Praca z plikami i szablonami

Stosując skuteczny obieg pracy w programie Adobe InDesign, można uzyskać lepsze efekty i uniknąć wielu problemów.

Utrzymywanie uporządkowanego systemu komputerowego

Z upływem czasu zachodzą zmiany zarówno w oprogramowaniu, jak i w sprzęcie komputerowym, które mogą prowadzić do utraty efektywności i problemów z systemem. Defragmentacja twardego dysku, usuwanie starych wersji oprogramowania, uaktualnianie sterowników urządzeń, optymalizacje pamięci, uruchamianie programów antywirusowych oraz wykonywanie innych czynności może ochronić aplikacje i pliki przed zniszczeniem. Dokonywanie tych zadań regularnie sprawi, że program InDesign będzie otwierał, wyświetlał i drukował dokumenty w sposób prawidłowy.

Tworzenie folderu projektu

Przed rozpoczęciem projektu wskaż, które pliki będą ci potrzebne i w jaki sposób będziesz je utrzymywał. W przypadku wystąpienia problemów z przerwanymi łączami rozważ umieszczenie plików połączonych i swojego dokumentu w tym samym folderze. Program InDesign utrzymuje łącza do plików umieszczonych w dokumencie, ale jeśli łącze jest zepsuty, InDesign szuka odpowiedniego pliku w folderze dokumentu. Trzymanie dokumentu i jego plików połączonych w tym samym folderze sprawia, że jest on łatwy do przeniesienia z jednego komputera do drugiego. Trzymanie plików w jednym folderze zapewnia również, że program InDesign znajdzie oryginalne pliki graficzne podczas drukowania dokumentu. Jeśli program InDesign nie może zlokalizować połączonej grafiki, nie przeniesie dokonanych przez ciebie zmian na oryginalną grafikę. Może to spowodować, że jakość drukowanej grafiki będzie zła lub drukowanie się nie powiedzie.

Jeśli Twój projekt składa się z wielu dokumentów (na przykład rozdziałów w książce), przydatne może być utworzenie folderu projektu, który będzie zawierał foldery poszczególnych dokumentów wraz z ich plikami połączonymi.

Użycie szablonu

Użyj szablonu, jeśli często tworzysz podobne projekty. Szablony pozwalają Ci tworzyć dokumenty w sposób szybszy, chroniąc przy tym plik oryginalny. Na przykład, jeśli tworzysz co miesiąc ulotkę informacyjną, twój szablon może zawierać linie pomocnicze miarki, numerację stron, nagłówek i style, jakich chcesz użyć do każdego rozdziału. (Zobacz Zastosowanie szablonów dokumentu).

Lokalne otwieranie dokumentów

Przed otwarciem dokumentu przechowywanego w sieci albo na dysku wymiennym, skopiuj dokument i połączoną grafikę na twój lokalny twardy dysk. Wolniejszy czas dostępu i przepływu danych w przypadku sieci i dysków wymiennych może prowadzić do utraty danych lub ich spójności, a w konsekwencji uszkodzenia dokumentu. Miej jednak na uwadze to, że jeśli skopiujesz pliki lokalne z powrotem na serwer sieciowy, możesz nadpisać czyjąś pracę.

Rozwiązywanie problemów przed konwersją pliku

Uszkodzone pliki programów Adobe PageMaker i QuarkXPress® zazwyczaj pozostają uszkodzone po otwarciu ich w programie InDesign. Jeśli podczas konwertowania pliku pojawi się błąd lub inne niespodziewane zachowanie, otwórz oryginalny plik w aplikacji źródłowej i poszukaj diagnozy usterki.

Jeśli w konwertowanym pliku występują problemy, wyeksportuj go do formatu IDML, a następnie otwórz plik IDML i zapisz jako dokument programu InDesign.

Zapisywanie dokumentów

Często zapisuj dokumenty i twórz kopie zapasowe ważnych plików. Możesz usunąć niechciane dane z dokumentu poprzez użycie polecenia Zapisz jako. Kiedy używasz polecenia Zapisz, program InDesign dopisuje nowe informacje do dokumentu, ale nie usuwa starych, np. informacji o usuniętych grafikach. Natomiast kiedy używasz polecenia Zapisz jako, program InDesign całkowicie od nowa zapisuje dokument, zawierając przy tym tylko informacje o obiektach i stronach obecnie znajdujących się w dokumencie. Dokument, który zawiera tylko niezbędne dane, zajmuje mniej miejsca na dysku i wczytuje się oraz drukuje szybciej.

Praktykowanie dobrych nawyków projektowych

• Utwórz style w dokumencie. Tworzenie stylów bez otwartych dokumentów może spowodować, że podczas tworzenia nowego dokumentu zostaną one powielone. Aby współdzielić style w dokumentach, zapisz je i potem wczytuj.

• Używaj odpowiednich czcionek. Wybierając czcionkę dokumentu, należy rozważyć, w jaki sposób zamierza się formatować i drukować tekst. Program InDesign obsługuje czcionki OpenType®, Type 1 (zwane także czcionkami postscriptowymi) oraz czcionki TrueType. Uszkodzone albo źle utworzone czcionki mogą doprowadzić do uszkodzenia dokumentu InDesign lub spowodować wydruk z nieprzewidywalnymi efektami. Z tego powodu należy używać czcionek tworzonych przez uznanych producentów. Jeśli współpracujesz z biurem usługowym, dowiedz się, jakie ma wymagania dotyczące czcionek.

• Unikaj używania zbyt wielu ramek tekstu. Używaj jak najmniejszej ilości ramek tekstowych. W ten sposób rozmiar pliku dokumentu będzie mniejszy i łatwiej będzie zmieniać układ dokumentu.

Sprytne komponowanie

• Używaj odpowiedniego formatu plików graficznych. Tworząc grafikę na potrzeby projektu, weź pod uwagę, w jaki sposób dokument ten będzie drukowany. Jeśli planujesz wydrukować dokument w punkcie usługowym, zapytaj, jaki format graficzny będzie najlepiej obsługiwany przez używane w nim urządzenie. Biuro usługowe może ci także doradzić, jaka będzie optymalna rozdzielczość obrazów.

• Trzymaj grafikę osobno. Kiedy importujesz plik graficzny, program InDesign domyślnie tworzy łącze do grafiki. Tworzenie łącza pomaga zminimalizować wielkość pliku dokumentu i usprawnia działanie programu InDesign. Kiedy drukujesz dokument, oryginalny plik graficzny musi być dostępny i połączony z dokumentem. Jeśli program InDesign nie może znaleźć oryginału, grafika może się wydrukować w niskiej rozdzielczości albo jako szare pole.

Weryfikacja łączy i czcionek przed drukowaniem

Aby upewnić się, że dokument drukuje się poprawnie, sprawdź, czy łącza nie zostały naruszone, a czcionki są dostępne. Łącze zostaje zepsute, jeśli usuniesz, przemieścisz albo zmienisz nazwę oryginalnej grafiki. Użyj funkcji Inspekcja wstępna oraz Pakiet przed oddaniem plików do biura usług.

Otwieranie dokumentów InDesign

Dokumenty i pliki szablonów otwiera się i zamyka w taki sam sposób, jak w innych programach. Szablon InDesign jest domyślnie otwierany jako nowy dokument bez tytułu. Pliki dokumentów używają rozszerzenia .indd, pliki szablonów używają rozszerzenia .indt, pliki zajawek używają rozszerzenia .idms, pliki bibliotek używają rozszerzenia .indl, pliki typu interchange używają rozszerzenia .inx, pliki typu markup używają rozszerzenia .idml, a pliki księgi używają rozszerzenia .indb.

Za pomocą polecenia Plik > Otwórz możesz otwierać także pliki z wcześniejszych wersji programu InDesign, pliki InDesign Interchange (.inx), pliki InDesign Markup (.idml), pliki programu Adobe PageMaker 6.0 i lub nowszych wersji, pliki programu QuarkXPress 3.3 i 4.1 oraz pliki programu QuarkXPress Passport 4.1. Co więcej, inni producenci oprogramowania mogą oferować wtyczki, które pozwolą na otwarcie plików w innych formatach.

Korzystanie z polecenia Otwórz

Podczas otwierania dokumentu InDesign może zostać wyświetlony jeden następujących komunikatów:

Komunikat o nowej wersji programu InDesign

Program InDesign w wersji CS6 oraz CC umożliwia wysyłanie dokumentów użytkownikom korzystającym ze starszych wersji bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności, na przykład ręcznego eksportowania pliku do formatu IDML. Ponieważ program zawiera wbudowane funkcje zapewniające taką zgodność, nigdy nie wystąpią problemy z otwieraniem dokumentów.

Jeśli otworzysz dokument utworzony w nowszej wersji programu InDesign, zostanie wyświetlony komunikat informujący o innej wersji programu. Aby skonwertować dokumenty do bieżącej wersji programu InDesign, postępuj z zgodnie poniższymi wskazówkami.

Komunikat o różnicy między ustawieniami kolorów dokumentu i aplikacji

Jeśli pojawi się komunikat ostrzegawczy informujący, że ustawienia kolorów w dokumencie są inne niż ustawienia kolorów w aplikacji, wybierz odpowiednią opcję i kliknij przycisk OK.

Komunikat o brakujących lub zmodyfikowanych łączach

Jeżeli pojawi się komunikat ostrzegawczy informujący, że dokument zawiera brakujące lub zmienione łącza, użyj panelu Łącza, aby je naprawić. Zobacz Aktualizacja, przywracanie i zastępowanie łączy.

Komunikat o brakujących czcionkach

Jeżeli pojawi się komunikat ostrzegawczy informujący, że dokument zawiera brakujące czcionki, wykonaj jedną z następujących czynności.

• Kliknij przycisk OK. InDesign automatycznie sformatuje tekst z czcionką podstawioną.

• Kliknij opcję Znajdź czcionkę, aby odszukać i wyświetlić listę czcionek używanych w dokumencie.

  Więcej informacji na temat wyszukiwania brakujących czcionek: Wyszukiwanie i zastępowanie czcionek.

Otwieranie niedawnych dokumentów

Aby określić liczbę wyświetlanych dokumentów, wybierz polecenie Edycja > Preferencje > Obsługa plików (Windows) lub InDesign > Preferencje > Obsługa plików, a następnie określ odpowiednią wartość w polu Liczba niedawno wyświetlanych elementów do wyświetlenia. Maksymalna liczba wynosi 30.

Wybór listy wyrazów podczas otwierania dokumentów

Podczas otwierania dokumentu może pojawić się komunikat ostrzegawczy pytający, czy chcesz użyć listy wyjątków ze słownika użytkownika czy też listy z dokumentu. Lista wyjątków zawiera wyrazy, które zostały dodane do słownika użytkownika podczas pracy nad dokumentem. Jeżeli wiesz, która lista wyjątków ma zostać użyta, naciśnij odpowiadający jej przycisk. Jeśli nie masz pewności, naciśnij dowolny przycisk, wybierz polecenie Edycja > Sprawdzanie pisowni > Słownik, aby zbadać listę wyrazów, a następnie, jeśli to konieczne, wybierz polecenie Edycja > Preferencje > Słownik (Windows) albo InDesign > Preferencje > Słownik (Mac OS) i wyzeruj listę wyrazów używaną w tej publikacji. Zobacz Dzielenie wyrazów i słowniki pisowni.

Konwertowanie dokumentów z wcześniejszych wersji programu InDesign

Korzystanie z programu Adobe Bridge w programie InDesign

Adobe Bridge jest aplikacją międzyplatformową dołączoną do pakietu Adobe Creative Suite, która ułatwia odnajdywanie, organizowanie i przeglądanie zasobów potrzebnych do tworzenia zawartości przeznaczonej do drukowania i zamieszczenia w Internecie, a także tworzenia plików wideo i audio. Program Adobe Bridge można uruchomić z dowolnego komponentu pakietu Creative Suite (z wyjątkiem Adobe Acrobat® ) i używać go do otwierania zasobów Adobe i innych firm.

Za pomocą programu Adobe Bridge można wykonywać następujące zadania:

• Zarządzać obrazem, materiałem filmowym i plikami dźwiękowymi: wyświetlać podgląd, przeszukiwać, układać i przekształcać pliki w programie Adobe Bridge bez konieczności otwierania poszczególnych aplikacji. Można również edytować metadane plików, a także używać programu Adobe Bridge do umieszczania plików w dokumentach, projektach i kompozycjach.

• Oglądać łącza w dokumentach programu InDesign jako miniatury z poziomu programu Adobe Bridge bez konieczności otwierania danego dokumentu w programie InDesign.

• Przeciągać zasoby z programu Adobe Bridge do okna dokumentu programu InDesign, lub przeciągać zasoby z okna dokumentu do programu Adobe Bridge, aby utworzyć urywki. Zobacz Korzystanie z urywków.

• Wykonywać zautomatyzowane czynności, takie jak polecenia sekwencji wsadowej.

• Synchronizować ustawienia kolorów w komponentach Creative Suite objętych systemem zarządzania kolorami.

• Rozpocząć spotkania, w ramach których można udostępniać swój pulpit i recenzować dokumenty PDF.

Korzystanie z szablonów dokumentu

Szablony są bardzo użytecznym punktem wyjścia do tworzenia standardowych dokumentów, ponieważ można w nich wstępnie zdefiniować układ, grafikę i tekst. Na przykład, przygotowując miesięcznik możesz utworzyć szablon zawierający układ typowego wydania, wraz z liniami pomocniczymi, siatkami, stronami wzorcowymi, własnymi stylami i próbkami, ramkami tymczasowymi, warstwami i standardową grafiką oraz tekstem. Dzięki temu co miesiąc będzie można po prostu otworzyć szablon i zaimportować nową zawartość.

Szablon tworzy się w ten sam sposób, co zwykły dokument; jedyna różnica występuje przy zapisywaniu pliku. Przygotowując szablon przeznaczony do wykorzystania przez innych użytkowników, warto dodać warstwę zawierającą instrukcje z informacjami o tym szablonie. Przed wydrukowaniem dokumentu wystarczy ukryć lub usunąć tę warstwę. Zobacz Warstwy.

Zapisywanie dokumentu jako szablonu

Tworzenie nowego dokumentu z szablonu

Edycja istniejącego szablonu

Sprawdzanie dokumentów programu InDesign

Firma Adobe oferuje kilka metod sprawdzania dokumentów InDesign.

Śledzenie zmian edycyjnych

W trakcie edytowania tekstu przez użytkownika program InDesign podświetla dodany i przekreśla usunięty tekst, jeśli włączono opcję Śledzenie zmian. Skorzystaj z Edytora wątków, aby wyświetlić zmiany. Właściciel dokumentu może przejrzeć poprawki i zaakceptować lub odrzucić zmiany. Zobacz Monitorowanie i recenzowanie zmian.

Korzystanie z programu Acrobat do sprawdzania plików PDF

Możesz eksportować dokument InDesign do pliku PDF i użyć programu Adobe Acrobat, aby zorganizować sprawdzanie za pośrednictwem poczty e-mail lub współdzielone sprawdzanie na stronie Acrobat.com bądź na innym serwerze. Edytorzy mogą dodawać komentarze za pomocą narzędzia Notatki i innych metod oznaczania. Właściciel dokumentu może następnie przejrzeć komentarze w pliku PDF i przeprowadzić edycję oryginalnego dokumentu InDesign. Więcej informacji można znaleźć w Pomocy programu Acrobat.

Korzystanie z CS Review

CS Review to subskrybowana usługa online, która umożliwia udostępnianie projektów w sieci WWW, aby inni użytkownicy mogli je bezpośrednio skomentować. Tworząc recenzję za pomocą panelu CS Review, wysyła się przynajmniej jedną migawkę pliku do przestrzeni roboczej Acrobat.com. Recenzenci mogą ją następnie komentować.

Tworząc recenzję, można podzielić ją na części, które udostępniają osobne obszary do komentowania. Recenzja może składać się z części pochodzących z różnych plików i aplikacji. W trakcie przeprowadzania recenzji można dodawać i usuwać te części w ramach dynamicznego procesu sprawdzania.

Projektowanie kalendarzy i wizytówek z szablonów

Jednym ze sposobów tworzenia kalendarzy, wizytówek, życiorysów, CV oraz innych wyspecjalizowanych dokumentów, jest użycie szablonów.

Firma Adobe udostępniła kilkanaście szablonów w serwisach Adobe Marketplace i Exchange:

www.adobe.com/go/exchange_pl

Użyj wyszukiwania, aby znaleźć dodatkowe zasoby wyspecjalizowanych dokumentów.