Konfigurowanie reguł przechowywania w Adobe Acrobat Sign

Określ, jak długo umowy i powiązane dane są przechowywane przed ich automatycznym usunięciem.

Reguły przechowywania umożliwiają administratorom kontrolowanie, jak długo umowy i powiązane dane są przechowywane w Adobe Acrobat Sign po osiągnięciu stanu końcowego.Pomaga to organizacjom zautomatyzować czyszczenie danych i dostosować cykl życia dokumentów do wewnętrznych zasad zgodności.

Zanim zaczniesz

• Aby skonfigurować reguły przechowywania, musisz być administratorem na poziomie konta lub grupy.

Konfiguracja

Dostępność

• Acrobat Standard i Acrobat Pro: Brak obsługi.
• Acrobat Sign Solutions: Obsługiwane.
• Acrobat Sign for Government: Obsługiwane.

Zakres konfiguracji

Reguły przechowywania można konfigurować na poziomie konta i grupy.

Ustawienia na poziomie grupy zastępują ustawienia na poziomie konta.

• Zachowanie domyślne — Jeśli nie skonfigurowano reguły przechowywania, umowy są przechowywane do momentu ich ręcznego usunięcia lub usunięcia za pomocą innych procesów.
• Wpływ na umowy w toku — Reguły przechowywania są stosowane, gdy umowa zostanie zarejestrowana w stanie końcowym.Umowy, które są już w toku, nie są objęte zmianami, dopóki nie osiągną stanu końcowego.

Aby uzyskać dostęp do tego ustawienia

Poziom konta:

• Przejdź do Ustawienia konta > Zarządzanie danymi.

Poziom grupy:

1. Przejdź do Administrator > Grupy.
2. Wybierz grupę.
3. Wybierz Ustawienia grupy > Zarządzanie danymi.

Utwórz regułę przechowywania

Po utworzeniu nowej reguły staje się ona regułą aktywną.Wcześniej aktywne reguły pozostają na liście z datą zakończenia i nadal obowiązują umowy, które zostały już do nich przypisane.

Skonfiguruj zastąpienia na poziomie grupy

Reguły na poziomie grupy zastępują reguły na poziomie konta dla użytkowników w grupie. Jeśli nie zdefiniowano reguły na poziomie grupy, stosowana jest reguła na poziomie konta.

• Utwórz regułę, wykonując te same kroki co w konfiguracji na poziomie konta.
• (Opcjonalnie) Włącz Zachowaj wszystkie umowy dla tej grupy, aby zapobiec automatycznemu usuwaniu.
  • Użyj tej opcji, aby ominąć ustawienie na poziomie konta, gdy umowy grupy muszą być zachowane.

Jeśli użytkownik przenosi się między grupami, stosowana reguła przechowywania jest oparta na grupie, do której należy użytkownik w momencie rejestrowania umowy w stanie końcowym.

Jak działa to ustawienie

Gdy umowa przechodzi w stan końcowy:

• Aktywna reguła przechowywania jest stosowana i powiązana z umową.
  • Zastosowana reguła przechowywania jest powiązana z umową, aby zapewnić egzekwowanie właściwej reguły w momencie usuwania.
• System oblicza datę usunięcia na podstawie zdefiniowanego okresu przechowywania.
• Umowa jest usuwana po wygaśnięciu okresu przechowywania, pod warunkiem że reguła pozostaje włączona.

Przetwarzanie stanu końcowego może być opóźnione do 12 godzin w okresach szczytowych, co może opóźnić rozpoczęcie okresu przechowywania.

Aby zrozumieć, jak czas wpływa na przechowywanie, zobacz stronę przeglądu zarządzania danymi.

Sprawdzone metody

• Zdefiniuj reguły przechowywania przed wysłaniem umów, aby zapewnić spójne stosowanie zasad.
• Użyj reguł na poziomie grupy, aby obsługiwać różne wymagania przechowywania w zespołach.
• Regularnie przeglądaj reguły, aby potwierdzić, że są zgodne z bieżącymi wymaganiami zgodności. 

Ważne kwestie

• Reguły przechowywania są stosowane, gdy umowa jest rejestrowana w stanie końcowym.
• W danym momencie tylko jedna reguła przechowywania jest aktywna dla nowo zakończonych umów.Po utworzeniu nowej reguły staje się ona regułą aktywną i ma zastosowanie do wszystkich umów, które są rejestrowane w stanie końcowym w przyszłości.Wcześniej aktywne reguły nadal mają zastosowanie do umów, które zostały już do nich przypisane i nie wymagają wyłączenia.
• Zastosowana reguła jest oparta na grupie, do której należy użytkownik wysyłający w momencie, gdy umowa osiąga stan końcowy.
• Przetwarzanie stanu końcowego może być opóźnione do 12 godzin w okresach szczytowych, co opóźnia rozpoczęcie stosowania zasad przechowywania.
• Jeśli nie zdefiniowano reguły, umowy są przechowywane bezterminowo.
• Wyłączenie reguły zapobiega usunięciu wszystkich umów, które przyjęły tę regułę i nie zostały jeszcze usunięte.

Powiązane artykuły

• Przegląd reguł przechowywania danych
• Zarządzanie regułami przechowywania
• Usuwanie umów za pomocą narzędzi zarządzania danymi i RODO.