WYŁĄCZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI: Niniejszy podręcznik zawiera jedynie wytyczne i NIE stanowi porady prawnej. Skorzystaj z porady radcy prawnego Twojej firmy, aby spełnić wymogi w regionach, w których prowadzisz działalność.
Nowości
Pierwsze kroki
- Skrócona instrukcja dla administratorów
- Skrócona instrukcja dla użytkowników
- Biblioteka samouczków wideo
- Często zadawane pytania
Administrowanie
- Przegląd Admin Console
-
Zarządzanie użytkownikami
- Dodawanie użytkowników
- Tworzenie użytkowników w oparciu o funkcje
- Sprawdzanie pod kątem użytkowników z błędami obsługi
- Zmiana nazwiska/adresu e-mail
- Edytowanie członkostwa użytkownika w grupie
- Awansowanie użytkownika do roli administratora
- Typy identyfikatorów użytkowników i SSO
- Przełączanie tożsamości użytkownika
- Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi MS Azure
- Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi Google Federation
- Profile produktowe
- Funkcja logowania
-
Ustawienia konta/grupy
- Przegląd ustawień
-
Ustawienia globalne
- Nowy interfejs odbiorcy
- Obiegi pracy samodzielnego podpisywania
- Wysyłka zbiorcza
- Formularze internetowe
- Obiegi pracy Power Automate
- Dokumenty w bibliotece
- Zbieranie danych formularzy za pomocą umów
- Ograniczona widoczność dokumentu
- Załączanie kopii PDF podpisanej umowy
- Dołączanie łączy do wiadomości e-mail
- Dołączanie obrazu do wiadomości e-mail
- Pliki dołączone do wiadomości e-mail będą nazwane jako:
- Załączanie raportu kontroli do dokumentów
- Scalanie wielu dokumentów w jeden
- Pobierz pojedyncze dokumenty
- Przekaż podpisany dokument
- Ustawianie domyślnej strefy czasowej
- Użytkownicy w wielu grupach (UMG)
- Uprawnienia administratora grupy
- Zastępowanie odbiorcy
- Raport kontroli
- Stopka transakcji
- Klient z sektora opieki zdrowotnej
- Konfiguracja konta
-
Preferencje dotyczące podpisu
- Dobrze sformatowane podpisy
- Niestandardowe warunki użytkowania i warunki ujawnienia danych klienta
- Prowadzenie odbiorców między polami formularza
- Ponowne uruchamianie obiegu pracy umowy
- Odmowa podpisania
- Zezwalanie sygnatariuszom na wydrukowanie i złożenie podpisu pisemnego
- Wymaganie tworzenia przez sygnatariuszy podpisów za pomocą urządzenia mobilnego
- Prośba sygnatariuszy o adres IP
- Podpisy cyfrowe
- Pieczęcie elektroniczne
- Tożsamość cyfrowa
-
Ustawienia raportu
- Ustawienia zabezpieczeń
-
Ustawienia wysyłania
- Wymaganie nazwy odbiorcy przy wysyłaniu
- Blokowanie wartości nazw dla znanych użytkowników
- Dozwolone role odbiorcy
- Zezwól na e-osoby poświadczające
- Grupy odbiorców
- DW
- Dostęp do umowy odbiorcy
- Spłaszczenie pola
- Modyfikowanie umowy
- Wiadomości prywatne
- Dopuszczalne typy podpisu
- Przypomnienia
- Wysyłanie powiadomień o umowie za pośrednictwem
- Opcje identyfikacji sygnatariusza
- Ochrona zawartości
- Kolejność podpisywania
- Liquid Mode
- Ustawienia Bio-Pharma
- Ustawienia notarializacji
- Integracja płatności
- Ustawienia SAML
- Zarządzanie danymi
- Ustawienia znacznika czasowego
- Archiwum zewnętrzne
- Języki konta
- Ustawienia poczty e-mail
- Migracja z domeny echosign.com do adobesign.com
- Konfiguracja opcji dla odbiorców
- Przypisywanie domeny
- Łącza zgłaszania nadużycia
Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi
-
Opcje odbiorcy
- Anulowanie przypomnienia e-mail
-
Opcje na stronie podpisu elektronicznego
- Przegląd strony podpisu elektronicznego
- Otwieranie w celu przeczytania umowy bez pól
- Odmowa podpisania umowy
- Delegowanie uprawnienia do podpisywania
- Pobieranie pliku PDF umowy
- Wyświetlanie historii umowy
- Wyświetlanie wiadomości umowy
- Konwertowanie z podpisu elektronicznego na pisemny
- Konwertowanie z podpisu pisemnego na podpis elektroniczny
- Nawigowanie po polach formularza
- Czyszczenie danych z pól formularza
- Powiększenie strony podpisu elektronicznego i nawigacja po niej
- Zmiana języka używanego w narzędziach i informacjach dotyczących umowy
- Przegląd informacji prawnych
- Dostosowywanie preferencji plików cookie Acrobat Sign
- Wysyłanie umów
-
Tworzenie pól w dokumentach
-
Środowisko tworzenia w aplikacji
- Automatyczne wykrywanie pól
- Przeciąganie i upuszczanie pól za pomocą środowiska tworzenia
- Przypisywanie pól formularza do odbiorców
- Rola Wstępne wypełnianie
- Stosowanie pól z szablonem pola wielokrotnego użytku
- Przenoszenie pól do nowego szablonu biblioteki
- Zaktualizowano środowisko tworzenia podczas wysyłania umów
- Tworzenie formularzy ze znacznikami tekstowymi
- Tworzenie formularzy przy pomocy programu Acrobat (AcroForm)
- Pola
- Tworzenie często zadawanych pytań
-
Środowisko tworzenia w aplikacji
- Podpisywanie umów
-
Zarządzaj umowami
- Omówienie strony Zarządzaj
- Delegowanie umowy
- Zastępowanie odbiorców
- Ograniczona widoczność dokumentu
- Anulowanie umowy
- Tworzenie nowych przypomnień
- Przeglądanie przypomnień
- Anulowanie przypomnienia
- Dostęp do obiegów Power Automate
-
Więcej operacji…
- Działanie wyszukiwania
- Wyświetlanie umowy
- Tworzenie szablonu na podstawie umowy
- Ukrywanie/pokazywanie umów z widoku
- Przesyłanie podpisanej umowy
- Modyfikowanie plików i pól w wysłanych umowach
- Edytowanie sposobu uwierzytelniania odbiorcy
- Dodawanie lub modyfikacja daty wygaśnięcia
- Dodawanie uwagi do umowy
- Udostępnianie indywidualnej umowy
- Anulowanie udostępniania umowy
- Pobieranie poszczególnych umów
- Pobieranie pojedynczych plików umowy
- Pobieranie raportu kontroli dla umowy
- Pobieranie zawartości pola w umowie
- Raport kontroli
- Raportowanie i eksportowanie danych
Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy
-
Formularze internetowe
- Tworzenie formularza internetowego
- Edycja formularza internetowego
- Wyłączanie/włączanie formularza internetowego
- Ukrywanie/pokazywanie formularza internetowego
- Znajdowanie adresu URL lub kodu skryptu
- Wstępne wypełnianie pól formularza internetowego przy użyciu parametrów adresu URL
- Zapisywanie formularza internetowego do późniejszego wypełnienia
- Zmiana rozmiaru formularza internetowego
-
Szablony wielokrotnego użytku
- Amerykańskie formularze urzędowe w bibliotece Acrobat Sign
- Tworzenie szablonu biblioteki
- Zmiana nazwy szablonu biblioteki
- Zmiana typu szablonu biblioteki
- Zmiana poziomu uprawnień szablonu biblioteki
- Kopiowanie, edytowanie i zapisywanie udostępnionego szablonu
- Pobieranie zagregowanych danych pól szablonu biblioteki
- Przenoszenie własności formularzy internetowych i szablonów bibliotek
-
Obiegi pracy Power Automate
- Przegląd integracji Power Automate i dołączonych uprawnień
- Włączanie integracji usługi Power Automate
- Akcje kontekstowe na stronie Zarządzaj
- Śledzenie wykorzystania pakietu Power Automate
- Tworzenie nowego obiegu (przykłady)
- Aktywatory używane dla obiegów
- Importowanie obiegów spoza Acrobat Sign
- Zarządzanie obiegami
- Edycja obiegów
- Udostępnianie obiegów
- Wyłączanie lub włączanie obiegów
- Usuwanie obiegów
-
Przydatne szablony
-
Tylko administrator
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze SharePoint
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze OneDrive dla firm
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów na Dysku Google
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze DropBox
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze Box
- Archiwizacja umowy
- Archiwizacja umowy formularza internetowego
- Wyodrębnianie danych umowy
- Powiadomienia o umowach
- Generowanie umów
-
Tylko administrator
- Niestandardowe obiegi pracy wysyłania
- Udostępnianie użytkowników i umów
Integracja z innymi produktami
- Acrobat Sign dla Salesforce
- Acrobat Sign dla Microsoft
- Inne integracje
- Integracje zarządzane przez partnerów
- Jak uzyskać klucz integracji
Programista Acrobat Sign
- Interfejsy API REST
- Elementy webhook
Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów
W oparciu o wymóg RODO dotyczący uzyskania zgody użytkownika przed zapisaniem danych na urządzeniu użytkownika, niektórzy użytkownicy mogą zobaczyć co najmniej jedno żądanie włączenia plików cookie:
- Użytkownicy uzyskujący dostęp do usługi Adobe Acrobat Sign z lokalizacji stosujących RODO muszą włączyć pliki cookie podstawowej usługi.
- Pliki cookie dotyczące wydajności i osobiste reklamowe można włączyć lub wyłączyć, klikając przycisk Dostosuj.
- Plikami cookie można w dowolnej chwili zarządzać, klikając łącze Pliki cookie dotyczące wydajności w prawym dolnym rogu wszystkich stron internetowych Acrobat Sign:
- Konta migrujące do domeny adobesign.com (z witryny echosign.com) muszą dwukrotnie konfigurować pliki cookie, ponieważ każda domena musi umieszczać niepowtarzalne pliki cookie
Uwaga:
|
Czym jest RODO?
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) to nowe prawo Unii Europejskiej dotyczące prywatności, które ujednolica i uaktualnia wymogi dotyczące ochrony danych. Mimo że wprowadzono wiele nowych lub dokładniejszych wymogów, podstawowe zasady pozostają takie same. Nowe przepisy szeroko definiują dane osobowe i mają większy zasięg obowiązywania, wpływając na każdą firmę gromadzącą dane osobowe osób fizycznych w UE. Część rozporządzenia wymaga, aby osoby fizyczne mogły dowiedzieć się, jakie dane osobowe zostały zebrane, oraz, w stosownych przypadkach, miały prawo do usunięcia tych danych na żądanie.
W przypadku tego artykułu termin Użytkownik odnosi się do członka firmy, który wysyła umowy do podpisu. Termin Sygnatariusz odnosi się do osoby, która otrzymuje i podpisuje lub odrzuca umowę. Administrator danych osobowych jest administratorem konta Acrobat Sign z unikalnymi uprawnieniami do usuwania danych osobowych z usługi na żądanie Nadawcy lub Sygnatariusza.
Niepowtarzalność użytkownika opiera się na adresie e-mail, który jest używany do identyfikacji osoby. Osoba korzystająca z wielu adresów e-mail może mieć w systemie wiele odrębnych identyfikatorów użytkownika. Wszystkie kontrole RODO przeprowadzane w usłudze Acrobat Sign wykorzystują adresy e-mail do wyszukiwania danych osobowych i zarządzania nimi. Między unikalnymi adresami e-mail nie ma powiązań, a administrator może wyszukać jedynie dane związane z podanym adresem e-mail.
Funkcje wspierające RODO
Usługa Acrobat Sign oferuje funkcje, które pomagają klientom przestrzegać wymogów rozporządzenia RODO. Więcej informacji na temat ochrony prywatności przez firmę Adobe można znaleźć na stronie www.adobe.com/pl/privacy.
Zgodnie z rozporządzeniem RODO osoby fizyczne mają rozszerzone prawa do żądania dostępu do swoich danych osobowych, oraz ich poprawiania i usuwania.
- Dostęp — dostęp do większości danych osobowych Użytkownik lub Sygnatariusz może uzyskać bezpośrednio za pośrednictwem interfejsu Acrobat Sign. Niewielki zakres informacji o aktywności nie jest obecnie bezpośrednio dostępny. Aby uzyskać dostęp do tych informacji, właściciel indywidualnego konta musi skontaktować się bezpośrednio z biurem ds. ochrony danych firmy Adobe pod adresem adobe.com/pl/privacy. Przykładowy raport znajduje się w dalszej części tego artykułu.
- Poprawianie — wszystkie zgromadzone dane osobowe o użytkownikach lub sygnatariuszach dostępne są za pośrednictwem interfejsu użytkownika. Jeśli wymagane jest wprowadzenie zmian, Użytkownik lub Sygnatariusz może wprowadzić je bezpośrednio bez konieczności kontaktu z firmą Adobe lub administratorem.
- Usunięcie — dostępne są różne działania zależne od roli odgrywanej podczas ceremonii podpisywania. Nadawca umowy musi złożyć wniosek w firmie, w której jest zatrudniony. Firma Adobe nie może uczestniczyć w tej interakcji i nie kontroluje danych zebranych przez pracodawcę w ramach prowadzenia działalności. Podczas ceremonii podpisywania proces zbiera minimalną ilość danych o sygnatariuszu. Obejmuje to imię i nazwisko, adres e-mail, adres IP oraz opcjonalnie numer telefonu i kod jednorazowy. Informacje te są przechowywane w umowie wraz z podpisem i kontrolowane przez firmę, która przesłała umowę. Jeśli Sygnatariusz potrzebuje informacji dotyczących danych osobowych zebranych przy podpisywaniu umowy, powinien skontaktować się z Wysyłającym umowę. Adobe, jako podmiot przetwarzający dane, nie może przekazać Sygnatariuszowi żadnych informacji na temat umowy lub firmy, która przesłała umowę. Ponieważ jedyne zachowane informacje o Sygnatariuszu zawarte są w Umowie, jej usunięcie spowoduje usunięcie danych osobowych Sygnatariusza. Jeśli Nadawca wyraża zgodę na usunięcie informacji o Sygnatariuszu, może skorzystać z menu ochrony danych, aby wyszukać i usunąć umowy, w których uczestniczył Sygnatariusz.
W odniesieniu do zestawu narzędzi Acrobat Sign dostępne są trzy funkcje:
- Dzienniki poziomu użytkownika — dziennik różnych zdarzeń (obejmujących również dane osobowe) wyzwalanych w środowisku Acrobat Sign.
- Usuwanie umowy — administratorzy danych osobowych mają uprawnienia do wyświetlania i usuwania wszelkich umów utworzonych przez dowolnych użytkowników na ich kontach.
- Usuwanie użytkowników – administratorzy danych osobowych mogą usunąć dowolnego użytkownika na koncie.
Administratorzy danych osobowych mogą zarządzać informacjami i umowami użytkowników, logując się do konsoli Admin Console i edytując profil użytkownika.
Dzienniki poziomu użytkownika
Każdy użytkownik może złożyć wniosek do Centrum ochrony danych firmy Adobe o udostępnienie swojego prywatnego dziennika działań w systemie Acrobat Sign.
Informacje te są zwracane w postaci pliku CSV zawierającego następujące dane:
- Datę zdarzenia
- Typ zdarzenia
- Adres IP, z którego zostało wyzwolone zdarzenie
Usuwanie umowy
Dotyczy tylko umów wysyłanych przez użytkowników podlegających administratorowi danych osobowych.
Gdy Sygnatariusz zażąda usunięcia swoich danych z systemu Acrobat Sign, administrator danych osobowych przypisany do konta może wyszukać adres e-mail użytkownika i zwrócić wszystkie umowy, w których uczestniczył dany adres i które zostały utworzone w ramach organizacji administratora.
Jeśli administrator danych osobowych stwierdzi, że dana umowa nie jest już potrzebna, może całkowicie i nieodwracalnie usunąć ją z usługi.
Odbiorcy, którzy skontaktują się z Acrobat Sign, w celu usunięcia umowy zostaną poproszeni o sprawdzenie karty Zarządzaj i skontaktowanie się z firmą, która pierwotnie utworzyła transakcję.
Acrobat Sign, jako podmiot przetwarzający dane Klienta, nigdy nie usunie umowy na żądanie odbiorcy.
Usuwanie użytkownika
Dotyczy tylko użytkowników podlegających administratorowi danych osobowych.
Gdy pracownik zażąda usunięcia swoich danych z systemów, użycie tego narzędzia spowoduje usunięcie wszystkich danych użytkownika z serwerów Acrobat Sign.
Użytkownicy muszą bezpośrednio zgłosić to żądanie administratorowi danych osobowych. Tylko administrator danych osobowych ma uprawnienia do usuwania użytkowników.
Pomoc techniczna Acrobat Sign nie może usuwać użytkowników z konta, a jeśli zostanie o to poproszona, skieruje użytkownika do administratora przypisanego do konta.
Konta indywidualne i bezpłatne
Użytkownicy, którzy istnieją jako jedyna osoba na koncie lub posiadają tylko darmowe konto, nie będą mogli sami siebie usunąć. W takim przypadku użytkownik będzie musiał skontaktować się z Centrum ochrony danych firmy Adobe.
Użytkownik musi podać swój adres e-mail i wyraźne polecenie usunięcia użytkownika powiązanego z adresem e-mail z systemów Acrobat Sign. Centrum ochrony danych firmy Adobe podejmie wówczas odpowiednie kroki, aby użytkownik został usunięty.
W jaki sposób użytkownicy mogą zażądać usunięcia swoich danych z Acrobat Sign
Usunięcie danych osobowych z systemu Acrobat Sign wymaga poprawnego przydzielenia zasobów użytkownika. Proces ten różni się w zależności od rodzaju użytkownika/konta, które można podzielić na trzy kategorie:
Centrum ochrony danych firmy Adobe
Wszelkie prośby o działania nieobsługiwane przez narzędzia w interfejsie użytkownika lub pytania dotyczące zgodności z RODO należy przesyłać do Centrum ochrony danych firmy Adobe.
Agenci wsparcia technicznego i menedżerzy ds. sukcesu nie mają dostępu do narzędzi umożliwiających usuwanie treści z serwerów.