Podstawy zarządzania obiegiem pracy

Wtyczki programu Adobe InCopy LiveEdit Workflow pozwalają autorom i wydawcom opracowywać kopię w programie InCopy, w tym samym czasie, w którym projektanci przygotowują układ w programie Adobe InDesign. W obiegu pracy zawierają się pliki kontenerowe zwane przydziałami, grupujące powiązane fragmenty zawartości, narzędzia blokujące pliki i powiadamiające stosowane do udostępniania i uaktualniania plików w programie InCopy lub InDesign przez sieć lokalną lub w skompresowanych pakietach, które mogą być rozprowadzane przez e-mail.

W obiegu pracy w sieci udostępnionej użytkownicy programu InDesign eksportują tekst i grafikę do wspólnego miejsca składowania plików w systemie. Są one stamtąd dostępne dla użytkowników InCopy, którzy mogą je edytować i zapisywać. Wybrane ramki tekstowe i graficzne można wyeksportować w formie przydziałów albo osobnych plików InCopy. Stają się one częścią procesu zarządzanego przepływu i są przyłączane w dokumencie InDesign. Te plikami współużytkowane są również nazywane plikami zarządzanymi. W czasie, gdy użytkownicy pracują nad plikiem przydziału lub w pliku InDesign, na lokalnym serwerze, zmiany wprowadzone w układzie lub treści takiego pliku przekazywane są do wszystkich użytkowników pracujących nad danym dokumentem w jego przepływie pracy.

Ten sam plik z zawartością może otworzyć jednocześnie wielu użytkowników programów InCopy lub InDesign. Jednakże tylko jeden użytkownik może, w tym samym czasie pobrać plik InCopy do edycji. Inni użytkownicy mogą wyświetlić ten plik na prawach „tylko do odczytu”. Użytkownik, który pobiera zarządzany plik InCopy może go udostępniać innym poprzez zapisywanie pliku na serwerze współużytkowanym lub przez zwrócenie tego pliku do użytkownika InDesign; Jednak, inni użytkownicy nie mogą dokonać zmian w tym pliku dopóki nie zostanie on odłożony z powrotem. Ten system pozwala wielu użytkownikom na dostęp do tego samego pliku lecz jednocześnie chroni go przed wzajemnym nadpisywaniem.

Więcej informacji znajduje się w przewodniku InCopy LiveEdit Workflow (PDF) na stronie internetowej www.adobe.com/go/learn_liveedit_pl.

Sposoby pracy nad zawartością w programie InCopy

Zawartość jest tekstem, który przepływa między jedną lub wieloma ramkami albo zaimportowaną grafiką. W programie InCopy jest pięć podstawowych sposobów pracy nad zawartością: otwarcie pliku przydziału, otwarcie pakietu przydziału, otwarcie dołączonego pliku InCopy, otwarcie pliku InDesign z dołączonymi plikami InCopy lub złożenie zawartości wyłącznie w programie InCopy.

Otwórz plik przydziału utworzony w programie InDesign

Użytkownicy programu InDesign mogą utworzyć plik przydziału i oznaczyć zawartość do współużytkowania. Ta metoda pozwala użytkownikowi programu InDesign kojarzyć powiązane komponenty (nagłówki, treść, grafiki, podpisy i inne), a następnie przypisać je różnym użytkownikom programu InCopy w celu pisania i edytowania. Użytkownicy programu InCopy otwierają plik przydziału i opracowują tylko komponenty im przypisane. Wyświetlanie uaktualnianego układu pokazuje jak edytowana właśnie kopia ma się do układu InDesign bez konieczności otwierania całego dokumentu InDesign. Jednakże, jeśli układ zmieni się, użytkownik InDesign musi uaktualnić przydziały w celu powiadomienia o zmianach użytkowników InDesign. Możesz udostępnić pliki przydziału na serwerze lub po przez przypisanie pakietów.

Otwieranie pakietów przydziału

Obieg pracy pakietów przydziału jest szczególnie przydatny gdy projektanci i autorzy pracują nad wspólnym projektem lecz nie mają dostępu do lokalnego serwera. W takim przypadku użytkownik InDesign tworzy jeden lub więcej pakietów, i przesyła skompresowane pliki pocztą elektroniczną do przypisanych użytkowników programu InCopy. Użytkownicy InCopy mogą otwierać pakiety przydziału, edytować ich zawartość i zwracać je użytkownikowi InDesign, który z kolei uaktualni dokument.

Otwórz połączone pliki InCopy eksportowane z programu InDesign

W pewnych obiegach pracy użytkownicy InDesign mogliby eksportować tekst i grafiki jako oddzielne pliki zamiast pakować je wewnątrz plików przydziału. Eksportowanie oddzielnych plików jest wygodniejsze jeśli pracujesz nad niepowiązanymi grafikami lub tekstami. Jednakże użytkownicy InCopy nie mogą zobaczyć czy zawartość pasuje do układu InDesign.

Otwórz dokumenty InDesign powiązane z plikami InCopy

Aby zobaczyć wszystkie elementy strony w kontekście całego układu użytkownicy InCopy mogą otworzyć i edytować dokument InDesign w programie InCopy. Takie rozwiązanie jest pomocne przy edytowaniu i dopasowywaniu w przypadku, gdy ważny jest ogólny wygląd układu lub w przypadku edycji większości, a nie kilku wątków dokumentu. Po edytowaniu wątków, użytkownik InDesign może uaktualnić łącza do zmodyfikowanych plików. Jeśli użytkownik InDesign zmieni układ jest o tym powiadamiany przy zapisywaniu dokumentu.

Złożenie zawartości wyłącznie w programie InCopy.

Możesz utworzyć zawartość w programie InCopy, która nie jest związana z plikiem InDesign. W tych autonomicznych dokumentach możesz wpisać tekst, przydzielić czcionki i style, importować grafiki z innych programów (takich, jak Adobe Illustrator i Adobe Photoshop) w celu wzbogaceniu tekstu. Możesz także przydzielić znaczniki, żeby użyć ich w przyszłości w plikach XML. To jest dobre rozwiązanie w redakcyjnym przepływie pracy, gdzie zawartość wyprzedza projekt. W autonomicznym dokumencie InCopy możesz również ustalać i modyfikować obszar tekstu, rozmiar strony i jej orientację. Lecz, jeśli wątek jest później połączony z dokumentem InDesign to jego ustawienia przesłaniają ustawienia użyte w programie InCopy.

Zarządzane pliki

System może zarządzać plikami tylko wtedy, gdy zostaną one dodane do pliku przydziału, wyeksportowane z programu InDesign jako zawartość InCopy, albo umieszczone jako zawartość InCopy w programie InDesign. Pliki zarządzanie przekazują informacje o statusie zawartości i jej właścicielu. Pliki takie umożliwiają:

• Blokowanie i odblokowywanie wątków w celu zachowania spójności pliku.

• Powiadamianie użytkowników InCopy o tym, że odnośny układ InDesign przestał być aktualny.

• Identyfikowanie użytkownika pracującego nad plikiem.

• Powiadamianie użytkowników o tym, że zawartość InCopy jest nieaktualna, że używa jej ktoś inny, albo że jest ona dostępna do edycji. Program stosuje kilka metod powiadamiania, w tym wiadomości ostrzegawcze, ikony ramek tekstowych oraz ikony stanu w panelu Łącza i panelu Przydziały.

Pliki tylko do odczytu

Plik zawartości podlegający zarządzaniu jest plikiem tylko do odczytu dla wszystkich innych użytkowników w danym przepływie pracy, poza użytkownikiem, który ten wątek pobrał. Aplikacja tworzy plik blokady (*.idlk), gdy użytkownik pobiera zawartość pliku, nadając temu użytkownikowi wyłączność na edycję. Pliki tylko do odczytu charakteryzują się następującymi cechami:

• Użytkownik programu InCopy nie może w nim ręcznie formatować tekstu. Jednakże, jeśli tekst będzie miał przypisane style znakowe lub akapitowe, użytkownik InDesign może zmieniać definicję tych stylów. Dzięki temu jest możliwa zmiana formatu tekstu nawet podczas pobrania tego pliku przez inną osobę. Zmiany definicji stylów zostaną uwzględnione w tekście w momencie, gdy użytkownik InDesign uaktualni dany plik.

• Zasadniczo ani użytkownik InCopy, ani użytkownik InDesign nie mogą zmieniać w zablokowanej zawartości InCopy obiektów takich jak tekst i zastosowane style. Niektóre obiekty, takie jak style znakowe i akapitowe, są przez zawartość tylko użytkowane. Na przykład, nie można zmienić tego, w jaki sposób styl znakowy zastosowano do obiektów w zablokowanej zawartości. Można jednak zmienić właściwości samego stylu, zmieniając tym samym wygląd tekstu.

• Użytkownik InDesign może zmieniać marginesy i łamy zawartości tekstowej, a także kształt i położenie oraz liczbę ramek tekstowych zajmowanych przez tę zawartość.

• Użytkownik InDesign może zmieniać geometrię i formatowanie ramek graficznych bez potrzeby pobierania grafiki do edycji. Użytkownik InCopy nie może zmieniać ramek graficznych ani żadnych atrybutów formatowania ramki. Jednak zarówno użytkownik InDesign, jak i użytkownik InCopy muszą pobrać ramkę graficzną do edycji, jeżeli chcą zmodyfikować samą grafikę (np. obrócić ją lub przeskalować).

Najlepsze procedury postępowania przy pracy z plikami zarządzanymi

Warto stosować podane poniżej procedury postępowania, tak aby zawsze pracować z aktualną treścią i nie nadpisywać pracy innych użytkowników:

• Przechowuj pliki przydziału na serwerze w miejscu dostępnym dla wszystkich członków zespołu. Jeśli członkowie zespołu nie mają dostępu do serwera możesz utworzyć i rozesłać pakiety przydziałów.

• Podczas tworzenia przydziału tworzone są specjalny folder do przechowywania pliku i zawartości. Użyj folderów przydziału aby zachować pliki przydziału i zawartości. Uproszczą one zarządzanie plikami współużytkowanymi przez grupę roboczą oraz ułatwia użytkownikom wybór właściwego pliku.

• W programie InCopy lepiej jest otwierać plik przydziału, a nie osobny wątek InCopy. Dzięki temu w widokach Wierszownik i Układ widoczne są informacje o pasowaniu kopii i układzie. Jeżeli wyeksportowałeś zawartość bez plików przydziału, to informacje o układzie i dopasowaniu zawartości można obejrzeć tylko po otwarciu pliku InDesign.

• Natychmiast po otwarciu pliku przydziału, otwarciu dokumentu InDesign lub pobraniu zawartości do edycji w programie InDesign lub InCopy należy sprawdzić, czy widoczne są krawędzie ramek (Widok > Dodatki > Pokaż krawędzie ramek). Dzięki temu widoczne będą również ikony, pojawiające się na ramkach.

• Jeżeli trzeba wyłączyć pliki z obiegu pracy w programie InDesign (np. z powodu ostatecznego terminu zdania pracy), to można je odłączyć lub anulować pakiet przydziału.

Przykłady zarządzanego obiegu pracy

Po ustanowieniu zarządzanego przepływu pracy między programami InCopy i InDesign, autorzy tekstów i redaktorzy mogą komponować, modyfikować, rozbudowywać i edytować dokumenty, podczas gdy projektanci przygotowują układ dla najnowszej wersji. Typowy obieg pracy zawiera zarządzanie plikami na lokalnym serwerze, współużytkowanie plików za pośrednictwem pakietów e-mail, lub z zastosowaniem jakiejś kombinacji obu metod.

Ten obieg pracy zakłada, że w systemie istnieje przynajmniej podstawowy szablon programu InDesign z elementami geometrii układu, stylami i tymczasowym tekstem. Elementy geometrii układu to między innymi rozmiary stron oraz ramek graficznych i tekstowych. InCopy używa tych elementów do wyświetlania odpowiednich informacji o dopasowaniu kopii.

Obieg pracy z lokalnym serwerem

1. Utwórz przydziały w programie InDesign i dodaj do nich zawartość.

Ten krok obejmuje to ramki tekstowe i graficzne wyeksportowane do obiegu zarządzanego, gdzie użytkownicy InCopy będą mogli je edytować i zapisywać.

2. Udostępnij pliki przydziału użytkownikom programu InCopy.

Zachowaj pliki na serwerze, aby wszyscy użytkownicy w obiegu pracy mieli do nich dostęp.

3. W programie InCopy otwórz plik przydziału, aby pobrać i edytować wątek lub grafikę.

W programie InCopy, w panelu Przydziały pojawiają się pliki zawierające zawartość tobie przydzieloną. Za każdym razem, gdy zapisujesz plik na serwerze lokalnym, wprowadzone zmiany są zapisywane w systemie plików. Inni użytkownicy pracujący nad częściami tego dokumentu (nad układem InDesign albo nad innym zarządzanym plikiem zawartości dla danego dokumentu) otrzymają powiadomienie (w postaci ikon) o tym, że pojawiły się zmiany. Użytkownicy ci mogą uaktualnić zawartość, aby wyświetlić najnowsze zmiany. Wątek pozostaje zarezerwowany dla użytkownika, który go pobrał, dopóki użytkownik ten nie przeprowadzi procedury odłożenia wątku.

4. Zmodyfikuj układ w programie InDesign.

Użytkownicy InDesign mogą zmieniać układ dokumentu niezależnie od tego, czy pliki zawartości są w danym momencie edytowane w InCopy. Nie trzeba w tym celu pobierać dokumentu InDesign do edycji. Gdy użytkownik InCopy zapisze pobraną zawartość, użytkownik w programie InDesign może uaktualnić wyświetlanie tej zawartości w układzie, aby zobaczyć najnowsze zmiany.

5. Kontynuuj pracę w programie InCopy.

Po zakończeniu edycji odłóż zawartość. Inni użytkownicy następnie będą mogli pobrać tę zawartość do edycji i pracować nad nią dalej. Jeżeli równocześnie użytkownik InDesign modyfikuje układ dokumentu, to podczas pracy można uaktualniać i wyświetlać geometrię układu.

6. Sprawdź w programie InDesign, czy odłożono po edycji całą zawartość.

Zarządzany obieg pracy pozwala sprawdzić, kto pobrał dane pliki. Jeżeli to konieczne, po odłożeniu plików zawartości, użytkownicy InDesign mogą je pobrać, aby dokonać finalnych poprawek układu.

Obieg pracy z pakietem e-mail

1. W programie InDesign utwórz i wyślij pakiety przydziału.

Utwórz pakiety przydziału i przydziel zawartość do właściwych użytkowników programu InCopy, i następnie prześlij te pakiety do użytkowników InCopy. Pliki pakietów są automatycznie pobierane do zmian, aby pomóc uniknąć konfliktów edycji.

2. W programie InCopy otwórz pakiet przydziału; pobierz i edytuj wątek lub grafikę.

Jeśli otrzymasz pakiet przydziału w e-mailu, dwukrotnie kliknij pakiet, aby go otworzyć w programie InCopy. Zmiany dokonane w pliku zapisywane są tylko lokalnie. Inni użytkownicy nie zostaną o nich powiadomieni.

3. Zmodyfikuj układ w programie InDesign.

Użytkownicy InDesign mogą zmieniać układ dokumentu niezależnie od tego czy pliki zawartości są spakowane. Nie trzeba w tym celu pobierać dokumentu InDesign do edycji. Jeśli chcesz uaktualnić układ lub przydziały, prześlij uaktualniony pakiet do użytkowników InCopy.

4. W programie InCopy zwróć pakiet po edycji.

Po zakończeniu edycji odłóż zawartość i zwróć zmodyfikowany pakiet. W ten sposób inni użytkownicy będą w stanie sprawdzić zawartość, przejrzeć ostatnio dokonane zmiany oraz pracować na pliku.

5. Sprawdź w programie InDesign, czy odłożono po edycji całą zawartość.

Zarządzany obieg pracy pozwala sprawdzić, kto pobrał dane pliki. Po zwróceniu pakietów przydziałów, wątki w pakietach przydziałów są odkładane. W razie potrzeby użytkownicy programu InDesign mogą pobrać wątki, aby zakończyć edycję układu.

Wprowadzanie identyfikatora użytkownika

Każdy użytkownik w obiegu pracy musi posiadać „nazwę” (identyfikator). Identyfikator ten wskazuje, kto pobrał dany plik do edycji, a także umożliwia podawanie tej informacji innym użytkownikom. Wymagany jest również przy pobieraniu pliku do edycji.

Jeżeli wybrałeś już nazwę użytkownika, ale chcesz ją zmienić, musisz najpierw odłożyć całą zawartość pobraną wcześniej do edycji. W przeciwnym razie, zmiana identyfikatora użytkownika podczas sesji edycyjnej uniemożliwiłaby edycję już pobranej zawartości. Zawartość ta byłaby bowiem pobrana pod innym identyfikatorem.

Identyfikacja użytkownika jest funkcją danej aplikacji: pojedynczy użytkownik nie może mieć w jednej aplikacji wielu identyfikatorów.

Jeżeli zapomnisz określić nazwę użytkownika, program poprosi o jej wpisanie przy pierwszej próbie wykonania działań związanych z obiegu pracy.

Ikony obiegu pracy

Ikony mogą się pojawiać na ramkach tekstowych i graficznych, w panelu Przydziały, a także na pasku wątku (tylko InCopy). Ikony wskazujące status edycji pojawiają się obok nazwy pliku zarządzanego w panelu Łącza i panelu Przydziały. Przekazują one informacje o statusie zawartości. Ikony pojawiają się na ramkach zawierających połączony wątek programu InCopy (w widoku Układ zarówno w programie InDesign jak i InCopy). Ikony te także przekazują informacje o statusie zawartości i umożliwiają rozróżnienie zawartości zarządzanej i nie zarządzanej. Podpowiedzi do ikon informują o statusie i właścicielu wątku. Aby wyświetlić ikony na ramkach, włącz wyświetlanie krawędzi ramek w programach InDesign i InCopy (Widok > Dodatki > Pokaż krawędzie ramek).