Podręcznik użytkownika Anuluj

Zgodność z wymogami rozporządzenia RODO

 

Podręcznik Adobe Acrobat Sign

Nowości

Pierwsze kroki

Administrowanie

Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi

Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy

Integracja z innymi produktami

Programista Acrobat Sign

Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów

Uwaga:

W oparciu o wymóg RODO dotyczący uzyskania zgody użytkownika przed zapisaniem danych na urządzeniu użytkownika, niektórzy użytkownicy mogą zobaczyć co najmniej jedno żądanie włączenia plików cookie:

  • Użytkownicy uzyskujący dostęp do usługi Adobe Acrobat Sign z lokalizacji stosujących RODO muszą włączyć pliki cookie podstawowej usługi.
    • Pliki cookie dotyczące wydajności i osobiste reklamowe można włączyć lub wyłączyć, klikając przycisk Dostosuj.
    • Plikami cookie można w dowolnej chwili zarządzać, klikając łącze Pliki cookie dotyczące wydajności w prawym dolnym rogu wszystkich stron internetowych Acrobat Sign:

  • Konta migrujące do domeny adobesign.com (z witryny echosign.com) muszą dwukrotnie konfigurować pliki cookie, ponieważ każda domena musi umieszczać niepowtarzalne pliki cookie
Uwaga:

WYŁĄCZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI: Niniejszy podręcznik zawiera jedynie wytyczne i NIE stanowi porady prawnej. Skorzystaj z porady radcy prawnego Twojej firmy, aby spełnić wymogi w regionach, w których prowadzisz działalność.

Czym jest RODO?

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) to nowe prawo Unii Europejskiej dotyczące prywatności, które ujednolica i uaktualnia wymogi dotyczące ochrony danych. Mimo że wprowadzono wiele nowych lub dokładniejszych wymogów, podstawowe zasady pozostają takie same. Nowe przepisy szeroko definiują dane osobowe i mają większy zasięg obowiązywania, wpływając na każdą firmę gromadzącą dane osobowe osób fizycznych w UE. Część rozporządzenia wymaga, aby osoby fizyczne mogły dowiedzieć się, jakie dane osobowe zostały zebrane, oraz, w stosownych przypadkach, miały prawo do usunięcia tych danych na żądanie.

W przypadku tego artykułu termin Użytkownik odnosi się do członka firmy, który wysyła umowy do podpisu. Termin Sygnatariusz odnosi się do osoby, która otrzymuje i podpisuje lub odrzuca umowę. Administrator danych osobowych jest administratorem konta Acrobat Sign z unikalnymi uprawnieniami do usuwania danych osobowych z usługi na żądanie Nadawcy lub Sygnatariusza.

Niepowtarzalność użytkownika opiera się na adresie e-mail, który jest używany do identyfikacji osoby. Osoba korzystająca z wielu adresów e-mail może mieć w systemie wiele odrębnych identyfikatorów użytkownika. Wszystkie kontrole RODO przeprowadzane w usłudze Acrobat Sign wykorzystują adresy e-mail do wyszukiwania danych osobowych i zarządzania nimi. Między unikalnymi adresami e-mail nie ma powiązań, a administrator może wyszukać jedynie dane związane z podanym adresem e-mail.

Funkcje wspierające RODO

Usługa Acrobat Sign oferuje funkcje, które pomagają klientom przestrzegać wymogów rozporządzenia RODO. Więcej informacji na temat ochrony prywatności przez firmę Adobe można znaleźć na stronie www.adobe.com/pl/privacy.

Zgodnie z rozporządzeniem RODO osoby fizyczne mają rozszerzone prawa do żądania dostępu do swoich danych osobowych, oraz ich poprawiania i usuwania.

  • Dostęp — dostęp do większości danych osobowych Użytkownik lub Sygnatariusz może uzyskać bezpośrednio za pośrednictwem interfejsu Acrobat Sign.  Niewielki zakres informacji o aktywności nie jest obecnie bezpośrednio dostępny.  Aby uzyskać dostęp do tych informacji, właściciel indywidualnego konta musi skontaktować się bezpośrednio z biurem ds. ochrony danych firmy Adobe pod adresem adobe.com/pl/privacy.  Przykładowy raport znajduje się w dalszej części tego artykułu.
  • Poprawianie — wszystkie zgromadzone dane osobowe o użytkownikach lub sygnatariuszach dostępne są za pośrednictwem interfejsu użytkownika.  Jeśli wymagane jest wprowadzenie zmian, Użytkownik lub Sygnatariusz może wprowadzić je bezpośrednio bez konieczności kontaktu z firmą Adobe lub administratorem.
  • Usunięcie — dostępne są różne działania zależne od roli odgrywanej podczas ceremonii podpisywania.  Nadawca umowy musi złożyć wniosek w firmie, w której jest zatrudniony.  Firma Adobe nie może uczestniczyć w tej interakcji i nie kontroluje danych zebranych przez pracodawcę w ramach prowadzenia działalności.  Podczas ceremonii podpisywania proces zbiera minimalną ilość danych o sygnatariuszu.  Obejmuje to imię i nazwisko, adres e-mail, adres IP oraz opcjonalnie numer telefonu i kod jednorazowy.  Informacje te są przechowywane w umowie wraz z podpisem i kontrolowane przez firmę, która przesłała umowę.  Jeśli Sygnatariusz potrzebuje informacji dotyczących danych osobowych zebranych przy podpisywaniu umowy, powinien skontaktować się z Wysyłającym umowę.  Adobe, jako podmiot przetwarzający dane, nie może przekazać Sygnatariuszowi żadnych informacji na temat umowy lub firmy, która przesłała umowę. Ponieważ jedyne zachowane informacje o Sygnatariuszu zawarte są w Umowie, jej usunięcie spowoduje usunięcie danych osobowych Sygnatariusza.  Jeśli Nadawca wyraża zgodę na usunięcie informacji o Sygnatariuszu, może skorzystać z menu ochrony danych, aby wyszukać i usunąć umowy, w których uczestniczył Sygnatariusz.

W odniesieniu do zestawu narzędzi Acrobat Sign dostępne są trzy funkcje:

  • Dzienniki poziomu użytkownika — dziennik różnych zdarzeń (obejmujących również dane osobowe) wyzwalanych w środowisku Acrobat Sign.
  • Usuwanie umowy administratorzy danych osobowych mają uprawnienia do wyświetlania i usuwania wszelkich umów utworzonych przez dowolnych użytkowników na ich kontach.
  • Usuwanie użytkowników – administratorzy danych osobowych mogą usunąć dowolnego użytkownika na koncie.

 

Administratorzy danych osobowych mogą zarządzać informacjami i umowami użytkowników, logując się do konsoli Admin Console i edytując profil użytkownika.

Dzienniki poziomu użytkownika

Każdy użytkownik może złożyć wniosek do Centrum ochrony danych firmy Adobe o udostępnienie swojego prywatnego dziennika działań w systemie Acrobat Sign.

Informacje te są zwracane w postaci pliku CSV zawierającego następujące dane:

  • Datę zdarzenia
  • Typ zdarzenia
  • Adres IP, z którego zostało wyzwolone zdarzenie

Usuwanie umowy

Dotyczy tylko umów wysyłanych przez użytkowników podlegających administratorowi danych osobowych.

Gdy Sygnatariusz zażąda usunięcia swoich danych z systemu Acrobat Sign, administrator danych osobowych przypisany do konta może wyszukać adres e-mail użytkownika i zwrócić wszystkie umowy, w których uczestniczył dany adres i które zostały utworzone w ramach organizacji administratora.

Jeśli administrator danych osobowych stwierdzi, że dana umowa nie jest już potrzebna, może całkowicie i nieodwracalnie usunąć ją z usługi.

Odbiorcy, którzy skontaktują się z Acrobat Sign, w celu usunięcia umowy zostaną poproszeni o sprawdzenie karty Zarządzaj i skontaktowanie się z firmą, która pierwotnie utworzyła transakcję.

Acrobat Sign, jako podmiot przetwarzający dane Klienta, nigdy nie usunie umowy na żądanie odbiorcy.

Okno Prywatność z wyświetlonymi umowami i podświetlonym łączem Pobierz umowę

Usuwanie użytkownika

Dotyczy tylko użytkowników podlegających administratorowi danych osobowych.

Gdy pracownik zażąda usunięcia swoich danych z systemów, użycie tego narzędzia spowoduje usunięcie wszystkich danych użytkownika z serwerów Acrobat Sign. 

Użytkownicy muszą bezpośrednio zgłosić to żądanie administratorowi danych osobowych. Tylko administrator danych osobowych ma uprawnienia do usuwania użytkowników.

Pomoc techniczna Acrobat Sign nie może usuwać użytkowników z konta, a jeśli zostanie o to poproszona, skieruje użytkownika do administratora przypisanego do konta.

Karta Użytkownicy z wyświetlonymi opcjami nieaktywnego użytkownika i podświetlonym łączem Usuń informacje o użytkowniku.

Uwaga:

Konta indywidualne i bezpłatne

Użytkownicy, którzy istnieją jako jedyna osoba na koncie lub posiadają tylko darmowe konto, nie będą mogli sami siebie usunąć. W takim przypadku użytkownik będzie musiał skontaktować się z Centrum ochrony danych firmy Adobe.

Użytkownik musi podać swój adres e-mail i wyraźne polecenie usunięcia użytkownika powiązanego z adresem e-mail z systemów Acrobat Sign. Centrum ochrony danych firmy Adobe podejmie wówczas odpowiednie kroki, aby użytkownik został usunięty.

W jaki sposób użytkownicy mogą zażądać usunięcia swoich danych z Acrobat Sign

Usunięcie danych osobowych z systemu Acrobat Sign wymaga poprawnego przydzielenia zasobów użytkownika.  Proces ten różni się w zależności od rodzaju użytkownika/konta, które można podzielić na trzy kategorie:

Centrum ochrony danych firmy Adobe

Wszelkie prośby o działania nieobsługiwane przez narzędzia w interfejsie użytkownika lub pytania dotyczące zgodności z RODO należy przesyłać do Centrum ochrony danych firmy Adobe.

Agenci wsparcia technicznego i menedżerzy ds. sukcesu nie mają dostępu do narzędzi umożliwiających usuwanie treści z serwerów.

Pomoc dostępna szybciej i łatwiej

Nowy użytkownik?