycznych strony, co prowadzi do zmniejszenia jego objętości.

Uaktualnianie pól z danymi

Po scaleniu dokumentu z polami zastępczymi na stronach wzorcowych można zmienić układ dokumentu wynikowego, zachowując jednocześnie możliwość aktualizacji wartości ze źródła danych. Do uaktualnienia pól danych przy zachowaniu układu dokumentu służy opcja Uaktualnij pola danych. Opcja ta jest dostępna tylko w przypadku scalonych dokumentów, w których pola zastępcze występują na stronach wzorcowych.

Zmiany wprowadzone podczas uaktualniania pól danych zostaną zapisane w pliku dziennika.

Raport o tekście zakrytym

Raport o tekście niemieszczącym się jest wyświetlany, jeżeli w oknie dialogowym Utwórz dokument scalony zaznaczono opcję Generuj raport ukrytego tekstu, a po scaleniu danych w jednym z pól pojawił się tekst zakryty.

Raport wyświetla wszystkie wystąpienia zakrytego tekstu w postaci numerowanej listy, podając numer strony, na której wystąpił tekst, a następnie liczbę zakrytych znaków/słów oraz urywek zakrytego tekstu.

Jeśli raport pojawi się podczas tworzenia scalonego dokumentu, skorzystaj z niego, aby naprawić zakryty tekst. Na przykład możesz zwiększyć rozmiar ramki tekstowej, zmniejszyć rozmiar czcionki lub dokonać edycji tekstu.

Opcje umieszczania zawartości

W oknie dialogowym Opcje umieszczania zawartości dostępne są następujące opcje:

Utrzymuje proporcje obrazu, ale zmienia jego rozmiar, dopasowując go do ramki (ustawienie domyślne).

Skaluje obrazy tak, aby miały takie same proporcje, jak ramka.

Zachowuje rozmiar obrazka, ale dopasowuje do niego rozmiar ramki.

Umieszcza obraz w niezmienionych wymiarach w lewym górnym rogu ramki. Jeżeli obraz jest za duży w stosunku do ramki, to zostanie przycięty.

Umieszcza obraz w taki sposób, że jego wysokość lub szerokość wypełnia ramkę, a reszta zostaje przycięta.

Automatycznie dopasuj obraz do ramki w oparciu o zawartość obrazu i rozmiar ramki.

Powoduje zastosowanie istniejącej opcji indywidualnego dopasowania ramki obrazu. Jest to przydatne w sytuacji, gdy pożądane jest dopasowanie już istniejące w ramce docelowej.

Wyrównuje środek obrazu do środka ramki. Ta opcja jest wyłączona, jeśli wybrana została opcja Dopasowanie z uwzględnieniem zawartości jako opcja dopasowania.

Tworzy łącze, czyli ścieżkę, do oryginalnego pliku graficznego. Gdy opcja ta jest wyłączona, wszystkie dane graficzne są osadzane w dokumencie InDesign.

Usuwa końce akapitów wstawionych do pustych pól. Jest to opcja szczególnie przydatna w korespondencji seryjnej, gdzie występuje opcjonalne pole adresu. Ta opcja ignoruje miękki koniec linii. Jeśli w wierszu występują jakiekolwiek znaki, w tym również spacje, wiersz ten nie jest usuwany.

Określa maksymalną liczbę rekordów dla każdego scalanego dokumentu. Po osiągnięciu tego progu zostanie utworzony nowy dokument. Dokument ten zawiera taką liczbę stron, jaka jest konieczna do scalenia pozostałych rekordów (do limitu określonego dla rekordu). Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy zaznaczono opcję Pojedynczy rekord.

Określa maksymalną liczbę stron dla każdego dokumentu. Po osiągnięciu tej wartości progowej tworzony jest nowy dokument o liczbie stron odpowiedniej do pomieszczenia pozostałych rekordów (aż do ponownego osiągnięcia tego limitu). Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy podczas złączania wybrano opcję Wiele rekordów z menu Liczba rekordów na stronę dokumentu.

Więcej materiałów tego typu

• Eksportowanie do formatu Adobe PDF

Masz pytanie lub pomysł?