Wyświetlaj, filtruj i kontroluj sposób stosowania i utrzymywania reguł przechowywania w czasie.
Reguły przechowywania określają, kiedy umowy i powiązane dane są usuwane.Zarządzanie tymi regułami zapewnia prawidłowe stosowanie aktywnych zasad i dalsze zarządzanie umowami zgodnie z wcześniej zastosowanymi regułami.
Zanim zaczniesz
- Aby zarządzać regułami przechowywania, musisz być administratorem na Poziomie konta lub grupy.
Konfiguracja
Dostępność
- Acrobat Sign Solutions: Obsługiwane.
- Acrobat Sign for Government: Obsługiwane.
- Acrobat Standard i Acrobat Pro: Nieobsługiwane.
Zakres konfiguracji
Regułami przechowywania można zarządzać na poziomach konta i grupy.
Ustawienia na poziomie grupy zastępują ustawienia na poziomie konta.
Aby uzyskać dostęp do tego ustawienia
Poziom konta:
- Przejdź do Ustawienia konta > Zarządzanie danymi.
Poziom grupy:
- Przejdź do Administrator > Grupy.
- Wybierz grupę.
- Wybierz Ustawienia grupy > Zarządzanie danymi.
Jak działają reguły przechowywania
Reguły przechowywania mają określony cykl życia:
- Tylko jedna reguła przechowywania jest aktywna w danym czasie dla nowo zakończonych umów.Po utworzeniu nowej reguły staje się ona regułą główną i ma zastosowanie do wszystkich umów, które są rejestrowane w stanie końcowym w przyszłości.Wcześniej główne reguły nadal mają zastosowanie do umów, które zostały już do nich przypisane i nie trzeba ich wyłączać.
- Każda umowa otrzymuje przypisaną regułę przechowywania, gdy jest rejestrowana w stanie końcowym.
- Umowy zachowują przypisaną regułę, nawet jeśli nowsze reguły są tworzone później.
- Wyłączenie reguły zapobiega usunięciu wszystkich umów, które nie zostały jeszcze usunięte w ramach tej reguły.
Statusy reguł
Reguły przechowywania mogą mieć jeden z następujących statusów:
- Włączona — Reguła jest obecnie stosowana do nowo zakończonych umów lub nadal zarządza umowami zaplanowanymi do usunięcia.
- Wyłączona — Reguła nie jest już stosowana.Umowy powiązane z regułą nie są usuwane.
- Wygasłe — Wszystkie umowy wcześniej regulowane przez regułę zostały już usunięte.
- Starsze — Reprezentuje zasady przechowywania skonfigurowane przez wcześniejsze ustawienia systemu. Umowy już przypisane do starszych reguł nadal przestrzegają tych harmonogramów usuwania.
Filtruj reguły przechowywania
Użyj kontrolki filtru, aby wyświetlić reguły według statusu:
- Wszystkie reguły (domyślnie).
- Włączone reguły.
- Wyłączone reguły.
- Wygasłe reguły.
Można skonfigurować liczbę rekordów wyświetlanych na stronie, w tym opcje takie jak 15, 30 lub 50 reguł.
Wyłącz regułę przechowywania
Wyłączenie reguły zatrzymuje usuwanie wszystkich umów powiązanych z tą regułą.
- Wybierz regułę, którą chcesz wyłączyć.
- Wybierz Wyłącz.
Wyłączenia reguły nie można cofnąć.
Umowy powiązane z wyłączoną regułą nie mają już zastosowanej akcji usuwania i muszą zostać usunięte przy użyciu innych metod, takich jak narzędzia GDPR.
Wyświetl reguły na poziomie grupy z poziomu konta
Można uzyskać dostęp do reguł przechowywania na poziomie grupy z interfejsu na poziomie konta:
- Przejdź do Ustawienia konta > Zarządzanie danymi.
- "Wybierz kartę Grupy z regułami przechowywania.
- Wybierz grupę.
- Wybierz Wyświetl reguły przechowywania grupy.
Ważne kwestie
- Tylko jedna reguła przechowywania jest aktywna w danym czasie w przypadku nowo zakończonych umów.
- Reguł przechowywania nie można modyfikować po ich utworzeniu. Aby zmienić zachowanie przechowywania w przyszłości, należy utworzyć nowe reguły.
- Wcześniej zastosowane reguły nadal obowiązują w przypadku umów, które zostały już do nich przypisane.
- Reguł przechowywania nie można edytować po zastosowaniu ich do umowy.
- Przetwarzanie stanu końcowego może być opóźnione nawet o 12 godzin w okresach szczytowych, co opóźnia rozpoczęcie przechowywania.
- Wyłączonych reguł nie można ponownie włączyć.
- Reguły przechowywania powiązane z usuniętymi grupami pozostają dostępne w celu zachowania historii audytu. Ustawienia grup można nadal przeglądać i zarządzać nimi za pośrednictwem interfejsu na poziomie konta.
